a.Chức năng:
Phòng Tài chính- Kế toán có chức năng tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê trong công ty, quản lý vốn góp của cổ đông, theo điều lệ tổ chức v à hoạt động của công ty.
b. Nhiệm vụ:
Quản lý chặt chẽ tài chính theo qui định nhà nước và của nội bộ Công ty, quản lý nghiệp vụ hệ thống kế toán, tham m ưu cho Tổng Giám đốc sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả và giám sát việc sử dụng hiệu quả trên 1 đồng vốn đầu tư.
Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán thanh toán (kiêm phó phòng) Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán CP) Kế toán nguyên vật liệu +TSCĐ Kế toán tiêu thụ TP+tính lương Kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc Thủ quỹ
Cụ thể :
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối t ượng và theo nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực quy định của Nh à nước và điều lệ của công ty.
- Lập các chương trình tài chính phục vụ việc đầu tư mới, nâng cấp máy móc thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cân đối tài chính để cung cấp cho các hoạt động của hệ thống chất l ượng của Công ty nhằm đem lại hiệu quả cho hệ thống quản lý.
- Thực hiện các khoản thu, các khoản chi t ài chính, các nghĩa vụ thu, nghĩa vụ chi, nghĩa vụ nộp các, nghĩa vụ thanh t oán… của công ty đối với Nhà nước, với khách hàng và nội bộ công ty.
- Quản lý giá trị tài sản và nguồn tài chính hình thành tài sản.
- Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán để tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý và quyết định kinh tế, tài chính của Công ty.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo qui định của pháp luật.
* Nhiệm vụ quyền hạn của kế toán trưởng: Ông Liên Triều.
Kế toán trưởng do hội đồnquản trị bổ nhiệm, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, thực hiện quản lý, điều h ành, phân công nhiệm vụ cho cán bộ trong phòng theo chức năng nhiệm vụ kế toán của ph òng theo qui định của chuẩn mực và chế độ kế toán.Kế toán trưởng hoạt động độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, được bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định. Nếu vẫn phải chấp h ành quyết định thì báo cáo với chủ tịch Hội Đồng Quản trị và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
Ngoài các chức năng nghiệp vụ, Kế toán trưởng còn thực hiện các chức năng quản lý, bao gồm:
Đề xuất với Tổng Giám đốc ề việc đề bạt, bổ nhiệm, khen th ưởng, kỷ luật cán bộ kế toán thuộc phòng và các đơn vị thuộc công ty.
Đề xuất với Tổng Giám đốc bồi dưỡng, đào tạo năng lực chuyên môn cho cán bộ thuộc phòng hoặc kến nghị không tiếp nhận cán bộ không đủ năng lực chuyên môn, đạo đức làm công tác tài chính kế tóan khi đến công tác tại phòng và các đơn vị.
Đưa ra giải pháp để giải quyết kịp thời khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
Giám sát tài chính của các đơn vị thành viên.
Đề nghị trưng tập kế toán ở các đơn vị hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong công ty để thực hiện các cuộc kiểm tra về t ài chính kế toán khi cần thiết.
* Nhiệm vụ từng vị trí chức danh công việc trong ph òng: - Phó trưởng phòng: Ông Nguyễn Thành Trung:
Phó trưởng phòng là người giúp việc trưởng phòng , chịu trách nhiệm cá nhân trước tổng giám đốc công ty về một số công việc do tr ưởng phòng phân công, cụ thể:
Phối hợp với Kế toán trưởng tổng hợp các báo cáo kế toán, các báo cáo khác của đơn vị trực thuộc, Công ty do Nhà nước qui định.
Phối hợp với Kế toán trưởng hướng dẫn công tác kế toán, thống k ê cho các đơn vị .
Phối hợp với Kế toán trưởng hướng dẫn cán bộ lập và quản lý các sổ sách kế toán theo qui định, hướng dẫn và tổ chức quản lí, sử dụng và bảo mật chứng từ.
Phối hợp với Kế toán trưởng theo dõi các nguồn vốn của Công ty.
Phối hợp với Kế toán trưởng tổ chức thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án, phương án sản xuất và các hoạt đông sản xuất kinh doanh khác.
Phối hợp với Kế toán trưởng thực hiện một số công tác kế toán quản trị li ên quan đến các dự án đầu tư và các hoạt động sản xuất kinh doanh khác.
- Phối hợp với Kế toán trưởng tổng hợp toàn bộ các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, các công trình do công ty trúng thầu giao cho các đơn vị nội bộ thực hiện, kiểm soát các bảng Quyết toán khối lượng xây lắp, tham gia quyết toán dự án đầu tư
XDCB, kiểm tra và tập hợp chi phí các công trình, hạng mục công trình mà công ty hoặc các đơn vị, đội công trình thi công.
- Phối hợp với Kế toán trưởng- Trưởng phòng TCKT lập các báo cáo theo qui định đối với chế độ kế toán chủ đầu t ư, các báo cáo kế toán khác có liên quan theo chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Phối hợp với Kế toán trưởng-Trưởng phòng TCKT thực hiện kế toán dự án đầu tư của một số dự án trực tiếp theo dõi.
- Nhận, theo dõi, sắp xếp có hệ thống các tài liệu quản lý chất lượng của các dự án, công trình, hạng mục công trình, lên bảng kê và hạch toán chi phí của từng công trình và hạng mục công trình trước khi trình duyệt.
- Có ý kiến bằng văn bản với trưởng phòng nếu phát hiện các trường hợp không tuân thủ quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản cũng như qui định của công ty về chế độ báo cáo, thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đ ược Trưởng phòng phân công.
-Kế toán tổng hợp(Chuyên viên chính): Bà Nguyễn Thị Tuyết Loan.
-Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sổ kế toán li ên quan đến các tài khoản góp vốn liên doanh, đầu tư dài hạn khác, công nợ nội bộ, các khoản nộp ngân sách nhà nước, phải trả công nhân viên, doanh thu hoạt động tài chính, loại tài khoản 4-6-7-8-9. Trích lập và hoàn nhập các tài khoản dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá đầu tư dài hạn(nếu có).
-Hướng dẫn, kiểm soát việc hạch toánkế toáncủa các bộ phận kế toán khác h àng ngày, sau 10 ngày kể từ ngày kết thúc tháng phải đối chiếu dứt điểm số liệu của các bộ phận kế toán có liên quan trước khi tiến hành tổng hợp báo cáo. Kiểm tra các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết do các bộ phận kế toán khác lập.
-Lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê toàn Công ty. Tổng hợp báo cáo thuế hàng tháng và quyết toán thuế toàn Công ty.
- Phân tích các số liệu tài chính-kê toán của toàn Công ty.
- Bảo quản toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán trong niên độ kế toán hiện hành. Sau khi lập báo cáo tài chính năm sẽ đưa vào lưu trữ theo qui định.
- Thực hiện một số qui định khác theo chuẩn mực kế toán đối với phần việc n ày và một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công.
-Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân h àng, tạm ứng: Ông Nguyễn Thành Trung.
- Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ thanh toán:phiếu chi, phiếu thu, UNC, UNT v à séc…. Chứng từ đủ điều kiện thanh toán phát sinh trong tháng nhưng cuối tháng chưa thanh toán lập chứng từ ghi sổ chuyể kế toán tổng hợp Công ty bảo quản.
- Theo dõi, đôn đóc thu hồi tạm ứng. Báo cáo tình hình tạm ứng nêu rõ đối tượng chưa đến hạn , đến hạn, quá hạn trình Phó trưởng phòng tìm biện pháp xử lý. Cụ thể: đối với đối tượng quá hạn hoàn ứng 10 ngày, phải lập thông báo yêu cầu hoàn ứng. Thông báo tối đa 03 lần, mỗi lần cách nhau 10 ng ày. Lần thứ 3 phải ghi rõ biện pháp xử lý khoản tạm ứng. Quá 10 ng ày kể từ ngày thông báo lần thứ 3 mà đối tượng tạm ứng chưa hoàn ứng, thì chuyển sang khoản “ tạm ứng khó đòi” và lập danh sách báo cáo Kế toán trưởng trình Tổng Giám đốc duyệt xử lí.
- Lập sổ cái tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tạm ứng, chi tiết tạm ứng và các loaị sổ sách kế toán khác liên quan. Đối chiếu số dư quỹ tiền mặt với sổ Thủ qũy, đối chiếu số dư ngân hàng và dư nợ vay.
-Lập và kiểm tra chịu trách nhiệm pháp lý của chứng t ư liên quan đến công nợ trên tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, phải nộp khác.
- Lập sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, nợ dài hạn đến hạn trả, phải trả cho người bán, phải trả khác. Mở sổ theo d õi chi tiết từng đối tượng phải thu, phải trả đối với từng tài khoán và từng lần thanh toán.
- Tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả của Công ty. Phối hợp với bộ phận khác để đối chiếu số liệu công nợ li ên quan làm cơ sở tổng hợp công nợ.
- Phân tích nêu rõ đối tượng nợ đến hạn phải thu, phải trả. Có ý kiến báo cáo kế toán trưởng về những đối tượng công nợ chậm thu hồi.
- Định kì, ngày 10 của tháng sau chuyển chứng từ kế t oán tháng trước đến kế toán tổng hợp Văn phòng công ty bảo quản.
- Kế toán tiêu thụ, theo dõi sản xuất Nhà Máy và Thành phẩm, tính lương : Bà Phạm Thị Việt Hưng:
-Nhận và lưu trữ các hồ sơ chứng từ liên quan đến công tác tính lương của toàn Công ty, chỉ đạo kế toán thanh toán cung cấp v à đề xuất xử lý các thông tin liên quan đến việc thu nợ tạm ứng, BHXH v à các khoản thu khác.
- Tham gia nghiệm thu vật tư, thiết bị, lắp đặt thiết bị của công ty, kiểm tr giám sát việc nhập xuất thành phẩm, lên bảng kê bán hàng và xuất hoá đơn tái chính của toàn công ty.Tập hợp và vào sổ tất cả các công văn đi và đến trình Kế toán trưởng xử lý, hàng tháng đóng và lưu trữ công văn của phòng theo hệ thống công văn đi và đến, thực hiện một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công.
- Định kì, 10 ngày của tháng sau chuyển chứng từ kế toán tháng tr ước đến kế toán tổng hợp văn phòng công ty bảo quản.
-Kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:Bà Võ Thị Kim Thanh
- Lập kiểm soát và chịu trách nhiệmvề tính pháp lý của chứng từ kế toán li ên quan đến tài sản cố định (cả thuê tài chính). Công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu phat sinh tại Công ty.
- Lập sổ cái tài khoản tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính, hao mòn tài sản cố định, chi phí trả trước dài hạn, kí quỹ kí cược dài hạn, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Phản ánh tình hình biến động của các loái tài sản cố định, tình hình tăng giảmnhững khoản chi phí trả trước dài hạn.
- Lập danh mục tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định theo quy định. Tổ chức bộ máy kế toán của từng đ ơn vị hạch toán phụ thuộc đã có công văn hướng dẫn và một số qui định của phòng TCKT Công ty. Quy định này chỉ nêu một số điểm chủ yếu khi tổ chức bộ máy kế toán từng đ ơn vị hạch toán phụ thuộc như sau:
- Tại các chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc có một phụ trách kế toán. Tuỳ vào qui mô của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc có một hoặc nhiều kế toán vi ên thực hiện công tác kế toán.
- Các kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc do Tổng giám đốc quyết định bổ nhiệm, cơ cấu tổ chức thuộc biên chế của đơn vị hạch toán phụ thuộcđó. Các kế toán này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đơn vị hạch toán phụ thuộc, nhưng chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của Kế toán trưởng Công ty về chuyên môn nghiệp vụ.
- Phụ trách kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc có nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ kế toán tại đơn vị đó theo quy định nhà nước hướng dẫn của Kế toán
- Trưởng Công ty, hàng tháng, quí hoặc theo yêu cầu của Công ty lập đầy đủ báo cáo kế