CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.4. Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho của công ty
Ta có bảng phân tích tỷ trọng hàng tồn kho của công ty như sau:
Bảng 2.7. Bảng phân tích tỷ trọng hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1. Hàng tồn kho 81.533.518.096 103.651.735.144 112.055.789.951 2. Tài sản ngắn hạn 433.047.842.071 630.762.015.721 727.452.391.235 3. Tổng tài sản 456.229.314.960 654.471.394.078 762.310.533.363 4. Tỷ trọng HTK/tổng
TS ngắn hạn 18,83% 16,43% 15,40%
5. Tỷ trọng HTK/tổng
tài sản 17,87% 15,84% 14,70%
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty năm 2011 và 2012)
Từ bảng 2.7, ta nhận thấy hàng tồn kho chiếm tỷ trọng không lớn trong tài sản ngắn hạn cũng như trong tổng tài sản của công ty và tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản ngắn hạn và trong tổng tài sản của công ty có xu hướng giảm dần qua các năm từ năm 2010 đến năm 2012.
b. Phân tích sự biến động của hàng tồn kho Ta có bảng tính như sau:
Bảng 2.8. Bảng phân tích biến động hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược-TBYT Đà Nẵng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2011/2010 2012/2011
Mức % Mức %
1. Hàng tồn kho 81.533.518.096 103.651.735.144 112.055.789.951 22.118.217.048 27,13% 8.464.054.807 8,11%
2. Tài sản ngắn hạn
433.047.842.071 630.762.015.721 727.452.391.235 196.131.097.094 45,29% 96.690.375.514 15,33%
3. Tổng tài sản 456.229.314.960 654.471.394.078 762.310.533.363 196.659.002.562 43,11% 107.839.139.285 16,48%
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty năm 2011 và 2012)
Bảng 2.8 cho thấy quy mô tài sản của công ty cuối năm 2011 tăng so với cuối năm 2010 và tiếp tục tăng trong năm 2012 và theo đó qui mô hàng tồn kho của công ty cũng tăng trong 3 năm từ năm 2010 đến năm 2012. Hàng tồn kho của công ty trong năm 2011 tăng 22.118.217.048đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 27,13% so với năm 2010. Trong năm 2012, qui mô hàng tồn kho tăng nhưng chỉ với mức tăng 8.464.054.807đồng so với năm 2011 tương ứng với tỷ lệ tăng 8,11%. Để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự biến động này của hàng tồn kho ta cần lập bảng tính chi tiết cho từng loại hàng tồn kho như sau:
Bảng 2.9. Bảng tính chi tiết tỷ trọng hàng tồn kho của công ty Chỉ tiêu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền Tỷ
trọng Số tiền Tỷ
trọng Số tiền Tỷ trọng 1. Hàng
mua đang đi đường
2.426.953.279 2,98% 0 0% 0 0%
2.
Nguyên liệu, vật liệu
375.668.669 0,46% 580.565.953 0,56% 854.473.609 0,76%
3. Thành
phẩm 191.129.213 0,23% 280.656.903 0,27% 534.999.217 0,47%
4. Hàng
hóa 78.539.766.935 96,33% 102.790.512.288 99,17% 110.666.317.125 98,76%
5. Cộng 81.533.518.096 100% 103.651.735.144 100% 112.055.789.951 100%
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty năm 2011 và 2012)
Căn cứ vào bảng chi tiết tỷ trọng hàng tồn kho ở trên, ta có thể nhận thấy, hàng hóa của công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho và với giá trị tăng dần qua các năm, đặc biệt năm 2011 thì hàng hóa
gần như chiếm phần lớn trong hàng tồn kho của công ty với tỷ trọng là 99,17%. Trong khi đó, nguyên liệu, vật liệu và thành phẩm của công ty chiếm một tỷ trọng rất nhỏ, với mức tăng không nhiều, trong đó tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng giá trị hàng tồn kho năm 2010: 0,46%; năm 2011: 0,56%;
2012: 0,76%, tỷ trọng thành phẩm của công ty năm 2010: 0,23%; năm 2011:
0,27%; năm 2012: 0,47%. Điều này chứng tỏ, công ty không chú trọng nhiều đến sản xuất, công ty chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và lấy hàng của các đối tác trong nước.
Năm 2011 so với năm 2010, hàng tồn kho tăng chủ yếu là do hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm đều tăng, trong đó hàng hóa tăng mạnh chiếm tỷ lệ 99,17% trong tổng giá trị hàng tồn kho.
Năm 2012 so với năm 2011, giá trị nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng tồn kho đều tăng dẫn đến tổng giá trị hàng tồn kho tăng. Hàng hóa tuy vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho nhưng tỷ trọng này đã giảm so với năm 2011, với mức giảm không nhiều, chiếm 98,76%. Trong khi đó, tỷ trọng nguyên vật liệu và thành phẩm trong tổng giá trị hàng tồn kho đã tăng so với năm 2011. Năm 2011, tỷ trọng nguyên vật liệu chỉ chiếm 0,56%, năm 2012 tăng lên 0,76%; tỷ trọng thành phẩm năm 2011 chiếm 0,27%, đến năm 2012 chiếm 0,47%. Điều này chứng tỏ, trong năm 2012, công ty đã chú trọng hơn đến hàng hóa tự sản xuất, giảm bớt tỷ trọng hàng hóa nhập ở trong nước và từ nước ngoài.
c. Phân tích tốc độ luân chuyển hàng tồn kho
Như đã phân tích ở trên, tuy tỷ trọng hàng tồn kho có xu hướng giảm trong các năm nhưng quy mô hàng tồn kho của công ty có xu hướng tăng, và đặc biệt tăng mạnh trong năm 2011. Do đó, cần phải xem xét việc dự trữ hàng tồn kho của công ty như vậy có hợp lý hay không? Bởi dự trữ hàng tồn kho hợp lý là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp vì dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng
vốn, gia tăng chi phí bảo quản và dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp, ngược lại dự trữ quá ít sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp.
Số dư bình quân của hàng tồn kho trong năm được tính bằng cách lấy trung bình của số dư đầu năm hàng tồn kho và số dư cuối năm hàng tồn kho.
Ta có, bảng tính như sau:
Bảng 2.10. Bảng tính tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1. Giá vốn hàng bán 1.449.063.672.990 1.826.600.367.368 1.987.511.603.565 2. Hàng tồn kho bình
quân
92.592.626.620 107.853.762.548 3. Số vòng quay hàng tồn
kho
19,727 18,428
4. Số ngày 1 vòng quay khoản hàng tồn kho
18,249 19,536
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty năm 2011 và 2012)
Dựa vào bảng 2.10, có thể thấy mức tồn kho hàng hoá bình quân tính đến thời điểm 31/12/2012 là cao hơn so với năm 2011. Giá trị hàng tồn kho bình quân năm 2011 là 92.592.626.620 đồng đến năm 2012 đã tăng lên đến 107.853.762.548 đồng, chênh lệch trên 15 triệu đồng. Tuy nhiên, số vòng quay hàng tồn kho của công ty giảm từ 19,727 vòng năm 2011 xuống 18,428 vòng trong năm 2012 làm cho số ngày của 1 vòng quay hàng tồn kho tăng từ 18,249 ngày/vòng lên 19,536 ngày/vòng. Cho thấy tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty trong năm 2012 giảm so với năm 2011, hàng hoá của công ty bị ứ đọng nhiều.
d. Đánh giá tình hình tiêu thụ thực tế so với kế hoạch
Để đánh giá tình hình thực hiện công tác quản trị tồn kho, Công ty sử dụng hệ thống các báo cáo để theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch đã lập. Số chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế tiêu thụ của kỳ chính là
cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch.
Định kỳ hàng tháng, các cửa hàng sẽ báo cáo doanh thu tiêu thụ lên cho Phòng Kinh doanh - XNK. Bộ phận này sẽ tổng hợp để lên Báo cáo doanh thu tiêu thụ hàng quý, năm cho từng nhóm hàng, từng loại hàng của công ty
Bảng 2.11. Báo cáo doanh thu tiêu thụ của công ty trong quý II/2012 BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ
Quý II/2012
STT Tên Nhà cung cấp Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
I Dược phẩm 82.560.542.560
1 Acyclovỉ 800mg Stada H/35v 98 140.000 13.720.000
2 Adagrin ICA-VN H/3v 45 37.620 1.692.900
3 Adipin 5mg-Cap Euvipharm H/30v 150 15.162 2.274.300
4 Adofex SPM H/100v 80 36.000 2.880.000
5 Alaxan United-VN H/100v 16 78.000 1.248.000 6 Albothyl Rotex-Đức H/6v 45 70.900 3.190.500
7 Aluphos Euvipharm
H/20
gói 8 38.504 308.032
8 Alvesin 40mg Vĩnh Phúc Lọ/100v 50 12.096 604.800
9 Ameflu Day OPV H/100v 21 78.000 1.638.000
10
Bổ phế chỉ khái lộ
100ml Ninh Bình Lọ 60 7.350 441.000
11 Bổ tỳ PH 100ml Phúc Hưng Lọ 89 13.386 1.191.354
12 Becofort USA H/100v 68 55.000 3.740.000
13 Bensa 30ml Dapharco Lọ 52 2.435 126.620
14 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 290 5.500 1.595.000
… … … 0
251 Flucort - N Glenmark Tub 560 10.500 5.880.000 252 Fonvit - F Eu medipharm H/60v 125 19.800 2.475.000
253 Frego Indonesia H/50v 18 152.000 2.736.000
254 Fud Kid 5ml Đông Nam H/30ống 150 53.100 7.965.000 255 Gatanin 500mg Euvipharm H/20v 115 11.372 1.307.780
256 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 123 4.489 552.147
257 Lasota Nhất Nhất Hộp 18 79.000 1.422.000
258 Lomac 20mg Cipla H/100v 24 196.000 4.704.000
… …
II Thiết bị y tế 1.689.025.601
1 Bông gạc Danameco Cái 2.500 2.268 5.670.000 2
Chỉ Bone Wax 2.5 W
810 Johnson Gói 360 21.261 7.653.960
3 Chỉ silk 2/0 có kim B.Braun Tép 560 18.983 10.630.480 4
Dao mổ các
số10,11,15,20 B.Braun Cái 7.690 2.516 19.348.040 5 Dây truyền dịch B.Braun Cái 1.760 3.950 6.952.000 6 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 760 38.120 28.971.200 7
Giấy điện tim 1 cần
(50x30) Nhật Cuộn 48 11.000 528.000
8 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 80 6.827 546.160 9 Máy chạy khí dung Nhật Cái 12 657.143 7.885.716 10
Máy đo đường huyết
Ot Ultra Johnson Cái 62 1.395.768 86.537.616 11
Máy đo huyết áp tự
động HEM Nhật Cái 52 447.619 23.276.188 12
Ống nghiệm nhỏ có
nắp 5ml HTM Italia Cái 780 13.500 10.530.000
… …
TỔNG CỘNG 84.249.568.161
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Căn cứ vào kết quả tiêu thụ thực tế trong quý đối chiếu với số liệu kế hoạch đã lập trước đó để xác định số chênh lệch số lượng tiêu thụ giữa thực tế và kế hoạch trong quý nhằm, từ đó có thể xác định được mặt hàng nào có sức tiêu thụ cao. Với số liệu đó, công ty sẽ đưa ra quyết định nên tập trung những mặt hàng nào hơn, giúp công ty tiêu thụ hàng nhanh hơn, tồn kho ít hơn.
Bảng 2.12. Báo cáo số lượng hàng bán trong quý II/2012 so với kế hoạch BÁO CÁO SO SÁNH SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN SO VỚI KẾ HOẠCH
Quý II/2012
STT Tên Nhà cung cấp Đơn vị
tính
Số lượng
Kế hoạch
Thực tế
Chênh lệch thực
tế so với kế hoạch
I Dược phẩm
1 Acyclovỉ 800mg Stada H/35v 48 98 50
2 Adagrin ICA-VN H/3v 53 45 -8
3 Adipin 5mg-Cap Euvipharm H/30v 210 150 -60
4 Adofex SPM H/100v 56 80 24
5 Alaxan United-VN H/100v 42 16 -26
6 Albothyl Rotex-Đức H/6v 27 45 18
7 Aluphos Euvipharm
H/20
gói 19 8 -11
8 Alvesin 40mg Vĩnh Phúc Lọ/100v 21 50 29
9 Ameflu Day OPV H/100v 33 21 -12
10 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ 50 60 10
11 Bổ tỳ PH 100ml Phúc Hưng Lọ 150 89 -61
12 Becofort USA H/100v 76 68 -8
13 Bensa 30ml Dapharco Lọ 90 52 -38
14 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 250 290 40
… … …
251 Flucort - N Glenmark Tub 342 560 218
252 Fonvit - F Eu medipharm H/60v 126 125 -1
253 Frego Indonesia H/50v 24 18 -6
254 Fud Kid 5ml Đông Nam H/30ống 105 150 45
255 Gatanin 500mg Euvipharm H/20v 129 115 -14
256 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 83 123 40
257 Lasota Nhất Nhất Hộp 18 18 0
258 Lomac 20mg Cipla H/100v 24 24 0
… …
II Thiết bị y tế
1 Bông gạc Danameco Cái 2.580 2.500 -80
2 Chỉ Bone Wax 2.5 W 810 Johnson Gói 360 360 0 3 Chỉ silk 2/0 có kim B.Braun Tép 450 560 110 4 Dao mổ các số10,11,15,20 B.Braun Cái 8.610 7.690 -920 5 Dây truyền dịch B.Braun Cái 1.510 1.760 250
6 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 760 760 0
7 Giấy điện tim 1 cần (50x30) Nhật Cuộn 48 48 0
8 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 68 80 12
9 Máy chạy khí dung Nhật Cái 12 12 0
10
Máy đo đường huyết Ot
Ultra Johnson Cái 42 62 20
11
Máy đo huyết áp tự động
HEM Nhật Cái 52 52 0
12
Ống nghiệm nhỏ có nắp 5ml
HTM Italia Cái 750 780 30
… …
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Nói chung, các báo cáo tình hình tiêu thụ thực tế thường được cập nhật kịp thời và chính xác nên rất hữu ích cho công ty trong việc hoạch định kế hoạch từ đó có những thay đổi về yêu cầu tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất cũng như hàng hóa tiêu thụ.
Ngoài ra, cuối quý công ty tiến hành kiểm kê hàng hoá để đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với hàng hoá thực tế trong kho. Nếu có chênh lệch thì có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty quy định nếu thiếu thì sẽ quy trách nhiệm, nếu nguyên nhân chủ quan thì bắt bồi thường. Còn thừa cũng phải tìm
nguyên nhân. Đồng thời kiểm kê để phát hiện những sản phẩm hết hạn sử dụng, hư hỏng và lập dự phòng giảm giá. Để thực hiện kiểm kê, vào cuối mỗi quý, công ty ra quyết định thành lập hội đồng kiểm kê gồm tổng giám đốc là chủ tịch hội đồng, các phó tổng giám đốc, trưởng các phòng ban là ủy viên, kế toán trưởng là ủy viên thường trực. Sau đó, tại mỗi kho sẽ tiến hành thành lập ban kiểm kê bao gồm trưởng kho, kế toán kho, có sự tham gia của một kế toán của công ty và một nhân viên của phòng kinh doanh - XNK. Ban kiểm kê sẽ giám sát quá trình kiểm kê và sau khi kiểm kê, ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê.
Mẫu biên bản kiểm kê
Công ty Cổ Phần Dược - TBYT Đà Nẵng
Hiệu thuốc số 02 Phan Đình Phùng
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HÀNG TỒN KHO
-Thời gian kiểm kê 8 giờ 00 ngày 31 háng 3 năm 2012
-Ban kiểm kê gồm:
Ông: Nguyễn Văn Thành Chức vụ: Trưởng hiệu thuốc 02 Phan Đình Phùng Trưởng ban
Bà: Võ thị thu thuỷ Chức vụ: Kế toán hiệu thuốc 02 Phan Đình Phùng Nhân viên dự kiểm
Ông: Nguyễn Văn Tuấn Chức vụ: Dược sỹ hiệu thuốc 02 Phan Đình Phùng Nhân viên dự kiểm
Bà: Ngô Thị Thu Thuỷ Chức vụ: Kế toán công ty Nhân viên dự kiểm
Ông: Nguyễn Trung Chức vụ: Chuyên viên phòng KD-XNK Nhân viên dự kiểm
-Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
S T T
Tên thuốc, hàm
lượng Đơn
vị tính Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
Số
lượng Thành
tiền Số
lượng Thành tiền
Thừa Thiếu Còn
tốt 100%
Kém phẩm
chất
Mất phẩm
chất
Số
lượng Thành
tiền Số
lượng Thành
tiền
A B D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Alaxan (Vỉ/viên) H/100v 78.000 1 78.000 1 78.000 0 0 0 0 x
2 Calcium Vitamin H/24 ống 53.500 15 802.500 15 802.500 0 0 0 0 x
3 Cồn 90 (50ml) Lọ 2.227 10 22.270 10 22.270 0 0 0 0 x
4 Desilogen 400mg Vĩ/20v 2.234 20 44.680 20 44.680 0 0 0 0 x
5 Fokan 3g H/20gói 65.000 15 975.000 15 975.000 0 0 0 0 x
6 … … … …
Cộng
Ngày 31 tháng 3 năm 2012
Chủ tich hội đồng kiểm kê Nhân viên dự kiểm Thủ kho Kế toán Trưởng ban kiểm kê
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)