Thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của nền kinh tế, đặc biệt trong việc ra các quyết định. Hoạt động cho vay của Ngân hàng cũng rất cần các thông tin chính xác vì đó là cơ sở cho mọi nghiệp. Thế nhưng, hiện nay đa phần các thông tin để thẩm định khách hàng, thẩm định TSBĐ, Chi nhánh mới chỉ khái thác qua bản thân khách hàng, Trung tâm thông tin tín dụng của
Ngân hàng nhà nước, Trung tâm đăng ký giao dịch bảo đảm, Văn phòng đăng ký nhà đất, tuy nhiên việc lấy thông tin từ những nguồn này đôi khi còn rườm rà về thủ tục. Trong khi hệ thống thông tin về TSBĐ của Chi nhánh còn hạn chế, chưa đầy đủ. Do đó xây dựng, hoàn thiện và cập nhật các thông tin liên quan đến hoạt động của ngân hàng là một yêu cầu cấp bách mà Chi nhánh cần thực hiện.
Hệ thống thông tin của Chi nhánh có thể bao gồm các thông tin sau:
Trước hết là những thông tin về khách hàng hiện có quan hệ vay vốn với Chi nhánh bao gồm thông tin cá nhân, đặc điểm loại hình kinh doanh sản xuất, lịch sử vay vốn (ở cả ngân hàng khác nếu có). Hiện nay mỗi cán bộ tín dụng đang trực tiếp phụ trách 1 nhóm khách hàng nhưng nếu thông tin của từng người được tập trung nội bộ thì sẽ thuận tiện cho người quản lý trong việc theo dõi, thuận lợi khi cán bộ tín dụng vắng mặt cần người khác đảm nhận trách nhiệm. Việc tập hợp thông tin có thể sắp xếp, phân loại theo ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh hay thời gian cho vay, giúp cho việc tra cứu thông tin được dễ dàng, cũng như tạo điều kiện cho việc so sánh kết quả hoạt động trong từng mảng cho vay.
Các thông tin liên quan đến thị trường cho vay, đặc điểm, sức cạnh tranh của các đối thủ, thông tin về nhà cung cấp, các biến động ở tầm vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay khả năng trả nợ của khách hàng. Những thông tin này ảnh hưởng đến việc thẩm định, ra quyết định cho vay cũng như theo dõi tình hình của khách hàng. Từ đó biết được có cho vay hay không, với mức độ bao nhiêu, lựa chọn các hình thức bảo đảm cho hợp lý để thu được lợi nhuận cao nhất và hạn chế tối đa rủi ro.
Cập nhật các văn bản pháp luật, các chỉ thị, công văn hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước và NHNo&PTNT Việt Nam, cũng như các thông tin trong nội bộ chi nhánh.
Các nguồn thông tin có thể thu thập từ nhiều chiều:
Từ bản thân khách hàng: nguồn thông tin quan trọng đầu tiên là các thông tin do khách hàng cung cấp. Trong đó các Báo cáo tài chính đã được kiểm toán đem lại độ tin cậy hơn cả giúp ngân hàng có thể đánh giá chính xác tiềm lực tài chính cũng như khả năng kinh doanh của ngân hàng.
như đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, công ty kiểm toán…có thể đem lại nhiều thông tin thiết thực cho ngân hàng.
Từ các phương tiện thông tin đại chúng: Nguồn thông tin được cập nhật hàng ngày thông qua các phương tiện truyền thông giúp cán bộ tín dụng dự đoán được xu hướng phát triển cũng như khó khăn mà khách hàng gặp phải, những thông tin thị trường về TSBĐ giúp cho việc định giá được chính xác hơn.
Từ các chuyên gia, công ty tư vấn trong ngành: Các thông tin đánh gía, góp ý từ các chuyên gia, các công ty trong và ngoài nước về các lĩnh vực, các vấn đề có ảnh hưởng không nhỏ tới các quyết định của ngân hàng trong công tác bảo đảm tiền vay.
Đây là việc cần làm trong dài hạn, đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh phải tích cực hỗ trợ việc thu thập thông tin, đảm bảo nguồn thông tin được đa dạng và chính xác nhất.