Khi Công ty tiến hành bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Công ty phải lập hóa đơn GTGT bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn này gồm 3 liên:
Liên 1: Màu trắng – lưu tại công ty, do phòng kế toán giữ. Liên 2: Màu đỏ - giao cho khách hàng.
Liên 3: Màu xanh – dùng để thanh toán, lưu tại công ty do phòng kế toán giữ. Sau đó chuyển cho các bộ phận, phòng ban liên quan. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ; phiếu thu; … kế toán nhập số liệu vào phần mềm Fast ở phần kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ, và các phần hành có liên quan như kế toán tiền mặt hay tiền gửi nếu khách hàng thanh toán. Sau đó máy sẽ tự động chuyển vào sổ sách có liên quan.
Như vậy, đối với kế toán thuế GTGT ở Công ty ta có thể tóm tắt như sau: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán sẽ tập hợp tất cả các số liệu vào cuối mỗi tháng, kèm theo là tất cả các chứng từ có liên quan như: Hóa đơn GTGT, Phiếu Thu, Phiếu Chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, …Đồng thời kế toán cũng tập hợp tất cả các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến thuế GTGT để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này vào bảng kê chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào – bán ra để cuối tháng thực hiện nghĩa vụ nộp thuế GTGT với cơ quan thuế.
3.2.2 Các tài khoản và hệ thống sổ kế toán được sử dụng để hạch toán thuế GTGT GTGT
FAST là một phần mềm kế toán được sử dụng khá phổ biến hiện nay, nhờ có việc phát minh ra phần mềm kế toán đã giúp cho kế toán thực hiện công việc của mình nhanh và chính xác hơn, rút ngắn thời gian hạch toán. Tuy nhiên không phải chỉ Chi nhánh Công ty CP Giao Nhận Vận Tải Con Ong mà bất kỳ
công ty nào khi đã sử dụng phần mềm kế toán thì vẫn phải sử dụng một số tài khoản và sổ sách kế toán.
Chi nhánh Công ty CP Giao Nhận Vận Tải Con Ong áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng một số tài khoản chủ yếu như sau:
+ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. TK 133 có hai tài khoản cấp 2:
TK 133.1 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ mua vào.
TK 133.2 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. Dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của TSCĐ.
+ TK 333.1 - Thuế GTGT phải nộp
TK 333.1.1 - Thuế GTGT đầu ra - Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp.
TK 333.1.2 - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu - Phản ánh số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp cho hàng nhập khẩu.
Cuối mỗi tháng, kế toán thuế có nghĩa vụ tập hợp tất cả các sổ sách liên quan đến thuế GTGT để tổng hợp số phát sinh nợ, số phát sinh có trong tháng. Từ đó lập tờ khai thuế để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước cũng như cung cấp số liệu cho các bộ phận chức năng liên quan khác.