Là một nhà thầu có uy tín trên thị trường đặc biệt là trong địa phận huyện Ba Vì, hoạt động đấu thầu là hoạt động thường xuyên của Công ty, với chức năng chính là tham gia các gói thầu xây dựng công trình có quy mô và tính chất phù hợp
nên công tác tham dự thầu rất được chú trọng. Qua 9 năm hình thành và phát triển, công ty đã xây dựng rất nhiều dự án cho các ban ngành địa phương, xây dựng trường học, công trình lớn nên không khó hiểu khi tham dự thầu luôn được chuẩn bị
kĩ lưỡng.
Công tác tổ chức quá trình tham dự thầu tại công ty được phân ra rõ ràng, cụ thể đến từng phòng ban và các phòng ban có sự phối hợp nhịp nhàng để đạt hiệu quả cao nhất. Cụ thê:
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lóp: Kinh té đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 22 GVHD: TS. Hoàng Thi Thu Hà
- Phòng Tổ chức Hanh chính tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức làm Hồ so dự thầu ghi rõ tiến độ hoàn thành và kiến nghị đơn vị tham gia phối hợp làm hồ sơ dự thầu trình Ban giám đốc quyết định. Đây cũng là nơi kiểm tra lại toàn bộ Hồ sơ dự thầu trước khi trình lãnh đạo Công ty ký và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ mà bên mời thầu quy định đồng thời có nghĩa vụ nộp hồ sơ dự thầu đúng thời
hạn.
- Phòng Kế toán tài vụ có trách nhiệm dự toán các khoản mục thi công từ đó
xây dựng đơn giá và quyết định giá dự thầu. Đây cũng là nơi chuẩn bị đầy đủ báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán các năm theo đề nghị bên mời thầu, sau đó gửi cho phòng Tổ chức hành chính tổng hợp lai và trình Ban giám đốc phê duyệt.
- Phòng Khai thác dự án và cung ứng vật tư có nhiệm vụ dự tính và kê khai
các loại máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho gói thầu. Đồng thời phải chuẩn bị các phương án dự phòng khi thiếu máy móc thiết bị như đi thuê, mua mới v..v hoặc các phương án tìm nhà cung cấp mới khi thiếu nguyên vật liệu thi công.
- Phòng Quản lí kĩ thuật và phòng Quản lí điều hành máy thi công phải xem xét các biện pháp thi công gói thầu sao cho phù hợp với năng lực của công ty.
Các phòng ban trên luôn có sự phối hợp nhịp nhàng và phân công công việc rõ ràng phù hợp với chuyên môn nên công tác tham dự thầu của công ty Minh Tuân được triển khai nhanh gọn và hiệu quả.
4. Quy trình và nội dung các giai đoạn trong công tác tham dự thầu tại
công ty
Công ty Minh Tuân tham dự thầu dưới cả 2 hình thức là cạnh tranh rộng rãi và chỉ định thầu. Để đảm bảo sự chủ động trong việc tham dự thầu, công ty đã xây
dựng 2 quy trình tương ứng với 2 hình thức trên một cách khoa học và bài bản. Cụ
thể như sau:
4.1. Quy trình tham dự thầu theo hình thức cạnh tranh rộng rãi
Đối với hình thức này, công ty cũng xây dựng một quy trình hoàn chỉnh với đầy đủ các bước và tương tự như quy trình của nhiều công ty xây dựng khác:
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lớp: Kinh té đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 23 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu theo hình thức cạnh tranh rộng rãi
Thu thập thông tin thầu
Đánh giá sơ bộ đê mua
Phê duyệt
Lập kế hoạch thầu
Phê duyệt
' Thực hiện Hồ sơ dự thầu
Phê duyệt
Nộp hồ sơ dự thầu
mm"
Theo dõi kết quả thầu
Nguôn: Tư liệu từ phòng Tổ chức hành chính tổng hợp
SV: Quách Thi Thanh Tâm Lop: Kinh tế đầu tư 54A -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 24 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
4.1.1. Thu thập thông tin
Đây là bước đầu tiên và giữ vai trò quan trọng, vì chỉ khi nào có được thông tin về công trình đấu thầu thì mới có thể thực hiện được các bước tiếp theo. Nội dung tổ chức thu thập thông tin về đấu thầu của chủ đầu tư gồm các nội dung cơ
bản sau:
- Thông tin về gói thầu như quy mô gói thầu, loại gói thầu, phương thức và hình thức đấu thầu
- Nguồn vốn thực hiện, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán
- Thời gian phát hành HSMT
- Địa điểm thời gian tổ chức đấu thầu và thời gian đóng/mở thầu - Thông tin về bên mời thầu
- Thông tin về nhà cung cấp máy móc thiết bị
- Thông tin về tình hình cạnh tranh chung trên thị trường
Công việc này do cán bộ công nhân viên phòng Tổ chức hành chính tổng hợp thu thập hoặc do bên mời thầu thông báo. Các thông tin về yêu cầu đấu thầu của khách hàng đều được chuyền đến phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp. Các cán bộ phụ trách hoạt động đấu thầu trong phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp sẽ ghi các
thông tin này lại và báo cáo trưởng phòng. Trong bước công việc đầu tiên này thì
công ty thường tìm kiếm dựa vào các nguồn chủ yếu sau:
- Thu thập thông tin về kế hoạch đấu thầu trên báo đấu thầu, báo xây dựng trang thông tin điện tử đấu thầu, các trang báo địa phương.
- Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư đã có hợp tác lâu dài nhờ đó có khả
năng nhận được thư mời thầu khi họ có đầu tư mới.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước, các cấp chính quyền để có được thông tin về kế hoạch đầu tư của Bộ - ban ngành, các cơ
quan nhà nước đặc biệt là các cơ quan trên địa bàn huyện Ba Vì.
- Nguồn thông tin và mối quan hệ của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Có thé thấy công ty đã chủ động tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác nhau,
nhờ đó thông tin về các gói thầu được cập nhật kip thời va tạo thuận lợi trong việc phân tích và đánh giá gói thầu.
4.1.2. Phân tích và đánh giá sơ bộ HSMT
Sau khi có thông tin về các dự án hay các gói thầu thì Giám đốc công ty và các trưởng phòng chức năng sẽ tổ chức họp, xem xét đánh giá sơ bộ để ra quyết định có
SV: Quách Thi Thanh Tâm Lép: Kinh tế đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 25 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
tham dự thầu hay không tham dự gói thầu nào. Các vấn đề chính cần được xem xét
đó là:
- Tìm hiểu về chủ đầu tư (hoặc Bên mời thầu) để xác định mức độ tin cậy, trung thực như năng lực và uy tín của chủ đầu tư.
- Phân tích gói thầu để xem xét xem nó có phù hợp với lĩnh vực công ty đang thực hiện hay không? Mức độ kỹ thuật có tương ứng đối với trình độ năng lực của
công ty hiện tại không?
- Phân tích dự án chứa gói thầu cho biết vị trí của gói thầu, các công việc trước sau của gói thầu, các yêu cầu kỹ thuật tổng thể có thể dự đoán, các mối liên hệ
pháp lý liên quan...
- Xem xét các loại nguồn vốn dé biết công ty cần đáp ứng điều kiện nào dé có thé tham gia dự thầu, đảm bảo chắc chắn về tính an toàn của nguồn vốn...
- Dựa vào hình thức đấu thầu để dự báo về đối thủ cạnh tranh và xác định vị
thế cũng như khả năng thắng thầu của công ty.
- Xem xét thời gian đóng thầu, mở thầu để chuẩn bị tốt mọi nguồn lực phục vụ công tác tham dự thầu.
Sau khi xem xét các yếu tố trên thi sẽ tiến hành ra quyết định.
- Nếu xét thấy dự án hay gói thầu đó không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty hoặc công ty không đủ năng lực về tài chính - nhân lực - vật lực đề thực hiện thì trưởng phòng Tổ chức hành chính tổng hợp sẽ ra quyết định không tham dự thầu.
- Nếu công ty có đủ năng lực thực hiện đấu thầu và thi công dự án hoặc gói thầu đó thì giám đốc quyết định tiến hành mua HSMT.
4.1.3. Mua hồ sơ mời thâu
Sau khi Ban Giám đốc có quyết định tham dự gói thầu, phòng Tổ chức hành chính tổng hợp sẽ cử một chuyên viên liên hệ với Bên mời thầu để mua hồ sơ. Sau khi chuyên viên này liên hệ với Bên mời thầu thì sẽ phải làm tờ trình và công văn
mua hồ sơ sau đó chuyển cho phòng Kế toán — Tài vụ dé làm thủ tục chuyền tiền
hoặc tạm ứng trước. Trường hợp gói thầu ở xa hoặc thông tin muộn thì doanh nghiệp cũng nên xem xét và chuẩn bị các phương án dự phòng, đảm bảo không bỏ
lỡ các gói thầu có giá trị lớn và phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lớp: Kinh tế đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 26 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
4.1.4. Phân tích hồ sơ mời thâu
Sau khi nhận được hồ sơ mời thầu, chuyên viên phụ trách sẽ đọc kỹ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và phân tích và tham khảo ý kiến từ các phòng ban liên quan
Chuyền thông tin cho :
- Trưởng phòng Khai thác dự án và Cung ứng vật tư
- Trưởng phòng Kế toán — tài vụ
- Trưởng phòng Quản lí kĩ thuật
Dé xem xét, phân tích và quyết định nếu không đủ khả năng thực hiện dự án
thì dừng còn nếu đủ khả năng thực hiện dự án thì tiếp tục bước 5.
4.1.5. Lập kế hoạch thầu
Chuyên viên phụ trách sẽ lên lập kế hoạch thực hiện thầu. Sau đó chuyển cho
trưởng hoặc phó phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp xem xét để trình lên Ban Giám đốc phê duyệt.
Nếu được phê duyệt sẽ thực hiện tiếp bước 6 và nếu không được duyệt thì cần xem xét lại bước 5 xem kế hoạch đã chỉ tiết và cụ thể chưa.
4.1.6. Lập Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu được ví như bài thi của các nhà thầu nộp cho giám khảo là chủ đầu tư. Nó là nhân tố quyết định đến khả năng nhà thầu có trúng thầu dự án (gói thầu) hay không. Vi vậy, lập HSDT là khâu quan trọng nhất, mat nhiều thời gian va công sức nhất. Việc lập Hồ sơ dự thầu được giao cho phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp của công ty trên cơ sở có sự giúp đỡ, phối hợp của các phòng ban khác.
Nội dung cụ thê của HSDT được lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu của bên mời thầu mà công ty đã mua. Công tác lập HSDT bao gồm các nội dung sau:
Lập các thông tin chung giới thiệu về nhà thầu: Tài liệu này bao gồm Hồ sơ tư cách pháp nhân của công ty, giới thiệu về năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực, những thành tích cũng như kinh nghiệm của công ty. Để qua đó chủ đầu
tư có những cái nhìn tong quát về công ty.
- Căn cứ vào bản thiết kế kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu tiến hành bóc tách để đưa ra khối lượng từng hạng mục công trình.
- Lập biện pháp thi công và tiến độ thực hiện công trình.
- Trên cơ sở bảng tiên lượng, công ty tiễn hành bảng giá dự thầu bao gồm:
Don giá dự thầu cho từng công việc, đơn giá cho từng hạng mục công trình và cuối cùng là tính giá dự thầu.
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lóp: Kinh tế đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 27 GVHD: TS. Hoàng Thi Thu Hà
- Lập các Hồ sơ khác theo yêu cầu trong HSMT như bảo lãnh dự thầu, các tài liệu có liên quan đến nguyên vật liệu,...
Nội dung cụ thé của HSDT của công ty sẽ được trình bày cụ thé ở phần Sau.
HSDT được lập xong sẽ được phòng Tổ chức hành chính tổng hợp tiến hành rà soát lại nhằm phát hiện những sai sót sau đó trình lên Ban Giám đốc phê duyệt.
Nếu đạt yêu cầu thì tiến hành nộp Hồ sơ dự thầu, nếu không đạt thì sẽ cần xem xét
và chỉnh sửa lại cho phù hợp.
4.1.7. Nộp hô sơ dự thâu
Sau khi Ban Giám đốc duyệt lại lần cuối và quyết định bỏ thêm thư giảm bao
nhiêu % trong thư giảm giá thì hồ sơ sẽ được chuyền lại phòng Tổ chức hành chính
Tổng hợp dé photo, đóng dấu theo đúng yêu cầu của hồ sơ dự thầu và tiến hành nộp bằng 2 hình thức:
- Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng Tổ chức hành chính tong hợp mang Hồ sơ đến nộp theo đúng địa điểm và thời gian ghi trong Hồ sơ mời thầu.
- Gửi qua đường bưu điện: Việc gửi qua đường bưu điện được áp dụng trong
trường hợp Hồ sơ mời thầu cho phép, và nơi gửi xa so với công ty. Phải gửi theo phương thức chuyên phát nhanh, có bảo đảm.
4.1.8. Theo dõi kết quả thdu và ki hợp đồng
Kết quả đấu thầu được cập nhật tại thời điểm Bên mời thầu công bố kết quả trúng thầu. Dựa trên kết quả thu được, trưởng phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp tổ chức họp, nếu trúng thầu thì ký kết hợp đồng và lên phương án dé thực hiện gói thầu, nếu trượt thầu, dựa trên những thông tin Bên mời thầu công bố, đánh gia lại hồ
sơ dự thầu dé rút kinh nghiệm.
4.2. Quy trình tham dự thầu bằng hình thức chỉ định thầu
Công ty TNHH Minh Tuân là một công ty vừa và nhỏ, các gói thầu mà công
ty tham dự có giá trị không lớn. Do vậy nhiều gói thầu công ty tham dự dưới hình thức chỉ định thầu. Đối với hình thức này công ty có quy trình riêng và được thể hiện trong sơ đồ sau:
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lép: Kinh tế đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 28 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
Sơ đồ 1.3: Quy trình tham dự thầu bằng hình thức chí định thầu
Ra QD tham dự thầu |
Lập HSĐX
Trình duyệt, đóng
Nguôn: Phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp
Nhìn chung, nội dung các bước của quy trình tham dự thầu đối với cá gói thầu có hình thức chỉ định thầu của công ty tương tự như đối với các gói thầu có hình thức cạnh tranh rộng rãi. Tuy nhiên đơn giản hơn và có thé thấy một số điểm
khác biệt đáng chú ý như sau:
Thông tin mà công ty có được sẽ do bên mời thầu hoặc chủ đầu tư cung cấp.
Sau khi có được những thông tin về gói thầu hoặc dự án và các thông tin cần thiết
khác thì Giám đốc công ty cùng các trưởng phòng chức năng sẽ phân tích và đưa ra
quyết định có tham dự thầu hay không. Tuy nhiên thực tế, hầu hết các gói thầu mà phía chủ đầu tư đề xuất đều phù hợp với năng lực của Công ty nên Công ty đều quyết định tham dự thầu. Tuy nhiên, đây cũng là bước quan trọng không thể bỏ qua.
Sau khi Hồ sơ yêu cầu được phát hành cho phía Công ty thì Công ty sẽ lập kế hoạch, phân công công việc và triển khai chuẩn bị Hồ sơ đề xuất bao gồm các nội dung: Nội dung hành chính pháp lý, đề xuất kĩ thuật và đề xuất tài chính theo yêu cầu của Bên mời thầu. Trong giai đoạn này không có bước theo dõi kết quả thầu.
Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá, bên mời thầu sẽ mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tô chức thực hiện gói thầu nên nhân viên phòng Tổ chức hành chính Tổng hợp phải có trách nhiệm
SV: Quách Thị Thanh Tâm Lép: Kinh tế đầu tư 54A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 29 GVHD: TS. Hoàng Thị Thu Hà
theo dõi chặt chẽ quá trình này đề sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của chủ đầu tư khi
có yêu cầu.
Nhận xét về quy trình tham dự thầu của công ty TNHH Minh Tuân:
Quy trình tham dự thầu của công ty Minh Tuân hoàn toàn phù hợp với quy
trình đấu thầu đang được áp dụng tại nước ta. Quy trình tham dự thầu được xây dựng theo hai hình thức dau thầu chử yếu mà công ty đã và đang tham dự đó là chỉ định thầu và cạnh tranh rộng rãi, điều này giúp công ty tiết kiệm được thời gian và
chi phí. Bộ máy tham gia vào quá trình lập hd sơ dự thầu (khâu quan trọng nhất
trong quá trình tham dự thầu) là những người có chuyên môn cao, dày dặn kinh
nghiệm do vậy công ty thắng được rất nhiều gói thầu. Bên cạnh những thành tựu đó
thì vẫn tồn tại một số hạn chế như nhân sự tham gia quy trình này còn chồng chéo.
Phòng tổ chức hành chính Tổng hợp là nơi tham gia hầu hết vào các công đoạn nhưng số nhân sự lại rất hạn chế do đó nhiều khi bị quá tải và chậm trễ tiến độ.