CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH VĨNH LONG
4.1 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO VAY
4.1.2 Mô tả quy trình cho vay bằng lưu đồ
Bộ phận QHKH
Bắt đầu
Giấy đề nghị vay vốn KH có
nhu cầu
Kiểm tra thông
tin
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan
Giấy đề nghị vay vốn
Đánh giá, phân tích, lập BCĐXTD, ký kiểm soát
Các hồ sơ + giấy tờ liên Giấy đề nghị quan
vay vốn
BCĐXTD
Lãnh đạo phòng kiểm tra
lại, ký duyệt
Giấy đề nghị vay vốn Các hồ sơ + giấy
tờ liên quan
BCĐXTD Đã ký
Trình ký P.Giám đốc
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký BCĐXTD
BCĐXTD Đã ký
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký
Kiểm tra, lập phiếu tiếp nhận
HS
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp nhận
HS
Bộ phận QLRR
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ
đã ký BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ
đã ký Phiếu tiếp nhận
HS
Kiểm tra TĐRR, lập
BCTĐRR
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp nhận
HS
BCTĐRR BCTĐRR
Quyết định cấp TD, trưởng phòng
ký Trình ký
P. GĐ
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp nhận
HS
BCTĐRR Đã ký BCTĐRR Đã ký
A
Bộ phận QTTD B
N
HĐTD đã Các hồ sơ + ký
giấy tờ liên quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp
nhận HS
BCTĐRR
Kiểm tra HS
Tạo CIF. Nhập thông tin vào hệ thống SIBS,
nhập kho
Kiểm tra CÌF, số tiền,, hạn mức
CSDL
HĐTD đã Các hồ sơ + ký
giấy tờ liên quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp
nhận HS
BCTĐRR
N
Kết thúc
Kho quỹ C
Chứng từ TSĐB
N
A
Các hồ sơ + giấy tờ liên
quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp
nhận HS
BCTĐRR BCTĐRR
Thỏa thuân với KH, lập HĐTD
HĐTDHĐTD Các hồ sơ +
giấy tờ liên quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp
nhận HS
BCTĐRR
Ký kết hợp đồng TD, photo chứng từ TSĐB
HĐTD đã ký HĐTD đã ký Các hồ sơ +
giấy tờ liên quan Giấy đề nghị
vay vốn
BCĐXTD T.P đã ký, p.GĐ đã ký Phiếu tiếp
nhận HS
BCTĐRR
KH
B
Chứng từ TSĐB
C Bộ phận QHKH
Hình 4.1- Lưu đồ Cấp tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp, đủ điều kiện cho vay, không vƣợt thẩm quyền chi nhánh, qua thẩm định rủi ro
Phân tích + Giải Thích Lưu Đồ: Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn gửi giấy đề nghị vay vốn cho nhân viên phòng QHKH. Nhân viên phòng tiếp nhận kiểm tra thông tin, tra cứu tìm hiểu khách hàng phù hợp với các chính sách và quy định của BIDV. Yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ thông tin: hồ sơ pháp lý của khách hàng, hồ sơ chứng từ tài sản đảm bảo tiền vay,… là bản chính, trừ trường hợp khách hàng chỉ có một bản chính duy nhất thì BIDV nhận bản sao có xác nhận của công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền. Riêng đối với những văn bản hồ sơ nhƣ Quyết định phê duyệt thiết kế cơ sở, Các quyết định, văn bản chỉ đạo, tham gia ý kiến, các văn bản liên quan chế độ ƣu đãi, hỗ trợ, … của các cấp các ngành có liên quan, Các văn bản liên quan đến quá trình đấu thầu thực hiện dự án, Các văn bản liên quan đến việc đền bù, giải phóng mặt bằng, … BIDV có thể nhận bản photo hay bản sao có đóng dấu sao y của chính khách hàng sau khi cán bộ QHKH đã kiểm tra, đối chiếu đúng với bản chính. Quá trình kiểm tra phải lưu ý những sửa đổi bổ sung của các văn bản pháp luật hiện hành và các quy định nội bộ để áp dụng cho phù hợp.
Mục đích kiểm soát này kiểm tra giấy tờ khách hàng có thực không, có quy phạm pháp luật tránh rủi ro khi cho vay.
Bộ phận QHKH đánh giá, phân tích, thu thập, thẩm định khách hàng.
Nếu thấy hợp lý thì lập báo cáo đề xuất tín dụng (2 bản) sau đó trình cho lãnh đạo phòng ký phê duyệt (nếu đồng ý cấp tín dụng) đến P.GĐ ký. Tất cả hồ sơ kiểm tra lại sau đó lập giấy tiếp nhận hồ sơ chuyển qua phòng QLRR tiếp nhận.
Tại đây nhân viên phòng QLRR tiến hành thẩm định rủi ro theo quy định, lập báo cáo thẩm định rủi ro (2 bản) trình ký duyệt trưởng phòng, P.GĐ quyết định cấp tín dụng (trong thẩm quyền của chi nhánh). Nhân viên phòng lưu lại 1 bản đề xuất cấp tín dụng, 1 bản báo cáo thẩm định rủi ro, chuyển toàn bộ hồ sơ còn lại trả cho phòng QHKH.
Phòng QHKH tiếp nhận hồ sơ, thông báo thỏa thuận với khách hàng về quyết định phê duyệt, các điều kiện bổ sung đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt.
Nếu khách hàng đồng ý với điều kiện đó thì tiến hàng lập hợp đồng tín dụng (2 bản), ký kết hợp đồng ( người đại diện bên khách hàng và người đại diện bên ngân hàng). Thực hiện các thủ tục liên quan đến tài sản bảo đảm (công chứng giấy tờ, bàn giao tài sản bảo đảm giữa 2 bên). Nhân viên QHKH chuyễn 1 hợp đồng tín dụng cho Khách hàng, các hồ sơ gốc liên quan đến tài sản đảm bảo của khách hàng được bàn giao cho bộ phận kho quỹ để lưu trữ theo quy định. Chuyễn bộ hồ sơ còn lại cho bộ phận QTTD.
Nhân viên Bộ phận tín dụng tiến hành kiểm tra lại thông tin yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu thiếu), nhập thông tin vào hệ thống: tạo cif, tạo A/A, tạo ACF chuyển cho trưởng phòng kiểm tra, phê duyệt (sửa đổi bổ sung), tạo Tài sản đảm bảo, tạo TK vay,.. lưu trữ các hồ sơ theo thứ tự Cif.
Nhận xét:
Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn nghiệp vụ Nhân viên QHKH – trưởng phòng QHKH - Nhân viên QLRR- TP.QLRR - Cán bộ QTTD - TP.QTTD - P.GĐ.
Phân chia kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận (QTTD kiểm tra nhắc nhở các bộ phận còn lại) đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ.
Chứng từ được lập theo trình tự, cấp bậc kiểm tra xét duyệt từ dưới lên trên.
Các chứng từ nhƣ đề xuất cấp tín dụng, báo cáo thẩm định rủi ro, hợp đồng tín dụng,…đều được lập thành nhiều liên, luân chuyển logic và lưu trữ đầy đủ để thuận tiện cho việc kiểm tra về sau.
Chứng từ xem tại Phụ lục trang 83