CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC - TBYT ĐÀ NẴNG
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
3.2.3. Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho
Trong quản trị hàng tồn kho thì việc nắm được số lượng và giá trị hàng
hóa là những thông tin rất quan trọng. Giá trị hàng tồn kho được thể hiện qua số lượng hàng tồn kho cũng như giá trị hàng hóa đang dự trữ. Chính vì vậy mà đối với công ty hiện nay, việc tăng cường công tác kiểm soát hàng tồn kho trở nên vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê cần thực hiện thường xuyên và đảm bảo chính xác tuyệt đối nhằm đảm bảo cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với mức bán và lượng tồn kho của công ty.
a. Mã hóa các mặt hàng
Hàng hóa của công ty rất nhiều, đa dạng nhiều chủng loại, cùng một loại dược phẩm có thể có rất nhiều quy cách khác nhau nên việc theo dõi các mặt hàng theo tên sẽ rất khó khăn. Vì vậy công ty nên xây bộ mã hàng hóa để dễ quản lý và nhận biết hơn.
- Phân loại chủng loại các mặt hàng dược cho phù hợp.
- Xây dựng hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, quy cách, hãng sản xuất.
Bảng 3.11. Bảng mã hóa danh mục hàng hóa của công ty
STT Tên Nhà cung
cấp
Đơn vị
tính Mã hóa
I Dược phẩm
1 Albothyl Đức H/6v ALBOT-D
2 Bổ phế chỉ khái lộ 100ml Ninh Bình Lọ BP100-NB
3 Bổ tỳ P/H 100ml Phúc Hưng Lọ BT100-PH
4 Becofort USA H/100v BECO
5 Beprosalic oint 15g Malaysia Tub BEPRO15-MA
6 Berberin 50mg Bình Định Lọ/50v BERBE 50-BD
7 Calcrem 15g Ấn Độ Tub CALCR 15-AD
8 Calcium corbiere 10ml Sanofi H/24ống CACI 10
9 Dầu xanh EAGLE 24ml Singapo Lọ DX EA 24-SIG
10 Dentanalgi 7ml OPC Lọ DENTA 7-OPC
11 Difelence Thái Lan H/10v DIFEL-TL 12 Flunarizine 5,9mg Hàn Quốc H/100v FLUNA 5,9-HQ
13 Frego 5mg Indnexia H/50v FREGO 5-IND
14 Gentamicin 0.3% 10g Huế Tub GENTA 10-HU
15 Lipanthyl 300mg Pháp H/30v LIPAN 300-PH
16 Lysozym 90mg Hàn Quốc H/100v LYSOZ 90-HQ
17 … … …
II Thiết bị vật tư y tế
1 Dao mổ số 10,11,15,20 Ấn Độ H/100 DM 10,11,15,20-AD 2 Bộ mask thở oxy người lớn Thomson Bộ MASK L-THO
3 Bơm tiêm Insulin Kendall Cây BT - KEN
4 Bông gạc Danameco Cái BG-DANA
5 Chỉ thép răng hàm mặt B.Braun Mét CHRHM-BB
6 Chỉ Stless Steel M650 Johnson Gói CSSM650
7 Dây truyền dịch B.Braun Cái DTD-BB
8 Găng tay tiệt trùng Merufa Đôi GT-MERU
9 Giấy điện tim 1 cần (50x30) Nhật Cuộn GDT 5030-NH
10 Khẩu trang M11 VT Danameco Cái KT 11-DANA
11 Máy chạy khí dung Nhật Cái KD-NH
12 Máy đo đường huyết Ot Ultra Easy Sys Johnson Cái DH UL-JOH 13 Máy đo huyết áp tự động HEM-6111 Nhật Cái HA HE-NH 14 Ống nghiệm nhỏ có nắp 5ml HTM Italia Cái ON 5-ITA 15 Ống nội khí quản các số Kendall Sợi ONKQ 16 Rimini oscopo 30109-Bộ khám tai Đức Bộ RIMI-D
17 … … …
b. Kiểm soát chặt chẽ hơn chu trình hàng tồn kho + Đối với xuất kho vật tư cho sản xuất
Hiện nay kho vật tư nằm ngay ở phân xưởng sản xuất nên rất thuận tiện cho việc vận chuyển vật tư đến nơi sản xuất. Tuy nhiên, ở khâu sản xuất quản đốc phân xưởng sẽ có toàn quyền quyết định từ khâu xuất vật tư đến khi thành
phẩm nhập kho rồi xuất thành phẩm căn cứ trên kế hoạch đã được duyệt đầu năm. Định kỳ lập báo cáo nộp lên cho công ty. Việc kiểm soát ở khâu sản xuất không chặt chẽ lắm. Do đó, công ty cần điều chỉnh lại. Phòng Kinh doanh - XNK sẽ căn cứ vào nhu cầu hay tình hình tồn kho thành phẩm ở các kho, các cửa hàng để lập Lệnh sản xuất có sự phê duyệt của giám đốc công ty, sau đó chuyển cho phân xưởng sản xuất. Quản đốc sẽ căn cứ vào Lệnh sản xuất để lập Phiếu yêu cầu xuất vật tư. Sau đó, chuyển yêu cầu xuất vật tư kèm với lệnh sản xuất cho thủ kho vật tư để yêu cầu xuất kho.
Ngoài ra, vật tư trước khi đưa vào sản xuất cần phải được cả bộ phận kiểm định ở phân xưởng và bộ phận quản lý chất lượng ở phòng Kinh doanh - XNK kiểm định nhằm đảm bảo chất lượng cho thành phẩm sau này.
+ Đối với xuất kho tiêu thụ nội bộ
Qua tìm hiểu quy trình xuất kho tiêu thụ nội bộ ở phần 2 chúng ta thấy quy trình này chưa được chặt chẽ lắm. Khi có nhu cầu, người chủ cửa hàng sẽ điện thoại đến kho hoặc cửa hàng có hàng mình cần và thủ kho ở đó sẽ tiến hành xuất kho rồi lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chuyển lên cho kế toán trung tâm. Công ty sẽ không kiểm soát được lượng hàng thực xuất với lượng hàng ghi trên hoá đơn có trùng khớp hay không. Vì vậy, Công ty nên yêu cầu các cửa hàng khi hết hàng, cần làm một giấy đề nghị nhập hàng, gửi lên phòng Kinh doanh - XNK của công ty, phòng Kinh doanh - XNK sau khi xem xét sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chuyển cho cửa hàng hoặc kho có hàng mà cửa hàng yêu cầu cần. Thủ kho chỉ cho xuất kho sau khi đã đối chiếu số các thông tin và chữ ký trên giấy yêu cầu và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có trùng khớp hay không. Và sau khi xuất kho, thủ kho và người giao hàng cùng kí vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Như vậy, công tác kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn, hạn chế sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra.
Mẫu giấy đề nghị nhập hàng
Công ty CP Dược - TBYT Đà Nẵng
Trung tâm TBYT 11 Lê Duẫn
ĐỀ NGHỊ NHẬP HÀNG
Ngày 10 tháng 4 năm 2013
STT Tên Hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Ghi chú
1 Alaxan H/100v 15 78.000
2 Ameflu Day H/100v 10 78.000
3 Becofort H/100v 12 55.000
…
20 Fud Kid 5ml H/30ống 8 53.100 21 Gatanin 500mg H/20v 6 11.372
…
Cửa hàng trưởng Trưởng phòng Kinh doanh-XNK Giám đốc
+ Đối với hàng xuất bán ra bên ngoài
Tuy quy trình xuất kho bán ra bên ngoài khá chặt chẽ so với xuất tiêu thụ nội bộ nhưng vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Thứ nhất đó là xuất kho nhưng không lập phiếu xuất kho mà chỉ có Hoá đơn GTGT. Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin và chữ ký trên hoá đơn tiến hành xuất kho rồi ký nhận trên hoá đơn. Trong trường hợp này, bộ phận kế toán cần lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu của phòng Kinh doanh - XNK, thủ kho nên căn cứ vào Phiếu xuất kho để xuất kho, sau khi đã xuất kho xong rồi căn cứ vào Phiếu
xuất kho để ghi thẻ kho và sau đó chuyển Phiếu xuất kho lên cho kế toán xuất Hoá đơn GTGT.
Hiện nay, hầu như công ty đều bán hàng theo phương thức chuyển hàng.
Trong trường hợp này để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, công ty nên lập thêm Phiếu vận chuyển giao cho bộ phận vận chuyển và yêu cầu bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu này kèm theo chữ ký của khách hàng để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện. Và phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển, hoá đơn GTGT cũng như đơn đặt hàng của khách hàng phải được đối chiếu với nhau nhằm đảm bảo sự có thật của việc xuất kho.
c. Hiện đại hóa trang thiết bị cho công tác kiểm soát hàng tồn kho Hàng tồn kho của công ty nằm rải rác ở nhiều kho, cửa hàng và tuy ở các cửa hàng đã được bố trí kế toán, thủ kho để theo dõi và định kỳ công ty cũng tiến hành kiểm kê nhưng như vậy vẫn không thể kiểm soát hết mọi ngóc ngách được. Vì vậy, công ty nên trang bị hệ thống camera ở các kho, các cửa hàng để theo dõi chặt chẽ hơn các hoạt động nhập-xuất hàng ngày, rồi trang bị ở cả phân xưởng để kiểm soát hoạt động sản xuất của công nhân. Đứng trên phương diện kiểm soát thì biện pháp này có tác dụng rất tốt trong việc kiểm tra sự tuân thủ các quy trình thủ tục do ban lãnh đạo đề ra của các nhân viên, hạn chế được những gian lận xảy ra. Tuy nhiên, biện pháp này cũng có mặt trái của nó. Việc theo dõi từng hành động của nhân viên sẽ tạo ra cảm giác không thoải mái khi làm việc, từ đó hiệu quả công việc có thể sẽ bị giảm sút.
KẾT LUẬN
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng, ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng mất khách hàng khi nhu cầu của họ không được đáp ứng. Việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối vớihoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, công tác quản trị hàng tồn kho là vấn đề luôn được quan tâm ở các doanh ngiệp và ở Công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng cũng không phải ngoại lệ.
Lấy việc phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng (Dapharco) làm đối tượng nghiên cứu, luận văn đã đi vào nghiên cứu tổng thể về mặt lý luận công tác quản trị hàng tồn kho, thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty, từ đó đề ra một số biện pháp nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản trị hàng tồn kho. Về cơ bản, luận văn đã giải quyết được một số vấn đề sau:
- Hệ thống hóa một số vấn đề cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, thể hiện tầm quan trọng và vai trò của công tác quản trị hàng tồn kho.
- Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty trong thời gian qua. Từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét về những thành tựu đạt được và những hạn chế cần giải quyết.
- Đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.
Với những nội dung phân tích ở trên, mong rằng đề tài có thể đóng góp một phần nào đó vào việc hoàn thiện hơn công tác quản trị hàng tồn kho của công ty và thông qua đó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian đến.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách
[1] GS.TS. Ngô Thế Chi, PGS.TS. Nguyễn Trọng Cơ (2008), Giáo trình phần tích tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.
[2] Ths. Nguyễn Văn Duyệt, Ths. Trương Chí Tiến (2009), Quản trị sản xuất, tủ sách đại học Cần Thơ.
[3] TS. Nguyễn Thành Liêm, TS. Nguyễn Quốc Tuấn, Ths. Nguyễn Hữu Hiển (2006), Quản trị sản xuất, Nhà xuất bản Tài chính.
[4] TS. Trương Đức Lực, Ths. Nguyễn Đình Trung (2011), Giáo trình quản trị tác nghiệp, Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
[5] PGS.TS. Trương Bá Thanh, TS.Trần Đình Khôi Nguyên, Giáo trình Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Tài chính.
[6] TS. Trương Đoàn Thể (2004), Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản Lao động xã hội.
Các tài liệu khác
[7] Báo cáo Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ của Nguyễn Anh Tân tại Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010.
[8] Các báo cáo tài chính của công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng các năm 2009, 2010, 2011.
[9] Kế hoạch phát triển của công ty Cổ phần Dược - TBYT Đà Nẵng giai đoạn 2013 - 2015 được thông qua tại đại hội cổ đông năm 2013.
[10] Quyết định 43/2007/QĐ-TTg ngày 29 tháng 03 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt đề án "Phát triển công nghiệp Dược và