CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH VĨNH LONG
4.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
4.2.1 Đánh giá sơ bộ kiểm soát nội bộ
4.2.1.1 Môi Trường kiểm soát
a) Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Các lãnh đạo cấp cao của NH đều ý thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động cho vay đối với sự sống còn của ngân hàng và sự cần thiết phải quản lý và kiểm soát rủi ro cho vay.
Chi nhánh này tuân theo phong cách điều hành của các cấp quản lý từ Hội sở. Tuy nhiên, bộ máy hoạt động của các chi nhánh thường gọn nhẹ hơn và thường tùy theo tập quán của địa phương, đều xây dựng mục tiêu cụ thể về phát triển tín dụng. Chi nhánh BIDV vĩnh long đều đƣợc phân các chỉ tiêu về huy động, dƣ nợ tín dụng từ Hội sở và đồng thời Hội sở cũng quy định tỷ lệ nợ quá hạn đối đa cho Chi nhánh. Nhƣ vậy, chúng ta thấy rằng ngân hàng tập trung phát triển tín dụng nhƣng đồng thời cũng đƣa ra những quy định an toàn cho ngân hàng. Nhà nước hoặc các đối tượng thuộc diện chính sách theo kiểu
“sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu về vốn vay và cung cấp các điều kiện ƣu đãi nhƣ thiếu sự thẩm định và giám sát khoản vay một cách khách quan và chịu lỗ nếu các khách hàng này không trả đƣợc nợ”
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đƣợc thể hiện qua sơ đồ tổ chức (trang 19-21)
- Trong cơ cấu tổ chức có xác định rõ trách nhiệm của các nhà quản lý then chốt có đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động ngân hàng.
Nhập lãi suất
mới
Nhập ngày hiệu lực lãi suất
Dùng menu này có thể điều chỉnh lãi suất lùi ngày
- Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phòng ban đƣợc quy định bằng văn bản cụ thể. Một số quy định của BIDV Vĩnh Long trong quá trình kiểm soát cho vay theo từng bộ phận (phụ lục trang 104-105).
- Hệ thống báo cáo giữa các cấp trong sơ đồ tổ chức hợp lý và có thể tạo ra kênh thông tin hiệu quả và đúng đối tƣợng. Tạo ra luồng thông tin xuyên suốt và cần thiết trong việc quản lý hoạt động của ngân hàng.
- Số lượng trung bình mỗi phòng ban từ 6 người trở lên. Tại mỗi phòng ban/bộ phận có Phó phòng và Trưởng phòng quản lý, giám sát.
Ngân hàng đang ngày càng nổ lực hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình để nâng cao năng lực quản trị điều hành vì đó là điều kiện tiền đề trong tiến trình hội nhập hóa và nâng cao sức cạnh tranh của các ngân hàng. Ngân hàng đã bắt đầu ý thức đƣợc vai trò của bộ máy kiểm toán nội bộ đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của ngân hàng, đặc biệt là đối với hoạt động tín dụng. Tại Hội sở ngân hàng tổ chức bộ máy kiểm toán, kiểm soát nội bộ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu quản trị của ngân hàng kiểm soát từ xa thông qua mạng ngân hàng. Nếu có sai sót xảy ra trong ngày thì bộ phận kiểm toán, kiểm soát sẽ phát hiện ngay ngày hôm sau và yêu cầu Chi nhánh chỉnh sửa kịp thời.
c) Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Phân công trách nhiệm rõ ràng và ủy quyền cho các cấp quản lý từ phòng QHKH, QLRR, GDKH, QTTD, KHTH, TCKT,…thực hiện mục tiêu chung của ngân hàng và mục tiêu của từng chức năng hoạt động.
- Về hệ thống xét duyệt tín dụng, Ngân hàng đã xây dựng bộ máy xét duyệt theo các cấp từ Hội sở đến các Chi nhánh và phân bổ hạn mức phán quyết cho từng cấp theo quy mô hoạt động tín dụng và đặc điểm quản lý của ngân hàng. Nếu khoản vay vƣợt quá hạn mức phán quyết của một cấp thì phải đơn trình xin ý kiến xét duyệt của cấp cao hơn theo quy định.
- Các tiêu chuẩn kiểm soát thích đáng thể hiện trong bảng mô tả công việc các cấp điều hành. (Phục lục trang 108-109)
- Cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp quản lý và quan hệ với các cấp quản lý khác trong bảng mô tả công việc.
d) Chính sách nhân sự
Hiện nay, khi tuyển dụng một nhân viên nghiệp vụ vào làm việc trong một ngân hàng thì đòi hỏi nhân viên đó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu về trình độ học vấn như : đã qua đào tạo tạo các trường đại học, cao đẳng thuộc khối kinh tế, ngân hàng. Sau khi đƣợc tuyển dụng các nhân viên này đƣợc đào
tạo thực tế từ các nhân viên đã có kinh nghiệm hoặc các khoá học ngắn hạn do ngân hàng tổ chức. (phục lục 04 trang 120-121)
- Hoàn thành xây dựng cơ chế tiền lương mới áp dụng từ tháng 7/2012 với nguyên tắc đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường, phù hợp với quy định của Nhà nước, đảm bảo thực tế ngân sách tài chính của BIDV, góp phần tạo động lực để người lao động phấn đấu nâng cao năng lực và hiệu quả công việc.
- Công tác tuyển dụng lao động đƣợc nâng cao về chất lƣợng, tiếp tục cải tiến các khâu trong công tác tuyển dụng tập trung theo vùng miền nhằm rút ngắn thời gian của từng đợt tuyển dụng. Công tác tuyển dụng có tính chuyên nghiệp, đảm bảo minh bạch, khách quan; đồng thời tăng cường hướng dẫn và giám sát chặt chẽ hơn việc tự tuyển dụng lao động của các đơn vị.
- Công tác quy hoạch, bổ nhiệm và bổ nhiệm lại cán bộ đƣợc thực hiện bài bản, đúng trình tự, quy định của BIDV, đẩy mạnh việc tăng cường luân chuyển, biệt phái cán bộ lãnh đạo từ các đơn vị có nguồn cán bộ để bổ sung năng lực lãnh đạo cho các đơn vị còn thiếu nguồn cán bộ tại chỗ, đồng thời kết hợp thực hiện luân chuyển để đào tạo cán bộ, kể cả cán bộ quy hoạch cấp cao nhƣng chƣa kinh qua thực tế tại cơ sở.
- Phổ biến thường xuyên, kịp thời, đầy đủ các văn bản chế độ của Nhà nước liên quan đến hoạt động ngân hàng, cơ chế, quy chế và quy trình nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước đến tất cả cán bộ, nhân viên trong đơn vị.
Do nhu cầu mở rộng mạng lưới Chi nhánh, Phòng giao dịch nên nhu cầu nhân sự của ngân hàng tăng. Vì vậy, để thu hút đƣợc lực lƣợng nhân sự có năng lực thực sự, có kinh nghiệm thực tế thì ngân hàng đƣa ra rất nhiều các chính sách ưu đãi để thu hút nhân viên như: lương cao, các chế độ thưởng hàng năm theo năng lực và kết quả công việc, các chế độ phúc lợi khác …
Nhược điểm: Do hoạt động cho vay là hoạt động chủ yếu, đem lại thu nhập cao nhất nên ngân hàng đã chú trọng quá mức đến việc tăng trưởng tín dụng nhƣng thiếu chiến lƣợc phát triển gắn liền với sự phân tích an toàn của sản phẩm cho vay, rủi ro của khách hàng và các rủi ro khác. Không chỉ thế, ngân hàng đã đặt chỉ tiêu tăng trường dư nợ cao lên các cán bộ tín dụng dẫn đến tình trạng cán bộ tín dụng vì thành tích ngắn hạn mà bỏ qua việc đánh giá rủi ro dài hạn, không phân tích đến chất lƣợng tín dụng và không thực hiện đủ các thủ tục theo quy trình nghiệp vụ.
4.2.1.2 Phân tích và đánh giá rủi ro
Tại ngân hàng xây dựng một phòng ban phụ trách quản lý rủi ro và cũng đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống đánh giá tín dụng đối với khách hàng, hệ
thống xếp hạn nội bộ nhằm hổ trợ cho quản trị rủi ro. Ngân hàng thường xuyên phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các khóa đào tạo và bồ dƣỡng kiến thức để nâng cao năng lực đánh giá, đo lường, phân tích rủi ro cho cán bộ tín dụng.
Ban hành và thường xuyên rà soát các văn bản để sửa đổi, bổ sung kịp thời các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của từng cán bộ trong điều hành và xử lý công việc. Duy trì công tác kiểm soát nội bộ trong từng phòng, ban, nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động của đơn vị.
SỔ THEO DÕI VĂN BẢN ĐI
Số ký
hiệu VB Ngày
tháng Trích nội dung
ĐV soạn
thảo
Người ký VB
Nơi nhận VB
Hình thức gửi VB
Ngày gửi Ký nhận 5338
/CV-PC
5/12/2012 Chính sách cấp tín dụng
QTTD Hồ Hoàng Bảo
P.KHDN Email, Internet
15/12/2012
1538/CV 11/11/2012 Gia hạn nợ QTTD Hồ Hoàng
Bảo QHKH Email,
Internet
21/11/2012
……..
Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch. Quy chế sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng ban hành theo QĐ số 1199/QĐ- HĐQT.
Do ý thức hoạt động ngân hàng tiềm ẩn nhiều loại rủi ro ngân hàng chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành và rủi ro pháp lý.
Tuy nhiên, về lĩnh vực đánh giá rủi ro, nhất là rủi ro về tín dụng còn những yếu kém sau:
- Ngân hàng chƣa phân tích và định lƣợng một các đầy đủ các loại rủi ro tín dụng và chƣa xây dựng một quy trình giám sát đầy đủ nhằm hạn chế các loại rủi ro này và không có kế hoạch đối phó trong trường hợp có biến động đột xuất của môi trường kinh doanh, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi công nghệ.
- Hệ thống đánh giá tín dụng của phần lớn ngân hàng còn mang tính cảm tính, chủ quan nên việc xét duyệt cho vay phần nhiều dựa trên tài sản thế chấp và dựa trên sự trình bày của cán bộ QHKH về khách hàng, thiếu sự kiểm tra, tái thẩm định lại thông tin.
4.2.1.3 Các hoạt động kiểm soát a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ
- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận tiếp nhận, xét duyệt, kiểm định, kiểm tra, giao tiền, lưu trữ hồ sơ,…các nhân viên trong ngân hàng nhằm
lý toàn bộ một chu trình và từ việc giám sát lẫn nhau giữa các thành viên tham gia. Theo quy trình cấp tín dụng (trang 30-40).
- Nhìn chung là ngân hàng có ý thức trong việc phân chia trách nhiệm 1 nhân viên kiêm nhiệm 1 chức năng.
- Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong TCTD. Theo quy định Phân cấp thẩm quyền phán quyết tín dụng QĐ số 3812/QĐ-QLTD ngày 02/7/2013
- Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
b) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
- Các số chứng từ nhƣ hợp đồng tín dụng đƣợc đánh số CIF đăng ký tại ngân hàng theo thứ tự liên tục, đúng mẫu chứng từ.
- Chứng từ luân chuyển nhanh chống kịp thời giữa các bộ phận:
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ GIỮA PHÕNG QTTD VÀ CÁC PHÕNG NGHIỆP VỤ KHÁC
Ngày Giờ,
phúc Tên
chứng từ Số
lượng Người giao
Người
nhận Số CIF Tên khách hàng 14/09/14 7h 30 p HĐTD 2 Duyên Giang 621768 Nguyễn Văn Bảo 14/09/14 8h 15p GĐNGNK
HĐTDCT
2 Bình Minh 74547 Cty dƣợc phẩm
Cửu Long 14/09/14 8h 15p GNTM +
UNC
Bộ Bình Minh 74547 Cty dƣợc phẩm
Cửu Long
……. …h…p
…h…p
…h…p
- Chứng từ đều có chữ ký xét duyệt của cấp trên và đống dấu:
SỔ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ ĐỐNG DẤU Ngày,
Tháng
Bộ Phận Thực Hiện
Nội Dung Chứng Từ Người Yêu Cầu Đóng Dấu
Ghi Chú
04/08/14 QTTD ĐXGN CIF 74859 P.Anh
04/08/14 QTTD GĐNGNKHĐTDCT (3 bản) P.Anh
04/08/14 KHDN BBGNTSCCTC V.Thiện
………
- Dữ liệu nghiệp vụ đƣợc nhập vào máy tính thì không đƣợc thay đổi hay sửa chữa chỉ có khi thông qua người có thẩm quyền cấp cao phê duyệt đồng ý thay đổi, sửa chữa đƣợc. Ví dụ:
Việc cung cấp thông tin đƣợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo thông tin cung cấp cho các đối tƣợng liên quan đạt đƣợc sự chính xác cần thiết và giúp ích cho các cấp quản lý đánh giá đƣợc rủi ro liên quan. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin dữ liệu vào, xử lý và ra.
c) Kiểm soát vật chất
- Mỗi một nhân viên trong ngân hàng điều có bàn tủ đựng hồ sơ, máy tính riêng ngăn cách nhau chỉ có cá nhân đó mới đƣợc quyền sử dụng.
- Định kỳ kiểm kê tài sản nhƣ máy tính, bàn ghế, thiết bị máy in, máy fax, máy photo,…ví dụ:
Phiếu kiểm kê tài sản Tên tài sản : bàn vi tính
Người kiểm kê: Nguyễn Thị Thu Ngày kiểm kê: 30/12/2013
- Kiểm tra chứng từ sổ sách đƣợc ghi chép đầy đủ.
d) Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
Đối với hoạt động tín dụng, Hội sở có bộ phận riêng, chuyên trách về chính sách tín dụng, các quy trình, mẫu biểu tương đối đầy đủ. Ngân hàng không cần phải thiết kế lại mà đã có sẵn để thực hiện theo đúng các quy trình quy định này, trong đó :
- Việc xét duyệt và phê duyệt tín dụng đƣợc quy định khá chặt chẽ. Theo quy trình tín dụng (trang 30-40)
- Có sự phân công, phân nhiệm giữa cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ. Một số quy định của BIDV Vĩnh Long trong quá trình kiểm soát cho vay theo từng bộ phận (phụ lục trang 104-105)
Chính Sách Bảo Mật Hệ Thống Domain.BIDV
Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống Domain-BIDV Bank phải tuân thủ các nguyên tắc bảo mật của hệ thống:
- Sử dụng tài khoản Domain BIDV Bank để đăng nhập vào máy trạm - Định kỳ 90 ngày đổi mật khẩu
- Mật khẩu có độ dài tối thiểu 6 ký tự không đƣợc chứa họ tên đệm hoặc tên của người dùng. Không sử dụng 6 mật khẩu gần nhất và độ phức tạp phải đáp ứng 3-4 yếu tố:
+ Chứa các ký tự viết hoa từ A….Z + Chứa các ký tự số 0…9
+ Chứa các ký tự viết thường a…z + Chứa các ký tự đặc biệt ~!@#$%^&*()
- Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ tín dụng và chức năng kế toán, giữa chức năng nghiệp vụ tín dụng và chức năng bảo vệ tài sản, thu chi tiền.
- Quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản đảm bảo. (phụ lục trang 106-107)
Nhƣợc điểm ngân hàng đều phân tích hoạt động tín dụng để đánh giá hiệu quả và rủi ro danh mục cho vay. Mặc dù đã có những thành quả nhƣ trên, các hoạt động kiểm soát trong lĩnh vực cho vay có những tồn tại sau:
- Quy trình cho vay thường chú trọng đến hình thức và chỉ nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu về tính đầy đủ của các thủ tục pháp lý đối với các khoản vay nhiều hơn là chú trọng đến tính kiểm soát.
- Phân bổ hạn mức phán quyết tín dụng cho Chi nhánh không hợp lý và phân quyền xét duyệt tín dụng của các cá nhân thiếu sự độc lập trong khi hệ thống giám sát từ xa của ban điều hành ngân hàng còn yếu kém dẫn đến các quyết định khi cho vay sai và che dấu tình trạng nợ xấu tại Chi nhánh.
- Sự phân công hồ sơ cho cán bộ tín dụng không hợp lý theo năng lực thẩm định hoặc số lƣợng quá tải dẫn đến cán bộ thẩm định không thể thẩm định cho vay và theo dõi tốt các khoản vay.
- Đối với các khoản nợ tồn động, chƣa có biện pháp xử lý tích cực, không theo dõi đầy đủ quá trình thực hiện thu hồi nợ.
4.2.1.4 Thông tin và truyền thông
- Triển khai công nghệ trực tuyến Trung Tâm Thông Tin Tín Dụng Quốc Gia Việt Nam -Nhnn Việt Nam CIC trên toàn hệ thống, đảm bảo các đơn vị trong hệ thống của ngân hàng có thể khai thác thông tin, chia sẽ cơ sở dữ liệu về khách hàng và cập nhật thông tin tức thời trong hệ thống xử lý.
- Bộ phận quản lý và vận hành hệ thống SIBS công nghệ thông tin tại hội sở và hàng ngày phối hợp với bộ phận quản lý và vận hành hệ thống thông tin tại chi nhánh kiểm soát từ xa thông qua mạng ngân hàng kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán với các phòng ban nghiệp vụ tại mỗi chi nhánh của ngân hàng.
- Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán kế toán và đảm bảo hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, tình hình tuân thủ trong đơn vị một cách kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.
- Áp dụng công nghệ hiện đại trong quản trị ngân hàng để đáp ứng đƣợc yêu cầu của tiến trình hội nhập và cạnh tranh giữa các ngân hàng.
Bên cạnh những điểm mạnh, còn có các hạn chế: