CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH VĨNH LONG
4.1 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO VAY
4.1.4 Một Số Thủ Tục Kiểm Soát Trong Hệ Thống SIBS
Nhận thấy được sự cần thiết và khó khăn của việc tham gia thị trường NHĐT. Ngân hàng BIDV đã lựa chọn đầu tƣ đổi mới công nghệ và nâng cao tính thống nhất trong các hệ thông của BIDV bằng cách đầu tƣ xây dựng và đƣa vào triển khai hệ thông ngân hàng cốt lõi (SIBS) vào cuối năm 2005. Hệ thống bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ: Quản lý thông tin khách hàng, quản lý tiền gửi, quản lý tiển vay,Quản lý kế toán tài chính, Hệ thống giao dịch tự động…. Hệ thống SIBS của BIDV cho phép rút ngắn thời gian thu thập thông tin, xử lý thông tin và cũng đặt ra yêu cầu về việc khai thác thông tin trực tuyến sẵn có để phục vụ cho việc ra quyết định tức thời kiểm soát đƣợc quá trình cho vay.
Các tài khoản vay lưu trữ đầy đủ các thông tin cơ bản của khoản vay nhƣ: Hạn mức đƣợc duyệt, hạn mức khả dụng, số dƣ gốc, lãi cộng dồn, lãi phạt, lãi suất, thời hạn, ngày đến hạn trả gốc, ngày đến hạn trả lãi, ngày đáo hạn, lịch rút vốn, lịch trả nợ, các thông tin thống kê về lịch sử khoản vay...
Hệ thống SIBS cho phép nhập tất cả thông tin về khách hàng, khoản vay, kể cả khoản vay bị huỷ bỏ, từ chối hay đƣợc phê duyệt.
Tạo A/A_Application for Accommodation(hồ sơ xin vay) Kiểm soát, kiểm tra tuần tự khi nhập liệu: Để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu phải nhập theo một thứ tự nhất định. Hệ thống sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không theo đúng thứ tự đã định sẵn (từ trái qua phải, từ trên xuống dưới). Số A/A mới được
tạo bởi hệ thống.
Thông tin tại cấp độ CIF
- Tên khách hàng có thể trùng nhau, nhƣng ID thì phải là duy nhất.
Thông tin khách hàng cũng như các thông tin khác được lưu giữ lâu dài trong hệ thống. Thông tin CIF cũng phải được cập nhật thường xuyên.
- A/A number: mã số tín dụng (Mỗi khách hàng có một mã số tín dụng duy nhất, đại diện cho mối quan hệ tín dụng của khách hàng với BIDV)
- Ngày nộp đơn xin vay, hệ thống ngầm định là ngày hiện tại.
- Hệ thống sẽ mặc định mã chi nhánh. Nếu bạn đƣợc quyền duy trì liên chi nhánh, thì bạn đƣợc phép thay đổi mã chi nhánh. Nếu không mã chi nhánh sẽ là 1 trường được hiển thị.
- Mã cán bộ quản lý khách hàng, đã đƣợc cài trong tham số hệ thống.
- Số năm mã số tín dụng được lưu trữ trong hệ thống. Giá trị hợp lệ là từ
“1” đến “9”. Nếu nhập giá trị “9” A/A sẽ được lưu giữ trong hệ thống vô hạn.
- Đối với việc tạo mới A/A cho khách hàng thì trường bắt buộc phải nhập là giới hạn tín dụng đối với khách hàng (customer limit) và mã cán bộ quản lý (Officer code) mục đích kiểm soát có vƣợt mức thẩm quyền không.
- Việc xác định giới hạn tín dụng đối với khách hàng BIDV sẽ có văn bản quy định.
- Giới hạn tín dụng (customer limit) đƣợc share cho các hạn mức, hợp đồng (facility), nghĩa là với giới hạn tín dụng tại A/A là 10 tỷ thì có thể tạo nhiều facility cùng giá trị là 10 tỷ nhƣng tổng số dƣ nợ của tất cả các facility không quá 10 tỷ.
- Việc thay đổi tăng hoặc giảm hạn mức này thì phải là người có đủ thẩm quyền mới thực hiện được.
- Kiểm soát nguồn dữ liệu: đánh số trước các chứng từ để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. Sử dụng các chứng từ luân chuyễn đƣợc tạo ra bên trong hệ thống, hạn chế sử dụng chứng từ của hệ thống khác. Đánh dấu chứng từ sau khi khi ghi sổ, nhập liệu hay xử lý. Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu.
Tạo ACF (số hạn mức hoặc hợp đồng vay):
- Tại màn hình này cán bộ Quản trị tín dụng chỉ nhập 2 trường bắt buộc là số tiền đề nghị vay (Amount Applied ) và chọn đúng mục đích vay (Purpose code) và chuyển sang màn hình Facility Details 2
- Kiểm soát, kiểm tra vùng dữ liệu: Dữ liệu đƣợc nhập sẽ đƣợc sử dụng cho nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán. Hệ thống đảm bảo dữ liệu nhập phải theo đúng loại đã khai báo, ví dụ khi nhập số tiền, số lƣợng phải không nhập đƣợc dữ liệu kiểu chữ.
- Các thông tin khác đƣợc mặc định trong tham số hệ thống và chỉ thay đổi khi có khác biệt.
- Sau khi cán bộ tín dụng hoàn thành việc nhập các thông tin ở ba màn hình: Facility detail (1), Facility (2) và Facility (3) – Click OK để hệ thống chấp nhận.
Lãi suất Thời hạn vay
Tần suất trả nợ gốc Tấn suất trả lãi
- Tiếp theo, cấp có thẩm quyền (Trưởng, phó phòng Quản trị tín dụng) phải vào phê duyệt Facility (kiểm soát phân quyền truy cập)
- Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: Tính có thực của nghiệp vụ đƣợc kiểm tra thông qua việc xác nhận các đối tƣợng tham gia vào nghiệp vụ có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không có thực vào tập tin chính. Nó cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập liệu dữ liệu.
- Người phê duyệt chuyển trạng thái Facility (ACF Status) từ P sang A, đồng thời nhập toàn bộ thông tin phê duyệt (Approval Information): Nơi phê duyệt, các loại ngày phê duyệt…Sau khi phê duyệt Facility chuyển sang phần tạo tài khoản.
- Kiểm tra dấu ( > 0 hoặc < 0 ): Một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương hay số âm. Ví dụ : tỷ giá của một loại ngoại tệ phải luôn luôn lớn hơn 0. Do đó khi nhập liệu hệ thống phải kiểm tra dấu của dữ liệu nhập.
Thông tin do trưởng phòng QTTD nhập
Tạo Facility cấp độ thấp hơn
Thêm loại tiền đối với hợp đồng cho vay đa tiền tệ Officer kết nối
tài sản bảo đảm
- Kiểm tra giới hạn (lớn hơn , nhỏ hơn, trong khoảng): Đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập.
- Kiểm tra hợp lý : Khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ, mã số quản lý của các đối tƣợng hay ngày nhập liệu,… phải đƣợc kiểm tra tính hợp lý.
Các định khoản phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Các trường khác hệ thống mặc định không phải nhập: Việc sử dụng giá trị mặc định trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung hay cùng thời điểm nhập liệu, làm giảm số lƣợng dữ liệu đƣợc nhập. Ví dụ: Ngày
Chọn loại sản phẩm và tiền tệ thích hợp đối với hợp đồng cho vay đa tiền tệ
Số TK hệ thống tự sinh ra
Ngày đến hạn trả lãi đầu tiên Ngày đến hạn trả gốc đầu tiên
chứng từ đƣợc thiết kế mặc định theo ngày hiện hành của hệ thống, ngày hạch toán đƣợc hiển thị theo ngày chứng từ. Số chứng từ đƣợc thiết kế tự động tăng dần theo số lần nhập chứng từ. Mục đích: Hạn chế sai sót trong quá trình nhập chứng từ, đơn giản hóa công tác tính toán cho người dùng.
Nhập thông tin ở màn hình Detail 2:
- Người sử dụng có thể kích nút CALCULATE Payment-amount để hệ thống tính số tiền trả nợ.
Màn hình 1 - Account Detail: Thông tin chi tiết tài khoản.
Màn hình 2 - Rate info: Thông tin về lãi suất khoản vay Cán bộ TD kiểm
tra lại Lãi suất
Số tiền trả nợ
Trạng thái tài khoản Mã thanh toán
Màn hình 3 - Late charge Info: Thông tin về lãi phạt nợ quá hạn.
Lưu ý: Hệ thống mặc định mã lãi phạt nợ quá hạn là 50% lãi cho vay trong hạn. Nếu tài khoản vay của khách hàng có lãi phạt nhỏ hơn 50% thì người sử dụng vào thay đổi mã lãi phạt.
- Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: Để nhập liệu nhanh chóng và chính xác các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống.
Màn hình 4 - Code: Các loại mã Số tiền trả nợ 1 kỳ
Số tiền trả nợ kỳ cuối Lãi suất
Lãi phạt trên gốc
Lãi phạt trên lãi
Mã lãi phạt Nợ QH
- Người sử dụng tại chi nhánh vào lựa chọn các loại mã theo đúng tính chất khoản vay: Mã phòng tín dụng, mã mục đích khoản vay, mã cán bộ.
- Kiểm tra đầy đủ :Các thông tin cần thiết để ghi sổ trên chứng từ không đƣợc bỏ trống. Mục đích: Để đảm bảo những thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều đƣợc nhập vào
Màn hình 5 - Flags: Cờ tuỳ chọn
Nếu khoản vay có lịch trả nợ không đều thì chọn Lịch trả nợ thay thế (Alternate Payment Schedule) là Yes.
Màn hình 6 – Dates&Payment Method: Ngày và phương thức thanh toán
Mã phòng
Mã mục đích
Mã cán bộ
Mã tham gia (TK cho vay đồng tài trợ)
Lịch trả nợ thay thế Lãi suất thay thế Lịch giải ngân
Hiện nay, các sản phẩm đều đặt tự động tính ngày đến hạn trả lãi và ngày đến hạn trả nợ gốc đầu tiên. Vì vậy, khi tạo tài khoản vay nếu người sử dụng đã nhập thủ công ngày đến hạn trả lãi và ngày đến hạn trả gốc đầu tiên thì nếu vào thay đổi thông tin tài khoản hệ thống sẽ báo lỗi.
Để khắc phục lỗi này thì người sử dụng vào màn hình Date&Payment Method – (ngày và phương thức thanh toán):
- Chọn Calc 1st Payt Date on 1st Rel là: No - Calc 1 st Int Day/Date: Chọn N – User Manual - Calc 1st Payt Day/Date: Chọn N – User Manual - Xóa ngày 25 và ngày 15.
Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: Có thể nói phần mềm được thiết kế việc kiểm soát hữu hiệu cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. Các thông báo lỗi xuất hiện rõ ràng, chính xác và các hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng và dễ thực hiện.
Màn hình 7 – Penalty Info: Thông tin về phí phạt
Thông tin về phí phạt: Màn hình này để nhập thông tin tính phí phạt trả trước nợ gốc hoặc phí tất toán sớm khoản vay.
Tính ngày trả nợ đầu tiên dựa trên ngày giản ngân đầu tiên Tính ngày trả lãi đầu tiên
Tính ngày trả gốc đầu tiên
Màn hình 8 – NPL&Classification Info: Thông tin về nợ quá hạn và phân loại nợ.
- Chọn trong danh sách: Thông tin về khách hàng và thông tin về khoản vay, số hiệu tài khoản đƣợc chọn từ danh sách danh mục CIF, danh sách số hiệu tài khoản. Mục đích: Hạn chế nhập sai và thiếu sót thông tin, đơn giản cho việc nhập thông tin.
Lưu ý: Người sử dụng không được thay đổi 4 chỉ số nợ quá hạn A, B, C, D (4 chỉ số này do máy tự động xác định căn cứ vào ngày đến hạn trả gốc, lãi).
Người sử dụng chỉ thay đổi thủ công các chỉ số từ T đến Y. Việc thay đổi các chỉ số này sẽ phát sinh bút toán hạch toán trong tài khoản tổng hợp tại GL.
Màn hình 9 – Commitment Fee Info: Thông tin về phí cam kết.
* Thay đổi lãi suất tài khoản vay:
Đối với khoản vay áp dụng lãi suất thả nổi, thì có thể thực hiện thay đổi lãi suất thủ công bằng các menu sau:
Ngày bắt đầu
Ngày hết hạn giải ngân Phí cam kết
Chỉ số nợ quá hạn