CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU
1.2 Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lí tài liệu tại trường ĐHSP Hà Nội
1.2.1 Khái niệm xử lí tài liệu
Xử lí tài liệu là sự biến đổi nội dung tài liệu bằng cách phân tích tài liệu, trích rút các thông tin cần thiết, hoặc đánh giá, so sánh, khái quát hóa và trình bày lại thông tin đó dưới dạng thức đáp ứng các yêu cầu của hoạt động thông tin [20, tr.2].
Các công việc cụ thể của xử lí tài liệu bao gồm:
- Mô tả tài liệu (biên mục tài liệu) - Phân loại tài liệu
- Phân tích nội dung để làm tóm tắt, chú giải, tổng luận
Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có những khái niệrm về một tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó.
Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên cơ sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một ký hiệu phân loại nhất định và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định.
Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất.
Làm chú giải là quá trình lựa chọn những thông tin ngắn gọn đặc trưng cho tài liệu về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác mà kết quả của nó là thu được bài chú giải hay còn gọi là bài dẫn giải. Làm chú giải là hình thức xử lí đơn giản hơn làm tóm tắt.
Tổng luận là một loại sản phẩm thông tin trình bày tổng quát và có hệ thống về một đề tài nhất định trên cơ sở xử lí thông tin từ nhiều nguồn tin trong một giai đoạn thời gian nhất định.
Bảng 4: Tóm tắt các nhiệm vụ chủ yếu của công tác xử lí tài liệu Thể
loại Mục tiêu
Đơn vị TT cần xử lí
Độ sâu xử lí
Công cụ trợ
giúp Kết quả Biên
mục
Tìm tin theo hình thức tài liệu
Từng văn bản
Các đặc trưng hình
thức
Quy tắc biên mục
Tập hợp dấu hiệu hình thức Phân
loại
Sắp xếp tài liệu và tìm tin theo nội
dung tài liệu
Từng văn bản
Các đặc trưng nội
dung
Khung phân loại
Kí hiệu phân loại
Định từ khóa
Tìm tin theo nội dung tài liệu
Từng văn bản
Các đặc trưng nội
dung
Từ khóa kiểm soát
Tập hợp từ khóa
Tóm tắt
Chọn lọc thông tin/trợ giúp sử dụng thông tin
Từng văn bản
Nội dung chính của tài liệu
Thuật ngữ + Văn phong
khoa học
Bài tóm tắt
1.2.2 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Tin học hóa hoạt động thông tin thư viện là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng và phát triển một thư viện hiện đại. Nghị định của chính phủ số
72/2002/NĐ-CP, ngày 06-8-2002 quy định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh thư viện đã nêu rõ một trong những nhiệm vụ cụ thể của thư viện là “nghiên cứu ứng dụng thành tựu KHOA HọC VÀ CÔNG NGHệ tiên tiến, đặc biệt là CNTT để hiện đại hóa hoạt động thư viện”. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa công tác thư viện, năm 2005, với dự án do Ngân hàng thế giới (WB) tài trợ cho việc tin học hóa hoạt động TT-TV và xây dựng thư viện điện tử, Trung tâm đã được trang bị một hệ thống các trang thiết bị và phần mềm tương đối hiện đại.
Trước hết ta phải hiểu rõ thuật ngữ ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV là gì:
Ứng dụng CNTT là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kĩ thuật, đảm bảo phần mềm và ngôn ngữ nhằm mục đích hình thành các hệ thống thư viện tự động hóa trong việc lựa chọn, bảo quản, xử lí và sử dụng thông tin thuộc mọi loại hình và công dụng [17, tr.37].
Thực chất của việc ứng dụng CNTT trong công tác xử lí tài liệu là việc sử dụng máy tính vào toàn bộ chu trình xử lí các loại hình tài liệu của một thư viện để có thể xử lí tài liệu một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ xử lí, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng hơn nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của NDT. Và một đặc điểm đáng nói khi ứng dụng CNTT trong xử lí tài liệu là để cho các cơ quan TT-TV có thể dễ dàng chia sẻ nguồn lực của mình với các cơ quan TT-TV khác. Điều này rất hữu ích cho cán bộ biên mục, khi mà cùng sử dụng một chuẩn biên mục thì cán bộ làm công tác biên mục chỉ cần sao chép biểu ghi của các cơ quan khác về và sửa đổi lại các trường cho phù hợp với đơn vị mình.
Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong công tác xử lí tài liệu tại Trung tâm mới được tiến hành ở khâu mô tả tài liệu. Cụ thể mô tả tài liệu được tiến hành chủ yếu ở việc biên mục sơ lược cho tài liệu, khâu này được làm ở phân
hệ bổ sung và hiện nay Trung tâm mới tiến hành biên mục sơ lược cho tài liệu dạng sách, đề tài, kỉ yếu, các tài liệu luận án, luận văn thì vẫn tiến hành xử lí phiếu tiền máy. Ngoài ra Trung tâm có ứng dụng vào các mục đích khác như in phích, in nhãn và in mã số, mã vạch.
Như vậy có thể nói việc ứng dụng CNTT trong công tác xử lí tài liệu tại Trung tâm mới đang ở trong giai đoạn đầu, chưa ứng dụng CNTT trong toàn bộ chu trình xử lí tài liệu mà mới chỉ ứng dụng ở những khâu đơn giản như mô tả tài liệu, một phần nhỏ cho việc phân loại tài liệu, tóm tắt, chú giải, tổng luận vẫn chưa được áp dụng. Chưa sử dụng các mục lục liên hợp quốc gia vào việc chọn những tài liệu đã được các cơ quan khác xử lí kĩ thuật để sao chép, chỉnh lí, tạo lập CSDL của riêng mình.
1.2.3 Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lí tài liệu tại trường ĐHSP Hà Nội
Bắt đầu từ năm 2005 việc sử dụng phần mềm Libol tại Trung tâm đã thực sự giúp cho thư viện tự động hóa dây truyền TT-TV, truy cập đến các nguồn lực thông tin khác và chia sẻ nguồn lực của mình cho các cơ quan TT- TV khác. Phần mềm Libol đã góp phần nâng cao uy tín của Trung tâm bằng cách đem đến cho người sử dụng những dịch vụ tốt hơn, giúp cán bộ thư viện tránh được các công việc lặp đi lặp lại, có nhiều thời gian để đầu tư vào chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng các đòi hỏi cao hơn của NDT. Do đó việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động thư viện là cần thiết, bởi chính việc ứng dụng CNTT đã tạo ra các CSDL thư mục nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ tra cứu, tìm tin của bạn đọc, quản lí tốt nguồn tài liệu hiện có trong kho và xa hơn nữa là có thể kiểm soát được nguồn tài liệu tại các thư viện thông qua mạng Internet.
Sự can thiệp của máy tính trong công tác xử lí tài liệu hiển nhiên sẽ đem lại lợi ích thiết thực, to lớn đối với công tác TT-TV, cụ thể là:
- Trợ giúp các cơ quan Thông tin cũng như các Thư viện tổ chức tốt toàn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại. Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan TT-TV quản lí tốt nguồn tin của mình mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác và sử dụng nguồn thông tin hiện có;
- Tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ làm công tác xử lí, cán bộ xử lí có thể sao chép các biểu ghi biên mục từ các thư viện khác qua giao thức Z39.50 mà không mất nhiều thời gian để biên mục từ đầu tài liệu đó, tạo ra các khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự thống nhất trong việc xử lí tài liệu giữa các cơ quan TT-TV;
- Tốc độ xử lí tài liệu trên máy tính ngày càng cao, cho phép cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự của thông tin;
- Với các chức năng lưu trữ của máy tính đã cho phép tiết kiệm khá lớn diện tích kho cũng như diện tích các phòng phục vụ thông tin tại chỗ;
- Hệ thống các sản phẩm thông tin đặc biệt là các CSDL cho phép các cơ quan TT-TV bổ sung, trao đổi và phục vụ nguồn tin một cách linh hoạt, toàn diện;
- Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phong phú, đẹp về mặt hình thức, cô đọng về mặt nội dung như mục lục phân loại, mục lục chữ cái, CSDL đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT;
Như vậy việc xử lí tài liệu cũng như việc ứng dụng CNTT trong công tác này đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì một cơ quan TT-TV nào. Nếu công tác xử lí tài liệu không được chú trọng và xử lí kém sẽ dẫn đến kết quả tìm tin của NDT không chính xác, khó tìm được những thông tin có giá trị hoặc mất tin dẫn tới các tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng.
Nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của công tác xử lí tài liệu, ngay từ đầu Trung tâm đã đặc biệt chú ý đến vấn đề này và giao cho các phòng chức năng đảm nhiệm (cụ thể là phòng nghiệp vụ của Trung tâm).
CHƯƠNG 2