- Cạnh tranh Các yếu tố khác
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại khách sạn Dân Chủ
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại khách sạn DânChủ Chủ
Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, đồng thời đảm bảo cho mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn đạt hiệu quả cao, khách sạn đã tổ chức bộ máy hoạt động theo cơ cấu mô hình trực tuyến chức năng. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận như sau:
Giám đốc
Là người đứng đầu bộ máy tổ chức, lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. Là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước công ty du lịch Hà Nội và nhà nước. Đồng thời chỉ trực tiếp một số bộ phận trong khách sạn như bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận hành chính tổng hợp, nhà hàng âu-á, nhà hàng cơm Việt Nam,bộ phận tu sửa. Đặc biệt chịu trách nhiệm đối với toàn thể cán bộ công nhân viên và các tài sản của khách sạn Dân Chủ.
Phó giám đốc I
Là người giúp đỡ và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Có trách nhiệm giải quyết mọi công việc mà giám đốc giao phó trong phạm vi quyền hạn của mình và có quyền hạn như giám đốc khi được sự uỷ quyền giám đốc. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo và quản lý một số bộ phận của khách sạn như bộ phận sảnh, bộ phận văn phòng du lịch, bộ phận buồng.
Phó giám đốc II
Là người giúp đỡ và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc khách sạn. Có nhiệm vụ thực hiện tốt mọi công việc trong phạm vi quyền hạn của mình và có vai trò như giám đốc khi nhận được sự uỷ quyền của giám đốc. Là người trực tiếp giám sát và quản lý một số bộ phận trong khách sạn Dân Chủ như bộ phận bảo vệ, bộ phận saunna-masage, tổ phục vụ, bộ phận cung ứng vật tư.
Phòng hành chính- tổng hợp
Có chức năng tham mưu cho giám đốc khách sạn về công tác tổ chức, đào tạo tuyển dụng, quản lý lao động, thực hiện phân phối tiền lương, tiền thưởng,
các chế độ bảo hiểm xã hội, trang phục, thi đua, khen thưởng, kỷ luật và công tác quản trị hành chính trong khách sạn Dân Chủ . Đồng thời thực hện tốt mọi công việc trong phạm vi quyền hạn của mình.
Phòng kế toán
Chức năng của phòng kế toán là tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch hàng năm về vốn, kế hoạch tổ chức tài chính và tổ chức hoạch toán trong toàn khách sạn theo sự phân cấp quản lý của công ty. Đồng thời, có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch và các đề án sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Bộ phận lễ tân
Đây là bộ phận được coi là "bộ mặt"của khách sạn. Bộ phận này có nhiệm vụ trực tiếp phục vụ khách trong các công việc như : làm đầy đủ các thủ tục nhập phòng cho khách, hướng dẫn giới thiệu với khách về các dịch vụ của khách sạn, thu thập bảo quản chìa khoá cho khách,cung cấp thông tin liên quan tới các dịch vụ phục vụ khách, chuyển các lời nhắn, thư, fax, cho khách hoặc khách nhắn lại, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn ,chịu trách nhiệm bao quát khu vực sảnh, báo cáo với giám đốc các việc bất thường xẩy ra mà bản thân không đủ thẩm quyền để giải quyết, làm đầy đủ các thủ tục khi khách trả phòng, lên hoá đơn cho khách. Đồng thời thu thập các thông tin phản hồi từ khách hàng về các dịch vụ của khách sạn rồi tư vấn cho bộ phận sales-marketing và ban giám đốc các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Nhóm thu ngân, tổng đài
Bộ phận này của khách sạn có nhiệm vụ thu tiền các hoá đơn của khách, đổi tiền cho khách, nhận bảo quản các đồ đạc của khách khi khách có nhu cầu... chuyển fax, photo cho khách. Đồng thời hỗ trợ bộ phận lễ tân làm nhiệm vụ đón tiếp khách. Bảo quản sổ sách, tài liệu liên quan đến khách và làm chức năng của một tổng đài.
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận này có nhiệm vụ thực hiện và làm các công tác tiếp thị, tổ chức bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn (bao gồm dịch vụ lưu trú, ăn uống, lữ
hành...), giải quyết mọi vấn đề về thay đổi giá cả phát sinh trong quá trình lưu trú, tổ chức giao dịch và ký kết hợp đồng với các cơ quan cung ứng dịch vụ, các đơn vị cung cấp khách hàng. Duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bạn hàng cũ, tìm kiếm bạn hàng mới để phát triển thêm nguồn khách cho khách sạn. Nắm bắt cập nhật chính xác tình hình thị trường như số lượng khách, giá cả...Nhận, trả lời các thư, fax của các hãng du lich, cơ quan.Cung cấp đầy đủ các thông tin nhằm phục vụ cho việc bán hàng và bán các dịch vụ trong khách sạn. Đồng thời, đề xuất với ban lãnh đạo các biện pháp nhằm kinh doanh thông qua các phản hồi của khách nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao uy tín của khách sạn trong phạm vi ngày càng rộng lớn.
Nhóm vận chuyển hành lý và vận hành thang máy
Nhóm này có nhiệm vụ bảo vệ cửa trước và khu vực mặt tiền của khách sạn. Mở cửa ôtô đón khách và đỡ khách từ xe vào trong khách sạn và mang hành lý lên phòng cho khách, kiểm nhận hành lý khi khách có nhu cầu gửi đồ, lưu giữ đổ cho khách. đồng thời trình báo các cơ quan công an khu vực các khách lưu trú theo đúng quy định.
Bộ phận buồng
Bộ phận này có nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh phòng khách và cung ứng các dịch vụ phòng cho khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, đảm bảo công tác vệ sinh buồng theo đúng quy trình kỹ thuật, phục vụ khách tốt nhất và chấp hành tốt nội quy trong quá trình phục vụ khách hàng, thực hiện tốt các quy chế chỉ thị của cấp trên. Đáp ứng nhu cầu phục vụ phòng cho khách theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Tổ bảo vệ
Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự trong và ngoài khách sạn, đảm bảo an toàn về tài sản của khách và tài sản khách sạn. Có chức năng tham mưu cho giám đốc khách sạn về công tác bảo vệ bên trong cũng như khu vực bên ngoài xung quanh khách sạn. Ngoài ra ,tổ bảo vệ còn có nhiệm vụ giám sát thời gian đi làm và thời gian về của các cán bộ công nhân viên của khách sạn . Giám sát và quản lý những người ra vào khách sạn.
Bộ phận sauna-massage
Bộ phận này có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ xông hơi, xoa bóp, vật lý trị liệu cho các đối tượng khách trong và ngoài khách sạn. Đảm bảo thực hiện đúng các quy định của ngành về các loại hình dịch vụ này. Đây chính là bộ phận tạo ra một trong các dịch vụ bổ sung cho khách sạn. Bộ phận này có nhiệm vụ xoa bóp tẩm quất ... giúp khách thư giãn giải trí sau những thời gian làm việc căng thẳng.
Văn phòng du lịch
Có chức năng tổ chức các dịch vụ tham quan du lịch cho mọi đối tượng khách theo yêu cầu. Có nhiệm vụ thiết kế ra các tour du lịch để cung cấp cho khách hàng, trong đó các tour phải đảm bảo chất lượng trước khi cung cấp cho khách hàng. đồng thời tổ chức thực hiện các kế hoạch tham quan nghỉ mát, ...của khách sạn cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn
Tổ tu sửa - bảo dưỡng
Có nhiệm vụ sửa chữa ,bảo dưỡng các trang thiết bị trong khách sạn khi bị hỏng hóc hay gặp trục trặc. Tổ tu sửa bảo dưỡng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc khách sạn về việc quản lý kỹ thuật, vận hành duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị cho toàn bộ khách sạn.
Nhà hàng Âu - Á
Có nhiệm vụ tổ chức cung ứng các dịch vụ ăn uống cho mọi đối tượng khách theo yêu cầu, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong khâu cung ứng. thực hiện tốt nội quy, quy chế của khách sạn.
Nhà hàng cơm Việt Nam
Có nhiệm vụ cung ứng các dịch vụ cơm Việt Nam theo yêu cầu của mọi đối tượng khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho các sản phẩm cung ứng. Đồng thời, tổ chức phục vụ các bữa ăn giữa cho các cán bộ công nhân viên trong khách sạn.