3.2.4.1. Xây dựng chương trình huấn luyện cho các nhà quản lý của Đại lý
Mục đích của chương trình
- Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý cho các nhà quản trị của Đại lý. - Tạo điều kiện để các nhà quản lý gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
- Thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, tạo dựng lòng trung thành từ phía các Đại lý của công ty.
- Giúp công ty thu thập được thông tin của các Đại lý và của thị trường một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thời gian và địa điểm tổ chức chương trình huấn luyện
- Thời gian: Để chương trình đầy đủ và đạt hiệu quả, chúng ta cần thời gian khoảng 1 tuần và định kỳ mỗi năm tổ chức một lần để có thể cập nhật thêm những thông tin bổ ích từ thị trường cũng như các sản phẩm mới. Hơn nữa các Đại lý của công ty ngày một gia tăng, nếu chỉ huấn luyện 1 lần duy nhất thì sẽ tạo mâu thuẫn giữa các Đại lý, bên cạnh đó nó còn tạo điều kiện để Đại lý nào đó không tham gia được dịp này thì có thể tham gia đợt huấn luyện năm tiếp theo.
- Địa điểm:
Do số lượng Đại lý của Công ty tại Miền Trung nhiều nên công ty sẽ thuê 1 hội trường đủ rộng để tiến hành đợt huấn luyện. Địa điểm chính thức sẽ được thông báo trước cho tất cả các Đại lý khoảng 1 tháng để tiện cho việc sắp xếp nơi ăn nghỉ của các thành viên tham gia.
Đối tượng và phương pháp huấn luyện
- Đối tượng tham gia huấn luyện: Công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I sẽ gửi thư mời tới tất cả các chủ Đại lý của công ty ở khắp các tỉnh miền trung - Tây Nguyên.
- Thành phần tham gia huấn luyện: Giám đốc hoặc phó giám đốc của công ty sẽ trực tiếp trình bày về sơ lược và tình hình hoạt động của công ty cổ phần thực phẩm sx-tm Sài Gòn I. Ngoài ra công ty sẽ cố gắng mời 1 thành viên trong ban lãnh đạo của công ty tập đoàn ở nước ngoài phân phối hàng cho công ty về tham gia huấn
luyện cho các Đại lý đối với phần kỹ năng quản trị hoặc công ty có thể mời những giảng viên giỏi chuyên ngành quản trị về để truyền đạt cho các thành viên tham gia.
* Phương pháp huấn luyện: Kết hợp giữa thuyết giảng, chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận nhóm và giải quyết tình huống để hiệu quả của đợt tập huấn cao hơn.
Nội dung của chương trình
Để chương trình đạt được mục đích nêu trên thì khung chương trình huấn luyện phải sát thực và mang tính chọn lọc. Bố cục chương trình nên đi từ giới thiệu về công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I, tình hình hoạt động và các chính sách hỗ trợ Đại lý mà công ty đã và đang áp dụng; Sau đó đến nội dung huấn luận các kỹ năng quản trị; Phần cuối là thảo luận ý kiến của các Đại lý với công ty và giữa các Đại lý với nhau.
* Phần giới thiệu về công ty:
Mặc dù khi quyết định hợp tác với công ty thì các Đại lý này đều nắm bắt được những thông tin cơ bản về công ty, song trong đợt huấn luyện, Công ty vẫn nên giới thiệu thêm một cách ngắn gọn và xúc tích lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty cũng như những chính sách hỗ trợ Đại lý mà công ty áp dụng. Một điều không kém phần quan trọng đó là công ty phải nêu bật được những đặc tính về sản phẩm, cách thức hoạt động kinh doanh, và những kết quả đạt được của công ty cũng như của 1 số Đại lý hoạt động hiệu quả, từ đó tạo đà phấn đấu cho tất cả các Đại lý khác.
* Phần huấn luyện kỹ năng quản trị:
Chương trình huấn luyện này nhằm nâng cao trình độ quản trị, tăng cường tính ổn định và tính an toàn trong kinh doanh của các Đại lý. Cần cung cấp cho các nhà quản trị Đại lý có những hiểu biết sâu sắc hơn về thị trường, về ngành nghề kinh doanh của các Đại lý, việc tạo dựng quan hệ với khách hàng. Kiến thức quản lý bao gồm rất nhiều kỹ năng quản trị quan trọng như:
- Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng lắng nghe - Kỹ năng tạo ảnh hưởng - Kỹ năng đàm phán - Kỹ năng phân tích - Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
* Phần thảo luận và giải quyết tình huống
Sau khi hoàn thành phần huấn luyện kỹ năng quản trị, các nhà quản trị Đại lý sẽ có thời gian khoảng 1 buổi để tiến hành đưa ra các ý kiến thảo luận cũng như các câu hỏi, thắc mắc cho người giảng thuyết và cho công ty. Từ đó, công ty hiểu hơn về các Đại lý và ngược lại, các Đại lý sẽ hạn chế được những mâu thuẫn với chính sách của công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho cả công ty lẫn các Đại lý. Để áp dụng những kiến thức lý luận về kỹ năng quản trị vào thực tế, công ty sẽ đưa ra một số tình huống thực tế trong kinh doanh, trong hợp tác để tất cả thành viên tham gia có cơ hội thể hiện năng lực của mình và học hỏi từ người khác. Những ai đưa ra được cách giải quyết hiệu quả nhất sẽ có phần thưởng xứng đáng để khích lệ và động viên.
Chi phí cho chương trình huấn luyện
Chương trình huấn luyện cho các Đại lý này được thực hiện miễn phí, nghĩa là các Đại lý sẽ không phải tốn học phí mà ngoài ra còn được hỗ trợ tiền nước uống và tài liệu tham khảo phục vụ cho khóa huấn luyện.
Đối với công ty, một số chi phí phải chịu dự tính là:
- Chi phí thuê hội trường: Đợt tập huấn kéo dài 1 tuần, từ thứ 2 đến thứ 7. Do đó công ty phải thuê hội trường liên tục trong 6 ngày với mức phí 550,000 đồng/ 1 ngày.
- Chi phí thuê người thuyết giảng: 500,000 đồng/ người/ ngày. - Chi phí sử dụng điện thắp sáng, máy chiếu...: 50,000 đồng/ ngày - Chi phí nước uống: 10,000 đồng/ ngày/ người.
3.2.4.2. Xây dựng chính sách đào tạo lực lượng bán cho các Đại lý
Qua thu thập ý kiến và tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh của các Đại lý em nhận thấy một vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết được công ty lưu tâm sớm, đó là: Kinh doanh rượu nhập khẩu là 1 lĩnh vực có nhiều tính đặc thù, nó thuộc loại hàng hóa tiêu dùng xa xỉ, do vậy không phải ai cũng có thể hiểu rõ về đặc tính và độ ngon sản phẩm, đặc biệt là đối với nhân viên bán hàng. Lực lượng bán hàng của Đại lý chủ yếu là lao động phổ thông, mức độ am hiểu về sản phẩm không cao, kỹ năng bán hàng và giao tiếp chỉ ở mức trung bình, từ đó dẫn đến việc tư vấn, giới (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thiệu sản phẩm cho khách hàng chưa hiệu quả, làm cho kết quả kinh doanh của Đại lý không được như mong muốn.
Với mục tiêu nâng cao doanh số bán hàng, trong khi kênh bán hàng mạnh của Công ty thực phẩm Sài Gòn I là các Đại lý, công ty không thể không thực thi chính sách đào tạo, bồi dưỡng thêm kỹ năng giao tiếp và bán hàng cho nhân viên bán hàng tại các Đại lý.
Mục tiêu của chính sách
- Cung cấp cho công ty những định hướng cơ bản về nghề nghiệp, những thông tin cần thiết về sản phẩm và về công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I.
- Bồi đắp thêm cho các nhân viên về nghiệp vụ bán hàng, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống trong công việc.
- Nâng cao khả năng thuyết phục khách hàng cũng như giải quyết những thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
- Thông qua lực lượng bán hàng nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng và xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp.
- Giúp công ty nhanh chóng đạt được các mục tiêu đề ra như: Doanh số bán, thị phần, thương hiệu,...
Thông tin về chính sách đào tạo
* Thời gian đào tạo: 1 tuần. Thường được định kỳ tiến hành vào đầu của mỗi năm.
* Địa điểm thực hiện: Số lượng nhân viên tham gia khóa học tương đối nhiều, do vậy công ty phải thuê hội trường lớn để đào tạo, địa điểm cụ thể phải được cân nhắc kỹ lưỡng để tạo điều kiện thuận tiện nhất cho các học viên tham gia.
* Đối tượng cần được đào tạo: Tính đến hiện tại, công ty có khoảng gần 400 Đại lý. Do vậy, mỗi Đại lý được phép cử 1 nhân viên đại diện tham gia khóa học. Những kiến thức người học được trang bị sẽ được chia sẻ cho các nhân viên bán hàng khác của Đại lý. Hơn nữa do định kỳ mỗi năm một lần nên cơ hội tham gia khóa học của tất cả các nhân viên gần như hoàn toàn có thể.
* Hình thức đào tạo: Tập trung và miễn phí * Người tiến hành đào tạo:
Những người có năng lực, có kinh nghiệm lâu năm và có thành tích cao trong bán hàng sẽ trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm cho các học viên tham gia khóa đào tạo.
Ngoài ra công ty có thể mời 1 trong số nhân viên giỏi từ Đại lý nào đó của công ty đến trình bày về cách thức và nghệ thuật làm việc mình có được trong quá trình bán hàng.
Nội dung của chính sách
Ngoài giới thiệu về công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I và đặc điểm kinh doanh sản phẩm của công ty, nội dung chương trình cần đi sâu vào các kỹ năng cần có của 1 nhân viên bán hàng, làm sao để người tham dự hiểu ngay, hiểu đúng và hiểu đủ vấn đề, sau khi kết thúc khóa học có thể áp dụng vào thực tiễn một cách thật hiệu quả.
* Về đào tạo định hướng cơ bản
- Người giảng trình bày đầy đủ và xúc tích về lịch sử, quá trình hình thành và phát triển của công ty.
- Đi sâu nêu bật đặc tính của sản phẩm rượu mà công ty đang phân phối từ đó định hướng những điểm mấu chốt quan trọng, khi cần nhân viên nói về sản phẩm mỗi khi khách hàng muốn tìm hiểu về sản phẩm như: Đặc trưng kỹ thuật, các tiêu chuẩn thành phần sản phẩm, ưu điểm của sản phẩm Công ty so với các đối thủ cạnh tranh,...
- Giúp nhân viên xác định được đâu là công việc phù hợp cho mình, cách thức tạo cảm hứng trong công việc...
* Về các kỹ năng cần thiết
- Khóa học đào tạo cho nhân viên về kỹ thuật và nghệ thuật bán hàng: + Cách thức đón khách vào Đại lý
+ Cách nhân viên nắm bắt nhu cầu và tâm lý của khách hàng. + Cách thức nhân viên giới thiệu về sản phẩm
+ Cách thức gây sự tò mò và chú ý đến những điều nhân viên đang trình bày. + Cách thuyết phục khách mua hàng.
+ Cách tạo thiện cảm và tạo quá trình mua lặp lại của khách hàng... - Về vấn đề quản trị thời gian và không gian:
Mặc dù là người thừa hành nhưng bản thân mỗi nhân viên cũng phải làm công tác quản lý không hề đơn giả, đó là quản lý thời gian và không gian trong quyền hạn và trách nhiệm của bản thân.
+ Đối với thời gian: Nhân viên phải nắm vững và tuân thủ nguyên tắc làm việc đúng giờ nhằm nâng cao hiệu suất công việc và tôi luyện phẩm chất chân thực trong kinh doanh, tạo điều kiện thăng tiến cho bản thân trong tương lai.
+ Đối với không gian: Trong một Đại lý chỉ có khoảng 1 vài nhân viên phụ trách bán hàng, và mỗi 1 người phải đảm nhận 1 khu vực hàng hóa hay một số chủng loại hàng hóa khác nhau. Như vậy, nhân viên cần phải bày biện, sắp xếp kệ hàng một cách gọn gàng, logic và bắt mắt.
- Vấn đề giao tiếp và thực hiện kế hoạch: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong kinh doanh ta không thể thống kê cụ thể có bao nhiêu kiểu khách hàng, do vậy nhân viên bán hàng phải trang bị đầy đủ những kiến thức về lắng nghe, giải thích, về thuyết phục và đôi khi là xoa dịu khách hàng. Thực hiện được những công việc trên là nhân viên đó xem như thành công một nửa, nửa còn lại chính là việc bản thân người nhân viên lên kế hoạch và thực hiện mục tiêu của mình trong công việc (trong bán hàng). Có nghĩa là, thông thường các Đại lý thường đánh giá nhân viên bán hàng dựa trên hiệu suất và năng suất công việc, họ đặt ra những mốc chỉ tiêu để nhân viên phấn đấu hoàn thành và trả lương cao dần theo những mức nhân viên đó đạt được. Chúng ta biết rằng mục tiêu lớn nhất, cụ thể nhất mà mỗi nhân viên bán hàng mong muốn là làm sao để đạt được doanh số bán cao nhằm có được mức lương như ý. Do đó, chương trình đào tạo đặc biệt lưu tâm đến việc lập kế hoạch, cách thức để hoàn thành một mục tiêu đề ra.
* Đào tạo khả năng làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và đề xuất với cấp trên Hiện nay Teamwork là một mô hình làm việc hiện đại, hiệu quả, đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong một tổ chức, một dự án. Nó đang được hầu hết các công ty áp dụng, và các Đại lý cũng không ngoại lệ, bởi có những việc chỉ cần 1 cá nhân đảm nhiệm nhưng không ít công việc cần sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều người để hoàn thành. Thông qua chương trình đào tạo, những tình huống bán hàng, được đưa ra để mọi người cùng bàn bạc xử lý. Trong quá trình xử lý, chúng ta có thể phát hiện ra những điều dễ xung đột nhau trong quan điểm, trong hành động, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục, để mọi người hiểu nhau hơn, tự điều chỉnh mình trong môi trường làm việc tập thể nhằm đạt được sự thống nhất và kết quả trong công việc cao hơn. Ngoài ra chương trình còn giúp cho các nhân viên có
được sự tự tin, khả năng trình bày và đề xuất vấn đề hay kiến nghị lên cấp lãnh đạo công ty dựa trên những căn cứ xác thực của vấn đề.
Thông qua khóa đạo tạo này, nhân viên sẽ có được sự tín nhiệm của chủ Đại lý, có được sự hài lòng từ phía khách hàng, làm việc đạt năng suất cao hơn và hơn thế nữa nó giúp cho mục tiêu doanh số, thương hiệu của Đại lý và công ty thực phẩm Sài Gòn I vươn xa hơn.
Chi phí cho chính sách đào tạo
Một số chi phí phát sinh như chi phí tài liệu công ty, giấy tờ phụ kèm, chi phí người trực tiếp đào tạo được tính vào trong chi phí cố định hàng tháng của công ty, một số chi phí cần tính cho phương án này được ước tính như sau:
- Chi phí thuê hội trường: 250,000 đồng/ ngày
- Chi phí điện thắp sáng, điều hòa, dùng projector: 50,000 đồng/ ngày. - Chi phí nước uống: 10,000 đồng/ người/ ngày.
3.2.5. Thành lập Ban đại diện Đại lý
Phải khẳng định rằng đây là một giải pháp rất khó thực hiện, bởi hiện tại dù là trong địa phận một tỉnh thì các Đại lý của công ty cũng rải rác chứ không tập trung ở một khu vực nhất định. Hơn nữa việc bầu chọn thành viên trong ban đại diện cũng không hề đơn giản, nó đòi hỏi sự tuyển chọn những thành viên có năng lực cao, có tầm ảnh hưởng đối với các Đại lý khác. Thực hiện được chính sách này mang lại không chỉ cho công ty mà còn cả cho Đại lý rất nhiều lợi ích. Do vậy, xét trên vị thế và năng lực của công ty cũng như tính hữu dụng của nó, giải pháp này nên được