2.2 Quy trình nhập khẩu máy móc thiết bị
2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng
Cỏc bước của quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nhập khẩu được thể hiện qua sơ đồ sau:
Quy trỡnh thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
- Xin giấy phộp nhập khẩu: Giấy phộp nhập khẩu là một biện phỏp quan trọng để nhà nước cú thể kiểm soỏt được hoạt động nhập khẩu của cỏc doanh nghiệp. Giấy phộp do Bộ Cụng Thương làm thủ tục xin giấy phộp nhập khẩu khỏc nhau đối với hàng húa thuộc cỏc nhúm khỏc nhau. Nú đảm bảo về mặt phỏp lý của cỏc bờn tham gia xuất nhập khẩu. Cụng ty Mỏy và phụ tựng luụn làm rất tốt trong việc xin giấy phộp nhập khẩu vỡ đõy là hoạt động chủ đạo của Cụng ty.
- Mở thư tớn dụng L/C: Bờn mua chỉ phải mở L/C ở ngõn hàng nếu hợp đồng quy
định thanh toỏn bằng phương thức thư tớn dụng chứng từ.
- Đụn đốc bờn bỏn hàng giao hàng: Cụng ty Mỏy và phụ tựng nhập đó thường
xuyờn giữ liờn lạc với bờn đổi tỏc để đụn đốc đối tỏc giao hàng đỳng thời hạn. Làm tốt điều này làm uy tớn của Cụng ty với cỏc bạn hàng tăng lờn đỏng kể.
- Thuờ tàu hoặc lưu cước phớ: Trong quỏ trỡnh thuờ tàu cần dựa vào cỏc điều
khoản trong hợp đồng, đặc điểm hàng húa vận chuyển và điều kiện vận tải. Tựy vào đặc điểm hàng húa kinh doanh để lựa chọn phương thức thuờ tàu cho phự hợp: cú thể thuờ tàu chuyến, tàu chợ hoặc tàu bao. Nếu nhập khẩu thường xuyờn với số lượng lớn thỡ doanh nghiệp nờn thuờ tàu chuyến, nếu nhập khẩu số lượng nhỏ thỡ nờn thuờ tàu chợ.
Cụng ty đó làm tốt khõu này và đó làm giảm đỏng kể chi phớ vận chuyển làm tăng lợi nhuận cho Cụng ty.
- Mua bảo hiểm hàng húa: Hàng húa trong quỏ trỡnh vận chuyển thường gặp
nhiều rủi ro, tổn thất do đú doanh nghiệp cần phải mua bảo hiểm cho hàng húa để trỏnh gặp phải những rủi ro, tổn thất ngoài ý muốn. Hiểu rừ được tầm quan trọng của việc mua bảo hiểm hàng húa, Cụng ty Mỏy và phụ tựng luụn thực hiện rất tốt khõu này, làm uy tớn của Cụng ty với bạn hàng được nõng cao. Bảo hiểm hàng húa đường biển là loại bảo hiểm thụng dụng nhất. Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm doanh nghiệp cần nắm vững cỏc điều kiện của hợp đồng bảo hiểm và phải căn cứ vào đặc điểm, tớnh chất của hàng húa, điều kiện thời tiết , khả năng vận chuyển bốc dỡ, đặc điểm quóng đường…để lựa chọn điều kiện bảo hiểm cho phự hợp với yờu cầu.
- Làm thủ tục hải quan: Hàng húa qua biờn giới để xuất khẩu hay nhập khẩu
đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một cụng cụ để nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của cỏc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, ngăn chặn hàng húa xuất lậu ra biờn giới. Là doanh nghiệp gương mẫu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Cụng ty Mỏy và phụ tựng luụn làm rất nghiờm tỳc khõu này. Làm thủ tục hải quan gồm cỏc bước sau:
+ Khai bỏo hải quan: Chủ hàng phải kờ khai chi tiết về hàng húa thụng quan lờn tờ khai cho hải quan kiểm tra. Việc kờ khai phải đảm bảo tinhd trung thực và chớnh xỏc. Ngoài ra chủ hàng phải kốm theo một số chứng từ khỏc như: giấy phộp nhập khẩu, húa đơn thanh toỏn, vận đơn…
+ Xuất trỡnh hàng húa: Hải quan được phộp kiểm tra hàng húa nếu thấy cần thiết. thụng thường, với khối lượng hàng húa ớt thỡ hàng lờn bờ vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng làm thủ tục hải quan và nộp thuế. Đối với hàng húa nhập khẩu với số lượng lớn thỡ việc kiểm tra hàng húa và giấy tờ của hải quan cú thể diễn ra tại cửa khẩu hay tại nơi giao hàng cuối cựng.
+ Thực hiện cỏc quyết định của hải quan: Sauk hi kiểm tra hàng húa, giấy tờ thỡ hải quan sẽ đưa ra cỏc quyết định như: cho hàng húa thụng quan, cho hàng thụng quan kốm 1 số điều kiện ( như: chỉnh sửa, khắc phục khuyết tật…), cho hàng thụng quan khi nộp thuế, khụng cho hàng húa thụng quan. Doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ cỏc quyết định của hải quan.
- Nhận hàng và kiểm tra hàng húa: Khi nhận được hàng doanh nghiệp cần
kiểm tra chất lượng, số lượng hàng húa để trỏnh những hậu quả xấu cũng như uuy tớn cho quan hệ buụn bỏn. Sau đú doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục nhận hàng, và thanh toỏn cỏc chi phớ trong quỏ trỡnh nhận hàng.
- Làm thủ tục thanh toỏn: Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng ngoại thương,
thanh toỏn là khõu trọng tõm và là kết quả cuối cựng của tất cả cỏc giao dịch kinh doan thương mại quốc tế. Do đặc điểm kinh doanh với nước ngoài, nờn thanh toỏn rất phức tạp doanh nghiệp cần chỳ ýh trỏnh xảy ra tổn thất trong quỏ trỡnh thanh toỏn. Cú nhiều phương thức thanh toỏn trong thương mại quốc tế như: mở L/C, chuyển tiờn, phương thức nhiều thu… việc thanh toỏn theo phương thức nào phải được ghi rừ trong hợp đồng và khi thanh toỏn phải thực hiện đỳng như trong hợp đồng ghi.
- Khiếu nạo và xử lý khiếu nại (nếu cú): khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu,
nếu chủ hành phỏt hiện ra hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ hay hư hỏng thỡ chủ hàng cần phải làm thủ tục khiếu nại ngay. Bờn ngập khẩu cần phải viết đơn khiếu nại và gửi cho bờn bị khiếu nại trong thời hạn qui định, kốm theo chứng cứ về tổn thất. Tựy theo mức độ tổn thất mà cú cỏch giải quyết khỏc nhau, 2 bờn cú thể tự thỏa thuận giải quyết khiếu nại nếu khụng thống nhất thỡ làm đơn gửi đến trọng tài kinh tế giải quyết.
Tổ chức hợp đồng nhập khẩu là khõu quan trọng nhất và cũng là khõu chịu
nhiều tỏc động của nhiều nhõn tố. Nú bao gồm nhiều nghiệp vụ, nhiều giai đoạn khỏc nhau nhưng phải được tiến hành theo trỡnh theo trỡnh tự nhất định. Cụng ty Mỏy và phụ tựng đó thực hiện tốt khõu này nờn hiệu quả nhập khẩu đó tăng lờn đỏng kể do tiết kiệm được thời gian, chi phớ. Để thực hiện tốt hơn nữa khõu này Cụng ty cần phải nõng cao trỡnh độ của cỏn bộ, thiết lập được mối quan hệ tốt với cỏc cơ quan như: ngõn hàng, hải quan, cơ quan vận chuyển…
2.2.5 Tổ chức tiờu thụ hàng nhập khẩu.
Sau khi nhập hàng về, Cụng ty Mỏy và phụ tựng đó tổ chức tiờu thụ hàng, hoặc giao hàng cho cỏc đơn vị đặt hàng ngay trỏnh để hàng tồn kho lõu làm tăng chi phớ của cụng ty. Mặt khỏc tổ chức tốt tiờu thụ giỳp doanh nghiệp thu hồi vốn đầu tư ban đầu nhanh, tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh tỏi sản xuất. Nhận thức được điều này Cụng ty đó thực hiện rất tốt khõu tổ chức tiờu thụ hàng húa nhập khẩu gúp phần nõng cao hiệu quả nhập khẩu cho Cụng ty.
2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Cụng ty những năm gần đõy.