CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC HOÀI ÂN, TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC HOÀI ÂN TRONG ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN
3.2.2. Về quy trình thanh toán vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản
KBNN Hoài Ân nên giao việc KSC đầu tƣ XDCB của một CĐT cho một cán bộ KSC kiểm soát từ khâu tiếp nhận hồ sơ giấy hoặc tiếp nhận hồ sơ điện tử trên dịch vụ công; kiểm soát hồ sơ; nhập yêu cầu thanh toán. Điều này sẽ giúp KBNN Hoài Ân giảm bớt đầu mối làm việc, rút ngắn thời gian kiểm soát chi của hệ thống KBNN nhƣng vẫn bảo đảm an toàn tiền và tài sản của Nhà nước, tạo thuận lợi tối đa và cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn. Cán bộ KSC không đƣợc làm tắt hoặc bỏ sót quy trình, điều này sẽ hạn chế việc thừa, thiếu hồ sơ, chứng từ trong thanh toán.
Cần hoàn thiện quy trình kiểm soát chi đầu tƣ XDCB qua KBNN: Sắp xếp, đồng bộ các quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB và kiểm soát cam kết chi đầu tư XDCB theo hướng thống nhất đối tượng và phạm vi kiểm soát. Từ đó, sắp xếp quy trình KSC đầu tƣ XDCB xuyên suốt từ khâu chuẩn bị hồ sơ, cam kết và thanh toán chi trả cho các đối tượng thụ hưởng;
thống nhất và phân biệt rõ ràng công việc chuẩn bị hồ sơ tại từng khâu; hoàn thiện các điều kiện kiểm soát tại từng khâu kiểm soát cam kết và kiểm soát thanh toán theo hướng công khai, minh bạch, áp dụng các điều kiện thuận lợi của công nghệ thông tin, nhằm hướng tới một quy trình KSC đầu tư XDCB hiện đại, chặt chẽ, an toàn và hiệu quả.
Tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính theo lộ trình của Chính phủ, Bộ Tài chính và KBNN, mà trước mắt là thực hiện tốt việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng theo Mô hình khung áp dụng cho hệ thống KBNN theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đã đƣợc triển khai tại các đơn vị thuộc và trực thuộc.
Triển khai việc thực hiện công khai các quy trình, thủ tục, hồ sơ, tài liệu KSC đầu tƣ XDCB tại trụ sở cơ quan và trên mạng internet thông qua trang thông tin điện tử của KBNN Hoài Ân. Thường xuyên cập nhật các cơ chế, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn mới có liên quan đến công tác KSC đầu tƣ
XDCB để công chức và các đơn vị sử dụng NSNN thuận lợi trong việc tra cứu và triển khai thực hiện.
3.2.3. Về n i dung liên quan đến quá trình thanh toán vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản
Tăng cường kiểm soát hồ sơ pháp lý của dự án qua KBNN Hoài Ân:
Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự khớp đúng về hạng mục, nội dung đầu tƣ trong dự toán chi phí với dự án đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt.
KBNN Hoài Ân cần thống nhất quy trình trong KSC giữa các văn bản với nhau, tránh chồng chéo, mâu thuẫn khi nhận hồ sơ, tài liệu của CĐT.
Kiểm soát ngay từ giai đoạn tiếp cận tiền báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án.
Phối hợp với CĐT, Phòng Tài chính – Kế hoạch về theo dõi tình hình cấp vốn; kế hoạch vốn chi tiết cho từng công trình. Dự án đầu tƣ XDCB phải đảm bảo tính có thật, đƣợc phê chuẩn, đƣợc phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác, đƣợc đánh giá đúng, phù hợp và có đủ căn cứ đúng quy định hiện hành để làm căn cứ thanh toán vốn cho các dự án.
Đồng thời, cán bộ KSC KBNN Hoài Ân tập trung kiểm tra một số nội dung sau:
- Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ: Đủ về số lƣợng hồ sơ theo quy định, yêu cầu về bản chính, bản sao, đầy đủ trình tự yêu cầu công việc…Hồ sơ phải lập đúng mẫu theo quy định; chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải đƣợc lập, ký duyệt theo đúng trình tự, hợp lệ, hợp pháp hay không, sự lô gic về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu, sự phù hợp về mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch…
-Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự khớp đúng về hạng mục, nội dung đầu tƣ trong dự toán chi phí với dự án đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt.
Hiện nay, tình hình dƣ tạm ứng quá nhiều, tình hình triển khai thu hồi vốn ứng gặp nhiều khó khăn, trách nhiệm hoàn tạm ứng của CĐT không cao, quy định về nội dung quản lý vốn còn thiếu chặt chẽ. Vì vậy, KBNN Hoài Ân cần tăng cường kiểm soát như sau:
-Cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ của CĐT mang đến cần kiểm tra, đối chiếu từng hạng mục, nội dung đề nghị tạm ứng có đúng và phù hợp với dự toán giao hoặc hợp đồng đã ký.
-Kiểm tra mức vốn đề nghị tạm ứng có phù hợp với quy định hiện hành và phải nằm trong phạm vi kế hoạch vốn năm đƣợc giao.
-Số tài khoản, tên đơn vị hưởng trên giấy rút vốn với hợp đồng phải khớp nhau.
-Trường hợp khi kiểm soát nếu hồ sơ cung cấp không hợp lệ hoặc bị thiếu thì làm thông báo từ chối và báo cho CĐT. Bên cạnh đó, cán bộ KSC cần theo dõi nhắc nhở, đôn đốc đơn vị những khoản tạm ứng quá hạn theo quy định (gửi thông báo đôn đốc đến CĐT nếu có), để CĐT biết xử lý. Nếu thủ tục hồ sơ đầy đủ thì cán bộ KSC tiếp nhận và cấp phát tạm ứng đầu tƣ XDCB theo quy trình quy định.
-Về kiểm soát thời hạn thu hồi tạm ứng vốn đầu tƣ XDCB: GDV cần lập file theo dõi thủ công riêng, để tránh trường hợp các chủ đầu tư để số dư tạm ứng kéo dài, quá thời hạn thu hồi tạm ứng. Hàng quý, cần yêu cầu các chủ đầu tƣ lập báo cáo đánh giá tình hình tạm ứng và thu hồi tạm ứng vốn đầu tƣ theo từng dự án, công trình gửi KBNN và cơ quan cấp trên của chủ đầu tƣ.
Trong báo cáo cần nêu rõ số dƣ tạm ứng quá hạn chƣa đƣợc thu hồi đến thời điểm báo cáo, các lý do, các khó khan, vướng mắc trong quá trình thu hồi số dƣ tạm ứng quá hạn (nếu có) và đề xuất biện pháp xử lý.
Tăng cường kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành qua KBNN Hoài Ân:
Khâu kiểm soát này gần nhƣ là hoàn thành từng phần hay toàn bộ công
trình, nên cán bộ KSC cần kiểm tra kỹ trước khi thanh toán, vì khi thanh toán xong nếu phát hiện có sai xót thì mất thời gian hoàn thiện hồ sơ, có khi gây thất thoát vốn NSNN vì chi vƣợt vốn cấp. Vì vậy, cán bộ KSC KBNN Hoài Ân trong quá trình KSC phải kiểm tra kỹ những nội dung sau:
-Cần kiểm tra đối chiếu các hạng mục, nội dung công việc, khối lƣợng hoàn thành ghi tại Bảng xác định khối lƣợng công việc hoàn thành có phù hợp với tên công trình, hạng mục, nội dung và không đƣợc vƣợt giá trị hợp đồng đã ký kết giữa CĐT với nhà thầu.
- Kiểm soát giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ có điền đầy đủ thông tin nhƣ: Số vốn thanh toán hay số lũy kế (nếu có), nguồn vốn cấp; số hợp đồng, ngày tháng trên hợp đồng....
- Cán bộ KSC kiểm soát số lần thanh toán, ngày tháng thanh toán quy định trong hợp đồng xem có bị trễ hạn (nếu có thì cán bộ KSC lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính về vi phạm số ngày thanh toán theo hợp đồng).
Tăng cường kiểm soát thanh toán các hạng mục, gói thầu thi công xây dựng đƣợc thanh quyết toán theo hợp đồng qua KBNn Hoài Ân:
Kiểm tra, rà soát các dự án đã hoàn thành, bàn giao đƣa vào sử dụng nhƣng đến nay chƣa thực hiện quyết toán, tiến hành làm báo cáo quyết toán và thẩm tra phê duyệt quyết toán theo đúng quy định.
Thường xuyên phối hợp với các ban, ngành và các CĐT trong quản lý đầu tƣ XDCB. Định kỳ, hàng quý thực hiện giao ban công tác, hoặc tổ chức đoàn kiểm tra liên ngành làm việc với các địa phương và kiểm tra thực tế tại hiện trường các công trình, dự án nhằm nắm bắt nhanh về tiến độ thi công, những khó khăn vướng mắc ở cơ sở, từ đó có giải pháp hỗ trợ hoặc tham mưu kịp thời với UBND Huyện để chỉ đạo thực hiện.
Quy mô vốn hiện nay tồn đọng khá nhiều tiềm ẩn nguy cơ sử dụng vốn sai mục đích, hồ sơ chứng từ không hợp pháp, hợp lệ và tình trạng thất thoát có thể xảy ra. Vì vậy KBNN cần quản lý đồng bộ và chặt chẽ hơn. KBNN
Hoài Ân cần phối hợp với CĐT cung cấp danh sách công trình, dự án hoàn thành trong năm cho cơ quan Tài chính để hoàn thành quyết toán công trình theo quy định, để thấy đƣợc những nội dung chi chƣa đúng, chi vƣợt....từ đó thu hồi cho NSNN, tránh thất thoát nguồn vốn.
Phối hợp với các đơn vị, CĐT khi dự án công trình hoàn thành thì nên làm thủ tục thanh toán, quyết toán công trình theo quy định. Thực hiện nghiêm túc việc lập, thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước quy định tại Thông tư số 10/2020/TT-BTC về quyết toán dự án hoàn thành sử dụng vốn NSNN.
Giảm thao tác GDV hoàn thiện mã ngân hàng đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Trên hệ thống DVC KBNN dành cho ĐVSDNS sử dụng, bổ sung thêm cơ sở dữ liệu: mã các ngân hàng, tên ngân hàng tương ứng. Trên giao diện DVC dành cho ĐVSDNS lập đề nghị thanh toán, bổ sung thêm trường nhập “mã ngân hàng”. Khi ĐVSDNS phát sinh các món chi thanh toán qua ngân hàng, đơn vị đăng nhập Trang thông tin DVC để lập đề nghị thanh toán, đơn vị nhập mã ngân hàng vào trường “mã ngân hàng”. Đối với trường “tên ngân hàng”, đơn vị không nhập thủ công mà chương trình sẽ tự động lấy tên tương ứng với mã ngân hàng từ dữ liệu hệ thống mã ngân hàng.
Khi đề nghị thanh toán đƣợc gửi đến KBNN Hoài Ân qua Trang thông tin DVC, GDV KBNN Hoài Ân không phải hoàn thiện mã ngân hàng thanh toán, tránh đƣợc tình trạng hoàn thiện sai mã ngân hàng do lỗi của GDV, đảm bảo đƣợc nguyên tắc Kho bạc không đƣợc sửa tên và tài khoản ngân hàng đối với các chứng từ thanh toán của ĐVSDNS, tránh đƣợc sai lầm trong thanh toán.
3.2.4. Các giải pháp khác tăng cường kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản - Khắc phục những tồn tại trong cơ chế quản lý vốn đầu tƣ: Thực hiện phân công, phân cấp mạnh trong quản lý đầu tƣ XDCB. Cùng với việc phân cấp cần bổ sung biên chế gắn với đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu thực thi nhiệm vụ đƣợc phân cấp. Ngoài ra, phát huy cơ chế đảm bảo phát huy dân
chủ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân dân tham quản lý; thực hiện tốt công tác giám sát cộng đồng và đánh giá cộng đồng trong lĩnh vực đầu tƣ XDCB.
- Tăng cường sự phối hợp giữa các cấp, ban ngành trong công tác quản lý, điều hành ngân sách: Thường xuyên phối hợp với các ban, ngành và các chủ đầu tƣ trong quản lý đầu tƣ XDCB. Định kỳ hàng quý thực hiện giao ban công tác, hoặc tổ chức đoàn kiểm tra liên ngành làm việc với các địa phương và kiểm tra thực tế tại hiện trường các công trình, dự án nhằm nắm bắt nhanh về tiến độ thi công, những khó khăn vướng mắc ở cơ sở, từ đó có giải pháp hỗ trợ hoặc tham mưu kịp thời với UBND Huyện để chỉ đạo thực hiện.
Cần làm cho các đơn vị sử dụng ngân sách hiểu thật đúng về vai trò cũng nhƣ mục đích hoạt động KSC đầu tƣ XDCB của cơ quan KBNN là để hạn chế đến mức thấp nhất các hành vi sai phạm của chính đơn vị sử dụng ngân sách. Bên cạnh đó, thông qua việc KSC đầu tư XDCB phát hiện vướng mắc, khó khăn tại thực tiễn cơ sở, từ đó KBNN sẽ đƣa ra những kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cơ chế chính sách phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.
Phối hợp với UBND, phòng Tài chính – Kế hoạch về việc phân khai kế hoạch vốn kịp thời, đúng tính chất nguồn vốn, tránh tình trạng dồn vào cuối năm, gây khó khăn trong việc giải ngân của các dự án, tránh tình trạng kéo dài sang năm sau.
Công tác quản lý nguồn vốn đầu tƣ XDCB của KBNN là rất quan trọng bởi vừa đảm bảo nguồn tiền chi trả, đẩy nhanh tiến độ giải ngân vừa thực hiện kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền vì nếu không thì vốn đầu tƣ từ NSNN sẽ thất thoát, lãng phí, đầu tƣ dàn trải, không hiệu quả. Đặc biệt, thời điểm cuối năm, khi thời gian cho công tác khóa sổ quyết toán ngân sách địa phương thì cũng là lúc các CĐT và KBNN "tăng tốc" giải ngân. Để tránh quá tải vào dịp cuối năm, KBNN Hoài Ân nên có những biện pháp cụ thể nhƣ gửi công văn, gọi điện đôn đốc các CĐT khẩn trương hoàn tất các thủ tục, chứng từ thanh,
quyết toán kinh phí đầu tƣ năm đó đúng thời gian để phục vụ tốt cho công tác khóa sổ và quyết toán ngân sách địa phương niên độ của năm và lưu ý CĐT thực hiện rà soát kinh phí tạm ứng ngân sách để kịp thời thanh, quyết toán, hoàn trả tạm ứng cho ngân sách theo quy định.
Phối hợp với các đơn vị có liên quan trong thanh toán vốn đầu tƣ phải thường xuyên hơn, nhất là khi công trình đã hoàn thành đến thời điểm quyết toán. Bên cạnh đó, các đơn vị phải chủ động gửi quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành đến KBNN Hoài Ân để KBNN Hoài Ân theo dõi những khoản phải thu nộp lại vào NSNN (nếu có).
- Tăng cường khả năng hỗ trợ từ KBNN Hoài Ân cho các ĐVSDNS chi TX NSNN khi gặp những trục trặc, vướng mắc trong sử dụng DVCTT. Thực tế khi gặp những trục trặc, vướng mắc đôi khi rất đơn giản, nhưng khả năng tin học của ĐVSDNS còn hạn chế, không xử lý đƣợc, sinh ra nản lòng, lại chuyển sang giao dịch bằng hình thức gửi hồ sơ trực tiếp tại KBNN Hoài Ân.
- Tăng cường tuyên truyền về lợi ích sử dụng DVCTT trong thực hiện chi TX NSNN qua KBNN. Khi nhận thức đƣợc tính thuận tiện, tiết kiệm chi phí, nhanh chóng, hiệu quả và đặc biệt là yếu tố an toàn và bảo mật thông tin, ĐVSDNS sẽ hướng tới sử dụng DVCTT để thực hiện chi TX NSNN. Mỗi GDV KBNN Hoài Ân phải là một tuyên truyền viên khi tiếp xúc trực tiếp với ĐVSDNS hoặc lãnh đạo KBNN Hoài Ân có thể điện thoại trực tiếp lãnh đạo ĐVSDNS hoặc có văn bản đôn đốc, thuyết phục các đơn vị tăng cường giao dịch chi TX NSNN xuyên qua Trang thông tin DVC KBNN.
- Chỉ đạo điều hành công tác kiểm soát chi đầu tƣ xây dựng cơ bản thống nhất: Phân cấp rõ ràng, minh bạch theo nhóm công trình và theo tổng mức đầu tư tạo theo hướng điều kiện thuận lợi nhất cho các chủ đầu tư trong quá trình giao dịch, thanh toán vốn đầu tƣ cho công trình. Chủ đầu tƣ căn cứ vào tổng mức đầu tƣ của công trình là biết đƣợc công trình đó sẽ đƣợc kiểm soát thanh toán tại đâu; hoặc cán bộ KBNN chỉ cần biết tổng mức đầu tƣ công
trình, dự án thì biết đƣợc trách nhiệm kiểm soát, thanh toán vốn cho công trình là của KBNN tỉnh hay KBNN huyện.
- Nâng cao năng lực, chất lƣợng của đội ngũ cán bộ: Nâng cao chất lƣợng hoạt động nghiệp vụ của KBNN thể hiện ở các tiêu chí giải ngân nhanh, kịp thời, không để tồn đọng hồ sơ, đúng chế độ, bảo đảm liên hoàn và thuận tiện ở cả ba khâu: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát chi đúng chế độ và thanh toán, chuyển tiền nhanh, an toàn cho đơn vị thụ hưởng. Các biện pháp cụ thể là phải hoàn thiện quy trình nghiệp vụ khoa học, minh bạch và công khai nhƣ đã nêu ở trên. Xác định trách nhiệm rõ ràng trong nhận thức của cán bộ và đơn vị trong kiểm soát và luân chuyển chứng từ. Đối với thanh toán chuyển tiền cần nâng cao chất lượng chương trình thanh toán điện tử, áp dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian hạch toán và chuyển tiền.
Nâng cao chất lƣợng cán bộ để đảm bảo kiểm soát thanh toán chính xác, an toàn, tiết kiệm chi cho NSNN. Xử lý những tồn đọng khách quan nhƣ tính thời vụ trong thanh toán vốn đầu tƣ hàng năm. Xử lý nhanh và chính xác trong báo cáo, hạch toán kế toán, thông tin điều hành ngân sách, tổ chức thi nghiệp vụ hàng năm sau mỗi kỳ tập huấn; tổ chức viết báo cáo sáng kiến kinh nghiệm và báo cáo chuyên đề công tác hàng năm. Xây dựng các chương trình nghiệp vụ có gắn với đầu tư về kinh phí, cơ sở vật chất, tổ chức về con người hợp lý. Sử dụng cán bộ trẻ và có năng lực trình độ cho những vị trí điều hành quản lý nghiệp vụ.
Thường xuyên mở các lớp đào tạo ngắn hạn, đào tạo chuyên ngành, tập huấn nghiệp vụ, bồi dƣỡng cập nhật kiến thức mới, gắn các nội dung đào tạo với yêu cầu về nguồn nhân lực trên thực tế của lĩnh vực công, trang bị cho cán bộ kiến thức về pháp luật, kinh tế... Đặt biệt, chú trọng đào tạo cán bộ tham gia trực tiếp quy trình quản lý, kiểm soát chi đầu tƣ XDCB qua KBNN. Về nghiệp vụ tập trung đi sâu hướng dẫn phương pháp kiểm soát, nội dung kiểm soát và các vấn đề liên quan đến khía cạnh kinh tế đầu tƣ. Về trách nhiệm, tập trung quán triệt và kiên quyết chống các hiện tƣợng sách nhiễu, gây phiền hà đối với khách hàng giao