d. Các trạm Dịch vụ
2.2.1.Quy trình nghiệp vụ quản lý cung cấp nƣớc sạch
Khi muốn sử dụng nƣớc sạch (đăng ký mới, cấp lại, tách hộ) do Trung tâm Nƣớc sạch và Vệ sinh môi trƣờng nông thôn Thái Nguyên cung cấp thì (các) hộ gia đình (khách hàng) phải cử ngƣời đại diện đến văn phòng của trung tâm để tiến hành đăng ký. Tại đây khách hàng sẽ phải điền thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng nƣớc theo mẫu do trung tâm phát hành và nộp lại cho nhân viên của trạm cùng các giấy tờ kèm theo (Bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân, bản cam kết…). Khi tiếp nhận đăng ký sử dụng nƣớc sạch từ khách hàng, nhân viên của trạm sẽ kiểm tra lại một lần nữa thông tin do khách hàng nhập và văn bản kèm theo đã đầy đủ chƣa. Nếu chƣa thi khách hàng sẽ đƣợc yêu cầu bổ xung thông tin, văn bản còn thiếu (quá trình này lặp lại cho đến khi các thông tin trong bản đăng ký cùng các văn bản kèm theo đầy đủ hoặc khách hàng hủy đăng ký sử dụng). Tiếp đó căn cứ vào các thông tin khách hàng đã đăng ký, nhân viên giao dịch sẽ thực hiện các nghiệp vụ tƣơng ứng với mỗi loại hình đăng ký:
− Kiểm tra xem khách hàng có nợ thanh toán nƣớc với TT không (Nếu có, khách hàng phải tiến hành thanh toán hết các khoản nợ với TT trƣớc khi tiến hành các bƣớc tiếp theo).
− Trong trƣờng hợp cấp lại hoặc tách hộ thì kiểm tra xem hợp đồng cấp nƣớc trƣớc đó hoặc hiện tại có thuộc sự quản lý của TT không.
Sau bƣớc kiểm tra nếu đăng ký hợp lệ nhân viên của trạm sẽ tiến hành làm hợp đồng cung cấp nƣớc sạch với khách hàng và cử ngƣời đến khảo sát lắp đặt cho khách hàng. Sau khi lắp đặt đƣờng ống nƣớc và đồng hồ đo cho khách hàng nhân viên lắp đặt cùng khách hàng sẽ cùng ghi nhận chỉ số đầu của công tơ nƣớc và ký nghiệm thu lắp đặt (Trong trường hợp cấp lại thi chỉ cần ghi nhận chỉ số hiện tại của công tơ), kết thúc việc đăng ký lắp đặt sử dụng nƣớc sạch.
Công ty có thể kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của việc thực hiện hợp đồng, có quyền lập biên bản và xử lý theo những điều khoản trong hợp đồng nếu bên khách hàng vi phạm hợp đồng.
Các thông tin về khách hàng (Tên khách hàng, địa chỉ thanh toán, Mã cá nhân: Số CMTND, Hộ chiếu…), loại hình sử dụng nƣớc, số hộ dùng chung, phƣơng thức thanh toán, mã công tơ nƣớc, chỉ số đầu …) sẽ đƣợc lƣu vào sổ khách hàng để phục vụ cho việc quản lý và tính số nƣớc tiêu thụ của khách hàng.
Đọc chỉ số công tơ nƣớc từng tháng: Đầu tháng nhân viên của trung tâm sẽ tiến hành đọc chỉ số công tơ tại từng đồng hồ do TT lắp đặt. Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một hoặc một số khu vực đƣợc gọi là tuyến đọc. Sau có chỉ số công tơ nƣớc nhân viên đọc chỉ số sẽ tiến hành tính mức độ sử dụng nƣớc của mỗi công tơ bằng cách lấy chỉ số cuối của tháng gần nhất trừ đi chỉ số hiện tại, các số liệu này sau đó sẽ đƣợc gửi lên TT để bộ phận hành chính tiến hành lập hóa đơn sử dụng nƣớc cho khách hàng.
Sau khi lập hóa đơn sử dụng nƣớc, các hóa đơn sẽ đƣợc in theo từng khu vực và gửi tới nhân viên phụ trách thu tiền tại khu vực đó (Tuyến thu).
Kết thúc thời gian thu tiền sử dụng, nhân viên thu tiền sẽ tổng hợp tiền thu đƣợc và lên danh sách khách hàng chƣa nộp tiền để gửi lên bộ phận hành chính. Bộ phận hành chính sẽ tiến hành in thông báo yêu cầu thanh toán tiền nƣớc tới các khách hàng chƣa nộp tiền. Quá thời hạn thu tiền lần 2 các khách hàng chƣa nộp tiền sẽ bị tạm ngừng cung cấp nƣớc. Khách hàng chỉ đƣợc cung cấp lại nƣớc sau khi tiến hành thanh toàn toàn bộ các khoản nợ và phí theo quy định của TT.
Sau mỗi tháng nhân viên phòng kỹ thuật sẽ tiến hành tổng hợp số liệu nƣớc sử dụng từ khách hàng và số liệu nƣớc cấp ra tại mỗi chi nhanh để lên báo cáo về tình hình thất thoát nƣớc và đƣa ra các phƣơng án khắc phục nếu cần.
Hàng tháng nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp danh sách các khách hàng đăng ký mới, khách hàng tách hộ, khách hàng đăng ký cấp lại nƣớc, danh sách khách hàng ngừng sử dụng nƣớc, danh sách khách hàng tạm ngừng do chậm thanh toán để báo cáo lên ban lãnh đạo.