2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN
2.2.1. Quy trình thực hiện công tác kiểm soát chi đầu tƣ xây dựng cơ bản
Hiện nay, KBNN Hoài Ân thực hiện công tác KSC đầu tƣ XDCB qua KBNN theo quy trình gồm các bước sau [4]:
Bước 1: ĐVSDNS gửi Hồ sơ chi đầu tư XDCB theo quy định về hồ sơ KSC tại chỉ tiểu mục 1.3.4.3 của chương 1 và gửi đến KBNN Hoài Ân.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: GDV KBNN Hoài Ân sẽ trình KTT
KBNN Hoài Ân.
Đối với hồ sơ quy định có thời gian giải quyết, GDV KBNN Hoài Ân thực hiện lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu quy định tại Quyết định số 3519/QĐ-KBNN. Các Hồ sơ giải quyết và trả kết quả đƣợc ngay trong ngày, GDV KBNN Hoài Ân không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (trừ trường hợp đơn vị giao dịch yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì GDV KBNN Hoài Ân phải thực hiện lập để gửi đơn vị giao dịch). Trường hợp Hồ sơ không thuộc lĩnh vực của KBNN, GDV KBNN Hoài Ân lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo mẫu quy định tại Quyết định số 3519/QĐ-KBNN.
- Trường hợp Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ, chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ theo quy định: GDV KBNN Hoài Ân lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ để hướng dẫn ĐVSDNS hoàn thiện hồ sơ theo mẫu quy định tại Quyết định số 3519/QĐ-KBNN.
Bước 2: Căn cứ hồ sơ của đơn vị tổ chức gửi đến, GDV KBNN Hoài Ân tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm soát tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công và các Thông tư, văn bản hướng dẫn có liên quan, GDV KBNN Hoài Ân tiếp nhận Hồ sơ, thực hiện kiểm soát tính hợp lệ và đầy đủ của Hồ sơ.
Bước 3: KTT KBNN Hoài Ân kiểm tra Hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công và các Thông tư, văn bản hướng dẫn có liên quan.
- Trường hợp Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: KTT KBNN Hoài Ân ký số phê duyệt chứng từ và ký chứng từ in phục hồi. Sau đó chuyển lại hồ sơ, chứng từ in phục hồi cho GDV KBNN Hoài Ân để trình Lãnh đạo KBNN Hoài Ân phê duyệt.
- Trường hợp Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: KTT KBNN Hoài Ân ghi rõ lý do và trả lại Hồ sơ cho GDV KBNN Hoài Ân để GDV kiểm tra, xử lý.
Bước 4: Lãnh đạo KBNN Hoài Ân kiểm tra Hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công và các Thông tư, văn bản hướng dẫn có liên quan.
- Trường hợp Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Lãnh đạo KBNN Hoài Ân ký số phê duyệt chứng từ trên hệ thống DVC của KBNN và ký chứng từ in phục hồi.
- Trường hợp Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Lãnh đạo KBNN Hoài Ân từ chối, chuyển lại hồ sơ cho KTT KBNN Hoài Ân; KTT KBNN Hoài Ân kiểm tra và chuyển hồ sơ GDV KBNN Hoài Ân để kiểm tra và xử lý.
Bước 5: Sau khi Lãnh đạo KBNN Hoài Ân ký số, KTT KBNN Hoài Ân cập nhật ngày thanh toán và tình trạng thanh toán trên hệ thống DVC và thực hiện ký số phê duyệt báo Nợ và trả kết quả cho đơn vị giao dịch. Đồng thời, hệ thống DVC tự động gửi email cho đơn vị giao dịch. GDV KBNN Hoài Ân lưu chứng từ in phục hồi vào tập chứng từ ngày và hồ sơ KSC đầu tư XDCB theo quy định.
Trường hợp không trả kết quả theo đúng thời hạn quy định, GDV KBNN Hoài Ân lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả gửi đơn vị giao dịch.
2.2.2. Thực trạng thực hiện kiểm soát chi đầu tƣ xây dựng cơ bản qua Kho bạc Nhà nước Hoài Ân trong điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến
2.2.2.1. Kiểm soát mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư
Kiểm soát việc MTK thanh toán vốn đầu tƣ đƣợc giao dịch viên KBNN Hoài Ân thực hiện theo quy định tại Thông tƣ 18/2020/TT-BTC ngày 31/3/2020 của Bộ Tài chính.
Quy trình đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin sử dụng DVC trực tuyến tại KBNN Hoài Ân nhƣ sau:
Quy trình xử lý hồ sơ Đăng ký sử dụng DVC trực tuyến
ĐVQHNS Cán bộ kiểm soát chi Kế toán trưởng
9. Nhận thông báo hồ sơ đã hoàn thành, tài khoản đăng
nhập 4. Nhận thông báo và
lý do KBNN từ chối Từ chối 3. Kiểm tra hồ sơ Tiếp nhận
B
K
2. Phân luồng xử lý đăng ký sử dụng DVC
6. Kiểm tra hồ sơ
Tiếp nhận Từ chối
5. Gửi hồ sơ cho Trưởng phòng KSC
7. Từ chối và gửi trả hồ sơ cho cán bộ
chuyên quản
8. Phê duyệt hồ sơ 1. Kê khai và gửi hồ
sơ sang KBNN
Sơ đồ 2.2. Quy trình đăng ký sử dụng DVCTT tại KBNN Hoài Ân theo Thông tƣ 133/2017/TT-BTC ngày 15/12/2017
(Nguồn: KBNN Hoài Ân )
Theo Điều 11, Thông tƣ 133/2017/TT-BTC Quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN hướng dẫn thực hiện thông báo tham gia hệ thống DVCTT của KBNN nhƣ sau:
- Bước 1: Đơn vị kê khai và gửi hồ sơ cho KBNN. Chuyển tới bước 2.
- Bước 2: KTT vào phân luồng xử lý đăng ký sử dụng DVC. Chuyển tới bước 3. Màn hình GDV hiển thị như sau:
Hình 2.1. Màn hình chờ tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân) - Bước 3: GDV tiến hành kiểm tra Hồ sơ
+ Trường hợp Hồ sơ không đầy đủ và hợp lệ: GDV từ chối hồ sơ và gửi trả lại hồ sơ cho đơn vị. Chuyển tới bước 4.
+ Trường hợp Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Chuyển tới bước 5.
Màn hình GDV hiển thị nhƣ sau:
Hình 2.2. Màn hình thông tin chi tiết hồ sơ mở tài khoản
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
- Bước 4: Đơn vị nhận thông báo từ chối của KBNN. Kết thúc quy trình.
- Bước 5: GDV gửi hồ sơ cho KTT kiểm soát. Chuyển tới bước 6. Màn hình GDV hiển thị nhƣ sau:
Hình 2.3. Màn hình gửi phê duyệt hồ sơ mở tài khoản
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân ) - Bước 6: KTT kiểm soát hồ sơ
+ Trường hợp không chấp nhận hồ sơ: Chuyển tới bước 7.
+ Trường hợp chấp nhận hồ sơ: Chuyển tới bước 8.
- Bước 7: KTT từ chối và gửi trả lại Hồ sơ cho cán bộ chuyên quản.
Chuyển tới bước 3.
- Bước 8: KTT phê duyệt Hồ sơ. Chuyển tới bước 9.
- Bước 9: Đơn vị nhận thông báo Hồ sơ MTK đã hoàn thành. Kết thúc quy trình.
2.2.2.2. Kiểm soát quy trình thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Quy trình xử lý giao dịch điện tử qua Trang thông tin DVC của KBNN trong hệ thống KBNN tại KBNN Hoài Ân nhƣ sau:
GDV KBNN Hoài Ân truy cập vào Trang thông tin DVC của KBNN tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra thông tin hồ sơ của ĐVQHNS gửi.
Hình 2.4: Màn hình Đăng nhập vào Trang thông tin DVC của KBNN
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
- Trường hợp Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, GDV KBNN Hoài Ân từ chối tiếp nhận Hồ sơ không hợp lệ và gửi trả lại cho ĐVQHNS.
Để từ chối tiếp nhận hồ sơ, cán bộ KBNN Hoài Ân thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn DVC Giao nhận hồ sơ trực tuyến, chọn chức năng Chờ tiếp nhận. Màn hình hiển thị nhƣ sau:
Hình 2.5: Màn hình DVC Giao nhận hồ sơ trực tuyến của KBNN
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Bước 2: Trên màn hình danh sách Hồ sơ, chọn xem chi tiết Hồ sơ chờ
tiếp nhận. Màn hình hiển thị nhƣ sau:
Hình 2.6: Màn hình thông tin chi tiết danh sách hồ sơ của KBNN
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Bước 3: Kích nút Từ chối . Tại màn hình từ chối tiếp nhận hồ sơ, cán bộ bắt buộc nhập Lý do từ chối hồ sơ.
Hình 2.7: Màn hình GDV KBNN Hoài Ân từ chối tiếp nhận hồ sơ
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Danh sách tài liệu giao nhận và chứng từ thanh toán: Cán bộ KBNN
Hoài Ân có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ trên từng tài liệu và chứng từ thanh toán. Đối với tài liệu hoặc chứng từ không hợp lệ, cán bộ kích lựa chọn Không hợp lệ và tiến hành nhập Lý do từ chối tài liệu hoặc chứng từ.
Chương trình mặc định tài liệu, chứng từ hợp lệ.
Bước 4: GDV KBNN Hoài Ân thao tác:
+ Kích nút Lưu để từ chối tiếp nhận về ĐVQHNS.
+ Kích nút Đóng để hủy bỏ thao tác từ chối tiếp nhận hồ sơ và quay lại màn hình chi tiết hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ đúng đủ theo quy định, GDV KBNN Hoài Ân tiếp nhận hồ sơ hợp lệ
Để tiếp nhận hồ sơ, GDV KBNN Hoài Ân cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống với vai trò GDV. Màn hình hiển thị nhƣ hình 2.5.
Bước 2: Trên màn hình nhắc việc, kích chọn số lượng hồ sơ chờ tiếp nhận ở màn hình nhắc việc. Hoặc chọn DVC Giao nhận hồ sơ trực tuyến/Chờ tiếp nhận. Màn hình hiển thị nhƣ sau:
Hình 2.8: Màn hình danh sách hồ sơ KSC đầu tƣ XDCB chờ GDV KBNN Hoài Ân tiếp nhận
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Bước 3: Trên màn hình xem chi tiết hồ sơ cần tiếp nhận, bấm nút Tiếp nhận.
Hình 2.9: Màn hình sau khi tiếp nhận hồ sơ KSC đầu tƣ XDCB thành công (Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Lưu ý:
+ Trạng thái hồ sơ sau khi tiếp nhận là Đã tiếp nhận hồ sơ. Chứng từ sau khi hoàn thiện có trạng thái chứng từ là Chờ hoàn thiện chứng từ.
+ GDV KBNN Hoài Ân hiệu chỉnh chứng từ trên DVC, in phục hồi chứng từ, chuyển hồ sơ trên DVC và chứng từ in phục hồi lên KTT.
+ Đối với KSC đầu tƣ XDCB: GDV xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có)..., nhập đầy đủ các chỉ tiêu vào chứng từ thanh toán; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (Mẫu số 11) theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP trên Trang thông tin DVC. Trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị của đơn vị, GDV lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định, trình KTT ký số, trình lãnh đạo KBNN ký số và gửi đơn vị qua Trang thông tin DVC của KBNN.
Hình 2.10: Màn hình hoàn thiện mã địa bàn hồ sơ KSC đầu tƣ XDCB
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Hình 2.11: Màn hình hoàn thiện Mục và Tiểu mục trên hồ sơ KSC đầu tƣ XDCB (Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Bước 4:
+ Trên Trang thông tin DVC, sau khi hoàn thiện chứng từ sẽ chuyển sang trạng thái Cán bộ KBNN đã hoàn thiện chứng từ, GDV KBNN Hoài Ân in phục hồi chứng từ và hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành về lưu hồ sơ, chứng từ tại KBNN Hoài Ân kèm theo trình KTT KBNN Hoài Ân, lãnh đạo KBNN Hoài Ân phê duyệt trên DVC và ký chứng từ phục hồi.
Hình 2.12: Màn hình GDV KBNN Hoài Ân gửi xử lý chứng từ XDCB lên KTT (Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
+ Trên Trang thông tin DVC, KTT KBNN Hoài Ân thực hiện kiểm soát hồ sơ, ký số YCTT và ký chứng từ phục hồi nếu đúng. Nếu hồ sơ chứng từ bị sai từ chối trả về GDV KBNN Hoài Ân.
Hình 2.13: Màn hình KTT KBNN Hoài Ân phê duyệt chứng từ XDCB trên DVCTT (Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
Bước 5: Trên Trang thông tin DVC, lãnh đạo KBNN Hoài Ân thực hiện kiểm soát hồ sơ, ký số YCTT và ký chứng từ phục hồi nếu đúng. Nếu hồ
sơ chứng từ bị sai từ chối ghi rõ lý do trả về KTT KBNN Hoài Ân, KTT trả về cho GDV KBNN Hoài Ân.
Bước 6: Trên hệ thống TABMIS, GDV KBNN Hoài Ân giao diện chứng từ vào TABMIS và thực hiện quy trình trên TABMIS theo quy định hiện hành:
- Giao diện vào phân hệ sổ cái (GL): Hệ thống DVC tự động giao diện vào hệ thống TABMIS ở trạng thái “Không áp dụng” (không bắt buộc phê duyệt lại trên hệ thống TABMIS).
- Giao diện vào phân hệ quản lý chi (AP): Hệ thống DVC giao diện tự động vào hệ thống TABMIS. Sau khi giao diện, hệ thống TABMIS sẽ trả lại kết quả cho Hệ thống DVC.
Hình 2.14: Màn hình sau khi KTT phê duyệt áp thanh toán chứng từ XDCB trên TABMIS
(Nguồn: Tabmis – KBNN Hoài Ân )
- Trường hợp giao diện vào hệ thống TABMIS thành công, GDV thực hiện áp thanh toán trên hệ thống TABMIS và chạy giao diện sang các chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, chuyển chứng từ in phục hồi cho KTT/Lãnh đạo KBNN huyện kiểm tra đối chiếu khi ký chứng từ thanh toán
qua hệ thống thanh toán.
- Trường hợp chứng từ giao diện vào hệ thống TABMIS không thành công (do tài khoản không đủ số dƣ, sai thông tin do đơn vị giao dịch nhập, ...), chứng từ đƣợc trả về GDV để kiểm tra, xác định nguyên nhân, cụ thể:
Trường hợp sau khi giao diện vào hệ thống TABMIS không đủ số dư hoặc giao diện vào hệ thống TABMIS/giao diện sang các hệ thống thanh toán phát hiện sai thông tin trên chứng từ do đơn vị giao dịch nhập.
Trên hệ thống TABMIS, GDV thực hiện hủy yêu cầu thanh toán giao diện với phân hệ AP. Đối với phân hệ GL, GDV thực hiện gửi yêu cầu hỗ trợ về KBNN để đƣợc cập nhật lại nguồn bút toán, sau đó GDV thực hiện xóa đối với bút toán chƣa kết sổ. Thực hiện hủy chứng từ trên hệ thống thanh toán theo quy định hiện hành. Trên hệ thống DVC, GDV lựa chọn tạo Thông báo kết quả kiểm soát thanh toán.
Trường hợp giao diện vào hệ thống TABMIS bị báo lỗi do KBNN (lỗi hoàn thiện sai thông tin,...): GDV lựa chọn hoàn thiện chứng từ trình KTT/Lãnh đạo KBNN phê duyệt, ký số. Chứng từ đƣợc cập nhật và giao diện lại vào hệ thống TABMIS.
Trường hợp sau khi giao diện vào hệ thống TABMIS không đủ dự toán do lỗi kỹ thuật (treo dự chi/treo CKC): sau khi truy vấn trên TABMIS xác định đƣợc do lỗi kỹ thuật, GDV gửi lỗi cho đội hỗ trợ theo quy trình quy định để đội hỗ trợ gỡ treo dự chi/gỡ treo cam kết chi của YCTT và cập nhật trạng thái giao diện trên hệ thống DVC vào hệ thống TABMIS ở trạng thái đã phê duyệt.
Lưu ý: Đối với chi đầu tư, trường hợp 1 Giấy đề nghị thanh toán có nhiều chứng từ thanh toán thì nếu 1 trong các yêu cầu thanh toán khi giao diện vào hệ thống TABMIS không thành công do không đủ dự toán thì GDV lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán nêu rõ lý do để trả lại chứng từ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán để đơn vị lập lại chứng từ mới và cập nhật giấy đề nghị thanh toán phù hợp với số tiền trên chứng từ mới.
Bước 7: Trả kết quả
Trên trang Thông tin DVC chứng từ sau khi đƣợc lãnh đạo KBNN Hoài Ân phê duyệt sẽ ở trạng thái chờ KTT KBNN Hoài Ân duyệt báo nợ chứng từ. KTT KBNN Hoài Ân chọn ký theo lô trả kết quả cho đơn vị (tối đa không quá 25 chứng từ). Trang thông tin DVC tự động trả kết quả thanh toán cho đơn vị đồng thời tự động gửi email cho đơn vị.
Hình 2.15: Màn hình KTT KBNN Hoài Ân thực hiện ký số báo Nợ chứng từ và trả kết quả
(Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )
2.2.2.3. Kiểm soát các nội dung liên quan đến quá trình thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản
a. Kiểm soát hồ sơ pháp lý của dự án
Đối với hồ sơ đơn vị giao dịch gửi trực tiếp đến KBNN
Bước 1: GDV KBNN Hoài Ân thực hiện lập Sổ theo dõi hồ sơ theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 3519/QĐ-KBNN. GDV thực hiện kiểm tra hồ sơ, chứng từ đảm bảo đầy đủ số lƣợng và loại hồ sơ, tính hợp pháp, hợp lệ của Hồ sơ, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu.
Bước 2: GDV nhập hồ sơ trên hệ thống DVC (chức năng Hồ sơ giao nộp trực tiếp) để sinh mã hồ sơ
- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ, chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ theo quy định, GDV nhập thông tin yêu cầu đơn vị giao dịch hoàn thiện hồ sơ trên hệ thống DVC và hướng dẫn đơn vị giao dịch thực hiện đúng quy định. GDV in Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 3519/QĐ-KBNN). Trường hợp hồ sơ không thuộc lĩnh vực của KBNN giải quyết, GDV lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo Mẫu số 03 ban hành kèm Quyết định số 3519/QĐ-KBNN.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định
+ Các hồ sơ giải quyết và trả kết quả đƣợc ngay trong ngày, GDV không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 04 ban hành kèm Quyết định số 3519/QĐ-KBNN. Trường hợp đơn vị giao dịch yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì GDV phải thực hiện lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên hệ thống DVC theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Quyết định số 3519/QĐ-KBNN để gửi đơn vị giao dịch.
Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết, GDV thực hiện lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên hệ thống DVC theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Quyết định số 3519/QĐ-KBNN để gửi đơn vị giao dịch.
Hình 2.16: Màn hình Kê khai hồ sơ giao nhận trực tiếp tại KBNN Hoài Ân (Nguồn: Dịch vụ công – KBNN Hoài Ân )