Đàm phán và ký kết hợp đồng
Nhân viên phòng Sale & Marketing tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Sau khi hợp đồng được ký kết và hoàn tất giao hàng thì chủ hàng hay đại lý cần cung cấp cho công ty bộ chứng từ cần thiết cho gồm: Giấy giới thiệu của chủ hàng, Contract, Commercial invoice, Packing list, Bill of Lading, Arrival Note, Certificate of
Nhận & kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng
Thông quan hàng nhập
Thanh lý hải quan
Giao hàng cho khách hàng
Origin (nếu cần), thông tin về con tàu ,các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận...Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ rằng buộc giữa đại lý và công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.
Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này ta đi xem xét hợp đồng giữa công ty Global Cargo với tư cách là công ty giao nhận và khách hàng là công ty TNHH Thương mại Âu á . Dịch vụ này được ký kết trên cơ sở hợp đồng thương mại giữa công ty TNHH Thương mại Âu á với công ty Food Network Corporation của Hong Kong .
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi khách hàng hay đại lý bên nước ngoài gửi bộ chứng từ và thông báo đã gửi thì nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin như tên người gửi, người nhận, tên tàu, ngày tàu đến, số container, chi tiết hàng hóa...
Nếu xảy ra trường hợp không trùng khớp số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ xung và thông báo cho công ty khi có sự điều chỉnh gấp.
Vì lô hàng mà công ty giao nhận là bánh kẹo nên cần bổ sung thêm một số chứng từ như: C/O, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm...
Lấy lệnh giao hàng ( D/O)
Trước ngày dự kiến hàng đến, sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu hay đại lý tàu biển. Nhân viên giao nhận mang B/L gốc và giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh giao hàng.
Đối với hàng nguyên container
Khi nhận được giấy báo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý tàu biển nhân viên giao nhận sẽ mang B/L gốc và giấy giới thiệu của chủ hàng (trong một số trường hợp có hãng tàu không cần đến giấy giới thiệu mà tùy vào mối quan hệ ) để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng phí. Đối với hàng FCL thì khách hàng trực tiếp đóng tiền cược container và đóng dấu chuyển thẳng từ đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.
Đối với hàng lẻ
Chủ hàng hay người được ủy thác mang vận đơn gốc hay vận đơn gom hàng đến hãng tàu hay đại lý của người gom hàng để lấy D/O.
Thông quan hàng nhập
Các chứng từ cần thiết để mở tờ khai hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu HQ2009-TKĐTNK
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói
- Vận đơn đường biển
- Lệnh giao hàng
- Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu (khách hàng)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (áp dụng cho lô hàng bánh kẹo mà công ty đang giao nhận)
- Giấy chứng nhận vệ sinh (áp dụng cho lô hàng bánh kẹo mà công ty đang giao nhận)
Các bước khai báo hải quan điện tử:
Công ty thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá (nếu cần) theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.
Công ty có thể sự dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan, hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm ECUSKD.
Bước 1: Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu”.
Bước 2: Doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng và thực hiện một trong các nội dung sau:
+ Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 4.
+ Luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa hồ sơ được chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải
quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4.
+ Luồng đỏ: chuyển sang bước 3.
Bước 3: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết.
Bước 4: Doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng.
Sau đây là các bước lên tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu theo mẫu tờ khai HQ/2009-TKĐTNK: phần dành cho người làm thủ tục hải quan
- Chi cục hải quan: Chi cục HQCK Cảng Sài Gòn KV1/Cát Lái
- Tờ khai số: Sau khi mở tờ khai, hải quan sẽ cung cấp số tờ khai của lô hàng là 145925.Ngày đăng ký: Ghi ngày làm thủ tục. Ví dụ: 22/12/2011
- Số tham chiếu: 2216072, ngày giờ gửi: 22/12/2011
- (1) Người xuất khẩu: Không cần ghi mã số thuế đơn vị nhập khẩu mà chỉ cần ghi tên, địa chỉ người xuất khẩu vào bên dưới.
FOOF NETWORK CORPORATION