3.1.1 Nhận xét chung
Tiền thân là chi nhánh của công ty SOTO mẹ đặt trụ sở chính tại TP.HCM. Với kinh nghiệm đang còn non trẻ trong lĩnh vực may mặc chỉ với 12 năm kinh nghiệm. Trong những năm gần đây cùng với sự suy thoái kinh tế toàn cầu làm ảnh hƣởng đến kinh ngạch xuất nhập khẩu hàng may mặc vốn là nghành có thế mạnh đối với nền kinh tế Việt Nam. Công ty đã và đang phấn đấu đẩy mạnh sản xuất nâng cao vị thế trên thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
Công ty đẩy mạnh đầu tƣ nhà xƣởng, trang thiết bị, công nghệ sản xuất nhằm nâng cao năng suất chất lƣợng sản phẩm.
Về mặt địa lý công ty nằm trên địa bàn huyện Quảng Xƣơng giáp biển gần với cảng Nghi Sơn rất thích hợp cho việc vận chuyển nguyên vật liệu trong khi công ty làm gia công, và sản xuất hàng may mặc.
Thanh Hóa có nhiều chính sách ƣu đãi về thuế, tiền cho thuê mặt bằng, các thủ tục hành chính ngày một gon nhẹ giúp giảm chi phí hành chính cho công ty.
Môi trƣờng làm việc thoáng mát, sạch sẽ. Các phòng ban đƣợc sắp xếp hợp lý Sản phẩm của công ty tƣơng đối đa dạng về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ, màu sắc… đáp ứng yêu cầu thị hiếu của khách hàng.
Bộ máy tổ chức của công ty có sự sắp xếp rất khoa học và hiệu quả . Có sự phân công, phân cấp hợp lý giữa các phòng ban tạo mối liên kết chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán. Do đó công việc xử lý thông tin trên các bảng mẫu biểu rất nhanh chóng, giúp giảm bớt khối lƣợng công việc sổ sách, vấn đề lƣu trữ hồ sơ đồng thời giúp nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán.
Cán bộ nhân viên làm việc lâu năm nhiều kinh nghiệm, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao, tích cực lao động học tập, gắn bó với công ty, sử dụng thành
Đội ngũ công nhân, tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm làm việc với năng suất cao, giúp nâng cao chất lƣợng sản phẩm.
Áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty một cách nhanh chóng gon nhẹ đặc biệt là công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty đang nghiên cứu các chính lƣợ kinh doanh ngắn và dài hạn nhằm giảm giá thành đáp ứng nhu cầu thi hiếu của khách hàng.
Qua thời gian thực tập,vận dụng lý thuyết vào thực tiễn,em nhận thấy công tác hạch toán kế toán công nợ ở Công ty TNHH Mai Linh có nhƣng ƣu và nhƣợc điểm sau:
3.1.2 . Ƣu diểm
3.1.2.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức chặt chẽ, khóa học và không ngừng đổi mới và hoàn thiện để kịp thời đáp ứng yêu cầu của Ban quản trị công ty, đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, cung cấp thông tin một cách kịp thời nhất.
Việc phân công, phân nhiệm vụ cho từng cá nhân trong công ty rõ ràng, cụ thể tạo sự nỗ lực trong công việc. Các nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, năng lực, nhiệt tình, đƣợc bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc đƣợc giao, góp phần tích cực vào hiệu quả công tác tài chính kế toán của công ty. công ty sử dụng Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS
3.1.2.2 Về chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Mai Linh sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc ytheo quy định của bộ tài chính ban hành.các chúng từ trong qus trình sử dụng đƣợc kiểm tra liên tục , công việc luân chuyển chứng từ giữ kế toán và các bộ phận liên quan đƣợc phối hợp chặt chẽ,giúp cho công tác hạch toán đƣợc chính xác.
phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tƣơng đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tƣợng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trƣớc, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, nhƣ vậy giảm đƣợc rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cacis không bị rối.
3.1.2.3. Về kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Mai Linh đã đƣơc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thƣc hiện đƣơic những điếu sau:
Công ty phải thƣờng xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dƣa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thƣờng xuyên hợăc có số dƣ lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trƣờng hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan nhƣ biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dƣ nợ.
- Công ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải đƣợc phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tƣ, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
theo từng đối tƣợng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể. - Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý nhằm cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
3.1.2.4. Về kế toán các khoản phải trả
- Công ty TNHH Mai Linh đã phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối nămVề việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là sản xuất và thƣơng mại dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tƣơng đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lƣợng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì đƣợc khả năng chi trả nợ. Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức nhƣ bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 50% doanh thu hợp đồ
- Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- Kế toán nợ phải trả ngƣời bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
3.1.3. Hạn chế
Dƣới đây chỉ là một và đánh giá mang tính khách quan so với lý thuyết đã đƣợc học. Những tồn tại trong công tác kế toán công nợ ở công ty là các sổ chi tiết chƣa thể hiện rõ đƣợc thời hạn thanh toán, chiết khấu,…và còn chƣa theo dõi chi tiết cụ thể các khoản phải trả. Với mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán công nợ của công ty có hiệu quả hơn, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả một các chính xác về thời gian và giá trị, đề tài đƣa ra một số hoàn thiện.sau đây là chi tiêt những hạn chế trong công nợ của Công ty TNHH Mai Linh.
3.1.3.1. Công tác kế toán nợ phải thu
Trên sổ chi tiết tạm ứng chƣa có thời hạn thanh toán. Công ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân không phù hợp với công dụng TK 141
Sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
Chƣa có sổ theo dõi riêng cho TK 3387 – doanh thu chƣa thực hiện
Đối với khách hàng là ngƣời bán nƣớc ngoài công ty không sử dụng sổ theo dõi ngƣời bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi nhƣ khách hàng trong nƣớc.
Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC.
Trên thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi đƣợc là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống. Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, Kế toán ghi nhận trƣớc khoản nợ không có khả năng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dƣ trên tài khoản qua các năm lớn mà công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
3.1.3..2 Kế toán công nợ phải trả
Về việc trích lập các khoản bảo hiểm theo quy định áp dụng từ ngày 01/01/2009 là 27% ( BHXH 20%, BHYT 3%, KPCĐ 2%, BHTN 2%) nhƣng trên thực tế công ty chỉ trích 25%.
Kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CÔNG TY
3.2.1. Đối với nợ phải thu
3.2.1.1. Cơ sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán tạm ứng
lạm dụng vốn công ty, dùng vốn sai mục đích. Nhƣ vậy trên sổ chi tiết cần có thêm cột thời hạn thanh toán. Khi công việc tạm ứng hoàn thành thì ngƣời nhận tạm ứng làm phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng kế toán phải ghi vào sổ chi tiết tạm ứng thời hạn ngƣời nhận tạm ứng có thanh toán theo đúng quy định hay không. Nếu nhân viên nào thực hiện không đúng quy định thì có thể khiển trách hoặc phạt tiền.
Về tài khoản kế toán: Công ty sử dụng TK 1411 - Tạm ứng cá nhân là không phù hợp với công dụng tài khoản. Khi công nhân viên tạm ứng lƣơng thì không theo dõi vào TK 141 mà phải theo dõi trên TK 334 sẽ thế hiện trên bảng thanh toán lƣơng
Công ty nên có bảng tạm ứng tùy theo mục đích tạm ứng để quy định thời hạn tạm ứng đối với các lần tạm ứng
STT Khoản tạm ứng Thời hạn thanh toán
1 Tạm ứng mua vật tƣ, hàng hóa 10 ngày
2 Tạm ứng đi công tác 5 ngày
3 Tạm ứng các công việc khác … ngày
Mẫu sổ: Sổ chi tiết Tạm ứng Tên nhân viên: nguyễn thị thức
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời hạn thanh toán Ghi chú Số Ngày Nợ Có 098765 16/05 Tạm ứng mua vật tƣ 1412 15.000.000 5 ngày
3.2.1.2. Cơ sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng
Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn đƣợc chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
Hiện nay công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2007 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); năm 2008 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ).
Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhƣng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chƣa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện đƣợc số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chƣa biết đƣợc khi nào khách hàng sẽ thanh toán
Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín nhƣ nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhƣng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lƣu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại đƣợc các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng nhƣ các khoản nợ không có khả năng đòi để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng nhƣ đối với công ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tƣợng: Khách hàng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời hạn đƣợc chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đƣa ra biện pháp quản lý công nợ phải thu nhƣ sau:
Thƣờng xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng đƣợc phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên.
Cần phải trích lập các khoản dự phòng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thƣ nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.
3.2.1.3.Cơ sở kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ƣớc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Số ƣớc tính trƣớc đƣợc gọi là khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Theo Thông tƣ 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hƣớng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ƣớc vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi