nợ để hạn chế vốn bị chiếm dụng.
Trong năm 2010 VLĐ của Công ty bị chiếm dụng khá lớn trong đó chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng do trong năm qua Công ty quản lý nợ phải thu cha tốt ngoài lý do khách quan nh vì ảnh hởng của khủng hoảng còn có lý do chủ quan đó là không có nhân viên thanh toán chuyên trách và cha có những biện pháp thu hồi nợ hữu hiệu, và cũng cha trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Trong thời gian tới Công ty cần phải quản lý tốt hơn nữa và giảm các khoản phải thu ở mức hợp lý. Để thực hiện điều này Công ty cần quán triệt thực hiện một số hoạt động sau:
- Ngay từ khi lập hợp đồng kinh tế với khách hàng Công ty phải quy định những điều kiện chặt chẽ ràng buộc khách hàng với các khoản nợ phải trả. Trong quá trình ký kết hợp đồng Công ty phải tuân theo một cách chặt chẽ pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, chú ý đến các điều kiện hiệu
lực của hợp đồng tránh tình trạng hợp đồng kinh tế đợc phát hiện là vô hiệu khi có tranh chấp xảy ra gây bất lợi cho Công ty.
Công ty nên xác định một hạn mức nợ đối với khách hàng, thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán một cách hợp lý nhằm khuyến khích việc khách hàng thanh toán ngay tiền hàng.
Công ty cần có cán bộ chuyên trách thanh toán. Cán bộ này có trách nhiệm chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Công ty nên sắp xếp các khoản phải thu theo thứ tự thời gian bị chiếm dụng nh: sắp xếp các khoản phải thu cha đến hạn, đã đến hạn và đã quá hạn; trong số nợ quá hạn cần theo dõi các khoản nợ quá hạn trên 1 năm, nợ quá hạn trên 2 năm, nợ quán hạn từ 3 năm trở lên và nợ khó đòi... để tiện theo dõi và có biện pháp đôn đốc, xử lý
Các khoản nợ đến hạn phải thực hiện các biện pháp kịp thời để thu hồi chúng nh: gọi điện, giục khách hàng thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán.
Đối với các khoản nợ quá hạn cần chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. Cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi nợ thích hợp. Có thể thực hiện biện pháp giãn nợ(tăng thời gian trả nợ), giảm bớt nợ(khi khó có thể thu hồi toàn bộ nợ) thậm chí đa lên toà án đối với những đối tợng dây da không chịu trả nợ hoặc khó có khả năng trả nợ.
Đồng thời lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi nhằm xử lý các khoản nợ quá hạn quá lâu.
Nh vậy trong năm công ty cổ phần chè Kim Anh phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nh sau:
Hiện nay, công ty Chè Sài Gòn nợ 188 triệu đã quá hạn gần 6 tháng công ty cổ phần thơng mại tổng hợp Thanh Hoá nợ 209 triệu đã quá hạn 9 tháng Nợ quá hạn dới 1 năm vậy công ty phải trích lập:
(188 triệu đồng+ 209 triệu đồng)* 30% = 119,1 triệu đồng
Dự phòng phải thu khó đòi đợc dùng để bù đắp các khoản nợ mà khả năng không thu hồi đợc nợ là 100% nhằm hạn chế những biến động có ảnh hởng xấu tới tình hình tài chính của Công ty. Tuy nhiên việc lập quỹ này để bù đắp các khoản nợ khó đòi không có nghĩa là xoá nợ, chấm dứt nghĩa vụ trả nợ cho DN mắc nợ mà Công ty cần tiếp tục theo dõi và có biện pháp tích cực để thu hồi công nợ.
Công ty có thể thu hồi nợ bằng cách "gán nợ" hoặc thanh toán ''chéo" giữa các khách hàng: các khách hàng của Công ty có một số Công ty cùng là thành viên trong Tổng Công ty Chè Việt Nam, vì vậy với các khách hàng có quan hệ thanh toán lẫn nhau thì Công ty nên thực hiện "gán nợ", "đổi nợ" cho nhau nhằm nhanh chóng thu hồi vốn. Mặt khác thực hiện phơng pháp này sẽ tiết kiệm đợc thời gian và một khoản chi phí cho các bên do việc trực tiếp thanh toán với nhau nh: chi phí chuyển tiền, thủ tục chuyển tiền, thời gian chuyển tiền...
Một biện pháp nữa cũng có thể sử dụng đó là tính lãi các khoản nợ đã đến hạn trả nhng khách hàng vẫn đang chiếm dụng. Nh vậy khoản vốn bị chiếm dụng có khả năng sinh lời, đồng thời do mức chi phí chiếm dụng vốn sẽ hạn chế khách hàng kéo dài thời gian trả nợ.
Cùng với việc quản lý chặt chẽ và đôn đốc các khoản phải thu, Công ty phải có những phơng án thích hợp để trả các khoản nợ hay chiếm dụng của khách hàng. Năm 2010 Công ty đang chiếm dụng một lợng vốn khá lớn của khách hàng.Trong nền kinh tế thị trờng việc chiếm dụng vốn lẫn nhau
là không thể tránh khỏi nhng nếu chiếm dụng quá lớn sẽ dẫn đến bấp bênh và phụ thuộc rất lớn vào các đơn vị bên ngoài. Vì vậy để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đồng thời nâng cao uy tín của Công ty trên thị trờng công ty cần theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời hạn nợ, chủ động thanh toán các khoản nợ đến hạn, có phơng án trả nợ cho các khoản nợ sắp đến hạn, không để tình trạng nợ quá hạn xảy ra. Trong trờng hợp khoản nợ đến hạn phát sinh vào thời điểm Công ty gặp khó khăn về vốn thì cần phải xin gia hạn nợ và phải có biện pháp tìm nguồn trang trải.