I. Mục tiêu và phơng hớng phát triển của Công ty: 1.Mục tiêu và phơng hớng phát triển.
a) Đối với công tác đàm phán ký kết hợp đồng.
Nhập khẩu là việc mua hàng hoá của các đối tác nớc ngoài do đó công tác giao dịch, đàm phán là rất quan trọng. Những cuộc đàm phán là những th- ơng lợng giữa các bên về các điều khoản của hợp đồng. Điều đó có ảnh hởng lớn đến hiệu quả của việc ký kết hợp đồng và ảnh hởng đến lợi ích của công ty.
Chính vì lẽ đó, công ty cần tổ chức đội ngũ những ngời tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng có kinh nghiệm, có trình độ về nghiệp vụ đàm phán, về kỹ thuật chuyên nghành và nắm vững các quy tắc trong đàm phán, các luật có liên quan của luật pháp Việt Nam và luật pháp nớc đối tác. Ngời chịu
trách nhiệm đàm phán phải có hiểu biết toàn diện, có kinh nghiệm và có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay đa số các đối tác của công ty là những bạn hàng cũ và quen thuộc, việc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng không thuộc phạm vi của phòng xuất nhập khẩu mà do lãnh đạo công ty thực hiện với đối tác nên việc đàm phán cha thực sự đợc chú trọng và cha chuyên sâu. Để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình khi tham gia đàm phán với một số đối tác mới quan hệ, công ty phải tìm hiểu thật kỹ lỡng và thu thập các thông tin cần thiết về đối tác để trong khi đàm phán có thể chủ động hơn và để cho đối tác thấy đợc chúng ta đã từng có mối quan hệ rộng rãi trên thị trờng thế giới.
Sau khi qua các bớc thoả thuận Công ty có thể lập bảng ghi nhớ những đièu khoản quan trọng mà hai bên đã ký kết. Tuy nhiên bản ghi nhớ này không mang tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, nó chỉ giúp cho Công ty có thể luôn nắm bắt đợc vấn đề và chủ động trớc những bớc đi tiếp theo của đối tác.
Sau khi thoả thuận xong thì đi đến ký kết hợp đồng, đây là việc chính thứcc hoá những điều mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng, Đồng thời nó là một chứng thực về tránh nhiệm và quyền của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và là cơ sở để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về sau. Do tính chất quan trọng nh vậy nên khi ký kết hợp đồng phải thận trọng nhằm bảo đảm quyền lợi của Công ty và tạo sự thuận lợi trong thực hiện hợp đồng về sau.
b)Đối với khâu làm thủ tục hải quan:
Sau khi khai báo với hải quan vào tờ khai về hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ cần thiết có liên quan. Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, tránh để các rắc rối xảy ra khi hải quan kiểm tra hàng hóa, Công ty cần phải chuẩn bị đầy đủ kịp thời các giấy tờ, chứng từ hợp lệ nh: bản kê khai hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá... Cần sắp xếp hàng hoá có trật tự, thuận lợi cho việc kiểm tra hải quan, tránh gây khó khăn cho hải quan trong việc kiểm tra hàng hoá. Hàng hoá vận chuyển nên đợc đóng bao, đóng kiện cẩn thận để khi tiến hành xong các thủ tục có thể nhận hàng ngay mà không cần phải có một điều kiện gì của hải quan.
c)Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá:
Trớc hết để nhận hàng nhập khẩu về thì phải có bộ chứng từ nhận hàng, để tránh rắc rối có thể xảy ra, cần phải kiểm tra đối chiếu chứng từ này với bộ chứng từ mua hàng. Trong quá trình giao nhận Công ty phải cử cán bộ thờng xuyên theo dõi, kịp thời phát hiện các sai sót để báo cáo cho bộ phận hải
quan có biện pháp xử lý ngay. Cần đề nghị cơ quan hữu quan nh: cơ quan giám định kiểm tra chất lợng hàng hoá xem có phù hợp với hợp đồng không. Nếu có h hỏng, thiệt hại cần phải lập biên bản để các cơ quan có tránh nhiệm có biện pháp xử lý kịp thời.
Công ty phải có một bộ phận hoạt động tốt trong khâu tổ chức hoạt động kiểm định, đánh giá lô hàng một cách chính xác và khẩn trơng để đảm bảo hàng hoá nhập vào kho đúng tiêu chuẩn.
Trong trờng hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp nghiệp vụ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng của các bên thì tốt nhất Công ty nên giải quyết bằng cách thơng lợng, đối thoại trực tiếp với đối tác. Điều này không những giúp Công ty tìm đợc phơng hớng giải quyết vấn đề, tiết kiệm thời gian mà còn duy trì đợc uy tín cũng nh mối quan hệ lâu dài với bên đối tác.
Khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu nh nghiên cứu thị trờng, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng ... thì vấn đề đặt ra là phải thực hiện nh thế nào để đạt hiệu quả tối u. Phơng pháp tiến hành hợp lý ở từng khâu, từng giai đoạn của các mặt hoạt động cho phép rút ngắn thời gian thực hiện với chi phí bỏ ra là thấp nhất, giúp công ty có thể hạ giá thành, tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuỳ từng nội dung cụ thể của các bớc công việc mà ta có thể có các phơng án giải quyết khác nhau.
Chẳng hạn nh có tình huống: Sau khi tiến hành nghiên cứu thị trờng, lựa chọn và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, công ty giao cho phòng XNK thực hiện nhập khẩu một lô hàng Simcard về kho của công ty với thời gian thực hiện ngắn nhất và tiết kiệm đợc tối đa chi phí.
Các bớc công việc gồm: Công
việc Mô tả công việc
Thời gian dự định (giờ) Chi phí dự định (USD) Công việc liền trớc 1 Làm thủ tục Hải quan 48 500 0 2 Tiếp nhận 10 100 1 3 Kiểm tra 12 200 1 4 Vận chuyển về kho 24 300 2 5 Đánh giá và bàn giao 24 100 3,4
Phòng XNK phải hoàn thanh công việc trong khoảng thời gian là 12o giờ để phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Trong trơng hợp này chúng ta có thể sử dụng phơng pháp sơ đồ mạng PERT để lựa chọn phơng án tối u. Với sơ đồ PERT có thể tiến hành 1 số tính toán tối u nh:
- Với thời gian hoàn thành dự án đã định trớc, tổ chức các công việc để đảm bảo chi phí thấp nhất hoặc đảm bảo việc sử dụng nhân vật lực đợc bình ổn ở mức thấp nhất.
- Với tổng chi phí có hạn hoặc nhịp độ cung cấp nhân vật lực đã biết trớc hãy bố trí các công việc sao cho hoàn thành trong thời hạn sớm nhất.
*Giải quyết bài toán.
Giả sự có hai sự kiện i và j là 2 sự kiện bắt đầu và kết thúc của 1 công việc.
- Các chỉ tiêu về thời gian.
+ Thời gian thực hiện công việc ij (công việc j sau công việc i): tij
+ Thời gian xuất hiện sớm nhất của sự kiện. TS
j = max{ TS
i + tij }
+ Thời gian xuất hiện muộn nhất của sự kiện. Tim = min{ Tm j - tij } + Dự trữ thời gian Di = Tim - TiS - Sơ đồ: i j TS i Tim tij TS j Tm j Di Di
Tại thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án, thời gian xuất hiện sớm nhất bằng thời gian kết thúc muộn nhất của sự kiện. Đờng Găng là đờng đi qua các sự kiện Găng, tại sự kiện Găng dự trữ thời gian bằng 0.
*Sơ đồ PERT giải bài toán.
0 58 58 4 0 CV1 CV2 0 CV4 106 106