Hiện nay, các Đại lý của công ty ở Miền Trung trải dài từ Nghệ An đến gần khắp các tỉnh Tây Nguyên với số lượng Đại lý ngày một tăng. Năm 2008 công ty có 247 Đại lý, qua năm 2009 số Đại lý tăng lên 278, sang năm 2010 tổng số Đại lý của công ty là 326 Đại lý, và tính đến tháng 6 năm 2011 tổng số Đại lý đã xấp xỉ lên tới 400. Từ đó cho thấy sự lớn mạnh của công ty thực phẩm Sài Gòn I cũng như tiếng vang trong thương hiệu, thị trường luôn mở rộng và thì phần ngày càng gia tăng trên thị trường rượu và thực phẩm. Qua bảng thống kê dưới đây ta nhận thấy rằng, số lượng các Đại lý có được trong phạm vi vùng không đồng đều, chỉ hiệu quả ở một số tỉnh , thành phố lớn như: Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Nam, Phú Yên, Nha Trang, Đaklak, Lâm Đồng. Ngoài ra ở cán tỉnh khác số lượng Đại lý chỉ rải rác, chiếm thị phần rất nhỏ. Có một điều dễ nhận thấy rằng, thị trường của công ty ở các tỉnh giáp Tây Nguyên và Tây nguyên còn quá mỏng, năm 2008, các tỉnh như Komtum, Gia Lai, Bình Định, thị trường đã dần được mở rộng, nhưng qua các năm gần đây công ty lại chú trọng hơn đến khu vực Bắc Trung Bộ và Trung Trung Bộ để khai thác. Với chính sách hỗ trợ Đại lý đa dạng và rộng khắp như: Hỗ trợ quảng cáo, khuyến mại, vận chuyển, dự trữ,... thì với những thị trường này sẽ không mấy đạt chỉ tiêu và hiệu quả, bởi các chi phí như vận chuyển, quảng cáo sẽ bị lãng phí quá mức. Do đó công ty cần đẩy mạnh mảng thị trường, cho đội ngũ nhân viên thâm nhập sâu hơn vào các tỉnh còn ít khai thác, đồng thời phải gia tăng thêm các hoạt động quảng bá, chính sách marketing và thực hiện thiết thực hơn trong vấn đề hỗ trợ khách hàng, dịch vụ khách hàng, đặc biệt là các khách hàng Đại lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như các thương hiệu rượu nhập khẩu của công ty thực phầm Sài Gòn I và nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường.
Bảng 2.6: Bảng thống kê số lượng Đại lý của Công ty phân theo khu vực địa lý.
(Đvt: Đại lý)
STT Tỉnh/ Thành phố Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 Nghệ An 13 24 31 2 Hà Tĩnh 5 9 9 3 Quảng Bình 11 6 10 4 Quảng Trị 7 7 15 5 Huế 14 13 13 6 Đà Nẵng 42 50 70 7 Quảng Nam 12 12 17 8 Quảng Ngãi 9 9 9 9 Bình Định 8 7 7 10 Phú Yên 11 15 15
11 Khánh Hòa (Nha Trang) 51 66 82
12 Ninh Thuận 13 10 12 13 Lâm Đồng 15 15 18 14 Đăklăk 25 27 27 15 Gia Lai 9 6 6 16 Komtum 2 2 3 Tổng cộng 247 278 326
(Nguồn: phòng Kinh doanh) 2.3.2. Quá trình thực thi các chính sách hỗ trợ Đại lý
Hiện tại công ty Sài Gòn I áp dụng hầu hết các chính sách hỗ trợ thông dụng như: Hỗ trợ xử lý đơn hàng, hỗ trợ chính sách giá, hỗ trợ về xúc tiến (quảng cáo, khuyến mại, trưng bày hội chợ và triển lãm), hỗ trợ vận chuyển và hỗ trợ dự trữ. Với nguồn lực hiện có, công ty cố gắng mang đến lợi ích nhiều nhất có thể cho khách hàng, đặc biệt là khách hàng Đại lý, cửa hàng. Các hình thức hỗ trợ được căn cứ dựa trên từng khu vực thị trường, dựa vào số lượng đơn hàng, số lượng hàng hóa trên một lần mua của Đại lý. Ngoài ra còn được xem xét thông qua hợp đồng tiêu
thụ sản phẩm giữa công ty với Đại lý, cụ thể được trích trong tài liệu đính kèm Luận văn: Hợp đồng Đại lý tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa của công ty CP thực phẩm sx-
2.3.2.1. Hỗ trợ xử lý các đơn hàng
Công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I có chức năng chính là nhập khẩu, kinh doanh, phân phối sản phẩm ra thị trường. Với lượng khách hàng lớn, đặc biệt là khách hàng Đại lý, do vậy quy trình xử lý đơn hàng là rất quan trọng, điều này nhằm tạo thuận lợi và cảm giác thoải mái, tin tưởng trong mua bán của các Đại lý đối với công ty. Quy trình cơ bản trong xử lý đơn hàng của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xử lý đơn đặt hàng tại công ty
(1) Đại lý đặt hàng: Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng có thể qua điện thoại, fax, đơn đặt hàng hay trực tiếp. Hiện tại hình thức tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại và fax là hình thức chủ yếu được áp dụng tại công ty. Vì hình thức đặt hàng trực tiếp khá tốn kém do khách hàng phải đến trực tiếp công ty, còn qua bưu điện thường chậm trễ, dễ mất cơ hội kinh doanh. Vậy khi có nhu cầu Đại lý sẽ gọi điện hoặc fax đến công ty. Phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp tiếp nhận và ghi lại đầy đủ thông tin, yêu cầu của khách hàng. Thông tin này sẽ được chuyển đến trưởng phòng hay người được uỷ quyền. Ngoài ra khách hàng cũng có thể đặt hàng trực tiếp thông qua nhân viên kinh doanh đảm nhiệm khu vực đó, điều này sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí cho khách hàng cũng như tạo cảm giác an tâm, được quan tâm của khách hàng. Đại lý đặt hàng Xuất hàng Bộ phận tiếp nhận đơn hàng hoặc nhân viên
thị trường
Chấp nhận
đơn hàng Từ chối
đơn hàng
Trưởng phòng kinh doanh hay
người được uỷ quyền Tham khảo: - Báo cáo tồn kho - Công nợ KH - Cam kết khác (1) (2) (3) (4) (6) (7) (5)
(2) Tiếp nhận đơn đặt hàng: Trong bước này cần phải xác định nội dung thông tin chính xác để đáp ứng yêu cầu này công ty đã soạn biểu mẫu về tiếp nhận đơn đặt hàng. Nội dung mẫu tiếp nhận đơn đặt hàng:
Mẫu KH01/KH02
ĐƠN ĐẶT HÀNG KH01/KH02 Ngày..../..../20...
Tên khách hàng:... Địa chỉ :... Điện thoại :...Fax:... Ngày yêu cầu giao hàng:...
STT Tên, quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Ghi chú 1.
2. 3. ...
Các điều khoản thoả thuận trước khi ký hợp đồng:...
NGƯỜI DUYỆT NGƯỜI NHẬN YÊU CẦU ĐẶT HÀNG
Với mẫu đặt hàng này, người tiếp nhận có thể thu thập các yêu cầu cần đặt hàng sẽ ghi đầy đủ các thông tin được yêu cầu một cách chính xác và nhanh chóng. So với các hình thức khác, ghi biểu mẫu KH01/KH02 có ưu điểm là dễ làm, dễ hiểu, đơn giản nhưng chứa đựng đầy đủ thông tin cho một đơn hàng. Và trên mẫu có ghi ngày và tên người tiếp nhận nhằm nâng cao trách nhiệm của người tiếp nhận thông tin.
(3) Sau khi nhận được đơn hàng và lấy được thông tin từ nhân viên, trưởng phòng kinh doanh hay người được uỷ quyền sẽ tiến hành xét duyệt đơn hàng. Nội dung công việc gồm tham khảo hàng tồn kho, khách hàng có số dư nợ lớn hơn mức
thực hiện một cách nhanh chóng. Bởi có rất nhiều đơn đặt hàng cần xử lý trong một ngày, và các đơn đặt hàng mang tính cấp thiết, thời điểm,...
(4) Nếu không đảm bảo được các yêu cầu, trưởng phòng sẽ đưa ra lời từ chối đơn hàng. Nếu điều này xảy ra thì công ty phải lập tức thông báo cho khách hàng về nguyên nhân cũng như cách thức khắc phục. Nhằm giữ mối quan hệ cho những đơn hàng tiếp theo.
(5) Nếu yêu cầu được thoả mãn thì đơn hàng sẽ được chấp nhận và tiến hành làm hợp đồng. Đối với Đại lý thì hợp đồng thường được soạn sẵn, nếu có điều khoản phát sinh thì sẽ điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp. Trưởng phòng kế toán viết hoá đơn theo giá hiện tại của công ty.
(6) (7) Đây là bước thực hiện hợp đồng. Hiện tại giao hàng chủ yếu được thực hiện tại kho của Đại lý. Trước khi giao hàng cần phải thông báo cho thủ kho chuẩn bị hàng. Hàng sẽ được vận chuyển khi có đầy đủ các điều kiện cần thiết như: chữ ký của trưởng phòng kinh doanh, thủ kho và đại diện vận chuyển.
Nhìn chung, công tác xử lý đơn hàng của công ty được thực hiện theo một quy trình nhất định, bên cạnh đó cũng có đơn đặt hàng linh hoạt dành cho những khách hàng thân quen mua hàng của công ty một cách thường xuyên. Đơn hàng nhanh chóng được xem xét và giải quyết sẽ tạo được những cơ hội kinh doanh cho Đại lý cũng như cho chính bản thân công ty. Trên thực tế trước đây công ty vẫn gặp phải một số sự cố như: Việc xử lý chậm trễ đơn đặt hàng khiến khách hàng phàn nàn, khó chịu; Khách hàng hủy bỏ đơn đặt hàng gây thiệt hại cho công ty; Mâu thuẫn xung đột giữa hai bên vì không hiểu thấu đáo nhau.
2.3.2.2. Chính sách hỗ trợ về giá
* Căn cứ đầu tiên để công ty định giá sản phẩm là doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng (Nguyên tắc lấy thu bù chi), tiếp theo là dựa trên nhu cầu của khách hàng và tình hình thị trường. Giá cả có thể biến động theo xu hướng chung và chịu sự tác động của môi trường ngành,.... Từ đó công ty dựa trên khả năng nguồn lực của mình để đề ra chính sách, chiến lược hỗ trợ Đại lý nhằm vừa đảm bảo lợi nhuận và vừa đạt được mục tiêu mà công ty đề ra ở từng thời kỳ.
* Hỗ trợ về giá cũng được xem là công tác hỗ trợ quan trọng nhất vì Đại lý mong muốn có sự trợ giúp nhất định từ công ty về tài chính, giá cả nhằm giúp họ
mở rộng khả năng kinh doanh, đồng thời tạo nền tảng tin cậy lẫn nhau trên cơ sở lợi ích và nghĩa vụ của cả hai bên. Đối với công ty thực phẩm Sài Gòn I, áp dụng cả hỗ trợ ban đầu, hỗ trợ chiết khấu (chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại), cụ thể như sau:
- Hỗ trợ ban đầu: Khi bắt đầu hợp tác với các Đại lý phân phối, công ty chấp nhận cung cấp 100% biển hiệu, kệ giá trưng bày sản phẩm, catalogue, các logo của công ty cho Đại lý nhằm giới thiệu và khuếch trương các điểm bán ban đầu.
- Hỗ trợ chiết khấu: Công ty áp dụng theo đúng qui chế tiêu thụ về các sản phẩm kinh doanh nói chung, đã đề ra dựa trên luật định của nhà nước và văn bản của tổng công ty chỉ đạo. Qui chế này được công ty cấp cho mỗi Đại lý của mình nhằm thể hiện sự minh bạch trong kinh doanh, tạo điều kiện cho các Đại lý phấn đấu nâng cao hiệu quả trong bán hàng đồng thời đây cũng là văn bản để các nhân viên kinh doanh dễ tiếp xúc và làm việc với khách hàng. Bảng chiết khấu thanh toán theo quy chế tiêu thụ được cụ thể như sau:
Bảng 2.7: Bảng chiết khấu thanh toán
Tỷ lệ chiết khấu %/ Giá sỉ Mức Doanh số phát sinh và nộp tiền về trong
tháng - ký hiệu X (triệu đồng) Rượu
Mức 1 X < 40 8 %
Mức 2 40 <= X <100 9 %
Mức 3 100 <= X <150 10 %
Mức 4 150 <= X <300 12 %
Mức 5 X>= 300 13 %
* Điều kiện tính chiết khấu:
- Đại lý mua hàng thanh toán tiền trước theo từng đơn hàng và không được đổi, trả lại hàng.
- Tiền chiết khấu thanh toán được trừ vào hóa đơn mua hàng.
- Nếu đại lý thanh toán không đúng quy định, Công ty sẽ không tính chiết khấu thanh toán tiền về trên số tiền thanh toán không đúng quy định và tạm dừng cung cấp hàng cho đến khi Đại lý thanh toán về đúng mức qui định. (Công ty tính chiết khấu cho đại lý theo doanh số bán hàng nộp tiền về trong tháng)
2.3.2.3. Chính sách hỗ trợ về xúc tiến bán
- Công tác hỗ trợ về cổ động luôn được công ty coi trọng đặc biệt trong thời điểm hiện nay khi các công ty khác cùng đưa ra chính sách quảng cáo, cổ động nhằm mở rộng thị trường và thu hút khách hàng. Hiện tại công ty quảng cáo bằng cách đặt các mẫu về sản phẩm, biểu tượng của công ty trên ở tại các đại lý có ký hợp đồng với công ty hay các bar, công ty giỏ quà và rượu mà công ty có cung cấp sản phẩm. Ngoài ra còn in biểu tuợng lên bao bì, khung, giá, áo, mũ, cataloge...để giới thiệu sản phẩm. Và trên các website của công ty hay website quảng cáo. Hầu hết các chương trình quảng cáo này là do công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I thực hiện. Điều này giúp tiết kiệm 1 lượng chi phí đáng kể cho các chi nhánh đại lý của công ty khi bán hàng và phân phối các sản phẩm rượu của công ty thực phẩm Sài Gòn I và để quảng bá mạnh các thương hiệu rượu nhập khẩu của công ty tại các tỉnh Miền Trung – Tây Nguyên.
- Hàng năm công ty thường tổ chức hội nghị khách hàng (đối với các khách hàng Đại lý và tổ chức lớn) để thu thập thông tin từ thị trường, củng cố lòng tin của khách hàng đối với công ty. Công ty cũng đã tham gia nhiều hội chợ lớn trong nước về các sản phẩm rượu.
- Ủng hộ kinh phí quảng cáo xúc tiến tại đại lý cũng như các hoạt động tại địa phương, tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất, tài trợ các hoạt động văn hoá thể thao, xây dựng nhà tình nghĩa, nuôi dưỡng bà mẹ Việt Nam anh hùng, ủng hộ đồng bào bị bão lụt, ...tạo hình ảnh đẹp của công ty trước công chúng và khách hàng.
- Chính sách khuyến mại cho khách hàng của công ty thực phẩm Sài Gòn I được diễn ra khá thường xuyên có mang tính thời điểm: mùa cao điểm , các dịp lễ tết... Tuy nhiên các chính sách riêng biệt cho đại lý thì chưa được đa dạng, mỗi một thời điểm chỉ áp dụng một chương trình khuyến mại và có thể là chỉ cho một loại mặt hàng nhất định. Hiện tại công ty đang áp dụng:
Chương trình khuyến mại “ Du xuân Singapore – Malaysia”
Nội dung chương trình:
Dựa trên doanh số mua hàng xuất hóa đơn và tiền về của Đại lý trong 06 tháng cuối năm 2011. Điểm doanh số trong tháng được tính 10.000.000 đồng tương ứng 01 điểm du xuân, hàng tháng căn cứ vào doanh số thực hiện của Đại lý, Công
ty sẽ gửi thông báo số điểm của Đại lý để tiện trong việc bán hàng, điển tích lũy như sau:
60 điểm trở lên ( ≥ 600 triệu đồng/ 06 tháng) sẽ được 01 vé du lịch.
120 điểm trở lên ( ≥ 1,2 tỷ đồng/ 06 tháng) sẽ được 02 vé du lịch.
240 điểm trở lên ( ≥ 2,4 tỷ đồng/ 06 tháng) sẽ được 03 vé du lịch.
Đối tượng áp dụng:
Tất cả các Đại lý chính thức của Công ty tại khu vực Miền Trung- Tây Nguyên
Điều kiện áp dụng:
Đại lý tham dự chương trình phải thực hiện đúng theo các quy chế hiện hành của công ty.
Chương trình doanh số chỉ áp dụng đối với các sản phẩm rượu Brandy và pha chế do Công ty nhập khẩu và phân phối tại khu vực.
Đại lý phải có doanh số bán hàng nộp tiền về Công ty tối thiểu mỗi tháng không thấp hơn 20 triệu đồng.
Giải thưởng không được quy đổi thành tiền mặt.
Thời gian áp dụng:
Từ ngày 01/07/2011 đến hết ngày 31/12/2011.
Thời gian du lịch dự kiến:
Từ tháng 02-03 năm 2012( đầu xuân 2012). 2.3.2.4. Chính sách hỗ trợ về vận chuyển
Với đặc thù của loại hình kinh doanh, nhận thấy rằng, yếu tố vận tải đóng vai trò quan trọng trong công tác hỗ trợ Đại lý. Nó phản ánh quy mô và khả năng phân phối sản phẩm của công ty, đặc biệt là trong điều kiện thị trường rộng lớn, cách trở về mặt địa lý. Do vậy đòi hỏi công ty cần có một đội ngũ chuyên vận chuyển sản phẩm bán ra. Hiện tại công ty sử ô tô của chính công ty để phục vụ cho công tác vận chuyển khi có yêu cầu về đơn đặt hàng từ các Đại lý chủ yếu trên địa bàn thành phố. Nhờ vậy, việc hoàn thành đơn hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và dễ kiểm soát. Tuy