CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH VĨNH LONG
4.1 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO VAY
4.1.3 Quy trình thực hiện kiểm soát hoạt động cho vay
Bộ phận QHKH Bộ phận QTTD GDKH
Bắt đầu KH
Giấy ĐNGN
Kiểm tra mục đích.
Điều kiện
Lập đề xuất GN Nếu đủ
điều kiện Đề xuất giải
ngân
Giấy ĐNGN KHĐTDCT
Trình ký TP, P.GĐ
Đề xuất giải ngân đã ký Giấy ĐNGN
KHĐTDCT
Đề xuất giải ngân đã ký Giấy ĐNGN
KHĐTDCT
Kiểm tra chứng từ,nội dung
chứng từ Lập tờ trình
Giải ngân
Giấy ĐNGN KHĐTDCT
Đề xuất giải ngân đã ký Tờ trình giải
ngân
Trình TP, P. GĐ phê duyệt
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
Đề xuất giải ngân đã ký Tờ trình giải ngân đã ký
Nhập thông tin giải ngân vào SIBS Kiểm tra tài khoản,
xác định nội dung
CSDL
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký Đề xuất giải
ngân đã ký Tờ trình giải
ngân đã ký
D Giấy ĐNGN
KHĐTDCT Giấy ĐNGN KHĐTDCT
Giấy ĐNGN KHĐTDCT Giấy ĐNGN KHĐTDCT
Giấy ĐNGN KHĐTDCT Giấy ĐNGN
KHĐTDCT
Giấy ĐNGN KHĐTDCT Giấy ĐNGN KHĐTDCT
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã kýGiấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã kýGiấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
Thực hiện thanh toán hoạch toán
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã kýGiấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
KH
Kết thúc CSDL
Kế toán tài chính
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã ký
Kiểm tra SIBS, ghi sổ
Giấy ĐNGN KHĐTDCT đã
ký
D Nhật ký chứng từ Sổ kế
toán
Hình 4.2- Lưu đồ Giải ngân cho khách hàng doanh nghiệp, đủ điều kiện giải ngân Phân tích + Giải thích lưu đồ: Bộ phận quan hệ khách hàng nhận hồ sơ đề nghị giải ngân của khách hàng (lập 3 bản), kiểm tra mục đích sử dụng và điều kiện vay vốn nếu thấy hợp lý nhân viên tiến hàng lập đề xuất giải ngân
trình trưởng phòng ký: Nếu không đủ điều kiện trả lại hồ sơ và chứng từ lại cho khách hàng, nếu đủ điều kiện trình P.GĐ ký duyệt đề xuất giải ngân, chuyển toàn bộ hồ sơ đến phòng quản trị tín dụng.
Nhân viên Phòng tín dụng tiến hành kiểm tra, kiểm soát đối chiếu sự khớp đúng những thông tin của khách hàng trên hồ sơ pháp lý với thông tin tại phân hệ CIF trên hệ thống SIBS; kiểm tra sự thay đổi, cập nhật thông tin về khách hàng nhằm tránh sự gian lận. Kiểm tra lại theo nội dung trên tờ trình cho vay và báo cáo thẩm định, đánh giá mức độ đầy đủ và chi tiết đối với những ý kiến của cán bộ tín dụng/thẩm định nêu trong tờ trình/báo cáo và đối chiếu với những đánh giá của cán bộ kiểm tra khi kiểm tra hồ sơ tài chính, hồ sơ dự án/khoản vay về các khía cạnh: đánh giá của cán bộ tín dụng/thẩm định về tình hình tài chính, phương án/dự án xin vay, mức độ rủi ro của phương án/dự án…
- Kiểm tra xem giá trị khoản vay đƣợc duyệt có vƣợt quyền phán quyết của người duyệt hay không; đặc biệt chú ý các trường hợp cho vay nhiều khách hàng khác nhau nhƣng cùng đầu tƣ một dự án, cho vay nhiều khách hàng có quan hệ liên quan với nhau (nhóm khách hàng liên quan). Kiểm tra tỷ lệ vốn tự có tham gia, việc xác định kỳ hạn nợ… Kiểm soát các biện pháp bảo đảm tiền vay.
- Kiểm tra quá trình giải ngân có đúng mục đích cho vay ban đầu và có đầy đủ căn cứ không (hợp đồng kinh tế, hoá đơn…), đặc biệt chú ý các khoản giải ngân bằng tiền mặt, giải ngân chuyển vào tài khoản tiền gửi của khách hàng vay hoặc tài khoản tiền gửi của những người có quan hệ thân thuộc với khách hàng vay; đánh giá sự hợp lý trong việc phân chia cán bộ cho vay và cán bộ quản lý giải ngân.
Chứng từ làm căn cứ giải ngân, kiểm tra nội dung các chứng từ giải ngân của ngân hàng, lập tờ trình giải ngân trình trưởng phòng ký duyệt, trưởng phòng kiểm soát nhập thông tin vào hệ thống SIBS, sau đó trình P.GĐ phê duyệt. Mục đích kiểm tra việc phê duyệt có đúng thẩm quyền không.
Nhân viên tín dụng chuyển 2 bản đề nghị giải ngân, hồ sơ liên quan giải ngân cho phòng giao dịch khách hàng. Lưu giữ hồ sơ theo quy định. Nhân viên phòng giao dịch khách hàng nhận chứng từ, kiểm tra thông tin trên SIBS tiến hàng thanh toán/hoạch toán kế toán, trả lại 1 giấy đề nghị giải ngân kiêm hợp đồng tín dụng cụ thể cho khách hàng, chuyển những chứng từ thanh toán và giấy ĐNGNKHĐTDCT cho phòng Tài Chính - Kế Toán. Phòng TC-KT tiến hàng kiểm tra, lưu trữ chứng từ theo quy định.
Nhận xét:
- Ngân hàng có quy định rõ cấp thẩm quyền phê duyệt đối với từng giới hạn tín dụng. Tuy nhiên việc không tuân thủ quy định về cấp thẩm quyền phê duyệt cấp giới hạn tín dụng, thậm chí để loại bớt những bất lợi khi đƣa món vay có giá trị lớn lên hội đồng cấp cao xét duyệt nhiều món vay đã đƣợc xé nhỏ để vẫn được phê duyệt ở cấp dưới, vốn là chỗ có thể “linh động” được cho khách hàng.
- Một số cán bộ ngân hàng có thể chủ quan khá tin tưởng vào khách hàng, không kiểm tra xác minh các thông tin cần thiết nhƣ các chứng từ khách hàng cung cấp khi xin rút vốn vay, các thông tin trên giấy nhận nợ không phù hợp với hợp đồng tín dụng (về thời gian, lãi suất, người đại diện ký trên giấy nhận nợ, số tiền yêu cầu rút vốn), hoặc cho qua các trường hợp chưa có điều kiện giải ngân (hóa đơn photo mà không phải hóa đơn gốc, thiếu bảo hiểm, thiếu giấy chứng nhận của các sở, ban, ngành liên quan).
4.1.3.2 Quá trình giám sát tín dụng
- Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay: Thực tế kiểm tra các chứng từ chứng minh tiền vay đã đƣợc thanh toán cho bên cung cấp vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ, …theo đúng nội dung vay vốn Ngân Hàng (ví dụ các hợp đồng kinh tế, các hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bộ chứng từ thanh toán quốc tế, tờ khai hải quan, giấy tạm ứng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản nghiệm thu khối lƣợng…) mục đích kiểm soát này là biết đƣợc khách hàng có còn quyền sở hữu vốn của ngân hàng giao cho hay đã mất hết (tiền còn hay mất nợ không thu hòi đƣợc).
- Kiểm tra tình trạng hiện tại của tài sản hình thành từ vốn vay tại hiện trường: trong điều kiện cho phép, cán bộ QHKH thực hiện đi kiểm tra thực tế
tình trạng hiện tại của tài sản hình thành từ vốn vay (số lƣợng, chất lƣợng của tài sản) và đánh giá giá trị của tài sản hình thành từ vốn vay so với dƣ nợ vay.
Mục đích kiểm soát này là nhằm hạn chế khách hàng chốn nợ, bán tài sản đảm bảo để thu hòi đƣợc tiền.
- Kiểm tra qua báo cáo tài chính: Cán bộ QHKH định kỳ thực hiện kiểm tra báo cáo tài chính của khách hàng, so sánh giữa giá trị tài sản ngắn hạn thực tế trong kỳ kiểm tra và nguồn vốn ngắn hạn để kiểm tra vật tƣ đảm bảo nợ vay. Mục đích kiểm soát này là nếu thấy tình hình tài chính của đơn vị bất ổn thì tiến hành thu nợ, không tiếp tục giải ngân.
- Kiểm tra việc thực hiện các cam kết của khách hàng: căn cứ các cam kết của khách hàng, cán bộ quan hệ khách hàng thực hiện kiểm tra để đánh giá khách hàng có thực hiện đầy đủ và đúng hạn các cam kết. mục đích giám sát này là nếu thấy khách hàng không thực hiện đúng thì tiến hành thu nợ, đề xuất cấp trên xử lý,…
4.1.3.3 Kiểm soát và quản lý rủi ro
Từ thực tế quá trình giám sát tín dụng và việc kiểm tra, kiểm soát, cán bộ QHKH kết hợp với cán bộ QLRR, cán bộ QTTD phát hiện, dự báo kịp thời các dấu hiệu rủi ro; phải báo cáo ngay bằng văn bản các dấu hiệu đó kèm theo các đề xuất phòng ngừa cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.
Kiểm tra dữ liệu trên hệ thống SIBS về phân hệ tín dụng:
Kiểm tra các số liệu, tham số tín dụng phát hiện khách hàng có số liệu bất thường, sai sót và vi phạm: Khách hàng vay có số tiền hoặc thời gian vay vƣợt mức uỷ quyền phán quyết tín dụng của Chi nhánh; Có mức lãi suất cho vay không bình thường, vượt trần hoặc sàn lãi suất Hội sở chính quy định;
Thời hạn cho vay không phù hợp với loại vay.
- Phát hiện tiềm ẩn rủi ro đối với những khách hàng: Có dƣ nợ quá hạn hoặc tỷ lệ dƣ nợ quá hạn trên tổng dƣ nợ lớn; Một thời gian dài không phát sinh trả nợ gốc, lãi; Đã bị chuyển nợ quá hạn trong thời gian quá dài; Khách hàng chuyển nợ quá hạn nhƣng có giá trị tài sản bảo đảm thấp hoặc không có tài sản bảo đảm; Khách hàng có lãi cho vay chƣa thu đƣợc lớn; Các khách hàng có nhiều hơn một số CIF; Khách hàng thường xuyên thay đổi tổ chức , bộ máy cán bộ quản lý; Những biểu hiện khác có thể dẫn đến rủi ro: nhƣ mức độ tăng trưởng tín dụng nhanh...
- Hạch toán sai mã sản phẩm tiền vay của khách hàng; Số liệu giá trị tài sản bảo đảm có sự bất hợp lý; Phân loại nợ không chính xác; Xác định mã truy cập (USER ID) giao dịch viên và kiểm soát viên đã thực hiện giao dịch bị sai
sót; Các số liệu và tham số có biểu hiện bất bình thường cần kiểm tra trên màn hình BDS và hồ sơ tín dụng.
Kiểm tra chi tiết tại hồ sơ lưu: Những khách hàng có số liệu bất hợp lý, cần đi sâu kiểm tra toàn diện; Khách hàng có tiềm ẩn rủi ro, nợ quá hạn; Kiểm tra khách hàng có số dƣ nợ lớn; Kiểm tra chọn mẫu đại diện theo từng nhóm khách hàng; Khách hàng có quan hệ tín dụng với nhiều Chi nhánh hoặc khách hàng có nhiều hơn một số CIF; Kiểm tra tổng dƣ nợ vay của khách hàng tại thời điểm kiểm tra bao gồm cả nợ trong hạn, quá hạn và nợ khoanh, xoá; kiểm tra trạng thái tài khoản của từng hợp đồng vay phát hiện rủi ro.
4.1.3.4 Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ, chứng từ được lưu trữ theo từng bộ phận quy định ngân hàng (phụ lục trang 108)
- Hợp đồng tín dụng phải được làm thành nhiều bản và lưu trữ theo quy định. Phải bảo quản chứng từ lưu trữ cẩn thận nhiều nhân viên mượn chứng từ nhưng quên trả, làm thất lạc mất. Do hồ sơ, chứng từ lưu trữ nhiều nên khó kiểm soát toàn bộ vì vậy chứng từ thất lạc, mất, rách nhiều.
Việc sắp xếp hồ sơ tín dụng trong phòng làm việc của cán bộ tín dụng lộn xộn, chƣa khoa học khiến cho việc tra cứu, quản lý thông tin từ đầu đến cuối một món vay rất hạn chế
4.1.3.5 Kiểm soát nợ khó đòi
Khách hàng không trả đƣợc nợ, cũng không đủ điều kiện để gia hạn, điều chỉnh kỳ hạn nợ trở thành khoản nợ khó đòi.
Bộ phận QHKH
- Đôn đốc khách hàng trả nợ
- Rà soát, phân tích nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý - Trình lãnh đạo phòng, cấp thẩm quyền phê duyệt
- Thực hiện các biện pháp xử lý, thu hồi nợ quá hạn Bộ phận QLRR
- Phối hợp trợ giúp rà soát nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý
- Giám sát thực hiện các biện pháp xử lý, thu hồi nợ quá hạn
Bộ phận QTTD - Thông báo tình trạng nợ quá hạn
- Phối hợp kiểm tra đối chiếu nợ gốc, lãi thu đƣợc - Lưu trữ hồ sơ
Bộ phận GDKH - Thực hiện thu nợ gốc, lãi
Đối với khâu xử lý nợ xấu và TSĐB: tùy theo quyết định của hội đồng tín dụng mà tiến hành triển khai xử lý nợ xấu. Một trong những yếu kém hiện nay của ngân hàng là chưa có hướng dẫn cụ thể quy trình xử lý nợ, bởi đây là vấn đề cực kỳ khó khăn, nhạy cảm liên quan đến nhiều yếu tố như môi trường,
chính sách, con người, sự phối hợp giũa cơ quan pháp luật như cơ quan tố tụng, thi hành án… đối với ngân hàng cán bộ phải tìm tòi đường đi nước bước, nhiều khi phải lần mò nên thời gian xử lý một món nợ xấu mất rất nhiều thời gian.