Nguồn nhân lực yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu kinh doanh khác nhau đối với
từng mảng kinh doanh của công ty thông qua quy trình hoạt động và số lượng nhân
viên yêu cầu tại mỗi phòng ban như sau:
5.3.2.1 Bộ phận Quan hệ khách hàng (Account) Quy trình làm việc của bộ phận Account:
Chương 5: Kế hoạch hoạt động
- 69 - Nhân lực hiện tại của bộ phận:
Nhân sự Vị trí Thời gian làm việc Lương
Văn Đức Tài Giám đốc Toàn thời gian 15,000,000
Lê Anh Tuấn Trưởng bộ phận Toàn thời gian 8,000,000
Nguyễn Duy Hưng Nhân viên Account Toàn thời gian 5,000,000 Nguyễn Việt Dũng Nhân viên Account Toàn thời gian 3,000,000
Bảng 26: Nhân sự hiện tại của bộ phận Quan hệ khách hàng
Dựa trên mục tiêu kinh doanh, phân bố nhân sự - khách hàng của IDEE trong giai đoạn 2011- 2013: Năm 2011 2012 2013 Khách hàng lớn Khách hàng nhỏ Khách hàng lớn Khách hàng nhỏ Khách hàng lớn Khách hàng nhỏ Trưởng bộ phận (Account Director) 1 0 1 0 1 0 Quan hệ khách hàng (Account Manager) 1 1 1 1 2 1 Nhân viên Account (Account Executive) 1 1 1 1 2 4
Bảng 27: Phân bố nhân sự theo nhóm khách hàng của bộ phận Quan hệ khách hàng
Vì vậy, bộ phận Account cần phát triển thêm nhân sự như sau:
Vị trí Thời gian
làm việc
Số lượng Lương dự kiến/tháng
2011 2012 2013 Giám đốc (Client services Director) Toàn thời gian 1 1 1 20,000,000 Trưởng bộ phận (Account Director) Toàn thời gian 1 1 1 12,000,000 Quan hệ khách hàng (Account Manager) Toàn thời gian 2 2 3 7,000,000 Nhân viên Account Toàn thời gian 2 2 6 4,000,000
Chương 5: Kế hoạch hoạt động
- 70 - (Account
Executive)
Bảng 28: Yêu cầu nhân sự theo thời gian của bộ phận Quan hệ khách hàng
Thiết bị yêu cầu cần thiết:
Thiết bị Số lượng Tổng tiền
Thời điểm mua Năm khấu hao
Khấu hao qua các năm
2010 2011 2012 2013 Máy tính để bàn 4 (*) 20,000,000 (**) 2011 - 2013 3 0 6,667,000 6,667,000 6,667,000
Bảng 29: Yêu cầu thiết bị qua thời gian bộ phận Quan hệ khách hàng
(*): số lượng máy tính để bàn mua qua 3 năm 2011-2013 là 4 máy.
(**): máy tính để bàn: 5,000,000 VND/chiếc. ...
5.3.2.2 Bộ phận Thực thi (Execution) Quy trình làm việc của bộ phận thực thi: Quy trình làm việc của bộ phận thực thi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 13: Quy trình làm việc giữa bộ phận Account và bộ phận Thực thi trong quá trình thực thi dự án.
Chương 5: Kế hoạch hoạt động
- 71 - Nhân lực hiện tại của bộ phận:
Nhân sự Vị trí Thời gian làm việc Lương
Lê Việt Hồng Trưởng bộ phận Toàn thời gian 8,000,000
Nguyễn Hoàng Thảo Uyên Nhân viên thiết kế Toàn thời gian 4,000,000 Ngô Sử Thái Hoà Nhân viên thực thi Toàn thời gian 3,000,000
Trương Công Quang Minh Nhân viên kỹ thuật Toàn thời gian 5,000,000 Nguyễn Thu Giang Nhân viên thực thi Toàn thời gian 3,000,000
Bảng 30: Nhân sự hiện tại của bộ phận Thực thi
Với các dịch vụ hiện tại và khả năng phát triển của IDEE, thì bộ phận thực thi cần phát
triển thêm nhân sự như sau:
Vị trí Thời gian
làm việc
Số lượng Lương dự
kiến Cách tuyển dụng 2011 2012 2013
Trưởng bộ phận Toàn thời gian 1 1 1 12,000,000 Nhân sự hiện tại Trưởng nhóm Toàn thời gian 1 2 4 6,000,000 Thăng tiến nội bộ
Nhân viên kỹ thuật Toàn thời gian 2 2 4 5,000,000 Tuyển dụng thêm
Nhân viên thiết kế Toàn thời gian 1 2 3 4,000,000 Tuyển dụng thêm Nhân viên thực thi Toàn thời gian 3 3 6 3,000,000 Tuyển dụng thêm
Bảng 31: Yêu cầu nhân sự qua thời gian của bộ phận Thực Thi
Thiết bị yêu cầu cần thiết:
Thiết bị Số lượng Tổng tiền Thời điểm mua Năm khấu hao
Khấu hao qua các năm
2010 2011 2012 2013 Máy tính để bàn 4 (*) 20,000,000 (**) 2011 - 2013 3 0 6,667,000 6,667,000 6,667,000
Bảng 32: Yêu cầu thiết bị qua thời gian của bộ phận Thực Thi
(*): số lượng máy tính để bàn mua qua 3 năm 2011 – 2013 lần lượt là 4 máy (2010), 7 máy (2011 – 2013)
(**): máy tính để bàn: 5,000,000 VND/chiếc.
5.3.2.3 Bộ phận Admin.
Bộ phận Admin thường chịu trách nhiệm các nhiệm vụ sau trong một dự án:
- Làm việc với bộ phận Tài chính & kế toán của công ty khách hàng về các
Chương 5: Kế hoạch hoạt động
- 72 - (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quy đổi (vì các chiến dịch tiếp thị thường tính bằng USD), các vấn đề pháp lý
liên quan.
Hình 14: Quy trình làm việc giữa bộ phận Account và bộ phận Admin trong việc ký kết hợp đồng và thanh toán.
- Làm việc với các cá nhân trong công ty khách hàng cũng như các đơn vị liên quan về hoa hồng bán hàng (sales commission). Chi phí hoa hồng của công ty
dành cho bán hàng thường là 10% trên tổng giá trị hợp đồng.
Hình 15: Quy trình làm việc của việc chi trả hoa hồng
- Giải quyết các vấn đề pháp lý và tài chính với sở Thuế và các vấn đề khác như Bảo hiểm xã hội, …
Chương 5: Kế hoạch hoạt động
- 73 -
Với những trách nhiệm trên, công việc của bộ phận thực thi không quá phức tạp
song khối lượng công việc rất lớn. Từ đó đưa ra yêu cầu nhân sự của bộ phận này gồm 3 người: một trưởng bộ phận – một nhân viên và một kế toán thuê ngoài.
Vị trí Số lượng Nhân sự Thời gian làm việc Lương dự kiến /tháng Trưởng phòng 1 Dương Trần Phong Vũ Toàn thời
gian 5,000,000
Nhân viên 1 Diệp Ngọc Tùng Toàn thời
gian 2,500,000
Kế toán 1 Nguyễn Thị Thuỷ Tiên Thuê ngoài 1,500,000
Bảng 36: Nhân sự hiện tại của bộ phận Admin
(Nguồn: bảng lương nội bộ công ty IDEE – quý III.2010)
Trong giai đoạn 2011-2013, bộ phận admin duy trì số lượng nhân sự hiện tại do công
ty tuy có sự phát triển về quy mô nhưng mức tăng chưa đáng kể nên bộ phận admin
vẫn có thể đảm trách được khối lượng công việc yêu cầu.
Thiết bị yêu cầu cần thiết:
Thiết bị Số lượng Tổng tiền Thời điểm mua Năm khấu hao Thiết bị Số lượng Tổng tiền Máy tính để bàn 2 10,000,000 2011 3 Máy tính để bàn 2 10,000,000
Bảng 37: Yêu cầu thiết bị qua thời gian của bộ phận Admin
(*): chi phí văn phòng phẩm là 2,000,000 VND/tháng – cho 3 năm 2011 – 2013 là 36,000,000 VND.
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 74 -
CHƯƠNG 6: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
6.1 Mục tiêu kế hoạch nhân sự:
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hợp lý để có được nguồn nhân lực đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu của các kế hoạch chức năng. Xây dựng và tổ chức cơ cấu nhân sự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ngày càng hoàn thiện và từng bước hình thành văn hóa riêng của doanh nghiệp.
6.2 Cơ cấu tổ chức
Trong giai đoạn 2011- 2013, cơ cấu tổ chức công ty sẽ không có sự thay đổi về cấu
trúc các phòng ban trong công ty. Cụ thể, cơ cấu tổ chức vẫn gồm ba bộ phận là bộ
phận account, bộ phận thực thi và bộ phận admin dưới sự điều hành chung của giám đốc công ty. Tuy nhiên, số lượng nhân viên tại mỗi phòng ban có sự thay đổi để phù hợp với mục tiêu mở rộng và phát triển công việc kinh doanh như được trình bày tại chương kế hoạch hoạt động.
Trong đó, vai trò của mỗi bộ phận:
Bộ phận quan hệ khách hàng – Account department: có thể được xem là bộ phận quan
trọng nhất trong một công ty dịch vụ marketing (marketing agency) – vì đây vừa là bộ
phận tư vấn và bán hàng (consultant & sales) vừa quản lý dự án (project management) để bộ phận Sản xuất (execution) thực hiện được kết quả tốt nhất cho khách hàng. Nói cách khác, bộ phận Account là người trung gian – đại diện cho quyền lợi của công ty trước khách hàng – và đại diện cho quyền lợi của khách hàng trong công ty.
Bộ phận thực thi là bộ phận chịu trách nhiệm tạo ra giá trị cho công ty thông qua việc
thực hiện những công việc để đạt được kết quả cam kết với khách hàng.
Bộ phận Admin là bộ phận không liên quan nhiều đến chuyên môn, song rất cần thiết để giải quyết những vấn đề nhỏ để các dự án diễn ra một cách suôn sẻ. Bộ phận Admin
trong một công ty dịch vụ tiếp thị thường kiêm nhiệm các trách nhiệm của bộ phận
Hành chính nhân sự (HR) và Tài chính cũng như Thu Mua (Purchasing).
Giám đốc công ty
Bộ phận Quan hệ khách hàng
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 75 -
6.3 Yêu cầu nhân lực 6.3.1 Kế hoạch tuyển dụng 6.3.1 Kế hoạch tuyển dụng
Từ nhu cầu của các bộ phận năm 2011, IDEE sẽ tuyển mới tổng cộng 5 nhân sự, năm
2012 sẽ tuyển thêm 2 nhân sự, năm 2013 sẽ tuyển thêm 13 nhân sự.
2011 2012 2013
Sốlượng nhân sự 16 18 31
Số lượng nhân sự
cần tuyển 5 2 13
Bảng 38: Số lượng nhân sự tuyển dụng của IDEE qua 3 năm.
Bộ phận Quan hệ khách hàng:
Vị trí Trách nhiệm
Giám đốc (Client
services Director) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh và thương
hiệu của công ty, từ đó mang lại nhiều khách hàng và khách hàng tiềm năng hơn cho công ty và bộ phận
Account.
- Quản lý các khách hàng lớn & quan trọng (key
accounts).
Trưởng bộ phận
(Account Director)
- Chịu trách nhiệm chung về doanh số và số lượng
khách hàng của công ty.
- Quản lý chung với các dự án – là vị trí có quyền ra
quyết định cuối cùng.
- Quản lý các khách hàng lớn & quan trọng (key
accounts).
- Trực tiếp trao đổi và làm việc với bộ phận Thực thi &
Admin.
Quan hệ khách hàng (Account Manager)
- Quản lý tập trung tất cà các dự án của một khách
hàng lớn hay nhiều khách hàng nhỏ.
- Chịu trách nhiệm về doanh số đối với khách hàng quản lý.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt hiệu quả dịch vụ đối
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 76 -
khách hàng (contact point).
- Trực tiếp trao đổi và làm việc với bộ phận Thực thi &
Admin.
Nhân viên Account (Account Executive)
- Hỗ trợ Account Manager trong việc quản lý và làm việc với bộ phận Thực thi & Admin.
- Thực hiện những công việc nhỏ trong dự án như báo
cáo kết quả, cập nhật tiến độ …
Bảng 39: Mô tả công việc của các vị trí nhân sự bộ phận Quan hệ khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận Thực thi:
Vị trí Trách nhiệm
Trưởng bộ phận
- Chịu trách nhiệm chung về tiến độ và kết quả dự án.
- Quản lý chung với các nhà cung cấp
- Lên kế hoạch thực thi.
- Trực tiếp trao đổi và làm việc với bộ phận Account và Admin.
Trưởng nhóm (team
leader)
- Chịu trách nhiệm quản lý một nhiệm vụ (task) nhỏ liên quan đến một hay nhiều chuyên môn.
Nhân viên kỹ thuật
- Thực thi các dịch vụ kỹ thuật như tiếp thị qua email, thiết kế website.
- Quản lý các nhà cung cấp với chuyên môn về CNTT.
Nhân viên thiết kế - Thực thi những công việc liên quan đến thiết kế trong
công ty.
Nhân viên thực thi
- Chịu trách nhiệm bảo đảm tiến độ của những nhà cung cấp.
- Trực tiếp thực thi dịch vụ quảng cáo trên mạng xã hội.
Bảng 40: Mô tả công việc của các vị trí nhân sự bộ phận Thực thi.
Quy trình tuyển dụng tại công ty diễn ra như sau:
Chuẩn bị tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng sẽ do phòng Admin chịu trách nhiệm chính và phối hợp với các
phòng ban khác trong việc thành lập hội đồng tuyển dụng, sàng lọc và chọn nhân sự
thích hợp. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn thuộc về Giám đốc và Trưởng phòng
đang có nhu cầu tuyển dụng. IDEE định hướng phát triển theo hướng khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua con người, nên các ứng viên sẽ phải trải qua
quá trình sàng lọc khắt khe trong suốt quá trình tuyển dụng (từ các vòng kiểm tra năng
lực đầu vào cho đến thử việc).
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 77 -
Các vị trí tuyển dụng cụ thể của công ty là: quan hệ khách hàng (account), kỹ thuật, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thiết kế. Với yêu cầu của các vị trí tuyển dụng này thì nguồn ứng viên là khá dồi dào và phổ biến. Các sinh viên tốt nghiệp đại học có chuyên môn đáp ứng được yêu cầu
công việc này là khá đông như Bách Khoa, Kinh tế, Ngoại thương,Sư phạm Kỹ thuật,
Marketing…
Vấn đề lớn nhất để đảm bảo có được đội ngũ nhân sự thích hợp cho IDEE chính là những vấn đề về phúc lợi để thu hút ứng viên và giữ chân, kích thích tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên. IDEE chủ trương giữ chân nhân viên bằng đào tạo và văn
hoá doanh nghiệp chứ không chạy đua về lương bổng.
Thông báo tuyển
Do đặc thù ngành tiếp thị là nhân sự tuyển dụng cần có độ tin tưởng cao – nên IDEE chủ yếu tuyển dụng thông qua mối quan hệ và các trang của cộng đồng tiếp thị - tìm kiếm ứng cử viên qua các diễn đàn trường đại học, mạng xã hội, các trang web chuyên
ngành. Như đã trình bày ở phần Phân tích môi trường kinh doanh, do nhân sự trong ngành này chưa được đào tạo bài bản – nên IDEE sẽ chú trọng vào việc tuyển dụng
các sinh viên có tiềm năng và xây dựng đào tạo nội bộ để có thể chủ động được nguồn
nhân lực theo các kế hoạch phát triền của công ty.
6.4 Lương và các chế độ chính sách
Chế độ lương
Chế độ lương ứng với các vị trí tuyển dụng được xây dựng dựa trên mức lương trên
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 79 -
Bảng 41: Tổng quỹ lương dự kiến qua các năm.
Chức danh Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1 Tháng 1 năm 1 Tháng 1 năm 1 Tháng 1 năm
Giám đốc điều hành 20,000,000 240,000,000 20,000,000 240,000,000 20,000,000 240,000,000 Trưởng phòng kinh doanh 12,000,000 144,000,000 12,000,000 144,000,000 12,000,000 144,000,000 Trưởng nhóm quan hệ khách hàng
(2011 – 2012:2 – 2013:3) 14,000,000 168,000,000 14,000,000 168,000,000 21,000,000 252,000,000
Nhân viên quan hệ khách hàng
(2011 – 2012:2 – 2013:6) 8,000,000 96,000,000 8,000,000 96,000,000 24,000,000 288,000,000
Trưởng bộ phận Thực thi 12,000,000 144,000,000 12,000,000 144,000,000 12,000,000 144,000,000 Trưởng nhóm
(2011: 1 – 2012: 2 – 2013: 4) 6,000,000 72,000,000 12,000,000 144,000,000 24,000,000 288,000,000
Nhân viên kỹ thuật
(2011 – 2012: 2 – 2013: 4) 10,000,000 120,000,000 10,000,000 120,000,000 20,000,000 240,000,000
Nhân viên thiết kế
(2011: 1 – 2012: 2 – 2013: 3) 4,000,000 48,000,000 8,000,000 96,000,000 12,000,000 144,000,000
Nhân viên thực thi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(2011: 3 – 2012: 3 – 2013: 6) 9,000,000 108,000,000 9,000,000 108,000,000 18,000,000 216,000,000 Trưởng phòng 5,000,000 60,000,000 5,000,000 60,000,000 5,000,000 60,000,000 Nhân viên 2,500,000 30,000,000 2,500,000 30,000,000 2,500,000 30,000,000 Kế toán 1,500,000 18,000,000 1,500,000 18,000,000 1,500,000 18,000,000 Tổng quỹ lương 1,248,000,000 1,368,000,000 2,064,000,000
Chương 6: Kế hoạch nhân sự
- 80 - Đào tạo
Các nhân viên mới tuyển vào sẽ được sự kèm cặp của Giám đốc (với Trưởng phòng và
nhân viên Kinh doanh), Trưởng phòng Thực thi (với nhân viên kỹ thuật). Trong suốt
quá trình hoạt động, cán bộ nhân viên sẽ được bồi dưỡng thêm những kỹ năng kiến
thức cần thiết khác thông qua các khoá đào tạo ngắn hạn nội bộ với các chủ đề như Văn Hóa Doanh Nghiệp, Kỹ năng Giao tiếp, Kỹ năng bán hàng, Tài Chính Doanh nghiệp…
Chính sách khác
Các chế độ chính sách (BHXH; BHYT; nghỉ Lễ, Tết…) và hợp đồng lao động được
thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Cụ thể:
- BHXH và BHYT sẽ bằng 17% mức lương căn bản nhà nước quy định là
840.000 VNĐ/1 người và sẽ nhân với hệ số theo từng cấp bậc. Đối với cấp quản
lý, hệ số 4.32; với cấp nhân viên thừa hành là 3.89 Các ngày Lễ và Tết, nhân
viên sẽ được thưởng từ 100% mức lương.
Tổng chi phí nhân sự:
Tổng chi phí nhân sự của công ty IDEE qua ba năm 2011 – 2013 như sau:
- Đơn vị tính: VNĐ Năm 2011 2012 2013 Sốlượng (Người) 16 18 31 Giám đốc 1 1 1 Số quản lý (Trưởng phòng, trưởng bộ phận) 3 3 3 Số nhân viên Phòng Kinh doanh 5 5 10 Phòng Thực thi 8 10 18 Phòng Admin 2 2 2
Kế toán (thuê ngoài) 1 1 1
Chi phí (VNĐ)
Chi phí lương &