Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ
2.3. Thực trạng tình hình hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất của thành phố Hải Dương
2.3.1. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Chỉ tiêu đánh giá về điều kiện tổ chức hoạt động dựa trên các yếu tố cơ bản như việc đảm bảo đúng các chức năng, nhiệm vụ được giao của các bộ phận cấu
thành; tính chuyên môn hóa, không chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận trong tổ chức hoạt động; Sự phối hợp hoạt động hiệu quả giữa các bộ phận.
2.3.1.1. Căn cứ pháp lý
Văn phòng đăng ký đất thành phố Hải Dương thành lập theo Quyết định số 142/QĐ-UBND ngày 29/01/2007 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Dương, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Tài nguyên và Môi trường. Là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng và được mở tài khoản theo quy định hiện hành của Nhà nước. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 38/2004/TTLT/BTNMT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2004.
2.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo các bộ phận cấu thành của một cơ quan dịch vụ công, thực hiện đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, chỉnh lý thống nhất biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính; giúp UBND thành phố trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về quản lý và sử dụng đất đai theo quy định của pháp luật.
Thẩm quyền giải quyết công việc của Văn phòng đăng ký đất thành phố Hải Dương trên các lĩnh vực cụ thể sau:
- Giúp trưởng phòng TNMT làm đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Đăng ký, cập nhật các biến động về đất ở; Đăng ký thế chấp, xoá đăng ký thế chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất;
- Đăng ký, xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất; Đăng ký xoá nợ trong Giấy chứng nhận;
- Lưu trữ và quản lý toàn bộ bản sao hồ sơ địa chính đối với các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính thành phố.
- Luân chuyển hồ sơ của người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính;
Đính chính, cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận;
- Đăng ký biến động đất đai sau giải phóng mặt bằng và các biến động khác;
- Cung cấp dịch vụ công các thông tin đất đai, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất của huyện.
Thực hiện việc thu phí, lệ phí trong quản lý, sử dụng đất đai cung cấp thông tin địa chính.
Thực hiện chế độ báo cáo với trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường theo quy định hiện hành.
2.3.1.3. Nguồn nhân lực
Tổng số cán bộ nhân viên VPĐK là 21 người trong đó trong biên chế là 16 người, hợp đồng là 5 người. Số cán bộ có trình độ đào tạo phù hợp với chuyên môn là 17, trong đó trình độ thạc sĩ là 05 người, kỹ sư 06 người, cư nhân là 06 người. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bàn giao việc tiếp nhận hồ sơ liên quan tới việc đăng ký quyền sử dụng đất cho VPĐK đảm nhận theo cơ chế một cửa và dịch vụ công. Phòng TN&MT có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và thẩm tra hồ sơ trình UBND thành phố ký theo thẩm quyền.
2.3.1.4. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận của VPĐK thành phố Hải Dương Do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức này, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Dương đã ban hành các quy chế tổ chức và hoạt động của phòng TN&MT, Văn phòng đăng ký QSD đất thành phố trong đó quy định rõ cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác của các phòng chức năng và các cán bộ. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính.
VPĐK có 2 bộ phận:
- Bộ phận tiếp nhận HSHC: tiếp nhận HS, trả GCN và các thủ tục hành chính, kiểm tra hồ sơ.
- Bộ phận chuyên môn: thẩm tra hồ sơ, biên tập GCN, thực hiện tài chính của Văn phòng.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận:
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ địa chính phường hoặc công dân và vào sổ tiếp nhận hồ sơ.
+ Bộ phận chuyên môn xem xét hồ sơ đủ điều kiện hay không, nếu đủ điều kiện thì thông báo công dân bổ sung hồ sơ (nếu chưa đủ) rồi xác định nghĩa vụ tài chính; trình GĐ VPĐK; biên tập GCN; lập danh sách đề nghị cấp GCN để chuyển Phòng TNMT trình Chủ tịch UBND thành phố kí.
+ Sau khi nhận lại hồ sơ từ Phòng TNMT, VPĐK lưu trữ hồ sơ và chuyển GCN cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho công dân.
2.3.1.5. Mối quan hệ của VPĐKQSDĐ thành phố Hải Dương với cơ quan liên quan - Đối với Phòng TN&MT: VPĐKQSDĐ thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phòng TN&MT trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Đối với VPĐKQSDĐ cấp tỉnh: chịu sự chỉ đạo và phối hợp để lập, chỉnh lý HSĐC cho các hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố.
- Đối với Chi cục thuế: Chuyển thông tin và nhận thông báo thực hiện nghĩa vụ tài chính, thông báo cho các hộ gia đình, cá nhân đến kho bạc nhà nước nơi có đất để nộp tiền theo quy định.
- Đối với UBND các phường trên địa bàn thành phố: tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp GCN lần đầu, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai, phối hợp xác minh thực tế sử dụng đất, nguồn gốc đất và các nhiệm vụ khác theo quy định.
Việc VPĐK phải phối hợp với nhiều đơn vị liên quan để giải quyết một nội dung công việc nên thực tế đôi lúc tiến độ giải quyết công việc chưa đáp ứng được thời gian theo quy định.
2.3.2. Cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Hải Dương
Để các hoạt động liên quan đến đất đai diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất, VPĐK thành phố Hải Dương đã ban hành hệ thống quy trình giải quyết các thủ tục hành chính lĩnh vực Tài nguyên môi trường. Trong hệ thống quy trình này có 50
quy trình chi tiết hướng dẫn thực hiện các công tác liên quan đến đất đai mà cơ quan có thẩm quyền thực hiện các TTHC này là VPĐKQSDĐ thành phố Hải Dương. Các quy trình này được phân ra làm hai nhóm chính là quy trình đăng kí cấp GCNQSDĐ lần đầu và quy trình đăng kí biến động.
2.3.2.1. Quy trình Đăng ký lần đầu (chi tiết xem hình 2.2)
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình Đăng ký lần đầu
- Trách nhiệm của VPĐK - Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK (thụ lý hồ sơ và giải quyết công việc không quá 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ)
Theo địa bàn được phân công tiếp nhận hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở của công dân; Kiểm tra tính đầy đủ của các
Người nộp hồ sơ Cán bộ chuyên trách
tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra vào sổ, phân công hồ sơ cho các cán bộ phụ trách
theo địa bàn xã
Cán bộ chuyên môn phụ trách xã tiếp
nhận hồ sơ
Thẩm định, Hoàn chỉnh hồ sơ, lập tờ trình, bản sao GCN
Cơ quan thuế, kho
bạc Nhà Nước Giám đốc VPĐK ký
duyệt hồ sơ chuyển thông tin đến cơ quan thuế
Trả giấy chứng nhận QSD đất cho công dân,
sau khi vào sổ và
hu phí Trình trưởng phòng
TN&MT
Văn phòng UBND thành phố, kiểm tra
thảo quyết định
Chủ tịch UBND thành phố ký giấy CN
tài liệu trong hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, Giám đốc VPĐK thụ lý lập Biên bản giao nhận hồ sơ với công dân. Nếu hồ sơ không đầy đủ, Giám đốc VPĐK thụ lý yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ và chỉnh sửa hồ sơ theo quy định của Pháp luật hiện hành và chuyển hồ sơ đã đủ điều kiện cho bộ phạn chuyên môn thẩm định và xử lý hồ sơ.
Đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ áp dụng nghĩa vụ tài chính theo các quy định hiện hành của Nhà nước; đối chiếu bản đồ, lập bản thảo Giấy chứng nhận và in vẽ Giấy chứng nhận; chuyển bản thảo Giấy chứng nhận kèm theo bộ hồ sơ kê khai của công dân trình lãnh đạo VPĐK phê duyệt, chuyển cán bộ thẩm định hồ sơ của phòng TN&MT.
Đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo VPĐK, ra thông báo bằng văn bản gửi công dân để bổ sung hồ sơ theo quy định.
- Trách nhiệm của phòng TN&MT - cán bộ thẩm định hồ sơ (5 ngày làm việc) Kiểm tra tính đầy đủ và tính pháp lý của hồ sơ kê khai đăng ký cấp Giấy chứng nhận của công dân; Kiểm tra bản thảo Giấy chứng nhận; kiểm tra quy hoạch và kiểm tra việc áp dụng nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp đủ điều kiện cán bộ thẩm định của phòng TN&MT xác nhận vào bản thảo Giấy chứng nhận; lập Tờ trình Lãnh đạo phòng TN&MT xem xét, phê duyệt; dự thảo quyết định cấp Giấy chứng nhận.
Nều trường hợp không đủ điều kiện, cán bộ thẩm định phòng TN&MT lập thông báo bằng văn bản chuyển đến VPĐK để bổ sung hồ sơ hoặc chuyển trả hồ sơ cho công dân.
Lãnh đạo phòng TN&MT: xem xét và phê duyệt bản thảo Giấy chứng nhận đồng thời phê duyệt tờ trình; trình Lãnh đạo UBND thành phố phê duyệt quyết định và ký Giấy chứng nhận.
- Trả hồ sơ (sau 3 ngày nhận hóa đơn hoàn thành nghĩa vụ tài chính)
Sau khi Lãnh đạo UBND thành phố phê quyệt quyết định cấp Giấy chứng nhận và ký Giấy chứng nhận; cán bộ thẩm định phòng TN&MT vào sổ cấp Giấy chứng nhận (sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận) và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo Giấy chứng nhận về cán bộ thụ lý của VPĐK ( vào sổ và giao nhận Giấy chứng nhận cho công dân).
VPĐK có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công dân hoặc thông báo trực tiếp để công dân thực hiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định. Đồng thời chuyển Quyết định cấp Giấy chứng nhận về UBND cấp xã, phường để cập nhật và theo dõi.
- Lưu hồ sơ: Tại VPĐK lưu bản lưu Giấy chứng nhận và các tài liệu giao nhận hồ sơ với công dân, biên bản giao nhận hồ sơ. Tại phòng TN&MT lưu hồ sơ kê khai xin cấp Giấy chứng nhận của công dân, biên bản giao nhận hồ sơ.
2.3.2.2. Quy trình đăng ký biến động và cấp giấy chứng nhận trong trường hợp chuyển nhượng một phần.
Bước 1. Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, lập hồ sơ trích lục bản đồ thửa đất hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất, lập hồ sơ xin tách, hợp thửa đất, đơn đăng ký biến động trình lãnh đạo phòng Tài nguyên và Môi trường ký xác nhận, yêu cầu chủ sử dụng đất và bên nhận quyền sử dụng đất đến Văn phòng công chứng nhà nước để lập hợp đồng theo quy định;
Bước 2. Trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ Hợp đồng chuyển nhượng theo quy định (02 bộ) do công dân nộp, VPĐK có trách nhiệm kiểm tra, gửi số liệu địa chính đến cơ quan Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính;
Bước 3. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu chuyển thông tin địa chính do VPĐK bàn giao, Chi cục Thuế thành phố Hải Dương có trách nhiệm xác định nghĩa vụ tài chính và hoàn thiện Thông báo nghĩa vụ tài chính, chuyển kho bạc nhà nước huyện để công dân thực hiện nghĩa vụ tài chính và chuyển trả về VPĐK;
Bước 4. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao Thông báo hoàn thành nghĩa vụ tài chính từ Chi cục Thuế, VPĐK có trách nhiệm chỉnh lý biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp, đồng thời thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận, chuyển phòng TN&MT thẩm định.
Bước 5. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ do VPĐK bàn giao, phòng TN&MT có trách nhiệm thẩm định hồ sơ trình UBND thành phố cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận.
Bước 6. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hóa đơn hoàn thành nghĩa vụ tài chính của công dân, VPĐK có trách nhiệm bàn giao Giấy chứng nhận cho chủ sử dụng.
2.3.3. Kết quả hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2.3.3.1. Công tác đăng ký quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận
Một trong những điều kiện để được xét cấp Giấy chứng nhận là các hộ phải có tên trong sổ đăng lý ruộng đất, sổ địa chính. Trên địa bàn thành phố Hải Dương đến nay các xã, phường chỉ có hồ sơ theo dõi khi thực hiện chỉ thị 299/TTg năm 1982-1985( Bản đồ không có dấu của cơ quan quản lý nhà nước, sổ mục kê chép tay), một số phường như Tứ Minh, Việt Hòa, Tân Hưng, Thanh Bình, Tân Bình sổ mục kê đo đạc năm 1993 nhưng các tài liệu trên lại không có dấu của các cấp quản lý ngoài ra không có loại hồ sơ pháp lý nào khác. Chính vì vậy toàn bộ hồ sơ lưu trên không được công nhận là hồ sơ pháp lý để công nhận hạn mức đất ở cho mỗi hộ gia đình, cá nhân
Qua thực tế thu thập thông tin, số liệu tại VPĐK các hồ sơ xin cấp GCN ngoài những trường hợp có giấy tờ hợp lệ, chủ cũ đã được cấp Giấy chứng nhận và đã có hợp đồng mua bán còn có các dạng sau:
- Những trường hợp không có giấy tờ sống ổn định trước năm 1993: đa số những hộ dân trong khu vực này đều được UBND cấp phường, xã xác nhận là đã ở ổn định, không tranh chấp từ những năm 1980.
- Những trường hợp không có giấy tờ sống ổn định từ 1993 - 2004: Đơn mua bán nhà viết tay; Giấy ủy quyền; Giấy nhượng quyền SDĐ viết tay,... Tất cả các trường hợp mua bán trên đều diễn ra trước ngày 1/7/2004.
- Những trường hợp được thừa kế: Giấy chứng nhận được cấp cho những trường hợp nhận quyền thừa kế của người sử dụng đất có các giấy tờ hợp lệ khác là rất ít.
- Những trường hợp mua nhà theo Nghị định 61/CP: đây là những trường hợp căn hộ tập thể thuộc các khu tập thể được phân nhà theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền hoặc thuê nhà của nhà nước.
Để hoàn thành công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn, hàng năm UBND thành phố đã giao chỉ tiêu cho các xã, phường và thường xuyên đôn đốc thực hiện. Tiến độ cấp Giấy chứng nhận đất ở của thành phố Hải Dương đến hết năm 2014 đạt:
- Việc cấp giấy CNQSD đất cho 13 phường: Đã tập trung xét duyệt và thẩm định cấp giấy CNQSD đất đồng loạt tính đến ngày 30/11/2014 thành phố Hải Dương đã cấp được 35.935 thửa đất đạt 95,6% so với 37.589 thửa đất cần phải cấp giấy; đã trả 34.426 giấy CNQSD đất cho chủ hộ, đạt 95,8% so với số GCN đã cấp.
Số thửa đất chưa được cấp GCNQSD đất còn 1.654 thửa, bằng 4,4% so với 37.589 thửa đất cần phải cấp giấy.
- Việc cấp đổi giấy CNQSD đất tại 4 phường Tứ Minh, Việt Hòa, Thạch Khôi, Ái Quốc; 4 xã: Nam Đồng, An Châu, Thượng Đạt và khu 13 phường Hải Tân đều được cấp theo Luật Đất đai cũ nên người sử dụng đất chưa thực hiện đầy đủ quyền của người sử dụng đất, do đó cần phải cấp đổi GCNQSD đất theo Luật Đất đai 2013.
- Kết quả cấp giấy CNQSD đất nông nghiệp sau dồn ô đổi thửa cho 6 xã: Số hồ sơ phải cấp đổi GCNQSD đất nông nghiệp là 8.592 hộ, tương đương 8.592 hồ sơ. Sau khi triển khai, các xã tổ chức thực hiện thu thập tài liệu, lập danh sách để hướng dẫn các hộ gia đình kê khai đăng ký được 7.478 hộ, đạt 87,03%.
Đến nay 6 xã đã xét duyệt được 3.675 hồ sơ; đạt 49,14% so với tổng số hồ sơ đã kê khai, đăng ký. Số hộ đã được cấp GCNQSD đất 1.828 hồ sơ, đạt 21,3% so với tổng số hồ sơ phải cấp.