công tác của các phòng chức năng và các cán bộ. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính.
3.3.2. Kết quả hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Hà Tĩnh Hà Tĩnh
* Công tác đăng ký quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận
Một trong những điều kiện để được xét cấp Giấy chứng nhận là các hộ phải có tên trong sổ đăng lý ruộng đất, sổ địa chính, phải có đăng ký hoặc có trên bản đồ 299 và 371. Trên địa bàn thành phố, có 12/12 phường có tài liệu được lưu trữ từ năm 1975 đến nay gồm sổ mục kê, sổ đăng ký đất, bản đồ được UBND thị xã Hà Tĩnh và UBND huyện Thạch Hà bàn giao, nhưng các tài liệu trên lại không có đầy đủ dấu của các cấp quản lý. Tại thành phố, chỉ có tài liệu duy nhất mà cơ quan chuyên môn của phường đang quản lý bao gồm bản đồ 299 và bản đồ 371, sổ mục kê, sổ đăng ký ruộng đất các thời kỳ năm các năm. Thành phố đã đề nghị được công nhận đây là tài liệu hồ sơ hợp lệ.
Qua thực tế thu thập thông tin, số liệu tại VPĐK thành phố Hà Tĩnh các hồ sơ xin cấp GCN ngoài những trường hợp có giấy tờ hợp lệ, chủ cũ đã được cấp Giấy chứng nhận và đã có hợp đồng mua bán còn có các dạng sau:
- Những trường hợp hộ gia đình, cá nhân không có giấy tờ, sống ổn định trước năm 1993: đa số những hộ dân trong khu vực này đều được UBND phường, xã xác nhận là đã ở ổn định, không tranh chấp từ những năm 1980.
- Những trường hợp không có giấy tờ sống ổn định từ 1993 - 2004: Đơn mua bán nhà viết tay; Giấy ủy quyền; Giấy nhượng quyền SDĐ viết tay,... Tất cả các trường hợp mua bán trên đều diễn ra trước ngày 1/7/2004.
Để hoàn thành công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn, hàng năm UBND thành phố đã giao chỉ tiêu cho các xã, thị trấn và thường xuyên đôn đốc thực hiện. Tiến độ cấp Giấy chứng nhận của thành phố Hà Tĩnh từ năm 2010-2012 được thể hiện cụ thể tại bảng 3.6 như sau:
Bảng 3.6. Tiến độ cấp GCN của thành phố Hà Tĩnh năm 2010 - 2012
Năm Tổng số hộ xin cấp GCN Tổng số hồ sơ trình ký Tổng số hồ sơ đã cấp GCN Chuyển nhƣợng Cấp mới Cấp đổi Cho tặng 2010 560 330 65 25 60 480 2011 1532 802 96 96 86 1080 2012 1326 624 240 94 156 1114
Qua bảng 3.6 chúng ta có thể nhận kết quả cấp giấy chứng nhận từ năm 2010-2012 là rất lớn, hầu như tổng số hồ sơ trình ký đối với trường hợp chuyển nhượng là rất lớn, do tập trung dân cư chuyển về sống thành phố nhiều nên nhu cầu về sử dụng đất là rất lớn, vì thế hồ sơ nhận chuyển nhượng là rất nhiều, số lượng hồ sơ xin cấp mới trong 2010-2012 là như nhau, nhưng đến năm 2012 do dân số ở các phường xã tăng nhanh, nhu cầu sử dụng đất ở các phường xã là nhiều nên số lượng hồ sơ cấp mới năm 2012 tăng gấp 2,5 lần so với những năm trước.Nguyên nhân là do thành phố Hà Tĩnh mới thành lập, sự tập trung của người dân ở nơi khác chuyển về làm việc, công tác là rất lớn. Còn số lượng hồ sơ cấp đổi và cho tặng thi số hồ sơ hầu như bằng nhau. Điều đó chứng tỏ không giao động nhiều.
Những kết quả đã đạt được trong công tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận là đáng khả quan với một thành phố có tình hình sử dụng đất phức tạp như thành phố Hà Tĩnh. Đất có nguồn gốc sử dụng từ rất nhiều hình thức sử dụng khác nhau. Qua quá trình sử dụng, đối tượng sử dụng cũng như mục đích sử dụng đã bị thay đổi nhiều đặc biệt là việc chuyển đổi từ đất nông nghiệp sang đất chuyên dùng và đất ở trong vòng 6 năm trở lại đây theo xu thế đô thị hoá của toàn thành phố.
Bên cạnh những kết quả đạt được, chúng ta có thể thấy còn nhiều vướng mắc trong công tác cấp giấy chứng nhận QSD đất tại thành phố Hà Tĩnh còn phải cố gắng hơn nữa để tháo gở những hồ sơ còn vướng mắc được thể hiện qua bảng 3.7. Bảng 3.7. Số lƣợng hồ sơ tồn đọng tại VPĐKQSD đất thành phố Hà Tĩnh Năm Số hồ sơ không đủ ĐK cấp GCN Hồ sơ đủ Đk nhƣng chƣa cấp Hồ sơ lấn chiếm Hồ sơ tranh chấp Nguyên nhân khác 2010-2012 2809 2101 44 292 372
Qua bảng 3.7 ta có thể biết được số lượng hồ sơ còn tồn đọng ở VP ĐKQSD đất thành phố Hà Tĩnh là rất lớn. Vì vậy cần phải có kế hoạch để thực hiện giải quyết số lượng hồ sơ tồn đọng này, đây là một nhiệm vụ rất nặng nề cho tất cả cán bộ công tác tại VP.
* Chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất
Những đặc thù về quản lý và sự biến động sử dụng đất trên địa bàn thành phố đòi hỏi công tác cập nhật và chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải đầy đủ để đáp ứng cho yêu cầu quản lý chặt chẽ đất đai trong quá trình đô thị hóa. Do nhiều nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng mà việc chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chính chưa được đồng bộ và đầy đủ, mặc dù tại các mảnh bản đồ địa chính đã biến động trên 40% tuy nhiên việc chỉnh lý lên sổ sách chưa được thực hiện. Hầu hết các phường đều không có sổ địa chính, một số phường có sổ mục kê nhưng chưa cập nhật biến động.
Nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng đến tình trạng trên là:
thành phố, mặt khác do công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước thời điểm thành lập thành phố bị buông lỏng, thiếu đồng bộ nên việc thiết lập và quản lý hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức bàn giao nhưng không có đầy đủ dấu của các cấp quản lý.
Sở Địa chính (nay là Sở TN&MT tỉnh Hà Tĩnh) có trách nhiệm lập HSĐC gốc và bàn giao cho phường, xã bản sao, nhưng năm 1995 Sở mới chỉ bàn giao cho thành phố bản đồ địa chính của phường ở dạng thô và số, chưa được kiểm tra nghiệm thu và thiếu sổ mục kê, sổ địa chính.
Hệ thống văn bản pháp lý, quy định về HSĐC thay đổi nhiều lần, quy trình cập nhật chỉnh lý biến động trên HSĐC phức tạp, trùng lặp do cả hai cấp đều phải thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ lưu ở cấp mình. Hơn nữa, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ địa chính phường, xã và thành phố trong những năm đầu khi thành lập thành phố còn hạn chế dẫn đến việc lập, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Mặt khác, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông,…
* Lập và quản lý hồ sơ địa chính
Do được hình thành từ các phường xã thuộc khu vực nội thành và ngoại thành với các đặc điểm khác nhau, mặt khác do công tác quản lý nhà nước về đất đai của các cấp chính quyền trong những năm trước thời điểm thành lập thành phố Hà Tĩnh bị buông lỏng, thiếu đồng bộ nên việc thiết lập và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức. Theo báo cáo của Phòng TN&MT, hầu như 16 phường, xã chưa có bản đồ địa chính mà chỉ sử dụng bản đồ 371(được thành lập năm 1985) và 299(được thành lập năm 1995) là chủ yếu. Còn những phường, xã mới đo đạc sau nay mới chỉ phục vụ cho công tác cấp giấy chứng nhận đất nông nghiệp và để phục vụ cho công tác quản lí đất đai của từng phường, xã trong thành phố.
Bảng 3.8. Hiện trạng hệ thống bản đồ địa chính các phƣờng, xã thành phố Hà Tĩnh Phƣờng, xã Năm đo vẽ (thành lập) Số mảnh bản đồ Tỷ lệ Dạng dữ liệu Tình hình chỉnh lý, cập nhật thay đổi Giấy Dạng số Đã chỉnh lý Chƣa chỉnh lý P. Nam Hà 1995 29 500 + + P.Bắc Hà 1995 24 500 + + P.Trần Phú 1996 39 500 + + P.Tân Giang 1995 27 500 + + P.Hà Huy Tập 1994 17 500 + + 2000 P.Thạch Linh 2007 41 1000 + + + P.Nguyễn Du 2007 12 1000 + + + P.Văn Yên 2008 12 1000 + + + P.Thạch Quý 1994 12 2000 + + P. Đại Nài 1994 4 2000 + + X.Thạch Trung 2008 14 1000 + + + 2000 X.Thạch Hạ 2007 10 2000 + + + X.Thạch Bình 2005 4 2000 + + + X.Thạch Môn 1994 9 2000 + + X.Thạch Đồng 2006 1000 + + + 2000 X.Thạch Hưng 2006 8 1000 + + + 2000 (Nguồn: PTNMT thành phố Hà Tĩnh năm 2012)
Trong thời gian từ thời điểm thành lập thành phố đến nay, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, hệ thống HSĐC chưa được hoàn thiện và cập nhật biến động đầy đủ. Theo kết quả điều tra của đề tài, bản đồ địa chính sử dụng làm căn cứ cấp giấy chứng nhận của các phường được chỉnh lý biến động nhưng chưa có sự thống nhất với hệ thống sổ sách địa chính.
Bảng 3.9. Tình hình lập hồ sơ địa chính của thành phố Hà Tĩnh
STT Tên đơn vị hành chính
Hồ sơ lập và quản lý tại UBND thành phố và phƣờng Sổ mục kê Sổ đăng ký Sổ địa chính
(Mẫu QĐ 499 và TT 1990) lƣu tại
Sổ theo dõi biến động lƣu tại Lƣu tại Lƣu tại
Phƣờng Thành phố Phƣờng Thành phố Phƣờng Thành phố Phƣờng Thành phố 1 P.Nam Hà 1 1 1 2 P.Bắc Hà 1 1 1 3 P.Trần Phú 1 1 1 4 P.Tân Giang 1 1 1 5 P.Hà Huy Tập 1 1 1 6 P.Thạch Linh 1 1 1 7 P.Nguyễn Du 1 1 1 8 P.Văn Yên 1 1 1 9 P.Thạch Quý 1 1 1 10 P.Đại Nài 1 1 1 11 X.Thạch Trung 1 1 1 12 X.Thạch Hạ 1 1 1 13 X.Thạch Bình 1 1 1 14 X.Thạch Môn 1 1 1 15 X.Thạch Đồng 1 1 1 16 X. Thạch Hưng 1 1 1 (Nguồn: Phòng TNMT thành phố Hà Tĩnh năm 2012)
* Ứng dụng tin học trong việc cung cấp thông tin, số liệu địa chính
Xây dựng một hộ thống thông tin minh bạch và cơ sở dữ liệu đầy đủ là điều kiện cần cho bất cứ hoạt động nào khi thực hiện nhiệm vụ tại VPĐK. Ứng dụng tin học tại VPĐK thành phố Hà Tĩnh từ lâu đã được coi là thế mạnh trong cải cách thủ tục hành chính. Ngay từ khi nộp hồ sơ trong phiếu nhận và hẹn trả
hồ sơ hành chính người sử dụng đất đã được xác lập cho mình một mã hồ sơ cá nhân. Để tra cứu thông tin hồ sơ người sử dụng đất nhập mã hồ sơ và đưa mã vạch vào máy quét ấn phím enter là có thể biết quy trình thực hiện thủ tục hành chính đang được thực hiện đến bước nào.
Thực chất là hiện đại hóa hệ thống thu thập và cập nhật thông tin đất đai dưới dạng số, tổ chức hệ thống mạng máy tính để sử dụng, trao đổi, cập nhật và cung cấp thông tin. Để có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin đất đai thống nhất, cần phải có hệ thống bản đồ địa chính chính quy và quy trình cập nhật thường xuyên các biến động về đất đai lên bản đồ địa chính.
Thông tin địa chính hiện nay được thu thập thông qua bản đồ địa chính, sổ sách địa chính và một số thông tin phụ khác từ hệ thống quản lý. Do hệ thống quản lý được phân cấp thành 2 cấp: cấp tỉnh (đối với tổ chức và người nước ngoài) và cấp huyện (đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư) nên vấn đề thống nhất cập nhật và cung cấp thông tin giữa hai cấp quản lý là rất phức tạp.
Trên thực tế, chưa có được sự thống nhất về phương pháp quản lý và khai thác, phương pháp lưu trữ, cập nhật và chỉnh lý các thông tin khi có biến động về sử dụng đất, thửa đất. Hạn chế nhiều nhất trong hoạt động của các tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất là thông tin không thống nhất, thiếu chính xác thiếu sự phối hợp nhiệm vụ theo quy định giữa cơ quan thành phố, và cán bộ địa chính phường.
Những năm gần đây, mặc dù thành phố Hà Tĩnh đã và đang đầu tư thiết bị, công nghệ mới phục vụ cho công tác thu nhận, xử lý dữ liệu phục vụ cung cấp thông tin địa chính. Tuy nhiên việc khai thác, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin phục cụ cho công tác cung cấp thông tin còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, vấn đề thu những loại phí khi cung cấp thông tin tại các VPĐK còn đang lúng túng trong khâu thực hiện (hiện chưa có văn bản quy định cụ thể về những loại phí cung cấp thông tin).
Nhận xét chung về nguyên nhân làm hạn chế công tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn thành phố Hà Tĩnh:
- Hệ thống HSĐC lưu trữ qua các thời kỳ chưa đầy đủ và những vướng mắc của pháp luật hiện hành.
- Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính trước khi cấp GCN cũng là một khó khăn. Do điều kiện kinh tế khó khăn, trong nhiều trường hợp ở các phường, xã thông báo đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, yêu cầu các hộ dân nộp thuế trước khi nhận giấy, nhưng có rất ít hộ thực hiện.
- Các văn bản đã được ban hành không đồng bộ, chế độ chính sách luôn thay đổi và có nhiều bấp cập, hồ sơ lưu trữ qua các thời kỳ không đầy đủ, việc cung cấp hồ sơ của các cấp chưa liên kết chặt chẽ cũng gây thêm khó khăn cho thành phố trong công tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
3.4. Nghiên cứu một số yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả của công tác đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Hà Tĩnh