Theo quy định của pháp luật hiện hành, VPĐK thành lập ở cấp tỉnh và cấp huyện là cơ quan dịch vụ công hoạt động theo loại hình sự nghiệp có thu, có chức năng tổ chức thực hiện đăng ký sử dụng đất, chỉnh lý thống nhất biến động sử dụng đất và quản lý hồ sơ địa chính; tham mưu cho cơ quan tài nguyên và môi trường cùng cấp trong việc thực hiện thủ tục hành chính về quản lý, sử dụng đất đai theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ cụ thể của VPĐK là: Giúp các cấp quản lý trực tiếp làm đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thẩm quyền cho các đối tượng sử dụng đất ở địa phương; Đăng ký sử dụng đất và chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất; Lập và quản lý toàn bộ HSĐC gốc đối với tất cả các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính; Chỉnh lý HSĐC gốc khi có biến động về sử dụng đất theo thông báo của cơ quan tài nguyên và môi trường; Lưu trữ HSĐC, hệ thống thông tin đất đai (Bộ TNMT&Bộ Nội Vụ,2004) [3].
Như vậy, về chức năng nhiệm vụ, hoạt động của VPĐK có 3 chức năng chính là: Quản lý HSĐC gốc; chỉnh lý thống nhất HSĐC; phục vụ người sử dụng đất thực hiện các quyền và nghĩa vụ.
Với tư cách là tổ chức dịch vụ công trong lĩnh vực đất đai, vai trò của VPĐK trong cơ cấu tổ chức của cơ quan quản lý đất đai ở địa phương là rất quan trọng vì những lý do sau đây:
Thứ nhất: Hoạt động của VPĐK đã cơ bản tách bạch giữa hoạt động quản lý
nhà nước với hoạt động của đơn vị sự nghiệp, trong đó trực tiếp, cụ thể là cơ quan chuyên môn trực thuộc. Khác với các quy định trước đây, cơ quan Nhà nước ở địa phương (UBND cấp có thẩm quyền) chỉ thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu về đất đai ở địa phương thông qua việc ký các quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, công nhận quyền sử dụng đất. Còn lại, việc đăng ký
quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được giao cho cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện.
Thứ hai: Theo quy định của pháp luật, hiện nay VPĐK các cấp là tổ chức xây
dựng, chỉnh lý, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính giúp cho công tác quản lý nhà nước về đất đai. Là mô hình tổ chức duy nhất thực hiện các thủ tục có liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đây là chứng thư pháp lý đảm bảo cho các hoạt động giao dịch quyền sử dụng đất, cơ sở pháp lý đảm bảo cho người sử dụng đất an tâm đầu tư trên thửa đất của mình. Mặt khác, chỉ có VPĐK mới được quyền chỉnh lý, cập nhật, quản lý, lưu trữ HSĐC gốc dưới dạng giấy (hoặc dạng số) và cung cấp thông tin HSĐC cho các chủ thể có nhu cầu sử dụng đất.
Thứ ba: Hoạt động của VPĐK đã và đang góp phần giảm thiểu những vướng mắc, ách tắc trong việc đăng ký quyền sử dụng đất cũng như đăng ký bất động sản trong nền kinh tế thị trường, đáp ứng cung - cầu về đất đai cho đầu tư phát triển kinh tế thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới.
Thứ tư: Từ hoạt động của VPĐK, những năm gần đây cùng với việc quản lý,
điều chỉnh biến động đất đai theo yêu cầu chuyển đổi cơ cấu kinh tế của từng địa phương, VPĐK đã có những đóng góp tích cực trong việc thực hiện nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đưa tỷ lệ cấp giấy cho các đối tượng sử dụng đất tăng nhanh so với thời kỳ trước khi có Luật Đất đai 2003.
Thứ năm: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có vai trò quan trọng trong quan hệ đất đai, nó không chỉ làm cầu nối trực tiếp giữa người sử dụng đất, nhà đầu tư với các cơ quan quản lý mà còn có tác dụng tăng cường các giao dịch đảm bảo đối với nguồn vốn từ đất đai giữa người sử dụng đất nói chung với các tổ chức tín dụng, cơ quan thuế của Nhà nước thông qua các hoạt động thế chấp, bảo lãnh vay vốn, thu thuế, phí...góp phần tăng nguồn thu từ đất đai cho ngân sách Nhà nước.
Thứ sáu: Hoạt động của VPĐK đòi hỏi phải chuyên môn hóa công tác
đăng ký quyền sử dụng đất đã được áp dụng rộng rãi thông qua việc đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển Chính phủ điện tử trong những năm tới.
Sơ đồ 1.1. Vị trí của VPĐK trong hệ thống quản lý đất đai