- Đây là bước đầu tiên trong giai đoạn chính thức của công ty tuyển dụng. Bao gồm xem xét hồ sơ xin việc do ứng viên tự thiết kế, do công ty soạn thảo.
- Các nhà tuyển dụng thường nghiên cứu hồ sơ ứng viên qua 2 tiêu chuẩn sau:
+ Hình thức của hồ sơ xin việc như: Trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có logic, chữ viết, cách sử dụng từ ngữ, cách hành văn… Chỉ nên áp dụng tuyển các nhân viên hành chánh hoặc nghiệp vụ nghiên cứu. Đối với công nhân cơ khí hoặc kỹ thuật khác nhiều khi cho kết quả ngược lại.
+ Về nội dung của hồ sơ xin việc: Ta có thể phân tích kỹ xem ứng viên nào đạt được mức độ chuẩn trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, tình trạng gia đình, tình trạng nghĩa vụ quân sự và hạnh kiểm (ứng viên đính kèm giấy khen, bằng khen…). Ứng viên phải đính kèm các giấy tờ liên hệ đến chi tiết trên đây.
=> Sau khi xét duyệt chúng ta nên chia ra làm nhiều hạng hoặc thậm chí là ba hạng: Hạng A: Khá, tốt hoặc đủ điều kiện; hạng B: Trung bình, nghi ngờ, có thể chấp nhận; hạng C: yếu, kém, nên loại (yếu kém ở đây là so với công việc đòi hỏi).
2.4.2.6.Phỏng vấn sơ bộ.
- Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn
những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Ở cuộc phỏng vấn này phỏng vấn viên tìm hiểu xem ứng viên có cá tính nhân cách phù hợp với công việc hay không chứ chưa đi sâu vào chuyên môn.
- Phỏng vấn viên có thể hỏi thẳng một số câu hỏi về chuyên môn một cách tổng quát. Chẳng hạn như hỏi ứng viên về kinh nghiệm và trình độ về marketing theo nhu cầu của công ty, ứng viên tỏ ra không có trình độ chuyên môn cũng như không có những kỹ năng cần thiết, phỏng vấn viên có thể loại người này ngay.
- Tuy nhiên cũng có khi ứng viên tỏ ra có trình độ hoặc kinh nghiệm về một lĩnh vực không phải là lĩnh vực mà công ty cần tuyển chọn. Phỏng vấn viên giỏi có thể chuyển ứng viên này sang một bộ phận sắp đang cần người hoặc sẽ đợi đợt sau chứ không loại ngay.
2.4.2.7.Kiểm tra, trắc nghiệm.
- Trắc nghiệm là một tình huống thực nghiệm có tính chất tiêu chuẩn nhằm kích thích một loạt hành vi của con người và để đo lường sự phản ứng của con người được đặt vào tình huống đó.
- Tác dụng của trắc nghiệm:
+ Khám phá được khả năng đặc biệt của ứng viên mà đôi khi cả bản thân họ cũng không biết.
+ Tiên đoán ứng viên nào có khả năng thành công trong công việc và mức độ của nó, từ đó tuyển chọn họ vào doanh nghiệp.
=> Ra quyết định chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì phỏng vấn dễ mang tính chủ quan. Nhằm chọn được những ứng viên xuất sắc nhất, các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về kiến thức
cơ bản, khả năng thực hành hoặc dùng trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…
2.4.2.8.Phỏng vấn chuyên sâu.
- Mục đích của phỏng vấn:
+ Sau khi ứng viên đã trải qua các bước thủ tục tuyển chọn, công ty muốn phối kiểm lại tất cả những dữ liệu mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt các giai đoạn lựa chọn. Ngoài ra công ty có thể yêu cầu ứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để cho ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình. + Để cho ứng viên và cấp chỉ huy trong tương lai có dịp gặp gỡ nhau và hiểu biết về nhau hơn.
+ Phỏng vấn xem ứng viên thực sự có đủ kiến thức hoặc trình độ với công việc của đơn sự sau này không.
+ Đánh giá một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài của ứng viên như cách ăn mặc, dáng vóc, khoa ăn nói cũng như thái độ và tác phong của ứng viên.
+ Đánh giá một cách trực tiếp tài năng, óc thông minh cũng như tâm lý của ứng viên như ý chí, nghị lực, mức độ thích nghi với hoàn cảnh, trí phán đoán, óc lý luận, trí tưởng tượng, tham vọng, tình cảm, …
- Hình thức phỏng vấn:
+ Phỏng vấn không chỉ dẫn: Là hình thức phỏng vấn theo kiểu nói chuyện, không có bảng câu hỏi kèm theo. Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội
dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một công việc. Hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian mức độ tin cậy chính xác không cao do chịu nhiều ảnh hưởng chủ quan của người phỏng vấn và thường các phỏng vấn viên phỏng vấn ứng viên vào các chức vụ cao trong các tổ chức doanh nghiệp.
+ Phỏng vấn theo mẫu: Đây là hình thức phỏng vấn có sử dụng bảng câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: Động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp… Hình thức phỏng vấn này ít tốn thời gian và mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn.
+ Phỏng vấn tình huống: Đây là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp, và yêu cầu ứng viên cần trình bày cách thức giải quyết vấn đề.
+ Phỏng vấn liên tục: Đây là hình thức phỏng vấn mà ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục. Lúc này thường ứng viên sẽ bộc lộ tính cách thực của mình vì họ không biết mình đang bị phỏng vấn. Hình thức này cho ta một kết quả phỏng vấn chính xác hơn so với hình thức phỏng vấn theo mẫu.
+ Phỏng vấn hội đồng: Hình thức này ứng viên sẽ bị nhiều người phỏng vấn viên cùng hỏi. Hình thức này sẽ gây cho ứng viên tâm lý rất căng thẳng. Để giảm bớt sự căng thẳng có thể cùng một lúc phỏng vấn một nhóm ứng viên và mỗi phỏng vấn viên phải quan sát và chấm điểm từng ứng viên. Do đó hình thức phỏng vấn này mang tính khách quan hơn so với các hình thức phỏng vấn
Các bước trong quá trình phỏng vấn