Hoạt động tín dụng là một trong những hoạt động mang lại nguồn doanh thu chính cho PVFC nói chung và TTGDHS nói riêng. Vì thế để đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động tín dụng của toàn hệ thống, Ban tổng giám đốc đã ban hành Quyết định về Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho vay doanh nghiệp tại PVFC, Quyết định này bao gồm toàn bộ những quy định, quy chế chung để thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng.
Hiện nay, không còn tồn tại cơ chế một chuyên viên cấp tín dụng phụ trách một hồ sơ tín dụng bắt đầu từ khâu tiếp cận khách hàng, lập tờ trình xin vay, xin thẩm định hồ sơ, giải ngân, thu hồi nợ và lãi cho đến thanh lý và lưu trữ hồ sơ. TTGDHS đã và đang áp dụng một quy trình cấp tín dụng chặt chẽ và có tính chuyên môn hóa cao, tương tự như ở các ngân hàng thương mại. Quy trình tín dụng được chia làm hai bộ phận, một bộ phận là phòng kinh doanh, chuyên tiếp xúc khách hàng và một bộ phận hỗ trợ phía sau chuyên làm nhiệm vụ thẩm định và quản lý tín dụng. Mô hình tín dụng này hiện đang được áp dụng rất hiệu quả tại nhiều tổ chức tín dụng cũng như các ngân hàng thương mại. Theo đó, công việc của các phòng ban được phân công cụ thể rõ ràng hơn, đội ngũ chuyên viên tín dụng chuyên nghiệp, chuyên trách và giỏi nghiệp vụ chuyên môn. Mô hình hoạt động này cũng thuận lợi hơn cho công tác thu thập, tìm kiếm, sắp xếp, quản lý hồ sơ tín dụng, áp dụng được công nghệ kỹ thuật tiên tiến để giúp tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, công sức lao động cho cán bộ, nhân viên tín dụng.
•Quy trình thực hiện như sau:
vốn Lập tờ trình thẩm định phương án vay vốn Thẩm định phương án cấp tín dụng Phê duyệt Thực hiện thủ tục bảo đảm tín dụng Ký kết hợp đồng tín dụng
Thỏa thuận 3 bên: NHTM mở TKKQ (TKTT) - PVFC-
khách hàng Hợp đồng bảo hiểm với
dự án đầu tư và TS hình thành từ vốn vay
Giải ngân
Quản lý sau cho vay
Thanh lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
Xếp hàng tín dụng nội bộ Thẩm định phương án vay
Thẩm định TSBĐ Quy định số tiền vay
Quy định TSBĐ Quy định thời hạn vay
Quy định khác
TS có sẵn
TS hình thành trong tương lai
TS là cổ phiếu, trái phiếu, CTCG
Chuyển vào TK KH / TK bên thứ 3
Chú thích: - TSBĐ: Tài sản bảo đảm.
-CTCG: Chứng từ có giá
-TKKQ: Tài khoản ký quỹ, là tài khoản của khách hàng mở tại một NHTM để chuyển toàn bộ nguồn thu từ phương án sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho khoản vay vốn của khách hàng tại PVFC. Mọi giao dịch của khách hàng trên tài khoản này phải có sự chấp thuận bằng văn bản của PVFC (TKTT: Tài khoản thanh toán)
-TK KH: Tài khoản của khách hàng.
Quy trình tín dụng này được áp dụng tại tất cả các chi nhánh, PGD của PVFC, trong đó có cả TTGDHS. Quy trình được xây dựng trên cơ sở khoa học và thực tiễn làm việc nên khá chặt chẽ, mang tính chuyên môn hóa cao. Tóm lại, quá trình cấp tín dụng phải thông qua ba bộ phận: Bộ phận quan hệ khách hàng (Các phòng khách hàng) – Bộ phận hỗ trợ quan hệ khách hàng (Phòng Quản lý tín dụng) – Bộ phận thẩm định (Phòng Thẩm định). Bộ phận QHKH sẽ tìm kiếm, gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với khách hàng chịu trách nhiệm đánh giá, lập báo cáo đánh giá về khách hàng, thông qua các giấy tờ thủ tục ban đầu. Bộ phận thẩm định sẽ đánh giá tình hình khách hàng về phương án sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, trình độ quản lý, tình trạng nợ và khả năng thanh toán..sau đó sẽ phân loại khách hàng, xếp hạng tín dụng nội bộ, cuối cùng là thẩm định phương án cấp tín dụng dựa vào các quy định về số tiền vay, lãi suất và thời hạn vay, tài sản bảo đảm, khả năng thu nợ, dự báo rủi ro tín dụng và biện pháp đề phòng. Bên thẩm định có những kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn để đánh giá khách quan và chính xác nhất về doanh nghiệp đi vay dựa trên những báo cáo, số liệu thực tế thu thập được. Sau khi phòng Thẩm định xem xét, đưa ra quyết định cho vay vốn thì bộ phận hỗ trợ phòng Quan hệ khách hàng (phòng Quản lý tín dụng) tiếp nhận hồ sơ vay vốn rồi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định đồng ý
hay không đồng ý cho vay, gửi thông báo cho khách hàng. Nếu đồng ý cho vay thì tiến hành ký kết hợp đồng tín dụng, thực hiện thủ tục bảo đảm tín dụng, thỏa thuận ba bên, hợp đồng bảo hiểm. Ngoài việc thực hiện các thủ tục, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết theo đúng quy định và quy trình cho vay của PVFC thì bộ phận Hỗ trợ khách hàng còn làm nhiệm vụ giải ngân, thu nợ, quản lý sau cho vay, thanh lý và lưu trữ hợp đồng tín dụng để giúp đỡ, san sẻ bớt công việc cho các phòng khác.
Ba bộ phận Quan hệ khách hàng; Thẩm định tín dụng; Hỗ trợ tín dụng trong Ban tín dụng được phân quyền hoạt động dựa trên cơ sở mức quản trị rủi ro tín dụng trong cho vay của PVFC tuy nhiên giữa các phòng luôn gắn bó và liên kết hữu cơ với nhau vì một cá nhân hay bộ phận không thể ôm đồm, làm tốt hết các khâu trong quy trình vì thế nên chuyên môn hóa để nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng tín dụng. Theo lý thuyết thì quy tình diễn ra tương đối đơn giản nhưng trên thực tế thì khá phức tạp và mất thời gian vì để ra quyết định cấp một khoản vay sẽ tốn nhiều bước, thủ tục, nhiều cấp phê duyệt, nặng nề về giấy tờ…khiến doanh nghiệp không kịp thời tận dụng thời cơ kinh doanh. Ngoài ra khái niệm Quan hệ khách hàng là một khái niệm mới trong quản trị ngân hàng hiện đại, mới được biết đến trong quá trình học hỏi và chuyển giao mô hình quản lý và kinh doanh ngân hàng trên Thế Giới mà nước ta đang tiếp nhận.