Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh 2.1.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan Nhà nƣớc và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động tài chính tại Doanh trên cơ sở chế độ quy định của Nhà nƣớc, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty. Làm tham mƣu cho Ban giám đốc công ty về công tác tài chính, phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ của công ty và đơn vị để đảm bảo tài chính đúng, đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện cấp phát đầy đủ các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động.
- Phòng kế hoạch: Là cơ quan trung tâm phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ Phòng kế hoạch Phòng kế toán
Các đơn vị trực thuộc
Xƣởng 1 Xƣởng 2 Xƣởng hoàn thiện Xƣởng cơ khí Phòng hành chính
của công ty để tiến hành xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, kỹ thuật hàng năm của công ty. Đồng thời triển khai chỉ đạo, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Giám đốc công ty. Thƣờng tổng hợp tiến độ sản xuất kinh doanh của Phân xƣởng để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ huy.
- Phòng kế toán Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ quá trình sản xuất xác định kết quả tài chính, thực hiện nhiệm vụ thu chi, quản lý và đảm bảo vốn, quá trình hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn tham mƣu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.3.2. Cơ cấu phòng Kế toán
2.1.3.2.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Nhân viên kế toán đƣợc điều hành bởi kế toán trƣởng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trƣởng.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh
Kế toán phân xƣởng Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tƣ Thủ quỹ Kế toán trƣởng
2.1.3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trƣởng : Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty.Hƣớng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trƣởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các tổ chức, cá nhân, nhà cung cấp. Theo dõi bằng giá trị số dƣ và các biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số dƣ của tài khoản tiền gửi của đơn vị vào cuối tháng với số dƣ của ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán vật tƣ hàng hóa: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tƣ. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho vật tƣ, và thƣờng xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
- Kế toán xuất _nhập khẩu : Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty, thƣờng xuyên trao đổi với kế toán trƣởng về các nghiệp vụ ấy.
-Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện việc thu chi tiền cho mọi đối tƣợng khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, cuối tháng hoặc định kỳ kiểm kê quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán
-Kế toán các xƣởng trực thuộc công ty: Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép sổ sách số liệu của xƣởng mình, hàng tháng lập báo cáo về công ty để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
2.1.4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.4.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.4.1.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Quy trình ghi chép sổ kế toán đƣợc tóm tắt nhƣ sau:
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.4.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái đƣợc dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
2.2 TÌNH HÌNH KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH MAI LINH 2.2.1 Kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu 2.2.1 Kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải thu liên quan đến các đối tƣợng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc (chủ yếu là cơ quan Thuế).
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng.
Các hóa đơn liên 1 liên 2 chƣa thu tiền.
các hóa đơn hay giấy báo có của ngân hàng ghi nhận việc trả tiền của khách hàng
Hóa đơn GTGT, Hợp đồng
Giấy báo có
Biến bản đối chiếu cấn trừ công nợ
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản 1311 Phải thu khách hàng 1312 Khách hàng trả tiền trƣớc
2.2.1.3. Tóm tắt sơ đồ hoạch toán 311 311 511 156 (1) (2) 3331.332 133 156 111,112 (3) (4) Ghi chú:
(1) Bán hàng chƣa thu tiền (gồm thuế) (2) Thu tiền bán hàng (gồm thuế)
(3) Xuất kho hàng hóa bán chƣa thu tiền (4) Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, TGNH
2.2.1.4 Sổ kế toán
Sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng
2.2.1.5. Quy trình kế toán phải thu
Đầu tiên kế toán Doanh thu, Thành Phẩm chuyển bộ chứng từ cho kế toán phải thu. Kế toán phải thu sẽ kiểm tra lại giá trên hợp đồng với Invoice xem đã khớp chƣa để đòi tiền khách hàng.
Tiếp theo, kế toán Phải thu sẽ lập Bảng kê chi tiết theo dõi từng khách hàng căn cứ vào thời hạn thanh toán trên Hợp đồng. Khi Ngân hàng gửi Giấy Báo Có về, kế toán Phải thu sẽ biết đƣợc hóa đơn nào đã đƣợc thanh toán và cuối mỗi quý sẽ lập Bảng đối chiếu công nợ. Khi quyết toán, kế toán Phải thu sẽ lên chữ T cho TK 131.
Kế toán Nợ phải thu
KT phải thu KT Doanh thu
Bộ chứng từ (Hợp đồng +
Invoice) Kiểm tra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra lại bộ chứng từ
No Lập bảng kê theo dõi KH
Yes
Bảng kê
Giấy báo Có Ngân hàng Đối chiếu
Lên chữ T Cuối tháng N
Lưu đồ 2.2.1.5 – Kế toán Nợ phải thu
2.2.1.6. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/12/2012, nhận đƣợc giấy báo có số 245145541 của Ngân hàng Đông Á với nội dung Mai Linh Bỉm Sơn đã thanh toán đủ số tiền doanh thu tháng 2 số tiền 542.450.000
Nợ TK 1121: 542.450.000
Có TK 131: 542.450.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2012, Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh.Hợp đồng trị giá 33.000.000 đã có VAT 10% theo HĐGTGT 021868423.Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 10 ngày.(Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa chấp nhận cho phép ghi nhận doanh thu).
Nợ TK 131: 33.000.000
Có TK 511: 30.000.000
Có TK 3331: 3.000.000
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 021868423
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/12/2012,Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12. Do thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng.
Nợ TK 1111: 36.300.000
Có TK 131: 33.000.000
Có TK 711: 3.300.000
Mã GDV: 42567 Mã KH: 67890654 Số GD: 1437495068
Kính gửi: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa
Mã số thuế: 2801007931
Hôm nay chúng tôi xin thông báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng với nội dung như sau: Số tài khoản ghi Có:
Số tiền bằng số: 542.450.000
Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mươi hai triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Nội dung: Mai Linh Bỉm Sơn thanh toán doanh thu
Kiểm soát Giao dịch viên
Ngân hàng Agribank
Chi nhánh Huyện Đông Sơn
Mẫu01GTKT3/001 Ký hiệu: 01AA/11P Số: 0192304 Đơn vị bán hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị:
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số tài khoản:
STT Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 3 4 5 6=4x5 1 Đồng 1 30.000.000 30.000.000 Cộng tiền hàng: 30.000.000 Tiền thuế GTGT: 3.000.000 33.000.000 Số tiền viết bằng chữ:
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Thuế suất GTGT: 10 %
Tổng cộng tiền thanh toán:
Ba mƣơi ba triệu đồng chẵn
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
Thiệu Giao - Thiệu Hóa - Thanh Hóa 3500205244888 Tên hàng hóa, dịch vụ
2
Hợp đồng thuê xe du lịc 2801007944
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lƣu
Ngày 10 tháng 11 năm 2012
Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa 2801007931
318 Trần Hƣng Đạo - P.Nam Ngạn 3500205244990
Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh
Đơn vị: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo - P.Nam Ngạn
Quyển số: 02 Số: 0005 Nợ: 111 Có: 131. 711 Họ và tên người nộp tiền: Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh
Địa chỉ: Thiệu Giao - Thiệu Hóa - Thanh Hóa
Lý do nộp: Thanh toán tiền thuê xe du lịch và tiền nộp phạt do thanh toán chậm
Số tiền: 36.300.000 (Viết bằng chữ): Ba sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn
……… Kèm theo: ………Chứng từ gốc.
Ngày …… tháng …… năm …… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ………. Số tiền quy đổi: ……….. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU THU
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền của Mai Linh Bỉm Sơn 1121 131 542.450.000
Cộng X X 542.450.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:43 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh. Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 1 tháng
131 511 30.000.000 Thuế GTGT 131 3333 3.000.000 Cộng X X 33.000.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:47 Ngày 22 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12
111 131 33.000.000
Do thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng. 111 711 3.300.000 Cộng X 36.300.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
SỔ CÁI
Tháng 12 Năm 2012
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối
ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dƣ đầu tháng 1.074.704.670 - Số phát sinh trong tháng … … … … … … …
10/12 35 10/12 Thu tiền Mai Linh Bỉm Sơn 1121 542.450.000
10/12 43 10/12 Ký HĐ thuê xe với DN Hùng Mạnh 511 30.000.000
3331 3.000.000
22/12 47 22/12 DN Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi phạm hợp đồng 111 33.000.000
… … … … … …
+ Cộng số phát sinh tháng 131.884.449.087 132.078.597.413
+ Số dƣ cuối tháng 880.556.344
- Số này có…trang, đánh từ trang số 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số: S03c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƢ Số tiền Chú giải
Thu Chi Thu
(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C D E 1 2 3 F 10/12 43 Ký HĐ thuê xe với DN Hùng Mạnh 5111 3331 30.000.000 3.000.000 20/12 04 DN Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi
phạm hợp đồng
111
33.000.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2012 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số: S03c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
2.2.2. Kế toán các khoản phải thu khác
Phải thu khác là các khoản nợ phải thu khác của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ nhƣ phải thu về tài sản thiếu chờ sử lý, các khoản cho vay tạm thời ....
2.2.2.1.Chứng từ sử dụng
Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hoa...
2.2.2.2 Sổ sách sử dụng
Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ thẻ chi tiết
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hóa 1388 Phải thu khác
2.2.2.4. Quy trình ghi sổ kế toán
2.3.2.5. Một số nghiệp vụ
Nghiệp vụ 1: Ngày 20/12/2012 Nhân viên Minh làm hỏng một bộ đàm trị giá 1.022.000
Nợ TK 1388: 1.022.000
Có TK 153: 1.022.000 Chứng từ ghi sổ
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC