Hóa đơn, chứng từ không những là bằng chứng để chứng minh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra, mà nó còn là bằng chứng xác định đối tượng chịu thuế, thuế suất để ghi sổ kế toán và việc kê khai thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của công ty đối với Nhà nước. Do vậy, việc sử dụng chứng từ kế toán luôn trở thành công cụ có vai trò quan trọng hàng đầu để thực hiện các luật thuế, điều này được thể hiện rõ nhất khi thực hiện luật thuế GTGT. Vì thuế GTGT chỉ được thể hiện có hiệu quả và đúng luật khi nó được quản lý chặt chẽ về việc phát hành và quản lý sử dụng hóa đơn, chứng từ. Chi nhánh Công ty CP Giao Nhận Vận Tải Con Ong tại Hà Nội là một Công ty lớn, kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ, số lượng hóa đơn sử dụng rất nhiều nên Công ty sử dụng hóa đơn tự in từ năm 2006. Thủ tục để cơ quan thuế cấp phép đến khi đưa hóa đơn vào sử dụng bao gồm:
- Công ty gửi công văn được tự in hóa đơn GTGT đến cơ quan thuế (mà cụ thể là chi cục thuế Hà Nội).
-Cơ quan thuế gửi công văn đồng ý cho Công ty tự in hóa đơn.
- Công ty in hóa đơn GTGT rồi nộp mẫu và công văn xin sử dụng hóa đơn GTGT tự in.
- Cơ quan thuế gửi công văn đồng ý mẫu hóa đơn do Công ty tự in và đồng ý cho Công ty sử dụng hóa đơn tự in.
Công ty sử dụng hóa đơn tự in ngoài tránh phải đi lại cơ quan thuế nhiều lần trong một tháng để mua hóa đơn. Đồng thời khi sử dụng hóa đơn tự in công ty có thể in logo của Công ty lên hóa đơn cũng như là một cách quảng bá thương hiệu của Công ty cho khách hàng.