CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC
1.2. NỘI DUNG CỦA ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC
1.2.3. Xây dựng kế hoạch đào tạo
Xây dựng kế hoạch đào tạo là xác định nhu cầu về số lƣợng và chất lƣợng, thời gian bao lâu, địa điểm tổ chức và đối tƣợng tham gia đào tạo.
Xây dựng kế hoạch đào tạo phải bám sát nhu cầu và nguồn nhân lực sẵn có của ngành, địa phương, từ đó nhận thấy tính hợp lý hay không về khối lƣợng, thời gian và kiến thức đào tạo; nhận biết những nhu cầu đào tạo còn chưa được đáp ứng, lọai trừ những chương trình đào tạo không phù hợp, xác định được việc sử dụng bố trí công việc phù hợp với ngành, với địa phương với thời gian trước, trong và sau khi đào tạo.
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo phải đảm bảo có tính linh hoạt về thời gian và chủ động về địa điểm. Nó đảm bảo việc thực hiện không ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của ngành, của địa phương, cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo NNL trong từng thời kỳ cụ thể, kế hoạch theo từng năm, kế hoạch dài hạn 5 năm, 10 năm,... bên cạnh đó phải bám sát vào nhu cầu công việc hay dựa vào nguồn nhân lực sẵn có cũng nhƣ nhu cầu công việc trong tương lai để đáp ứng sự phát triển của ngành, của địa phương, từ đó nhận thấy tính hợp lý hay không về phương diện khối lượng, thời gian và kiến thức đào tạo.
Nhƣ vậy, việc lập kế hoạch đào tạo sẽ xác định đƣợc bối cảnh đào tạo bao gồm thời gian, không gian, địa điểm, nhu cầu và đối tƣợng đào tạo nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu, chi tiêu đào tạo, xác định đƣợc việc sử dụng, bố trí nhân lực sau khi đào tạo.
a. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định số lƣợng lao động của từng loại ngành nghề, cơ cấu, cấp bậc chuyên môn cần đào tạo.
Trong điều kiện môi trường luôn biến động thì việc xác định nhu cầu đào tạo của các ngành, các địa phương sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhưng đây là công việc không thể thiếu khi tiến hành công tác đào tạo. Bởi vì, nó sẽ giúp cho ngành, địa phương đào tạo ra số lượng lao động thích hợp với chất lượng thích hợp, cơ cấu thành phần hợp lí cho việc thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xã hội nhất định. Nhờ vậy, sẽ loại trừ đƣợc hiện tƣợng khi quá thừa, khi quá thiếu các loại lao động, nhất là các loại lao động bậc cao, lao động đặc thù.
Mặt khác, khi ngành, địa phương xác định và công bố nhu cầu đào tạo sẽ cung cấp cho người học thông tin về loại việc làm mà ngành, địa phương còn thiếu. Có thể nói, đây là một trong những chính sách hướng nghiệp rất tốt đối với người lao động. Và nhờ đó, không gây ra lãng phí và thái độ tiêu cực ở người được đào tạo. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu đào tạo đó cần phải tìm hiểu và bám sát mục tiêu, định hướng phát triển của ngành, của địa phương cần hướng tới.
Để xác định nhu cầu đào tạo, người ta nghiên cứu các kết quả của các phân tích liên quan nhƣ: phân tích chiến lƣợc kinh tế xã hội, phân tích công việc và phân tích nhân viên.
- Phân tích yêu cầu của ngành, của địa phương: Để xác định nhu cầu công tác đào tạo nguồn nhân lực cho 01 ngành, địa phương, trước hết cần xác định hướng đào tạo cơ bản, làm tiền đề cho việc xác định đối tượng, mục tiêu
đào tạo tổng quát. Muốn vậy, cần phân tích nhu cầu của ngành, địa phương để thấy đƣợc chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức trong ngành, địa phương. Một sự thay đổi trong chiến lược phát triển của toàn ngành, của địa phương cũng có thể làm xuất hiện nhu cầu đào tạo. Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, các đơn vị trong ngành, địa phương cần xác định những chức vụ sẽ trống và cách thức chuẩn bị ứng viên cho các chức vụ trống. Nếu đơn vị áp dụng hình thức đề bạt nội bộ, đơn vị cần có dự kiến cử các ứng viên tham gia các chương trình đào tạo cần thiết để giúp họ có được kỹ năng theo yêu cầu của công việc kế nhiệm.
- Phân tích công việc: Xác định các kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc. Phân tích tác nghiệp chú trọng xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Loại phân tích này thường dùng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới đƣợc thực hiện lần đầu đối với họ. Khi xác định nhu cầu đào tạo, phân tích công việc nhằm mục tiêu xác định các thông tin về những công việc cụ thể mà nhân viên phải thực hiện để hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Việc xác định rõ những công việc mà nhân viên phải làm là cơ sở cho việc nghiên cứu nhằm chỉ ra nhân viên cần phải có những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nào để có thể thực hiện đƣợc tốt các công việc đó. Phân tích công việc sẽ làm cho đơn vị có những lợi điểm sau:
+ Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển nhân viên.
+ Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về việc chi trả thu nhập tăng thêm, tăng lương sớm thời hạn qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
+ Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
- Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chú trọng đến các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người cần thiết đƣợc đào tạo và những kỹ năng, kiến thức cần thiết đƣợc lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo chỉ nên chú trọng đến các đối tƣợng thật sự cần đào tạo. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng của cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của họ. Để nhận thức đƣợc nhu cầu đào tạo đối với nhân viên chúng ta cần xuất phát từ việc đánh giá tình hình công việc của nhân viên hiện tại và dự kiến những yêu cầu trong tương lai. Tiến trình phân tích tình hình thực hiện công việc của nhân viên được tiến hành theo các bước công việc sau đây:
+ Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên: Thông qua quá trình kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý tiến hành rà xét, đối chiếu những khác biệt trong thực hiện công việc thực tế của nhân viên so với những tiêu chuẩn mẫu mà họ cần phải đạt, đã đƣợc xây dựng trước nhằm phát hiện những vấn đề trục trặc, thiếu sót và yếu kém của họ trong khi thực hiện công việc. Nhờ đó nhà quản lý biết đƣợc những nhân viên nào hiện tại đã đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc và những ai còn thiếu sót cần phải đào tạo huấn luyện thêm.
+ Phân tích và xác định nguồn gốc những trục trặc của nhân viên: Không phải bất cứ sự trục trặc nào trong công tác cũng đều xuất phát từ nguyên nhân
“chƣa biết làm” của nhân viên mà nhiều khi ngƣợc lại, nhân viên có đầy đủ kỹ năng làm tốt điều đó nhƣng họ “không muốn làm”.
Cũng có trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc không phải do lỗi của họ mà là do vấn đề trục trặc trong tổ chức, kỹ thuật của đơn vị gây ra. Vì vậy việc nghiên cứu để loại bỏ các trở ngại này là cần thiết.
+ Quyết định triển khai chương trình đào tạo huấn luyện: Đối với những nhân viên “không biết làm” đƣợc xác nhận là do thiếu kỹ năng và trình độ;
lúc đó ta mới đặt yêu cầu cần phải đào tạo huấn luyện cho họ. Tuy nhiên, không phải bất cứ sự trục trặc trở ngại của nhân viên cũng đều đặt ra yêu cầu đào tạo huấn luyện lại cho họ cả, mà để đi đến quyết định có nên tiến hành đào tạo hay không, chúng ta cần dựa trên cơ sở cân nhắc, so sánh giữa những lợi ích thu đƣợc nhờ khắc phục nó so với công sức, thời gian và chi phí mà chúng ta phải bỏ ra để đào tạo huấn luyện họ. Trong trường hợp xét thấy việc triển khai đào tạo huấn luyện là không hiệu quả, chúng ta có thể áp dụng các biện pháp khác nhƣ bố trí lại công tác cho phù hợp với khả năng và trình độ hiện có của họ và cuối cùng là thuyên chuyển hoặc cho nghỉ việc.
Chỉ khi nào chúng ta có đủ cơ sở để tin rằng, việc tiến hành đào tạo huấn luyện là thực sự cần thiết và hiệu quả, lúc đó chương trình đào tạo mới được triển khai.
b. Xác định đối tượng đào tạo
Xác định đối tượng đào tạo là lựa chọn những người cụ thể để đào tạo.
Phải dựa trên cơ sở mục tiêu đào tạo của ngành, của địa phương; khả năng, kỹ năng, trình độ cũng như nhu cầu được đào tạo của người lao động. Việc xác định đúng đối tƣợng đào tạo sẽ quyết định đến hiệu quả của công tác đào tạo.
Như đã biết, nhu cầu đào tạo của người lao động có những điểm khác biệt do kiến thức cơ bản, tiềm năng và hoài bão phát triển của họ không giống nhau. Do vậy, phải xác định đối tượng đào tạo để hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng yêu cầu của họ.
Ðối tƣợng đào tạo sẽ tạo thành đặc điểm của học viên - một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến việc thiết kế một chương trình đào tạo.
Số lượng học viên là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi chọn chương trình đào tạo. Phần lớn các chương trình đào tạo có hiệu quả nếu có số học viên hợp lý.
Khả năng của học viên cũng phải được cân nhắc. Chương trình đào tạo cần phải đƣợc trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu đƣợc. Ðây có thể trở thành vấn đề khi khả năng của học viên dao động lớn.
Sự khác nhau của từng học viên về nhu cầu đào tạo cũng là một điều quan trọng phải cân nhắc khi hoạch định hoặc chọn chương trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ tính đến các khả năng khác nhau của học viên, kinh nghiệm và động cơ của học viên.