- Kết quả kiểm tra hàng hóa được ghi trên phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa là: + Quyết định của chi cục Hải quan về hình thức, mức độ kiểm tra hàng hóa: máy so
3.2.1.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty
Mục tiêu của giải pháp:
Mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng gay gắt. Vì thế để tồn tại và phát triển mọi doanh nghiệp phải tìm cho mình một lối đi riêng nhằm thu hút khách hàng, từ đó nâng cao doanh thu hoạt động. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh loại hình dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất khó khăn bởi chưa có một tiêu chuẩn đánh giá cụ thể nào. Chúng ta chỉ có thể hiểu đơn giản là một dịch vụ đáp ứng được nhu cầu khi khách hàng cảm thấy hài lòng. Hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, công ty luôn cho rằng chất lượng dịch vụ là đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình luôn an toàn và đến đích chính xác, đồng thời thỏa mãn tối đa mọi nhu cầu của khách hàng.
Global Cargo là một công ty nhỏ có thị phần rất hạn chế trong thị trường giao nhận, đặc biệt là thị trường giao nhận vận tải đường biển. Vì vậy việc cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ là rất cần thiết, nó giúp công ty tạo được một lợi thế cạnh tranh bên cạnh những yếu kém trong cạnh tranh về giá so với các công ty khác, đặc biệt là các công ty nước ngoài có tiềm lực lớn về vốn. Để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty thì việc hoàn thiện quy trình giao nhận mà công ty đang thực hiện là yếu tố rất quan trọng.
Để có thể thực hiện được những mục tiêu trên, trước hết hoạt động giao nhận của công ty phải đáp ứng những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp, đó là: nhanh gọn, chính xác, an toàn và chi phí thấp nhất có thể. Dựa trên những đặc thù đó, công ty có những giải pháp cụ thể sau:
- Công ty nên xây dựng cho mình một số chỉ tiêu định lượng nhất định như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. Để có thể xây dựng chính xác các chỉ tiêu này thì bên cạnh việc tham khảo một số chỉ tiêu của những công ty giao nhận có uy tín trên thị trường hiện nay, công ty cũng cần tham khảo ý kiến của chính khách hàng của mình.
- Ngay từ bước đầu tiên của quy trình là “Đàm phán và ký kết hợp đồng” Công ty cần ký hợp đồng bằng văn bản rõ ràng với khách hàng. Yêu cầu khách hàng hay chủ hàng phải cung cấp đầy đủ, chính xác các loại chứng từ và thông tin cần thiết trong thời gian sớm nhất.
- Khi đã có đơn hàng thì nhân viên cần tiến hành lập các chứng từ có liên quan đến lô hàng một cách cẩn thận và chính xác, tránh tình trạng sai sót làm không giải phóng được hàng gây mất thời gian và chi phí.
- Đầu tư cơ sở vật chất như máy tính, internet tốc độ cao...nhằm giảm thiểu tối đa thời gian cũng như những sai sót trong khâu đăng ký hải quan. Hiện tại việc đăng ký qua hải quan điện tử đã thuận lợi hơn rất nhiều, tuy nhiên để tận dụng tối đa lợi thế này công ty cần phải quan tâm hơn nữa, dựa trên những phần mềm khai báo mới và tiện lợi nhất, bên cạnh việc đào tạo đội ngũ nhân viên.
- Theo dõi tình trạng lô hàng khi đang trên đường vận chuyển và thông báo thường xuyên cho khách hàng bằng mail, fax...nhằm thể hiện sự quan tâm, làm cho khách hàng cảm thấy yên tâm hơn. Trong trường hợp xảy ra sự cố về lô hàng, phải nhanh chóng giải quyết những rắc rối theo đúng luật định trên cơ sở bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Cố gắng đưa hàng đến nơi đúng tiến độ và giữ chữ tín với khách hàng đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của người giao nhận.
- Chú ý đến mọi công việc trong cả quá trình từ những việc nhỏ nhất có thể. Vì với loại hình dịch vụ giao nhận chất lượng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc tưởng như rất nhỏ. Chẳng hạn như đối với loại hàng container treo cần yêu cầu
vệ sinh cao thì công ty nên chọn loại container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng cũng nên đảm bảo để hàng được xếp đều, không bị nhàu nát. Còn với những lô hàng cần yêu cầu kỹ thuật khắt khe trong vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản thì nhân viên giao nhận cần đặc biệt chú ý, quan tâm hơn. Thông qua những chi tiết nhỏ như thế thì cách nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với dịch vụ của công ty cũng sẽ tích cực hơn.
- Luôn có những phương án dự phòng cho các tình huống như đối với lô hàng này thì ngoài việc cần các loại chứng từ gì, thì còn cần chuản bị những gì khác nữa, chẳng hạn loại container phù hợp, phương tiện vận tải chuyên chở...
- Tăng cường sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban, sử dụng hiệu quả một cách tối đa các nguồn lực của công ty.
- Hạn chế thất thoát, hư hỏng hàng hóa cũng như ưu tiên tiết kiệm tối đa mọi chi phí trong toàn bộ quá trình giao nhận.
- Có những chính sách và giá cả hợp lý với những khách hàng lớn, những khách hàng thường xuyên.
- Cán bộ công nhân viên công ty phải luôn giữ thái độ vui vẻ, lịch thiệp, thân thiện khi tiếp xúc với khách hàng.
- Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ thì công ty cũng nên tư vấn cho khách hàng các vấn đề như các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giành quyền thuê tàu, mua bảo hiểm, giải quyết tranh chấp nếu xảy ra, tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình luật pháp trong và ngoài nước.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp với Hải quan, chủ phương tiện vận tải. Khi xảy ra một số trục trặc trong quá trình làm việc có thể dễ dàng giải quyết.
Dự kiến những lợi ích mà các giải pháp trên mang lại cho công ty:
Có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty lẫn khách hàng.
Giữ được mối quan hệ tốt đẹp với những khách hàng thân thiết, sự tin cậy ngày càng cao của tỉ lệ thuận với khối lượng hàng hóa mà khách hàng có thể giao cho công ty vận chuyển. Đồng thời, có thể có những khách hàng mới tiềm năng nhờ sự giới thiệu qua lại giữa các doanh nghiệp đang là khách hàng của công ty.
Doanh thu của hoạt động giao nhận tăng nhờ khối lượng hàng hóa được vận chuyển ngày càng tăng, công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh của mình.