CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC - TBYT ĐÀ NẴNG
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
3.2.1. Đối với công tác hoạch định tồn kho
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản năm 2012 đã giảm so với năm 2011 nhưng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho lại giảm so với năm 2011 là do sự chênh lệch giữa nhu cầu kế hoạch và nhu cầu thực tế của người tiêu dùng. Sở dĩ, có hiện tượng này là do công ty chưa làm tốt được công tác dự báo nhu cầu hàng hóa. Công ty cần nâng cao công tác kế hoạch để có thể đưa ra dự báo chính xác khối lượng đặt hàng, chủng loại cần thiết với từng thời kỳ, khối lượng dự trữ trong kho là
bao nhiêu tránh nhập thừa quá nhiều để có thể đảm bảo cho doanh nghiệp vẫn tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh. Do vậy, công ty nên tổ chức riêng bộ phận marketing để chuyên trách công tác tìm hiểu thị trường, phân tích tình hình kinh tế giúp phòng Kinh doanh - XNK có thể định hướng tốt hơn trong công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ. Và giữa hoạt động giữa các bộ phận phải có sự phối hợp ăn khớp và nhịp nhàng
Bộ phận marketing khi tiến hành lập dự toán tiêu thụ phải chính xác, khi thay đổi dự toán tiêu thụ phải thông báo ngay cho bộ phận xuất nhập khẩu để bộ phận này có những điều chỉnh đối với đơn đặt hàng. Do quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp khá tốt cho nên trong trường hợp phòng kế hoạch mặc dù đã gởi các yêu cầu giao hàng đi rồi nhưng vẫn có thể thông báo đến nhà cung cấp việc thay đổi tăng hoặc giảm lượng hàng hoặc thời gian giao hàng, căn cứ vào tình hình thực tế nhà cung cấp sẽ thay đổi sau cho giảm thiểu đến mức thấp nhất thiệt hại cho hai bên.
Để có thể đưa ra dự báo chính xác khối lượng đặt hàng, khối lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu để có thể đảm bảo công ty vẫn tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh, định kỳ hàng quý, giữa các bộ phận cần tiến hành họp nhằm nắm bắt tình hình tiêu thụ, giá cả hàng hóa, cập nhật tình hình dịch bệnh mới phát sinh có ảnh hưởng đến dự toán tiêu thụ tình hình mua bán nguyên vật liệu nhằm có những điều chỉnh kịp thời đối với dự toán tiêu thụ và kế hoạch đặt hàng cho những quý tiếp theo, hạn chế thấp nhất sự sai lệch giữa tiêu thụ thực tế và dự báo nhu cầu kế hoạch.
b. Xây dựng định mức tồn kho hợp lý
Hiện tại công ty đang áp dụng định mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa cho các loại hàng hóa được mua từ trong nước và các mặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài. Định mức tồn kho tối thiểu đối với các mặt hàng mua trong nước là 15-20% nhu cầu tiêu thụ theo kế hoạch của quý tiếp theo. Đối với
hàng nhập khẩu, công ty qui định tỉ lệ này là 20-25%. Mức tối đa mà công ty cho phép là không quá 40% nhu cầu tiêu thụ trong quí. Tuy nhiên, đặc thù hàng hóa của công ty dược rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, việc quy định mức tồn kho chung cho tất cả các mặt hàng là không hợp lý. Đặc biệt đối với dược phẩm thường bị ảnh hưởng bởi hạn sử dụng, việc để tồn kho quá nhiều có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc. Có thể xây dựng lại định mức tồn kho đối với dược phẩm như sau:
Bảng 3.2. Định mức tồn kho dược phẩm
TT Hạn sử dụng
Định mức (trên nhu cầu tiêu thụ của quý tiếp theo) Tồn kho
tối thiểu
Tồn kho tối đa
I Dược phẩm trong nước
1 1 năm -> 3 năm 10% 30%
2 3 năm -> 5 năm 20% 40%
3 trên 5 năm 30% 50%
II Dược phẩm nhập khẩu từ nước ngoài
1 1 năm -> 3 năm 15% 35%
2 3 năm -> 5 năm 25% 45%
3 trên 5 năm 35% 55%
Đối với thiết bị vật tư y tế, cũng cần có những định mức riêng đối với các thiết bị, vật tư y tế và các máy móc thiết bị vật tư tế. Đối với các thiết bị vật tư y tế chuyên dùng như dao mổ, chỉ, găng tay, ống nghiệm …chủ yếu cung cấp cho các bệnh viện, phòng khám, công ty nên xây dựng mức tồn kho thấp, chỉ đặt hàng khi có đơn đặt hàng cụ thể, còn đối với những vật tư y tế thật sự thiết yếu đối với người tiêu dùng như bông, gạc, … có thể xây dựng
định mức cao hơn. Đối với máy móc thiết bị vật tư y tế, chỉ nên xây dựng định mức tồn kho thấp để tránh máy móc bị hư hỏng nếu tồn kho quá lâu.
Bảng 3.3. Định mức tồn kho thiết bị vật tư y tế TT Thiết bị y tế
Định mức (trên nhu cầu tiêu thụ của quý tiếp theo)
Tồn kho tối thiểu Tồn kho tối đa
1 Vật tư y tế thiết yếu 30% 50%
2 Thiết bị y tế chuyên dụng 20% 30%
3 Máy móc thiết bị y tế 10% 20%
c. Áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho
Hiện tại, công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào. Công ty tiến hành mua nguyên vật liệu, dược phẩm dựa trên kế hoạch đã định vào đầu kỳ kinh doanh, các quyết định này chủ yếu dựa trên dự báo về nhu cầu, số liệu lịch sử và qua kinh nghiệm của ban lãnh đạo. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai. Do vậy việc áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho là một điều thật sự cần thiết. Khi áp dụng các mô hình này giúp công ty có những dự báo chính xác về
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng ?
- Đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất ?
Mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất + Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (Da)
- Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (Da) là số lượng xuất bán trong năm.
- Lượng xuất bán trong năm 2012 là: 885.725 đơn vị hàng hóa
+ Chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị hàng trong một năm (H) Tồn kho đầu kì: 140.368.000 đơn vị
Tồn kho cuối kì: 240.891.000 đơn vị
Tồn kho trung bình (QTB): (140.368.000 + 240.891.000)/2 = 190.629.500 đơn vị
Chi phí tồn trữ hàng tồn kho (Ctt) trong một năm của công ty gồm có các chi phí sau:
+ Chi phí về nhà kho: bao gồm các chi phí - Khấu hao quyền sử dụng đất
- Khấu hao kho - Thuế đất
Bảng 3.4. Bảng tính chi phí nhà kho tại công ty
+ Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: gồm các chi phí điện thắp sáng, điều hòa không khí bảo quản của năm 2012 là 72.890.000 đồng
+ Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho:
Nhân lực quản lý hàng tồn kho tại công ty là các thủ kho. Mỗi kho, cửa hàng đều có một thủ kho. Hệ thống kho của công ty bao gồm kho ở 5 hiệu thuốc bán buôn, 7 hiệu thuốc chuyên sâu, 1 trung tâm dược phẩm - Thiết bị y tế và vật tư tiêu hao, 1 hiệu thuốc Đông dược, 1 phân xưởng sản xuất, 236 điểm bán lẻ và 1 tổng kho GSP.
STT Chỉ tiêu Số tiền (đồng)
1 Khấu hao quyền sử dụng đất 2.506.000
2 Khấu hao kho 423.094.000
3 Thuế đất 5.780.000
Cộng 431.380.000
Bảng 3.5. Bảng tính chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho
STT Kho
Số lượng thủ kho
Lương khoán 1 tháng
Hệ số trách nhiệm
Tổng lương 1 5 hiệu thuốc bán buôn,
7 hiệu thuốc chuyên sâu
12 3.000.000 0,3 3.900.000
2 1 trung tâm dược phẩm - Thiết bị y tế và vật tư tiêu hao, 1 hiệu thuốc Đông dược
2 3.000.000 0,1 3.300.000
3 1 phân xưởng sản xuất 1 3.000.000 0,2 3.600.000 4 236 điểm bán lẻ 236 3.000.000 0,1 3.300.000
5 1 tổng kho GSP 1 3.000.000 0,4 4.200.000
Tổng 252 18.300.000
Tổng chi phí về nhân lực trong 1 năm: 18.300.000 x 12 tháng = 219.600.000
+ Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho của công ty có chi phí vay vốn ngân hàng dùng cho hoạt động thu mua. Lãi vay ngân hàng năm 2012 của công ty là: 3.521.034.000 đồng. Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác, nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để đơn giản trong tính toán. Ở đây chúng ta không đi tìm điểm hoàn hảo trong sự chính xác của số liệu, mà quan
trọng là cần xử lý như thế nào trước một tình huống đặt ra.
+ Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng: thiệt hại dễ thấy nhất đối với dược phẩm là hàng bị mất, hư hỏng, quá hạn sử dụng. Cứ cuối mỗi quý, thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần và báo cáo tình hình số lượng và giá trị các mặt hàng bị hư hỏng.
Bảng 3.6. Bảng bảng tính chi phí hao hụt trong lưu kho
Quý Giá trị hao hụt
Quý I 589.000
Quý II 1.580.000
Quý III 2.456.000
Quý IV 1.458.250
Tổng 6.083.250
Bảng 3.7. Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong năm 2012
STT Chỉ tiêu Giá trị
1 Chi phí về nhà kho 431.380.000
2 Chi phí sử dụng thiết bị 72.890.000
3 Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý 219.600.000
4 Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho 3.521.034.000
5 Chi phí hao hụt lưu kho 6.083.250
Cộng 4.250.987.250
Như vậy: chi phí tồn trữ trong năm 2012 của công ty là 4.250.987.250 đồng
Từ đó ta tính chi phí tồn trữ tính cho 1 đơn vị hàng hóa (H)
H = Ctt
= 4.250.987.250
= 22,3 QTB 190.629.500
+ Chi phí cố định cho một lần đặt hàng (S)
Chi phí đặt hàng (Cđh) tại công ty gồm có các chi phí sau:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua.
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại công ty đối tác sẽ trực tiếp mang hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại.
- Chi phí vận chuyển chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua.
- Chi phí cho nhân viên kiểm tra hàng
Bảng 3.8. Bảng tổng hợp chi phí đặt hàng của công ty
STT Chỉ tiêu Giá trị
1 Chi phí bốc xếp khi mua hàng 11.248.000
2 Chi phí tìm kiếm nguồn hàng 1.523.000
3 Chi phí vận chuyển 825.570.000
4 Chi phí cho nhân viên kiểm tra hàng 8.200.000
Cộng 846.541.000
Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2012 của công ty là 846.541.000 đồng.
Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết được trong năm công ty đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không phải lúc nào cũng cố định trong một năm
Theo thống kê của phòng Kinh doanh - XNK, số lần đặt hàng trong năm 2012
Bảng 3.9. Số lần đặt hàng trong năm 2012
Loại hợp đồng Số lượng
Nhập khẩu 15
Cung ứng nội địa 30
Cộng 45
Ta có, số lần đặt hàng trong năm 2012 (N): 45 (lần) Từ đó ta có thể tính được, chi phí cho một lần đặt hàng
+ Xác định sản lượng đặt hàng tối ưu cho năm 2013
Dựa vào số liệu quá khứ năm 2012 ta có thể mức đặt hàng tối ưu cho năm 2013 và việc xác định lượng đặt hàng tối ưu sẽ sẽ trải qua các bước như sau
- Hoạch định nhu cầu
Nhu cầu hàng tồn kho trong năm là kế hoạch của Công ty sẽ thực hiện theo kế hoạch này. Cụ thể, theo kế hoạch kinh doanh trong năm 2013 thì doanh số bán hàng khoảng 1.560.000 đơn vị hàng hóa. Như vậy Da của năm 2013 là 1.560.000 đơn vị hàng hóa.
- Xác định các chi phí liên quan
Ta có thể lấy chi phí tồn trữ 1 đơn vị HTK (H) và Chi phí 1 lần đặt hàng (S) của năm 2012 để làm căn cứ tính cho năm 2013
- Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu
Từ các số liệu trên ta có thể tính các chỉ tiêu của mô hình EOQ năm 2013 như sau:
S = Cđh
= 846.541.000
= 18.812.022 đồng
N 40
Bảng 3.10. Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình EOQ
STT Khoản mục Ký hiệu Giá trị
1 Nhu cầu hàng năm của HTK Da 1.560.000
2 Chi phí tồn trữ 1 đơn vị HTK H 22,30
3 Chi phí 1 lần đặt hàng S 18.812.022
4 Lượng đặt hàng tối ưu Q* 1.622.352
5 Chi phí tồn trữ Ctt 36.178.028
6 Chi phí đặt hàng Cđh 18.089.014
7 Chi phí tồn kho CTK 54.267.041
Vậy: sản lượng đơn hàng tối ưu cần mua vào cho mỗi lần đặt hàng năm 2013 là 1.622.352 đơn vị. Nếu đặt hàng theo sản lượng này, chi phí tồn kho năm 2013 của công ty sẽ ở mức là 54.267.041 đồng.