CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.1. Công tác lập kế hoạch đối với hàng tồn kho
Công tác lập kế hoạch đặc biệt là kế hoạch mua hàng và tồn trữ hàng sao cho không tồn trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng vẫn có thể đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của người dân rất được chú trọng tại công ty. Công việc này do phòng kinh doanh - XNK đảm nhận.
a. Dự báo nhu cầu tiêu thụ
Trong năm 2011, tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1.985.515.268.966 đ, trong đó:
- Doanh thu bán hàng Dược phẩm: 1.931.770.269.212 đ - Doanh thu bán Thiết bị vật tư y tế: 53.744.999.754 đ
Tại Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng năm 2012, công ty đặt ra kế hoạch trong năm 2012 sẽ đạt doanh thu là 2.000 tỷ đồng, trong đó doanh thu bán hàng dược phẩm vẫn sẽ chiếm tỷ trọng lớn:
1.960 tỷ đồng, doanh thu bán thiết bị vật tư y tế 40 tỷ.
Trong tổng doanh thu của công ty, doanh thu từ việc cung ứng thuốc cho các bệnh viện và trung tâm y tế chiếm khoảng 50% trên tổng doanh thu của công ty, doanh thu cung ứng cho các công ty chiếm khoảng 30%, còn lại 20%
là doanh thu của các hiệu thuốc chuyên doanh, trung tâm TBYT, trung tâm dược phẩm quận và các cửa hàng bán lẻ. Trong đó, đối với các cửa hàng bán lẻ, công ty đặt ra chỉ tiêu và khoán doanh thu cho từng cửa hàng, phần doanh thu của các cửa hàng bán lẻ này chiếm tỷ trọng không nhiều, khoảng 3% trên tổng doanh thu của công ty.
Bảng 2.1. Chỉ tiêu doanh thu kế hoạch năm 2012
Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2012
(tỷ đồng)
- Tổng doanh thu 2.000 - Doanh thu từ các bệnh viện, TTYT (50%) 1.000 - Doanh thu từ các công ty tư nhân (30%) 600 - Doanh thu từ các cửa hàng sỉ, hiệu thuốc
chuyên doanh, trung tâm TBYT (17%) 340 - Doanh thu từ các cửa hàng bán lẻ (3%) 60
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Đối với phần dược phẩm cung ứng cho các bệnh viện và các công ty tư
nhân, công ty chỉ tiến hành mua hàng khi trúng thầu cung ứng thuốc cho bệnh viện hoặc có đơn đặt hàng của các công ty tư nhân, do đó không có hàng tồn kho dự trữ.
Đối với hàng hóa tại các hiệu thuốc chuyên doanh, các cửa hàng sỉ, trung tâm TBYT, các cửa hàng bán lẻ, công ty sẽ có kế hoạch dự trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường. Từ chỉ tiêu doanh thu đã đặt ra, phòng kinh doanh - XNK bắt đầu xây dựng kế hoạch tiêu thụ cho từng quý.
Đầu mỗi quý, nhân viên phòng kinh doanh - XNK sẽ tìm hiểu, điều tra nhu cầu thông tin thị trường, dịch bệnh, đối chiếu với doanh số tiêu thụ cùng kỳ năm trước để lên kế hoạch nhu cầu tiêu thụ của quý cho phù hợp.
Bảng 2.2. Kế hoạch nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của công ty trong quý II/2012
KẾ HOẠCH NHU CẦU TIÊU THỤ HÀNG HÓA Quý II/2012
STT Tên Nhà cung cấp Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
I Dược phẩm 83.300.000.000
1 Acyclovỉ 800mg Stada H/35v 48 140.000 6.720.000
2 Adagrin ICA-VN H/3v 53 37.620 1.993.860
3 Adipin 5mg-Cap Euvipharm H/30v 210 15.162 3.184.020
4 Adofex SPM H/100v 56 36.000 2.016.000
5 Alaxan United-VN H/100v 42 78.000 3.276.000 6 Albothyl Rotex-Đức H/6v 27 70.900 1.914.300 7 Aluphos Euvipharm H/20 gói 19 38.504 731.576 8 Alvesin 40mg Vĩnh Phúc Lọ/100v 21 12.096 254.016
9 Ameflu Day OPV H/100v 33 78.000 2.574.000
10 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ 50 7.350 367.500 11 Bổ tỳ PH 100ml Phúc Hưng Lọ 150 13.386 2.007.900
12 Becofort USA H/100v 76 55.000 4.180.000
13 Bensa 30ml Dapharco Lọ 90 2.435 219.150
14 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 250 5.500 1.375.000
… … … 0
251 Flucort - N Glenmark Tub 342 10.500 3.591.000 252 Fonvit - F Eu medipharm H/60v 126 19.800 2.494.800 253 Frego Indonesia H/50v 24 152.000 3.648.000 254 Fud Kid 5ml Đông Nam H/30ống 105 53.100 5.575.500 255 Gatanin 500mg Euvipharm H/20v 129 11.372 1.466.988 256 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 83 4.489 372.587
257 Lasota Nhất Nhất Hộp 18 79.000 1.422.000
258 Lomac 20mg Cipla H/100v 24 196.000 4.704.000
… …
II Thiết bị y tế 1.700.000.000
1 Bông gạc Danameco Cái 2.580 2.268 5.851.440 2 Chỉ Bone Wax 2.5 W 810 Johnson Gói 360 21.261 7.653.960 3 Chỉ silk 2/0 có kim B.Braun Tép 450 18.983 8.542.350 4
Dao mổ các
số10,11,15,20 B.Braun Cái 8.610 2.516 21.662.760 5 Dây truyền dịch B.Braun Cái 1.510 3.950 5.964.500 6 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 760 38.120 28.971.200 7
Giấy điện tim 1 cần
(50x30) Nhật Cuộn 48 11.000 528.000
8 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 68 6.827 464.236 9 Máy chạy khí dung Nhật Cái 12 657.143 7.885.716 10
Máy đo đường huyết Ot
Ultra Johnson Cái 42 1.395.768 58.622.256
11
Máy đo huyết áp tự động
HEM Nhật Cái 52 447.619 23.276.188
12
Ống nghiệm nhỏ có nắp
5ml HTM Italia Cái 750 13.500 10.125.000
… …
TỔNG CỘNG 85.000.000.000
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Việc xây dựng tốt kế hoạch tiêu thụ sẽ tạo điều kiện cho công ty xác định được lượng hàng tồn kho phù hợp và thực hiện tốt việc đặt hàng.
b. Xác định mức đặt hàng và thời điểm đặt hàng
Bên cạnh việc dự báo nhu cầu tiêu thụ trong quý, công ty còn xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu. Căn cứ vào định mức này, công ty sẽ xác định được mức đặt hàng và thời điểm đặt hàng để đảm bảo tồn kho không vượt định mức quy định.
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ hàng quý được lập, phòng kinh doanh - XNK, sẽ tiến hành đặt hàng dự trữ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong quý. Để đặt hàng dự trữ, đảm bảo thông suốt cho hoạt động, sản xuất của mình, công ty có quy định về thời điểm tiến hàng đặt hàng như sau:
Đối với hàng trong nước, vận chuyển, thủ tục dễ dàng nên thời gian đặt hàng ngắn. Do vậy, công ty qui định khi lượng tồn kho vào cuối quý này còn khoảng 15-20% nhu cầu tiêu thụ theo kế hoạch của quý tiếp theo thì sẽ tiến hành đặt hàng hoặc sản xuất. Đối với hàng nhập khẩu - thời gian đặt hàng dài, thường công ty qui định tỉ lệ này là 20-25%. Tuy nhiên, bên cạnh đó, để tránh trường hợp tồn kho vượt mức cần thiết hoặc không đáp ứng nhu cầu, công ty sử dụng định mức để quản lý hàng tối đa. Mức tối đa mà công ty cho phép là không quá 40% nhu cầu tiêu thụ trong quí nhằm đảm bảo hàng hoá ổn định trong việc kinh doanh cũng như không bị ứ đọng vốn. Từ đó, công ty xây dựng định mức tồn kho hàng hóa cho từng quý.
Bảng 2.3. Định mức tồn kho hàng hóa trong quý II/2012 ĐỊNH MỨC TỒN KHO
Quý II/2012
STT Tên Nhà cung cấp Đơn vị
tính
Mức tồn kho tối
thiểu
Mức tồn kho
tối đa
I Dược phẩm
1 Acyclovỉ 800mg Stada H/35v 12 - 14 19
2 Adagrin ICA-VN H/3v 8 - 11 21
3 Adipin 5mg-Cap Euvipharm H/30v 53 - 63 84
4 Adofex SPM H/100v 14 - 17 22
5 Alaxan United-VN H/100v 6 - 8 17
6 Albothyl Rotex-Đức H/6v 7 - 8 11
7 Aluphos Euvipharm H/20 gói 5 - 6 8
8 Alvesin 40mg Vĩnh Phúc Lọ/100v 3 - 4 8
9 Ameflu Day OPV H/100v 5 - 7 13
10 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ 8 - 10 20
11 Bổ tỳ PH 100ml Phúc Hưng Lọ 23 - 30 60
12 Becofort USA H/100v 19 - 23 30
13 Bensa 30ml Dapharco Lọ 14 - 18 36
14 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 38 - 50 100
… … …
251 Flucort - N Glenmark Tub 86 - 103 137
252 Fonvit - F Eu medipharm H/60v 32 - 38 50
253 Frego Indonesia H/50v 6 - 7 10
254 Fud Kid 5ml Đông Nam H/30ống 16 - 21 42
255 Gatanin 500mg Euvipharm H/20v 32 - 39 52
256 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 12 - 17 33
257 Lasota Nhất Nhất Hộp 3 - 4 7
258 Lomac 20mg Cipla H/100v 6 - 7 10
… …
II Thiết bị y tế
1 Bông gạc Danameco Cái 387 - 516 1.032
2 Chỉ Bone Wax 2.5 W 810 Johnson Gói 90 - 108 144 3 Chỉ silk 2/0 có kim B.Braun Tép 113 - 135 180
4
Dao mổ các
số10,11,15,20 B.Braun Cái
2.153 -
2.583 3.444 5 Dây truyền dịch B.Braun Cái 378 - 453 604 6 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 190 - 228 304
7
Giấy điện tim 1 cần
(50x30) Nhật Cuộn 12 - 14 19
8 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 10 - 14 27
9 Máy chạy khí dung Nhật Cái 3 - 4 5
10
Máy đo đường huyết Ot
Ultra Johnson Cái 11 - 13 17
11
Máy đo huyết áp tự động
HEM Nhật Cái 13 - 16 21
12
Ống nghiệm nhỏ có nắp
5ml HTM Italia Cái 188 - 225 300
… …
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Lượng hàng tồn kho cuối quý I được xác định dựa vào Báo cáo tồn kho quý I/2012 của phòng Kế toán tài chính. Và định kỳ, công ty tiến hành họp giữa bộ phận bán hàng - sản xuất - bộ phận kho hàng - kế toán, căn cứ vào lượng tồn kho còn tồn cuối quý, nhu cầu tiêu thụ trong quý tiếp theo và định mức tồn kho trong quý để xác định mức đặt hàng hợp lý tránh tồn trứ quá nhiều hàng gây ứ đọng vốn hoặc hàng không đủ để đáp ứng nhu cầu.
Bảng 2.4. Báo cáo tình hình tồn kho của công ty trong quý I/2012 BÁO CÁO HÌNH HÌNH TỒN KHO
Quý I/2012
STT Tên Nhà cung
cấp
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
I Dược phẩm
1 Acyclovỉ 800mg Stada H/35v 12 140.000 1.680.000
2 Adagrin ICA-VN H/3v 52 37.620 1.956.240
3 Adipin 5mg-Cap Euvipharm H/30v 120 15.162 1.819.440
4 Adofex SPM H/100v 16 36.000 576.000
5 Alaxan United-VN H/100v 32 78.000 2.496.000 6 Albothyl Rotex-Đức H/6v 18 70.900 1.276.200 7 Aluphos Euvipharm H/20 gói 9 38.504 346.536 8 Alvesin 40mg Vĩnh Phúc Lọ/100v 3 12.096 36.288
9 Ameflu Day OPV H/100v 25 78.000 1.950.000
10 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ 34 7.350 249.900 11 Bổ tỳ PH 100ml Phúc Hưng Lọ 82 13.386 1.097.652
12 Becofort USA H/100v 35 55.000 1.925.000
13 Bensa 30ml Dapharco Lọ 62 2.435 150.970
14 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 93 5.500 511.500
… … … 0
251 Flucort - N Glenmark Tub 65 10.500 682.500 252 Fonvit - F
Eu
medipharm H/60v 46 19.800 910.800 253 Frego Indonesia H/50v 14 152.000 2.128.000 254 Fud Kid 5ml Đông Nam H/30ống 55 53.100 2.920.500 255 Gatanin 500mg Euvipharm H/20v 62 11.372 705.064 256 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 42 4.489 188.538
257 Lasota Nhất Nhất Hộp 7 79.000 553.000
258 Lomac 20mg Cipla H/100v 12 196.000 2.352.000
… …
II Thiết bị y tế
1 Bông gạc Danameco Cái 325 2.268 737.100 2 Chỉ Bone Wax 2.5 W 810 Johnson Gói 310 21.261 6.590.910 3 Chỉ silk 2/0 có kim B.Braun Tép 125 18.983 2.372.875 4
Dao mổ các
số10,11,15,20 B.Braun Cái 563 2.516 1.416.508 5 Dây truyền dịch B.Braun Cái 520 3.950 2.054.000 6 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 480 38.120 18.297.600 7
Giấy điện tim 1 cần
(50x30) Nhật Cuộn 56 11.000 616.000
8 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 15 6.827 102.405 9 Máy chạy khí dung Nhật Cái 6 657.143 3.942.858 10
Máy đo đường huyết Ot
Ultra Johnson Cái 3 1.395.768 4.187.304
11
Máy đo huyết áp tự động
HEM Nhật Cái 53 447.619 23.723.807
12
Ống nghiệm nhỏ có nắp
5ml HTM Italia Cái 48 13.500 648.000
… …
TỔNG CỘNG 0