Đầu tiên kế toán Doanh thu, Thành Phẩm chuyển bộ chứng từ cho kế toán phải thu. Kế toán phải thu sẽ kiểm tra lại giá trên hợp đồng với Invoice xem đã khớp chƣa để đòi tiền khách hàng.
Tiếp theo, kế toán Phải thu sẽ lập Bảng kê chi tiết theo dõi từng khách hàng căn cứ vào thời hạn thanh toán trên Hợp đồng. Khi Ngân hàng gửi Giấy Báo Có về, kế toán Phải thu sẽ biết đƣợc hóa đơn nào đã đƣợc thanh toán và cuối mỗi quý sẽ lập Bảng đối chiếu công nợ. Khi quyết toán, kế toán Phải thu sẽ lên chữ T cho TK 131.
Kế toán Nợ phải thu
KT phải thu KT Doanh thu
Bộ chứng từ (Hợp đồng +
Invoice) Kiểm tra
Kiểm tra lại bộ chứng từ
No Lập bảng kê theo dõi KH
Yes
Bảng kê
Giấy báo Có Ngân hàng Đối chiếu
Lên chữ T Cuối tháng N
Lưu đồ 2.2.1.5 – Kế toán Nợ phải thu
2.2.1.6. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/12/2012, nhận đƣợc giấy báo có số 245145541 của Ngân hàng Đông Á với nội dung Mai Linh Bỉm Sơn đã thanh toán đủ số tiền doanh thu tháng 2 số tiền 542.450.000
Nợ TK 1121: 542.450.000
Có TK 131: 542.450.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2012, Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh.Hợp đồng trị giá 33.000.000 đã có VAT 10% theo HĐGTGT 021868423.Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 10 ngày.(Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa chấp nhận cho phép ghi nhận doanh thu).
Nợ TK 131: 33.000.000
Có TK 511: 30.000.000
Có TK 3331: 3.000.000
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 021868423
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/12/2012,Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12. Do thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng.
Nợ TK 1111: 36.300.000
Có TK 131: 33.000.000
Có TK 711: 3.300.000
Mã GDV: 42567 Mã KH: 67890654 Số GD: 1437495068
Kính gửi: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa
Mã số thuế: 2801007931
Hôm nay chúng tôi xin thông báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng với nội dung như sau: Số tài khoản ghi Có:
Số tiền bằng số: 542.450.000
Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mươi hai triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Nội dung: Mai Linh Bỉm Sơn thanh toán doanh thu
Kiểm soát Giao dịch viên
Ngân hàng Agribank
Chi nhánh Huyện Đông Sơn
Mẫu01GTKT3/001 Ký hiệu: 01AA/11P Số: 0192304 Đơn vị bán hàng:
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị:
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số tài khoản:
STT Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 3 4 5 6=4x5 1 Đồng 1 30.000.000 30.000.000 Cộng tiền hàng: 30.000.000 Tiền thuế GTGT: 3.000.000 33.000.000 Số tiền viết bằng chữ:
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Thuế suất GTGT: 10 %
Tổng cộng tiền thanh toán:
Ba mƣơi ba triệu đồng chẵn
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
Thiệu Giao - Thiệu Hóa - Thanh Hóa 3500205244888 Tên hàng hóa, dịch vụ
2
Hợp đồng thuê xe du lịc 2801007944
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lƣu
Ngày 10 tháng 11 năm 2012
Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa 2801007931
318 Trần Hƣng Đạo - P.Nam Ngạn 3500205244990
Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh
Đơn vị: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo - P.Nam Ngạn
Quyển số: 02 Số: 0005 Nợ: 111 Có: 131. 711 Họ và tên người nộp tiền: Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh
Địa chỉ: Thiệu Giao - Thiệu Hóa - Thanh Hóa
Lý do nộp: Thanh toán tiền thuê xe du lịch và tiền nộp phạt do thanh toán chậm
Số tiền: 36.300.000 (Viết bằng chữ): Ba sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn
……… Kèm theo: ………Chứng từ gốc.
Ngày …… tháng …… năm ……
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ………. Số tiền quy đổi: ……….. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền của Mai Linh Bỉm Sơn 1121 131 542.450.000
Cộng X X 542.450.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:43 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh. Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 1 tháng
131 511 30.000.000 Thuế GTGT 131 3333 3.000.000 Cộng X X 33.000.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:47 Ngày 22 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12
111 131 33.000.000
Do thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng. 111 711 3.300.000 Cộng X 36.300.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
SỔ CÁI
Tháng 12 Năm 2012
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối
ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dƣ đầu tháng 1.074.704.670 - Số phát sinh trong tháng … … … … … … …
10/12 35 10/12 Thu tiền Mai Linh Bỉm Sơn 1121 542.450.000
10/12 43 10/12 Ký HĐ thuê xe với DN Hùng Mạnh 511 30.000.000
3331 3.000.000
22/12 47 22/12 DN Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi phạm hợp đồng 111 33.000.000
… … … … … …
+ Cộng số phát sinh tháng 131.884.449.087 132.078.597.413
+ Số dƣ cuối tháng 880.556.344
- Số này có…trang, đánh từ trang số 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số: S03c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƢ Số tiền Chú giải
Thu Chi Thu
(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C D E 1 2 3 F 10/12 43 Ký HĐ thuê xe với DN Hùng Mạnh 5111 3331 30.000.000 3.000.000 20/12 04 DN Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi
phạm hợp đồng
111
33.000.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số: S03c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)