CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Cơ sở lý thuyết về quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
3.1.1. Đặc điểm khoản mục nợ phải thu khách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
báo cáo tài chính
3.1.1.1. Đặc điểm khoản mục nợ phải thu khách hàng trong báo cáo tài chính Theo mục a, khoản 2, điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC “Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp” các khoản nợ phải thu khách hàng gồm “các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (Tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính) giữa DN và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác”.
Tại Bảng cân đối kế toán (BCĐKT), NPTKH được trình bày theo từng phần như sau:
Ở phần tài sản, được trình bày tại “Phải thu khách hàng” phản ánh số tiền khách hàng còn đang nợ đơn vị, số tiền cần phải thu từ khách hàng. Tùy theo thời hạn thu hồi khoản nợ mà được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn.
- Tại phần A, “Phải thu ngắn hạn của khách hàng” là số tiền phải thu khách hàng có kỳ hạn thu hồi nợ không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh thông thường.
- Tại phần B, “Phải thu dài hạn của khách hàng” là số tiền có kỳ hạn còn lại trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ kinh doanh thông thường.
Ở phần nguồn vốn, được trình bày ở chỉ tiêu “Nợ ngắn hạn”, mục “Người mua trả tiền trước” cho thấy số tiền đơn vị đã nhận trước từ khách hàng.
Trên thuyết minh BCTC, khoản NPTKH trình bày chi tiết đối tượng khách hàng còn phải thu, đối tượng khách hàng trả tiền trước hoặc do tiền trả lớn hơn phải thu.
Khoản mục NPTKH là một tài sản khá nhạy cảm với các hành vi gian lận như người lao động biển thủ hoặc tham ô các khoản thu hồi từ khách hàng bởi người lao động
cho mục đích cá nhân. Rủi ro gian lận và biển thủ ở khoản mục này thường cao, với nhiều phương thức gian lận phức tạp và phụ thuộc nhiều vào đạo đức và phẩm chất của nhân viên chịu trách nhiệm.
NPTKH phát sinh từ chu trình bán hàng, do đó có mối liên hệ mật thiết với kết quả kinh doanh. Người sử dụng BCTC thường dựa vào mối liên hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của DN. Vì vậy, khoản mục này thường được sử dụng trong các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị.
Ngoài ra, nợ phải thu được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, việc lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy ra sai sót và khó kiểm tra.
3.1.1.2. Tổ chức kế toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
Theo điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC “Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ”. Khoản phải thu của khách hàng “cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu và ghi chép theo từng lần thanh toán”. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, “kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được”.
Kết cấu TK 131 – Phải thu khách hàng
Bảng 3.1. Kết cấu và nội dung TK 131 - Nợ phải thu khách hàng
Bên Nợ Bên Có
- Số tiền phải thu khách hàng phát sinh từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ.
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước từ khách hàng.
- Số tiền thừa sẽ được hoàn trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).
- Doanh thu từ hàng bán đã bán bị người mua trả lại (có hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên Có: Phản ánh số tiền đã nhận trước từ khách hàng hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu của khách hàng, được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Nguồn: Tổng hợp từ Thông tư 200/2014/TT-BTC
Hình 3.1. Hạch toán TK 131 – Nợ phải thu khách hàng
Nguồn: Tổng hợp từ Thông tư 200/2014/TT-BTC
Điều 6 tại Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi.
Các nguyên tắc để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi bao gồm:
- Dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản NPT đã quá hạn thanh toán và khoản NPT chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn.
- Thời điểm trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
- Việc lập dự phòng phải dựa trên các bằng chứng đáng tin cậy về khoản NPT khó đòi, như tình trạng phá sản của khách hàng, tổn thất lớn về tài sản dẫn đến không có khả năng thanh toán, hoặc đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ…
Hệ thống sổ sách kế toán
Tùy theo đặc thù ngành nghề kinh doanh, mỗi DN sẽ thiết kế sao cho phù hợp với DN của mình. Thông thường sổ sách và chứng từ kế toán cho phần hành NPTKH bao gồm: Sổ Cái, Sổ chi tiết TK 131, Bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ, Bảng cân đối kế toán năm,…
Chứng từ kế toán bao gồm: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, tờ khai hải quan (nếu có), các chứng từ thanh toán khác như hóa đơn và phiếu thu,…