SẮP XẾP TẤT CẢ MỌI THỨ LẠI VỚI NHAU

Thực hành ứng dụng

SẮP XẾP TẤT CẢ MỌI THỨ LẠI VỚI NHAU

“Những người chỉ biết một mặt của vấn đề, thường biết rất ít về vấn đề đó” - John Stuart Mill (1806-1873)-

Nhà triết học và kinh tế học người Anh

ĐÀM PHÁN ỨNG DỤNG: DIỄN GIẢI VÀ HƯỚNG DẪN HOẠCH ĐỊNH

Trong phần một của cuốn sách này, chúng ta đã tìm hiểu giai đoạn hoạch định trong đàm phán. Trong phần hai, chúng ta đã khám phá ra cách thức để tiến hành một cuộc đàm phán. Bây giờ, hãy sắp xếp tất cả mọi thứ lại với nhau theo một cơ cấu hoạt động thống nhất. Phần Hướng dẫn hoạch định được giải thích trong chương này sẽ cung cấp cho bạn cơ hội để có thể ứng dụng toàn bộ kỹ năng mà bạn tìm thấy trong cuốn sách này vào một tình huống đàm phán cụ thể. Phụ lục B sẽ trình bày phần Hướng dẫn hoạch định mà không có bất kỳ chú giải nào để bạn có thể mô phỏng lại và sử dụng cho các cuộc đàm phán trong tương lai.

Khi mà bạn sử dụng những hướng dẫn này, bạn phải luôn tâm niệm rằng ngoài việc hoạch định một cách tỉ mỉ cho riêng bạn, bạn cũng phải đoán được bên đối tác của bạn sẽ hành động như thế nào. Chúc may mắn!

Bước 1: Xác định những ước muốn và những nhu cầu

Luôn nhớ rằng việc xác định và thỏa mãn những nhu cầu tiềm ẩn của cả hai bên luôn là yêu cầu cần thiết của quá trình đàm phán (xem bảng 12.1.). Liệu nhu cầu của các bên tham gia có được thỏa mãn hay không? Sẽ có, nếu cả hai bên đều khám phá được những thứ ẩn bên trong. Do đó, hãy suy nghĩ một vài câu hỏi để có thể khiến cho đối tác của bạn bộc lộ những nhu cầu tiềm ẩn. Nếu bạn không chắc chắn về cách này, hãy xem lại hướng dẫn trong chương 2.

Bảng 12.1 Ước muốn và nhu cầu

Phía bạn Phía đối tác

Bạn muốn gì

Việc đạt được ước muốn này sẽ đem lại cho bạn điều gì?

Đó có phải là nhu cầu của tôi không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi lại câu hỏi này một lần nữa: Việc đạt được ước muốn này sẽ đem lại cho bạn điều gì?

Họ muốn gì?

Việc đạt được ước muốn này sẽ đem lại cho họ điều gì?

Đó có phải là nhu cầu của họ không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi lại câu hỏi này một lần nữa: Việc đạt được ước muốn này sẽ đem lại cho họ điều gì?

Thiết lập ma trận Nhu cầu/Mục tiêu

Để có thể điền các thông tin vào bảng 12.2, hãy hỏi bản thân bạn rằng “Cái mà tôi đang cố gắng đạt được trong cuộc đàm phán này là gì?” và “Cái mà bên đối tác đang cố gắng đạt được là gì”. Những câu trả lời này sẽ giúp bạn xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán này là gì, nhưng đừng dừng lại ở đó. Hãy phân biệt mục tiêu kinh doanh (hoặc mục tiêu lớn nhất) và mục tiêu cá nhân, bằng cách hỏi chính bản thân bạn “Mục tiêu cá nhân của tôi là gì? Và của họ?”. Luôn nhớ kiểm tra lại bằng cách: Nếu cả hai bên (bên bạn và bên đối tác) thay đổi người đàm phán và nhu cầu ban đầu vẫn được giữ nguyên thì điều đó có nghĩa là nhu cầu đó mang tính kinh doanh nhiều hơn là mang tính cá nhân. Hãy xem qua những liệt kê theo bảng bên dưới và khoanh tròn lại những mục tiêu mà bạn nghĩ là cần thiết nhất.

Bảng 12.2 Ma trận Nhu cầu/Mục tiêu

Kinh doanh

Cá nhân

Bước 2: Xây dựng vị thế

Trong một cuộc đàm phán cụ thể thì nhu cầu và mục tiêu thường có khuynh hướng không thay đổi, trong khi vị thế thì thường thay đổi thường xuyên. Bất kỳ một cuộc đàm phán nào cũng bao gồm một hay nhiều vấn đề phát sinh. Hãy hoạch định một vùng giải quyết để có thể giải quyết cho từng vấn đề cụ thể.

Hãy bắt đầu bằng điểm mà bạn kỳ vọng vấn đề sẽ được giải quyết (DSP), từ đó quyết định điểm bắt đầu vấn đề (OP) và thiết lập điểm mà bạn sẽ từ bỏ vấn đề này (WP) (được thể hiện trong sơ đồ 12.1)

Vị thế của bạn:

Vấn đề Khoảng biến thiên

WA DSP OP

• • • •

Vị thế của đối tác (dự đoán):

Vấn đề Khoảng biến thiên

WA DSP OP

• • • •

Sơ đồ 12.1 Xây dựng vị thế

Bước 3: Giá trị trao đổi/Lựa chọn

Giá trị trao đổi luôn là những thứ cần thiết trong suốt quá trình đàm phán (Xem bảng 12.3). Để quyết định việc bạn sẽ trao cho đối tác những giá trị nào, bạn cần phải cân nhắc việc bạn hiểu như thế nào về những nhu cầu của bên đối tác và liệu những giá trị mà bạn đem ra trao đổi có đáp ứng được nhu cầu đó không. Cũng phải luôn chắc chắn rằng bạn biết chính xác cái gọi là “giá chợ đen” của những giá trị mà bạn trao đổi cho đối tác. Để đoán được những giá trị trao đổi mà đối tác sẽ đem đến cho bạn, hãy cân nhắc những nhu cầu của bạn và liệu những giá trị trao đổi đó có đáp ứng được những nhu cầu đó hay không. Nhớ lại rằng có 3 loại giá trị trao đổi: giá trị trao đổi chủ yếu, giá trị trao đổi lựa chọn, giá trị trao đổi hời hợt. Trong chương 4, chúng ta đã tìm hiểu thế nào là giá trị trao đổi và chương này cũng cung cấp cho chúng ta những hướng dẫn để tạo ra sự nhượng bộ.

Bảng 12.3 Giá trị trao đổi/Lựa chọn

Phía bạn Phía đối tác

Cân nhắc việc bạn hiểu thế nào về những nhu cầu của họ, và liệu những giá trị trao đổi mà bạn đưa ra có đáp ứng được những nhu cầu đó không?

• • • •

Cân nhắc về những nhu cầu của bạn, và liệu những giá trị trao đổi mà bạn họ ra có đáp ứng được những nhu cầu đó không?

• • • •

Bước 4: Đánh giá quyền lực

Trong đàm phán, quyền lực có chức năng như là những sự thay thế. Hãy nghĩ về những sự thay thế theo ba hướng: (1) Nguồn lực, (2) Giá trị trao đổi, và (3) Kỹ năng

(Xem bảng 12.4.). Đừng bao giờ bỏ qua quyền lực của các mối quan hệ và cách mà những quyền lực dạng như vậy đóng góp vào thành công của một cuộc đàm phán theo kiểu thắng - thắng. Hãy tham khảo chương 5 để biết thêm thông tin về cách tăng cường quyền lực của bạn.

Bảng 12.4 Đánh giá quyền lực

Phía bạn Phía đối tác

Những nguồn lực thay thế

• • • •

Những giá trị trao đổi có thể thay thế (chọn một)

ŸRất nhiều lựa chọn thay thế

ŸĐầy đủ lựa chọn thay thế

ŸCần thiết phải tạo ra/khám phá

Các kỹ năng thay thế • • • • Những nguồn lực thay thế • • • •

Những giá trị trao đổi có thể thay thế (chọn một)

ŸRất nhiều lựa chọn thay thế

ŸĐầy đủ lựa chọn thay thế

ŸCần thiết phải tạo ra/khám phá

Các kỹ năng thay thế

• • • •

Bước 5: Hoạch định cho giai đoạn thực hiện

Mô hình các giai đoạn đàm phán không những là chỉ dẫn cho bạn trong suốt quá trình thương thảo, mà còn có thể giúp bạn rất tốt trong suốt quá trình hoạch định (xem bảng 12.5). Nếu bạn ở trong một đoàn đàm phán, thì mô hình này là cần thiết để đảm bảo cho quá trình diễn ra một cách suôn sẻ. Như chúng ta đã biết trong

chương 6, mô hình đàm phán vi mô được sử dụng trong các cuộc đàm phán mang tính chất riêng lẽ, trong khi mô hình đàm phán vĩ mô thì hướng bạn đến những cuộc đàm phán mở rộng.

Bảng 12.5 Mô hình các giai đoạn đàm phán

Giai đoạn Các nhiệm vụ trọng tâm

Mở đầu

Ghi chú:

Khai thác

Ghi chú:

Kết thúc

Thiết lập bầu không khí đàm phán và chương trình nghị sự

Thiết lập quy trình

Thể hiện và xử lý các tình huống trong giai đoạn đầu

Phân biệt giữa ước muốn và nhu cầu Xác định những giá trị trao đổi/lựa chọn thay thế

Kết hợp giữa nhu cầu và giá trị trao đổi

Tóm lược lại các thỏa thuận và hợp đồng

Giao tiếp và tiến hành thực hiện

Bước 6: Lựa chọn các phong cách đàm phán

Bảng khảo sát phong cách đàm phán sẽ được trình bày trong phụ lục A. Như đã trình bày trong chương 7, phong cách đàm phán của bạn phụ thuộc vào cách thức mà bạn tiếp cận cũng như cách thức thể hiện hành vi trong đàm phán. Thậm chí là

ngay cả khi bạn có một phong cách cụ thể, hãy cố gắng mở rộng ra thêm một vài phong cách uyển chuyển linh hoạt bằng cách thực hành những kỹ năng chính. Trong vấn đề hoạch định đàm phán, sẽ rất có giá trị nếu như bạn xem lại và đối chiếu phong cách đàm phán của bên bạn và bên đối tác. Đối với đoàn đàm phán, hãy nghĩ về các phong cách đàm phán và xem liệu có nên bổ sung hay có sự mâu thuẫn hay không.

Bảng 12.6 Bảng khảo sát phong cách đàm phán

Phía bạn Phía đối tác

Tên của những người tham gia

• • •

Phong cách đàm phán (Kiểm tra tính ứng dụng)

ŸCông kích/Đối đầu

ŸQuyết đoán/Thuyết phục

ŸCởi mở/Chân thành

ŸTránh né/Rút lui

Tên của những người tham gia

• • •

Phong cách đàm phán (Kiểm tra tính ứng dụng)

ŸCông kích/Đối đầu

ŸQuyết đoán/Thuyết phục

ŸCởi mở/Chân thành

ŸTránh né/Rút lui

Bước 7: Quyết định chiến thuật tiếp cận của bạn

Chiến thuật tiếp cận được xem như một quá trình và quá trình này có thể cung cấp cho bạn những hướng dẫn mang tính chất tổng quát nhất để bạn có thể lựa chọn những chiến thuật mang tính nhất quán với mục tiêu và dự định (xem bảng 12.7.). Bản phải luôn chắc chắn về câu trả lời của bạn cũng như khả năng dự đoán những câu trả lời từ phía đối tác. Nếu bạn không chắc chắn về một vài câu trả lời của họ, hãy hỏi họ sớm hơn trong quá trình đàm phán để bạn có thể xác định được vùng mà họ đang ở.

Bảng 12.7 Quá trình tiếp cận chiến thuật +2 Hoàn toàn có

+1 Có khả năng có 0 Không chắc chắn

• Liệu tôi có tin tưởng họ không? Còn họ?

• Liệu tôi có chịu áp lực về thời gian? Còn họ?

• Liệu tôi có đạt được một thỏa thuận thắng/thắng

mong ước không? Còn họ?

• Liệu tôi có sẵn lòng cho những kết quả thay thế

Khác không? Còn họ?

• Liệu tôi có muốn một quan hệ lâu dài? Còn họ?

Điểm của tôi: Điểm của họ:

+10 +8 +6 +4 +2 0 -2 -4 -6 -8 -10

• Vùng của bạn ở đâu?

• Vùng của họ ở đâu?

Bước 8: Lựa chọn chiến thuật

Một khi bạn đã xác định được cách tiếp cận của bạn và của đối tác, bạn có thể đánh giá được các chiến thuật và lựa chọn để sủ dụng (Xem bảng 12.8.). Hãy cân nhắc các bài học kinh nghiệm trong quá khứ khi đàm phán với đối tác khác, hoặc thậm chí là những trải nghiệm trong giai đoạn đầu đàm phán. Liệu họ sẽ thể hiện thái độ dễ dàng hay khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh chẳng hạn như lịch

trình làm việc hay vấn đề chia sẻ thông tin? Nếu họ đang ở trong vùng mang tính đối kháng, hãy sử dụng vùng mang tính thắng/thắng. Đọc thêm chương 8 và chương 9 để co những hướng dẫn chi tiết hơn.

Bảng 12.8 Các chiến thuật được sử dụng qua từng giai đoạn

Giai đoạn Vùng chiến thuật

mang tính thắng/thắng

Vùng chiến thuật mang tính đối kháng

Mở đầu

Thiết lập bầu không khí và chương trình nghị sự Thiết lập quy trình

Thể hiện và xử lý các tình huống trong giai đoạn đầu

Khai thác

Phân biệt giữa ước muốn và nhu cầu

Xác định những giá trị trao đổi/lựa chọn thay thế Kết hợp giữa nhu cầu và giá trị trao đổi

Chương trình nghị sự Lợi ích chung

Cởi mở, chân thành Thẩm quyền giới hạn Chỗ ngồi của nhóm Giả ngây ngô

Têu chuẩn khách quan Nghệ thuật nói không Từ bỏ

Tạo ra sự đồng cảm Mở rộng miếng bánh Đo lường

Xâu hỏi kiểm tra Động não

Kết hợp tạo ra giá trị cộng thêm

Giả sử...và bạn sẽ xem xét chứ...?

Cân bằng trao đổi Nhượng bộ

Kiên nhẫn/kiên trì

Người quyết định vắng mặt Áp lực hạn cuối

Công kích cá nhân Các quy định Người tốt/kẻ xấu Đánh lạc hướng Cách nói đáng thương Gây áp lực về thời gian Các nhu cầu không thương lượng

Lừa gạt/nói dối Sự phù phép

Phân chia và chế ngự Hướng đến kết thúc

Tiền lót tay Hài hòa khác biệt Sự bất ngờ

Hoặc thực hiện hoặc dừng lại

Kết thúc

Tóm lược lại các thỏa thuận và hợp đồng

Giao tiếp và tiến hành thực hiện

Kéo dài thời gian Cảnh báo, đừng đe dọa Mặc cả

Họp kín

Sự thay đổi tốc độ Chốt giao dịch

Điều chỉnh điều khoản Yếu tố kiểm soát Bản ghi nhớ phụ Tóm tắt

Ủy quyền leo thang Sự bế tắc

Việc đã rồi

Đề nghị cuối cùng Các nhượng bộ nhỏ Những giải pháp đơn giản Chia nhỏ những khác biệt