Chương 2: TỔNG QUAN KHÁCH SẠN NOVOTEL SAIGON VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ HÀNG SQUARE
2.1 Gi ới thiệu tổng quan về khách sạn Novotel Saigon
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn:
SVTH: Nguyễn Huỳnh Ngọc Hiếu 29 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của khách sạn.
2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn:
- Tổng giám đốc (GM): là người đứng đầu khách sạn, có chức năng cao nhất về quản lý điều hành, có quyền quyết định, bao quát chung mọi hoạt động của khách sạn, thường xuyên khảo sát tình hình thực hiện của các bộ phận trong khách sạn.
nhiệm vụ thường xuyên phối hợp với phó giám đốc vạch ra các mục tiêu, đề ra các quy định, chiến lược kinh doanh, tổ chức các hoạt động quản lý khách sạn, đôn đốc kiểm tra chất lượng phục vụ, thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường để bắt kịp với cơ chế thị trường. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chung với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn và trước pháp luật. Tổng giám đốc là người hiểu biết rộng về kinh doanh, ứng phó tốt với mọi tình huống.
General Manager (GM)
Sales Market- ing Vice Director
Finance Human
Resource
Security Mainten-
ance &
Enginee- ring.
Room Devision
House - keeping Front
office F
&
B
Buffet Restaurant
Kitchen Banquet Catering
Steward Bar
SVTH: Nguyễn Huỳnh Ngọc Hiếu 30
- Phó tổng giám đốc: Phó giám đốc có trách nhiệm phối hợp với giám đốc trong việc đề ra các quy định cho các bộ phận của mình, các kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra các phó giám đốc còn có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện tốt công việc được giao. chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của các nhân viên cấp dưới trước giám đốc.
- Phòng nhân sự: bộ phận này không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh của khách sạn mà chỉ giúp đỡ các phòng ban khác trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên, đánh giá nhân viên, đãi ngộ nhân sự và quản lý các vấn đề khác liên quan đến nhân sự. Ngoài ra bộ phận nhân sự còn giúp giám đốc trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ lao động của khách sạn.
- Phòng bảo trì, kỹ thuật: có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị trong khách sạn và thực hiện chương trình bảo dưỡng thường xuyên hệ thống để phòng ngừa các rắc rối có thể xảy ra với các trang thiết bị trong khách sạn và đảm bảo để chúng không bị hư hỏng.
- Phòng tài chính/ kế toán: đứng đầu là trưởng phòng kế toán, chuyên thực hiện các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán, thống kê các khoản chi trong khách sạn, thuế phải nộp... chuẩn bị diễn giải báo cáo tài chính cung cấp cho quản lý các bộ phận, báo cáo định kỳ tài chính của khách sạn, cung cấp thông tin về số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác khi cấp trên cần.
- Bộ phận an ninh (bảo vệ): trách nhiệm về an ninh cho khách sạn và nhân viên trong khách sạn, đảm bảo không thất thoát tài sản của khách sạn, phối hợp xử lý các hiện tượng vi phạm trong khách sạn, trông xe cho nhân viên và khách hàng.
- Bộ phận ẩm thực: cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách lưu trú và cả khách vãng lai. Đồng thời cung cấp thêm các dịch vụ đáp ứng thêm những nhu cầu phát sinh của khách như: tổ chức tiệc, hội nghị, hội thảo... Đây cũng là bộ phận tạo nguồn doanh thu lớn cho khách sạn.
- Bán và tiếp thị: có chức năng nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trường khách hàng thông qua hoạt động quảng cáo, khuếch trương để giới thiệu sản phẩm của khách sạn nhằm thu hút khách hàng. nhiệm vụ của bộ phận marketing là làm các
SVTH: Nguyễn Huỳnh Ngọc Hiếu 31
công việc về bán hàng, đặt phòng và marketing, ngoài ra trợ giúp giám đốc khách sạn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh. Đây là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong công tác quản lý kinh doanh của khách sạn.
+ Bộ phận lưu trú gồm có:
- Bộ phận tiền sảnh: bao gồm bộ phận lễ tân, tổng đài, hành lý. Đây là trung tâm vận hành nghiệp vụ của toàn bộ khách sạn, là nơi theo dõi phục vụ khách trong suốt quá trình đặt phòng, ăn nghỉ tại khách sạn cho tới khi khách thanh toán và rời khỏi khách sạn.
- Phục vụ phòng: đây là nghiệp vụ đặc trưng của hoạt động kinh doanh khách sạn và đóng vai trò tạo ra nguồn thu chính cho khách sạn. Chức năng của bộ phận buồng là thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trú cho khách và các nhu cầu khác nếu họ yêu cầu như: ăn uống, giặt là,... nhiệm vụ của bộ phận này là kiểm tra các phòng về vệ sinh, trang thiết bị, nếu thiếu hoặc hư hỏng thì bổ sung và gọi người sửa chữa, làm vệ sinh phòng nghỉ cho khách, luôn duy trì phòng ở điều kiện sạch sẽ, luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ, đảm bảo phục vụ khách chu đáo trong thời gian lưu trú. Phản ánh ý kiến của khách cho các bộ phận liên quan để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.