5.1.1. Ưu điểm
Quy trình kiểm toán tại EY Việt Nam có nhiều điểm tương đồng với quy trình kiểm toán mẫu của VACPA, với ba giai đoạn chính: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán và hoàn thành kiểm toán. Các công việc cụ thể bao gồm tìm hiểu khách hàng cũng như môi trường hoạt động của công ty khách hàng, đánh giá sơ bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán, tìm hiểu hệ thống KSNB liên quan đến khoản mục nợ NPTKH, xác định mức trọng yếu, thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích, thử nghiệm cơ bản, kiểm tra chi tiết, trao đổi và góp ý kiến với khách hàng và phát hành Báo cáo kiểm toán.
(1) Yêu cầu về đạo đức, bao gồm cả tính độc lập
Trước khi bắt đầu tham gia một cuộc kiểm toán, mọi thành viên trong nhóm kiểm toán (bao gồm cả thực tập sinh) bắt buộc phải làm khảo sát để trả lời các câu hỏi nhằm xác định việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức, bao gồm cả tính độc lập, trước khi thực hiện các hoạt động quan trọng khác. Các thủ tục và kết luận về tính độc lập sẽ được lưu lại trên nền tảng kiểm toán trực tuyến EY Canvas. Việc thắt chặt này sẽ làm giảm thiểu nguy cơ vi phạm tính độc lập, qua đó nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo kiểm toán được đưa ra bởi các KTV.
(2) Xây dựng chương trình kiểm toán đáp ứng được các mục tiêu kiểm toán Trước khi xuống đơn vị được kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ yêu cầu khách hàng gửi sổ sách, như: BCĐKT, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết của từng tài khoản… để chia các tài khoản thành từng phần hành liên quan và lên Bảng cân đối thử, sau đó sẽ được các trợ lý kiểm toán phụ trách lập Biểu chỉ đạo cho từng phần hành. Việc lập biểu chỉ đạo từng phần hành theo ký tự chữ cái sẽ giúp KTV xác định từng đầu tài khoản liên quan cũng như không bị bỏ sót khi thực hiện kiểm toán, giúp cho các KTV có thể tập trung
vào các khoản mục quan trọng, cấp quản lý cũng dễ dàng trong việc theo dõi và kiểm tra công việc.
KTV cũng thực hiện đánh giá hệ thống KSNB của công ty khách hàng để xác định rủi ro kiểm soát, từ đó đánh giá rủi ro tổng hợp để xác định nội dung, phạm vi và lịch trình của cuộc kiểm toán. KTV sẽ đánh giá rủi ro dựa trên tính chất của mô hình kinh doanh của DN, các quy trình liên quan và sử dụng các biểu mẫu do công ty EY Việt Nam ban hành để tổng hợp thông tin, từ đó đưa ra các mức độ rủi ro phù hợp.
Các thủ tục kiểm toán được thực hiện đầy đủ nhằm đảm bảo các cơ sở dẫn liệu liên quan. Các KTV đã kiểm tra và đối chiếu Sổ chi tiết TK 131 với nhiều tài liệu khác nhau do khách hàng cung cấp, bao gồm: Sổ cái, Bảng tổng hợp công nợ phải thu, BCĐKT, báo cáo kiểm toán từ kỳ trước, đảm bảo tính hiện hữu của khoản mục.
Đối với thủ tục gửi TXN, KTV luôn thực hiện việc gửi TXN cho tất cả các bên liên quan của đơn vị được kiểm toán để xác nhận tính hiện hữu và quyền sở hữu các khoản nợ của đơn vị. Hàng tuần, KTV sẽ theo dõi mã thư để đảm bảo nhận được thư kịp với tiến độ kiểm toán. Ngoài ra, để đảm bảo cơ sở dẫn liệu hiện hữu và đầy đủ, KTV thực hiện các thủ tục thay thế, bao gồm việc kiểm tra các giao dịch phát sinh sau niên độ, thu thập các chứng từ liên quan để xác minh sự tồn tại của các số dư đó.
KTV có thực hiện phân tích biến động của từng khoản mục giữa năm nay so với năm trước để tìm ra những khoản mục có sự tăng/giảm mạnh để tìm hiểu nguyên nhân.
Khi kiểm tra chi tiết, KTV luôn chú trọng đến các bên liên quan và các giao dịch bất thường, đồng thời kiểm tra lại các hóa đơn, chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác. Sau khi hoàn tất quy trình kiểm toán, các KTV cấp trên sẽ xem xét và đánh giá lại toàn bộ quy trình thực hiện.
(3) Ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ công việc kiểm toán
Hiện tại, EY đang sử dụng công cụ EY Smart Sampling để hỗ trợ cho việc lấy mẫu.
Được biết trước đây, việc lấy mẫu dựa trên hai công cụ chính là EY Random và EY MicroStar, KTV sẽ tự tính toán excel và điền các thông tin như giá trị mẫu tổng thể, mức độ CRA, số lượng mẫu “key”, phương pháp chọn mẫu, công cụ sẽ trả kết quả kích thước mẫu mà KTV cần kiểm tra chi tiết. Sự đổi mới trong việc sử dụng EY
Smart Sampling để lấy mẫu đòi hỏi phải hiểu rõ về khoản mục, về mức độ đánh giá rủi ro, cũng như các xét đoán mang tính định tính nhiều hơn. Đối với mỗi bước trong bảng câu hỏi, EY Smart Sampling đều hướng dẫn người dùng cách xét đoán và chọn câu trả lời. KTV sẽ trả lời các thông tin liên quan đến cỡ mẫu đã xác định cũng như trả lời theo các tiêu chí có sẵn trong chương trình, phần mềm sẽ tự động xuất ra kết quả mẫu. Nhờ vậy mà việc lựa chọn mẫu mang tính đại diện cho tổng thể cao hơn.
Nền tảng sẽ lưu lại các xét đoán, KTV chỉ cần tải file Excel dán vào giấy tờ làm việc, điều này sẽ hạn chế việc KTV chọn mẫu theo xét đoán nhưng không ghi chú vào giấy tờ làm việc, gây khó khăn cho cấp quản lý khi soát xét giấy tờ làm việc hoặc khó khăn cho KTV khác nếu có sự thay đổi thành viên nhóm kiểm toán.
Các giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toán được lưu trữ theo từng phần hành trên nền tảng EY Canvas. Từng bằng chứng được đánh số tham chiếu đến giấy tờ có liên quan và tập hợp thành một thư mục. Điều này giúp KTV tiết kiệm thời gian, công sức khi soát xét giấy tờ từng phần hành, kiểm tra và kiểm soát được tính chính xác và đầy đủ của từng bằng chứng. Điều này cũng tạo thuận lợi cho các cuộc kiểm toán tiếp theo có thể thuận lợi tiếp cận và xem xét hồ sơ kiểm toán của năm trước.
(4) Quy trình gửi thư xác nhận rõ ràng, dễ kiểm soát
Ở EY bắt buộc kiểm toán phải trực tiếp là người soạn thư và gửi cũng như nhận TXN.
Điều này hoàn toàn phù hợp với Chuẩn mực kiểm toán VSA 505 – Thông tin xác nhận từ bên ngoài: “Thiết kế thư xác nhận, đảm bảo đề đúng địa chỉ của người nhận và địa chỉ của KTV để thư phúc đáp sẽ được gửi trực tiếp tới KTV. Gửi thư xác nhận, kể cả gửi thư xác nhận tiếp theo, nếu cần, cho bên xác nhận”. Đối với gửi TXN, các đối tượng gửi thư được tổng hợp lại trong file Confirmation Control và theo dõi từng phần hành, ví dụ: TXN ngân hàng, TXN nợ phải thu, các khoản ứng trước cho người bán, nợ phải trả người bán, các khoản ký quỹ, ký cược, nhận ký quỹ, ký cược, các khoản vay,… và file này luôn được cập nhật và hàng tuần gửi cho bộ phận kế toán của khách hàng để kịp thời theo dõi và có hướng xử lý thích hợp khi có vấn đề phát sinh. Khi TXN về, TXN phải được ref vào file Master Confirmation Control. Theo đó khi ref TXN cần kiểm tra địa chỉ trên thư, trên phong bì thư, thông tin phải được
xác nhận theo đúng thẩm quyền của người xác nhận, đơn vị xác nhận (có đóng dấu của đơn vị xác nhận và chữ ký người xác nhận). Các bằng chứng này được lưu giữ lại cả bản cứng và bản mềm (scan).
(5) Mở rộng kiểm tra để tăng cường tính đầy đủ của thông tin
Trong quá trình làm việc, KTV được yêu cầu phải tương tác với các bộ phận khác chứ không chỉ riêng bộ phận kế toán ví dụ như bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận bán hàng… để thu thập và kiểm tra các chứng từ mua hàng đã phát sinh nhưng có thể chưa kịp gửi qua cho bộ phận kế toán, điều này giúp KTV có thêm bằng chứng đảm bảo cho khoản mục nợ phải thu được ghi nhận đầy đủ.
5.1.2. Những hạn chế còn tồn tại
Căn cứ vào quá trình tìm hiểu thực tế, khảo sát hồ sơ làm việc, bên cạnh ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong quy trình kiểm toán NPTKH của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, tác giả nêu ra một số hạn chế sau:
(1) KTV ít tập trung vào việc tìm hiểu hệ thống KSNB tại khách hàng mà thường dựa vào đánh giá hệ thống KSNB vào những năm trước
Một trong các yếu tố tác động đến điều này là do áp lực về thời gian thực hiện kiểm toán nên KTV ít tập trung vào kiểm tra hệ thống KSNB, do vậy rủi ro kiểm soát thường được đánh giá là “Không thể dựa vào” khiến khối lượng công việc cuối năm tăng lên do phải thực hiện nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết. Việc đánh giá HTKSNB phần lớn dựa trên đánh giá hệ thống KSNB năm trước, KTV chỉ phỏng vấn thêm các thay đổi năm nay vì việc này có thể rút ngắn thời gian kiểm toán. Tuy nhiên, việc này đồng nghĩa với việc gia tăng rủi ro khi kiểm toán. Bởi trong hệ thống KSNB của DN có thể có quy trình thu hồi nợ, chính sách bán chịu có thể thay đổi theo quy mô, theo từng năm nên nếu KTV chỉ dựa vào phỏng vấn và thu thập câu trả lời thì có thể dẫn đến bỏ qua nhiều sự thay đổi quan trọng, ảnh hưởng đến đánh giá rủi ro kiểm soát.
Ngoài ra, KTV chưa có kinh nghiệm hoặc có ít am hiểu về đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình kiểm toán cũng là nguyên nhân dẫn đến KTV thường dựa vào đánh giá hệ thống KSNB vào những năm trước. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng nên khi phỏng
vấn các KTV không thể đào sâu câu hỏi hay nhận diện những rủi ro từ câu trả lời của khách hàng, việc sử dụng các câu hỏi có sẵn khó có thể đánh giá được chính xác sự hữu hiệu trong hệ thống KSNB.
(2) Việc áp dụng các thủ tục phân tích còn hạn chế
Thủ tục phân tích chỉ tập trung vào số liệu của năm kiểm toán và năm trước mà không xem xét nhiều năm trước hoặc so sánh với các chỉ số ngành hay kết hợp các thông tin phi tài chính. Các giấy tờ làm việc phần hành NPTKH đều trình bày thủ tục phân tích thông qua việc so sánh số liệu NPT, phân tích hệ số vòng quay, số ngày thu tiền bình quân… Tuy nhiên, người phụ trách phần hành này thông thường là các trợ lý kiểm toán cấp 1, 2 nên chưa có nhiều kinh nghiệm để đánh giá các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu với nhau, các biến động được giải thích chủ yếu thông qua phỏng vấn khách hàng. Điều này dẫn đến việc KTV bỏ qua các biến động bất thường giữa các chỉ tiêu hoặc không tìm ra nguyên nhân thực sự của các biến động trong năm nay.
(3) Hạn chế trong việc trình bày Giấy tờ làm việc
Việc ghi nhận các chu trình kinh doanh của DN được thực hiện qua bảng tường thuật hoặc bảng câu hỏi mà chưa kết hợp sử dụng lưu đồ. Hạn chế của hai công cụ này là không cung cấp cho KTV cái nhìn rõ ràng về hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát, và cách thức lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận.
Dựa trên khảo sát hồ sơ tại Bảng 4.5, người viết nhận thấy khi chọn mẫu thủ công (vì cỡ mẫu nhỏ hơn TE nên không thể sử dụng EY Smart Sampling), chỉ có một số ít Giấy tờ làm việc được KTV ghi chú lại cơ sở chọn mẫu và phương pháp chọn mẫu.
Còn lại không ghi chú hoặc có đề cập nhưng chưa trình bày cụ thể. Hoặc có những chỗ chênh lệch nhưng không được ghi chú nguyên nhân đầy đủ. Điều này dẫn đến cơ sở chọn mẫu của KTV chưa được rõ ràng và thuyết phục. Ngoài ra, điều này còn gây khó khăn cho cấp quản lý khi soát xét giấy tờ làm việc hoặc khó khăn cho KTV khác nếu có sự thay đổi thành viên nhóm kiểm toán.