Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất là ñơn vị sự nghiệp công lập, có con dấu riêng, ñược mở tài khoản theo quy ñịnh của pháp luật; có chức năng tổ chức thực hiện ñăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất; chỉnh lý biến ñộng về sử dụng ñất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất, xây dựng và quản lý hồ sơñịa chính theo quy ñịnh của pháp luật và thực hiện các nhiệm vụ sau:[10]
2.4.4.1 ðối với Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp tỉnh
+ Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất (sau ñây gọi là giấy chứng nhận) trên ñịa bàn cấp tỉnh ñối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ñịnh cưở nước ngoài (trừ trường hợp ñược sở hữu nhà ở tại Việt Nam), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài theo quy ñịnh của pháp luật;
+ ðăng ký quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 15 ñịnh của pháp luật ñối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ñịnh cưở nước ngoài (trừ trường hợp ñược sở hữu nhà tại Việt Nam), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
+ Lập và quản lý toàn bộ hồ sơñịa chính ñối với tất cả các thửa ñất trên ñịa bàn cấp tỉnh; cấp hồ sơ ñịa chính cho Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau ñây gọi chung là cấp xã); xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu ñịa chính và phát triển hệ thống thông tin ñất ñai; rà soát việc nhập dữ liệu thuộc tính ñịa chính trong quá trình thực hiện thủ tục ñăng ký biến ñộng vềñất ñai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất;
+ Chỉnh lý hồ sơñịa chính và cơ sở dữ liệu ñịa chính khi có biến ñộng về sử
dụng ñất và về sở hữu tài sản gắn liền với ñất; gửi thông báo chỉnh lý biến ñộng ñối với những trường hợp biến ñộng thuộc thẩm quyền cấp tỉnh cho Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã ñể chỉnh lý hồ sơñịa chính;
+ Cung cấp số liệu ñịa chính cho cơ quan có chức năng xác ñịnh mức thu tiền sử dụng ñất, tiền thuê ñất, các loại thuế có liên quan ñến ñất ñai và tài sản gắn liền với ñất ñối với người sử dụng ñất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với ñất là tổ chức, cơ
sở tôn giáo, người Việt Nam ñịnh cưở nước ngoài (trừ trường hợp ñược sở hữu nhà tại Việt Nam), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
+ Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy ñịnh;
+ Chủ trì, phối hợp với Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức việc ñăng ký biến ñộng, chỉnh lý ñồng bộ hồ sơñịa chính
ở các cấp ñối với các trường hợp biến ñộng ñất ñai nhưng chưa ñăng ký biến ñộng; + Thực hiện trích ño ñịa chính thửa ñất, khu ñất nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất; kiểm tra chất lượng tài liệu trích ño ñịa chính thửa ñất, khu ñất và tài sản gắn liền với ñất do người sử dụng ñất cung cấp trước khi sử dụng, quản lý;
+ Thực hiện việc thống kê, kiểm kê ñất ñai và lập bản ñồ hiện trạng sử dụng
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 16
+ Cung cấp bản ñồ ñịa chính, trích lục bản ñồ ñịa chính, trích sao hồ sơ ñịa chính và các thông tin khác về ñất ñai và tài sản gắn liền với ñất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng ñồng;
+ Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin ñất ñai; trích ño ñịa chính thửa ñất, khu ñất và tài sản gắn liền với ñất, trích lục bản ñồ ñịa chính, trích sao hồ sơñịa chính theo quy ñịnh của pháp luật;
+ Kiểm tra việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính ñang quản lý, hồ sơ ñịa chính do Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện thực hiện;
+ Quản lý viên chức, người lao ñộng, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy ñịnh của pháp luật;
+ Thực hiện chếñộ báo cáo theo quy ñịnh hiện hành;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám ñốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao.
2.4.4.2 ðối với Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện
+ Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận trên ñịa bàn cấp huyện ñối với hộ gia ñình, cá nhân, người Việt Nam ñịnh cưở nước ngoài ñược sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy ñịnh của pháp luật;
+ ðăng ký quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
ñất; chỉnh lý biến ñộng về ñất ñai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất theo quy
ñịnh của pháp luật ñối với cộng ñồng dân cư, hộ gia ñình, cá nhân, người Việt Nam
ñịnh cưở nước ngoài ñược sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
+ Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơñịa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính ñịa chính ñối với tất cả các thửa ñất trên ñịa bàn cấp huyện; gửi thông báo chỉnh lý biến ñộng cho Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp xã ñể chỉnh lý hồ sơñịa chính ñối với những trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơñịa chính của Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Cung cấp số liệu ñịa chính cho cơ quan chức năng xác ñịnh mức thu tiền sử
dụng ñất, tiền thuê ñất, các loại thuế có liên quan ñến ñất ñai và tài sản khác gắn liền với ñất ñối với người sử dụng, chủ sở hữu tài sản gắn liền với ñất là cộng ñồng
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 17
dân cư, hộ gia ñình, cá nhân, người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài ñược sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
+ Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy ñịnh;
+ Thực hiện trích ño ñịa chính thửa ñất, khu ñất và tài sản gắn liền với ñất; kiểm tra chất lượng tài liệu trích ño ñịa chính thửa ñất do người sử dụng ñất cung cấp trước khi sử dụng, quản lý;
+ Thống kê, kiểm kê ñất ñai, lập bản ñồ hiện trạng sử dụng ñất cấp huyện và cấp xã;
+ Cung cấp trích lục bản ñồ ñịa chính, trích sao hồ sơñịa chính và các thông tin khác vềñất ñai, tài sản gắn liền với ñất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng ñồng;
+ Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin ñất ñai, tài sản gắn liền với ñất, trích ño ñịa chính thửa ñất, khu ñất, trích lục bản ñồ ñịa chính, trích sao hồ sơñịa chính theo quy ñịnh của pháp luật;
+ Quản lý viên chức, người lao ñộng, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy ñịnh của pháp luật;
+ Thực hiện chếñộ báo cáo theo quy ñịnh hiện hành;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường giao.
2.5 Thực trạng hoạt ñộng của văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất ở Việt Nam
2.5.1 Tình hình thành lập:
Theo thống kê ñến tháng 09 năm 2012 cả nước ñã có 63/63 tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương thành lập Văn phòng ñăng kí cấp tỉnh. Trong ñó Hậu Giang là tỉnh thành lập sớm nhất, ðiện Biên là tỉnh chậm nhất. Có 39 tỉnh thành lập ñúng thời hạn quy ñịnh tại Nghị ñịnh 181/2004/Nð-CP (trước 01/07/2005), ở cấp huyện cả nước ñã có 563/698 huyện, thị, thành phố thuộc tỉnh, thị xã, thành lập Văn phòng
ñăng ký quyền sử dụng ñất cấp huyện.[3]
2.5.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng ñăng ký:
Theo báo cáo của các ñịa phương VPðK thuộc sở Tài nguyên & Môi trường
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 18
chức thành bộ phận hoặc tổ (dưới ñây gọi chung là Phòng); mỗi VPðK thuộc sở Tài nguyên & Môi trường trung bình có từ 3 ñến 4 phòng.
Do có ít cán bộ nên ña số các VPðK cấp huyện ñược tổ chức thành các tổ, nhóm ñể triển khai thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu công việc của từng thời kỳ; nhiều VPðK thực hiện việc phân công cán bộ quản lý theo ñịa bàn (mỗi cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện một số xã) nên lực lượng bị phân tán. Các VPðK cấp huyện có nhiều cán bộ ñã ñược tổ chức thành các tổ chuyên môn khác nhau; phổ
biến là: Tổðăng ký ñất ñai (hoặc Thẩm ñịnh hồ sơ); Tổ Lưu trữ hồ sơ và cung cấp thông tin; một số VPðK do yêu cầu công việc còn có Tổ ðăng ký giao dịch bảo
ñảm; ñây là các tổ chuyên môn tối thiểu cần ñược thành lập và duy trì ổn ñịnh ở các
ñịa phương .
2.5.3 Nguồn nhân lực của Văn phòng ñăng ký:
Theo báo cáo Tổng cục Quản lý ñất ñai, số lượng lao ñộng của các VPðK cấp tỉnh hiện còn hạn chế: tổng số cán bộ của 63 VPðK cấp tỉnh tính ñến ngày 15 tháng 10 năm 2012 là 2.091 người, trung bình mỗi VPðK cấp tỉnh có 33 người.
Trong tổng số lao ñộng hiện có của các VPðK cấp tỉnh có 1.052 người trong biên chế nhà nước (chiếm 50,32%) và có 1.039 người hợp ñồng dài hạn (chiếm 49,68 %).
Tuy nhiên kinh nghiệm chuyên môn của ñội ngũ nhân viên VPðK cấp tỉnh rất hạn chế; phần lớn (62,6%) mới ñược tuyển dụng khi thành lập VPðK hoặc chỉ có từ
1-5 năm làm việc tại các ñơn vị chuyên môn khác (chủ yếu là Trung tâm kỹ thuật) chuyển sang.
Tổng số lao ñộng của 615 VPðK cấp huyện tính ñến ngày 15 tháng 10 năm 2012 có 7.380 người, trung bình mỗi VPðK có 12 người.
Về trình ñộ chuyên môn của ñội ngũ lao ñộng tại các VPðK cấp huyện hầu hết
ñều ñã ñược ñào tạo chuyên môn ở trình ñộ từ trung cấp trở lên; tuy nhiên chỉ có một phần nhỏ (khoảng 20%) lao ñộng ñã làm việc tại Phòng Tài nguyên và Môi trường; ñại ña số (khoảng 80%) lao ñộng mới ñược tuyển dụng chưa có kinh nghiệm công tác. ðây là khó khăn rất lớn ảnh hưởng ñến tiến ñộ và chất lượng công việc chuyên môn của VPðK.[17]
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 19
2.5.4 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng ñăng ký:
Theo Quyết ñịnh thành lập, Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất ñều thực hiện ñầy ñủ chức năng, nhiệm vụ theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số
38/2004/TTLT/BNV-BTNMT ngày 31 tháng 12 năm 2004 nay ñược thay thế bằng
Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15 tháng 03 năm 2010, hệ thống văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất nước ta ñang dần hoàn thiện. Mặc dù ñã ñạt ñược những kết quả ñáng kể trong quá trình hoạt ñộng ñặc biệt là tiến ñộ và kết quả cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ñất nhưng bên cạnh ñó vẫn còn nhiều khó khăn bất cập trong quá trình hoạt ñộng:
- Hầu hết Văn phòng ðăng ký ñất ñai quận, huyện, thị xã trực thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường, nhưng có một sốñịa phương lại chịu sự ñiều hành trực tiếp của Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã.
- Cơ chế phối hợp giữa các Sở - ngành, phòng ban liên quan ñến lĩnh vực ñất ñai còn nhiều bất cập, việc tích hợp thông tin trong quản lý còn nhiều hạn chế.
- Lực lượng cán bộ làm công tác quản lý ñất ñai còn thiếu về số lượng, yếu về
chuyên môn và thường trong tình trạng quá tải, nhất là cán bộở cơ sở. Hồ sơ, cơ sở dữ
liệu, hệ thống thông tin về ñất ñai, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý ñất ñai còn chưa ñáp ứng ñủñể thực hiện tốt khối lượng công việc ñược giao.
- Công tác quản lý, giám sát từ cơ sở là rất quan trọng, trong khi lực lượng cán bộñịa chính cấp xã còn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ và phần lớn chưa ñược ñào tạo trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ cơ bản.
2.5.5 Tình hình triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng ñăng ký
+ ðối với cấp tỉnh
Kết quả báo cáo của các ñịa phương cho thấy VPðK cấp tỉnh hiện nay ñều ñã và
ñang tập trung triển khai thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất cho các tổ chức; thực hiện ñăng ký giao dịch bảo ñảm; thống kê và kiểm kê ñất ñai. Nhiều
ñịa phương VPðK triển khai thực hiện việc hoàn thiện hồ sơñịa chính, chỉnh lý biến
ñộng cho một số xã ñã cấp Giấy chứng nhận; tiếp nhận và quản lý, lưu trữ hồ sơñịa chính. Một số VPðK các cấp tỉnh ñã tham gia hỗ trợ cho các cấp huyện, xã tổ chức
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sỹ khoa học Nông nghiệp ……… 20
việc ñăng ký cấp, cấp ñổi Giấy chứng nhận ở một số xã theo hình thức ñồng loạt (Hà Nội, Nghệ An).
+ ðối với cấp huyện
- Tương tự như VPðK cấp tỉnh, các VPðK cấp huyện ñã thành lập ñều mới tập trung triển khai thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất cho các hộ gia
ñình, cá nhân; thực hiện ñăng ký giao dịch bảo ñảm; thống kê và kiểm kê ñất ñai. - Việc cập nhật, chỉnh lý biến ñộng, hoàn thiện hồ sơñịa chính ñang quản lý
ở hầu hết các VPðK cấp huyện chưa ñược quan tâm thực hiện, hoặc thực hiện không
ñầy ñủ, nhiều VPðK chưa thực hiện việc gửi thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ ñịa