CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.3. Kiểm soát tồn kho
a. Kiểm soát mức dự trữ hàng tồn kho
Hàng tồn kho của công ty rất đa dạng về chủng loại bao gồm: Dược phẩm, dược liệu, hóa chất, trang thiết bị y tế, thực phẩm dinh dưỡng và phòng bệnh, vaccine & chế phẩm sinh học, nước bổ dưỡng có vitamin. Để thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như công tác ghi chép, theo dõi, hàng hoá tại công ty được theo dõi thông qua một bảng danh mục hàng hoá. Bảng danh mục được liệt kê theo các loại dược phẩm và các loại thiết bị vật tư y tế.
Bảng 2.6. Bảng danh mục hàng hóa tại công ty
STT Tên Nhà cung cấp Đơn vị
tính Đơn giá
I Dược phẩm
1 Albothyl Đức H/6v 70.900
2 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ 7.350
3 Bổ tỳ P/H 100ml Phúc Hưng Lọ 13.386
4 Becofort USA H/100v 55.000
5 Beprosalic oint 15g Malaysia Tub 42.600
6 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v 5.500
7 Calcrem 15g Ấn Độ Tub 12.600
8 Calcium corbiere 10ml Sanofi H/24ống 55.000
9 Dầu xanh EAGLE 24ml Singapo Lọ 51.450
10 Dentanalgi 7ml OPC Lọ 9.800
11 Difelence Thái Lan H/10v 4.000
12 Flunarizine 5,9mg Hàn Quốc H/100v 74.000
13 Frego 5mg Indnexia H/50v 152.000
14 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub 4.489
15 Lipanthyl 300mg Pháp H/30v 180.000
16 Lysozym 90mg Hàn Quốc H/100v 58.000
17 … … …
II Thiết bị vật tư y tế
1 Dao mổ số 10,11,15,20 Ấn Độ H/100 85.000
2 Bộ mask thở oxy người lớn Thomson Bộ 12.000
3 Bơm tiêm Insulin Kendall Cây 2.190
4 Bông gạc Danameco Cái 21.885
5 Chỉ thép răng hàm mặt B.Braun Mét 18.785
6 Chỉ Stless Steel M650 Johnson Gói 296568
7 Dây truyền dịch B.Braun Cái 3.950
8 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi 38.120
9 Giấy điện tim 1 cần (50x30) Nhật Cuộn 11.000
10 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái 6.827
11 Máy chạy khí dung Nhật Cái 657.143 12 Máy đo đường huyết Ot Ultra Easy Sys Johnson Cái 1.395.768 13 Máy đo huyết áp tự động HEM-6111 Nhật Cái 447.619 14 Ống nghiệm nhỏ có nắp 5ml HTM Italia Cái 13.500 15 Ống nội khí quản các số Kendall Sợi 43.650 16 Rimini oscopo 30109-Bộ khám tai Đức Bộ 438.857
17 … … …
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - XNK)
Công ty Dapharco có qui mô kinh doanh khá rộng lớn với 1 hiệu thuốc trung tâm dược phẩm - thiết bị y tế, 5 hiệu thuốc sỉ, 7 hiệu thuốc chuyên doanh, 236 hiệu thuốc bán lẻ... Tại mỗi hiệu thuốc có thể xem như là một kho chứa hàng. Ở các hiệu thuốc và các cửa hàng đều có thủ kho và kế toán theo dõi, thống kê tình hình nhập, xuất hàng hóa hàng ngày.
- Trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 ngày, các chứng từ nhập xuất tại các cửa hàng được gửi về phòng kế toán trung tâm. Kế toán tại đây sẽ kiểm tra lại chứng từ và tiến hành ghi sổ. Cuối kì, kế toán kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép của mình với kế toán tại các cửa hàng và lập báo cáo nhập, xuất, tồn cho toàn công ty.
- Cuối mỗi quý tại các kho sẽ tiến hành kiểm kê và gửi Biên bản kiểm kê về cho phòng kế toán tổng hợp của công ty, kế toán sẽ đối chiếu giữa báo cáo tồn kho và Biên bản kiểm kê của các kho. Do tính đặc thù ngành Dược nên việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng do giá trị tồn kho rất lớn trong tổng giá trị tài sản công ty. Ngoài việc kiểm kê về mặt số lượng còn phải kiểm tra thời hạn sử dụng, cách bố trí sắp xếp hàng trong kho.
b. Kiểm soát chu trình hàng tồn kho tại công ty Chu trình mua hàng
Tại công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng, bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh - XNK. Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng
thuộc về giám đốc dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của phòng kế toán tài chính.
Căn cứ vào kế hoạch đầu quý, lượng hàng còn tồn kho, khi có đơn đặt hàng của các công ty hoặc công ty trúng thầu cung cấp thuốc cho các bệnh viện, phòng kinh doanh - XNK sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng.
Trong đơn đặt mua hàng của công ty, những nội dung yêu cầu đều được chỉ rõ. Sự rõ ràng trong chứng từ sổ sách cũng là một yếu tố giúp các nhà quản trị thực hiện được tốt nhiệm vụ quản trị hàng tồn kho của mình.
Chu trình nhập kho vật tư, hàng hoá
Quy trình nhập kho vật tư, hàng hóa ở công ty cũng khá chặt chẽ. Khi hàng về đến công ty sẽ được nhập theo hoá đơn đỏ của nhà cung cấp.
Tuy nhiên, hàng hóa trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng mẫu mã và đối chiếu tên thuốc, nước sản xuất trên hoá đơn đỏ của nhà cung cấp và đơn đặt hàng của công ty, nhằm tránh trường hợp nhập phải những hàng kém chất lượng, không đạt yêu cầu. Tham gia kiểm tra có thủ kho, đại diện nhà cung cấp (nếu mua theo hình thức chuyển hàng), và một nhân viên được công ty phân công giám sát. Sau khi nhận hàng sẽ lập Biên bản giao nhận
Sau đó, hàng hoá được nhập kho. Và thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng thực nhập để lập Phiếu nhập kho. Sau đó, thủ kho gửi phiếu nhập kho đính kèm hoá đơn đỏ của nhà cung cấp và biên bản nhận hàng đến phòng kế toán tài chính để kế toán ghi nhận lượng hàng đã nhập.
Chu trình nhập kho thành phẩm
Khi sản xuất đã hoàn thành, ở phân xưởng sẽ có bộ phận đảm nhận việc kiểm tra và chuyển thành phẩm đến kho làm thủ tục nhập kho. Kho thành phẩm cũng ở ngay phân xưởng. Thủ kho sẽ đối chiếu số lượng trong Lệnh sản
xuất với số lượng thực tế nhập, xem thừa thiếu bao nhiêu ghi vào Phiếu báo thành phẩm nhập kho.
Ngoài ra, thành phẩm trước khi nhập kho cũng sẽ được bộ phận kiểm định ở phân xưởng kiểm tra về phẩm chất, quy cách vì các sản phẩm của công ty đều liên quan đến sức khoẻ và tính mạng con người mặc dù ở giai đoạn bán thành phẩm đã được kiểm định trước khi cho đóng gói.
Còn thủ kho, sau khi thành phẩm nhập kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu báo thành phẩm nhập kho lập Phiếu nhập kho. Thủ kho chuyển Phiếu nhập kho có đính kèm Phiếu báo thành phẩm nhập kho và Lệnh sản xuất cho kế toán ghi sổ.
Với quy trình thủ tục khá chặt chẽ như trên sẽ hạn chế được những trường hợp thành phẩm nhập kho không đúng chất lượng, số lượng, đồng thời có thể hạn chế được sai sót trong quá trình ghi chép.
Chu trình xuất kho tại công ty
Nghiệp vụ xuất kho ở công ty bao gồm xuất kho vật tư cho sản xuất và xuất hàng hoá, thành phẩm bán ra bên ngoài. Công ty áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước để hàng hóa tránh bị hư hỏng hoặc bị hết hạn sử dụng.
Đối với mỗi mục đích xuất kho khác nhau, công ty có những biện pháp kiểm soát khác nhau
+ Xuất kho vật tư:
Ở công ty, kho vật tư nằm ở phân xưởng sản xuất. Việc xuất kho vật tư cho sản xuất cũng thuộc toàn quyền của quản đốc phân xưởng. Quản đốc phân xưởng sẽ căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ đầu năm và tình hình thành phẩm tồn kho để lập Lệnh sản xuất rồi chuyển cho thủ kho vật tư lập Phiếu xuất kho yêu cầu xuất kho
Ngoài ra, ở công ty vật tư trước khi đưa vào sản xuất phải trải qua giai đoạn kiểm nghiệm vì ngành Dược liên quan đến trực tiếp đến sức khỏe con
người nên phải đảm bảo an toàn từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ.
+ Xuất kho hàng hoá, thành phẩm ở Công ty:
Ở Dapharco, hàng hoá, thành phẩm được xuất với 2 mục đích: xuất tiêu thụ nội bộ và xuất bán ra bên ngoài.
- Quy trình, thủ tục xuất hàng tiêu thụ nội bộ:
Ở Dapharco, hàng hoá thường xuyên được điều chuyển từ kho đến các cửa hàng và giữa các cửa hàng với nhau. Quá trình xuất hàng để điều chuyển như vậy chính là quá trình xuất tiêu thụ nội bộ. Khi xuất hàng tiêu thụ nội bộ thủ kho sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, xuất theo giá vốn và không tính thuế GTGT đầu ra.
Quy trình xuất hàng tiêu thụ nội bộ khá đơn giản. Cửa hàng có yêu cầu chỉ điện thoại xuống kho hoặc cửa hàng có mặt hàng mình cần để yêu cầu cung cấp một số mặt hàng với số lượng nhất định. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào Bảng kê hoá đơn xuất nội bộ (chi tiết cho từng khách hàng)
- Quy trình thủ tục xuất hàng bán ra bên ngoài:
Ở công ty, ngoài việc xuất tiêu thụ nội bộ ra, công ty còn xuất bán ra bên ngoài như xuất bán cho các bệnh viện, các hiệu thuốc khác…Tuy nhiên, so với quy trình xuất tiêu thụ nội bộ thì quy trình xuất bán ra bên ngoài khá chặt chẽ hơn.
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng đã được phòng kinh doanh -XNK kiểm duyệt để xuất kho. Và thủ kho xuất theo Hoá đơn GTGT chứ không lập phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ kiểm tra chữ ký trên hoá đơn, đối chiếu số lượng trên hoá đơn và đơn đặt hàng của khách hàng và và sau khi xuất hàng, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào hoá đơn GTGT rồi chuyển cho kế toán ghi sổ.
Chu trình sản xuất
Việc sản xuất dựa trên nhu cầu ước tính đối với sản phẩm của công ty theo kế hoạch đã được lập đầu quý cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Kể từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho thành phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi sẽ có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình của quá trình sản xuất. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn sản xuất liên quan đến hàng tồn kho là: Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, các bảng kê, Bảng phân bổ... và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. Cuối cùng, trước khi nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ, công tác kiểm định chất lượng được thực hiện nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sản phẩm xuất bán đủ tiêu chuẩn, phát hiện kịp thời các sản phẩm hỏng, lỗi hoặc không đạt các thông số kĩ thuật theo yêu cầu.
d. Kiểm soát đối với hàng tồn kho ở các cửa hàng của công ty
Các cửa hàng của công ty bao gồm các cửa hàng chuyên doanh và các cửa hàng lẻ. Mỗi cửa hàng chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng mình. Hàng tháng, các cửa hàng phải báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn ở cửa hàng mình lên cho phòng kế toán trung tâm kèm theo các chứng từ gốc.
Mẫu Báo cáo tổng hợp hàng hoá
Công ty Cổ phần Dược-TBYT Đà Nẵng
Cửa hàng 02 Phan Đình Phùng
BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG HOÁ
QUÝ I/NĂM 2012
Nội dung chỉ tiêu Nhập Xuất
Giá chưa VAT VAT Giá chưa VAT VAT
A B C D E
A/TỒN ĐẦU KỲ 4.842.330.432
B/NHẬP TRONG KỲ 29.973.968.940 616.038.719
1. Nhập mua 12.766.656.962 616.038.719
- Nhập mua có HĐ 12.267.124.882 616.038.719
- Nhập thu mua 499.532.080 0
2. Nhập nội bộ 17.207.311.978 0
- Phòng KD-XNK 15.772.558.224 0
- Cửa hàng sĩ 1.383.568.614 0
- Tam Kỳ 0 0
- Phân xưởng SX 51.185.140 0
3. Tăng giá mua 0 0
4. Giảm giá mua 0 0
C/XUẤT TRONG KỲ 32.122.108.540 1.564.165.324
1. Xuất bán 29.679.682.423 1.488.417.194
2. xuất nội bộ 2.442.426.117 75.748.130
- Phòng KD-XNK 51.254.419 0
cửa hàng sĩ 898.806.135 0
- Phân xưởng SX 0 0
- Hvang, TKỳ 39.968.500 1.998.425
- Mậu dịch viên 1.452.397.063 73.749.705
3. Xuất trả hàng 0 0
4. Giảm hàng bán 0 0
5. Thiếu chờ xử lý 0 0
6. Hỏng, vỡ, mất phẩm chất
D/ TỒN KHO CKỲ 2.694.190.832
Giám đốc Kế toán theo dõi
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)