Hình 2.4 Hệ thống thông tin điều hành
Ban giám đốc, giám đốc chi nhánh, trưởng các phòng ban thực hiện điều hành công việc thông qua HTTT điều hành. Khi ra một quyết định từ ban giám đốc sẽ gửi và nhận phản hồi tới các trưởng phòng nghiệp vụ và giám đốc chi nhánh. Sau khi nhận được các quyết định này các giám đốc chi nhánh và trưởng các phòng nghiệp vụ sẽ tiến hành phân tích và lập kế hoạch và giao nhiệm vụ cho các nhân viên.
Hiện tại, tại HSC việc thực hiện các thông tin điều hành đều thông qua hệ thống email nội bộ của công ty. Hệ thống email này có thể được truy cập thông qua hai phương thức; một là thông qua chương trình Microsoft Outlook được cài đặt trên máy PC của mỗi cá nhân trong mạng nội bộ của công ty, hai là thông qua internet bằng cách đăng nhập vào địa chỉ https://webmail.hsc.com.vn. Ngoài ra các tài liệu văn bản phục vụ cho công tác điều hành sẽ được lưu trữ tại files server. Tại file server này có các thư mục dành cho từng cá nhân và từng nhóm người (phòng ban, chi nhánh…) truy cập.
Ban giám đốc Hệ thống thông tin điều hành Trưởng các phòng nghiệp vụ Giám đốc chi nhánh Trưởng phòng giao dịch Nhân viên các
phòng nghiệp vụ Nhân viên môi
Với quy mô của HSC hiện nay có 4 phòng giao dịch tại Hà Nội và 4 phòng giao dịch tại TP Hồ Chí Minh và 1 hội sở chính. Việc thực hiện điều hành thông qua HTTT điều hành sẽ giảm thiểu chi phí giấy tờ in ấn, đi lại. Hơn nữa hệ thông email và file servers giúp cho các nhân viên lưu trữ các thông tin cần thiết để truy cứu. Các thông tin điều hành hằng ngày như thông báo về hạn mức tín dụng, room giao dịch, tỷ lệ ký quỹ … đều được thông báo thường xuyên trên hệ thống email nên các nhân viên được cập nhật một cách dễ dàng.
Các thông tin về thông báo họp, triển khai sản phẩm mới, hội thảo cũng được thông báo trên hệ thống email và có remider để nhắc nhở mọi người tham gia đấy đủ. Các tài liệu được gửi trực tiếp qua email hoặc đặt trên file servers để nhân viên có thể truy cập dễ dàng và khi có ý kiến đóng góp cũng đóng góp thông qua hệ thống email.
HTTT điều hành của HSC hoạt động hiện nay là tương đối hiệu quả bởi vì HSC đã tạo ra thói quen cho toàn thể nhân viên sử dụng email trong các công việc. Giảm thiểu công tác giấy tờ và chi phí đi lại. Ngoài ra hằng quý HSC còn tổ chức các cuộc họp video conference giữa 2 đầu Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Đây là cuộc họp thường quý để đánh giá tình hình hoạt động của công ty và lãnh đạo công ty giải đáp các thắc mắc của nhân viên để nhân viên nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty để có các kế hoạch phù hợp với bản thân.