CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU TẠI
2.2 Các công cụ hỗ trợ xử lí tài liệu
Việc ứng dụng máy tính điện tử vào hoạt động TT-TV đã dẫn tới sự ra đời của các khổ mẫu mô tả tài liệu. Rất nhiều nước trên thế giới đã phát triển các khổ mẫu MARC cho hệ thống thư viện của mình. Từ khi ứng dụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm đã tiến hành biên mục tài liệu theo chuẩn MARC 21 Việt Nam.
MARC là cấu trúc dành riêng cho các cấu trúc dữ liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử tuân thủ ISBD, nên các thông tin thư mục sẽ được sắp xếp theo các vùng và yếu tố của nó. MARC chia thông tin cần quản lí ra các trường và định ra nguyên tắc thống nhất để điền vào các trường đó. Trường là vị trí riêng trong khổ mẫu MARC trong đó chứa đựng một đơn vị thông tin của biểu ghi. Mỗi trường phải có một loại kí tự xác định nhằm biểu đạt một địa chỉ trường hoặc nhãn trường để thông báo với máy tính một loại thông tin mà trường chứa đựng. Nhãn trường bao gồm 3 con số cố định cho mỗi biểu ghi, do đó cho phép tạo ra 999 vùng thỏa mãn mọi nhu cầu nhận dạng của tài liệu. Cụ thể mỗi biểu ghi thường có các thành phần sau: đầu biểu, thư mục của biểu ghi, các trường kiểm tra, các trường dữ liệu [15, tr.218-220].
Trong thời kì đầu khi tiến hành biên mục theo MARC 21 trên phần mềm mới, cán bộ xử lí tài liệu gặp không ít khó khăn khi nhập dữ liệu trực
tiếp và khi xử lí phiếu tiền máy. Do đó Trung tâm đã phối hợp với công ty cung cấp phần mềm để lập một phiếu nhập tin mới dựa trên khổ mẫu MARC 21 có tính đến các đặc điểm riêng đối với đơn vị mình (xem các phụ lục 7,8,9).
Các trường dữ liệu của MARC 21:
+0XX Vùng thông tin quản lí số, mã:
001: Mã số biểu ghi, máy tự động gán 041: Ngôn ngữ
044: Mã nước xuất bản 082$a: Phân loại DDC
090$b: Nhắc lại kí hiệu phân loại 090$b: Chỉ số Cutter
+ 1XX Vùng tiêu đề chính:
100$a: Tiêu đề mô tả chính
+2XX Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm:
245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm 250: Thông tin về lần xuất bản
260: Thông tin về xuất bản, phát hành +3XX Vùng các mô tả vật lí
300: Mô tả vật lí (số trang)
+6XX Vùng các tiêu đề bổ sung là chủ đề:
653$a: Thuật ngữ chỉ mục không kiểm soát +7XX Vùng các tiêu đề bổ sung khác:
700$a: Mục từ bổ trợ - tên riêng +8XX Vùng sử dụng cục bộ:
852$j: Số ĐKCB
900 đến 927: Là các vùng tự tạo của mỗi thư viện
2.2.2 Bảng phân loại
Từ khi thành lập đến đầu năm 2008 Trung tâm đã sử dụng qua 2 bảng phân loại là BPL 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn ứng dụng cho các Thư viện tổng hợp năm 1991 và BPL DDC cấp 1 chỉ dùng cho kho sách tra cứu.
Qua quá trình sử dụng, bảng 19 lớp đã bộc lộ rất nhiều bất cập. Ví dụ trong mục 3: Xã hội chính trị – Chuyên ngành 301 – Xã hội học còn quá ít, không thể hiện hết được nội dung mà hiện nay chuyên ngành này phát triển.
Mục 37: Văn hoá và khoa học sư phạm thì phần văn hoá được dùng chung với giáo dục, trong khi ngành văn hoá hiện nay phát triển rất lớn nhưng bảng quá chật chội gây khó khăn cho việc xây dựng mục lục phân loại.Các ngành mới được mở rộng như Công nghệ sinh học, Công nghệ môi trường cũng chưa được thể hiện trong bảng.
Còn đối với BPL DDC cấp 1 thì được xây dựng trên cơ sở các đề mục phân loại chính của hệ thống phân loại thập phân Dewey. Do đặc điểm và tính chất hoạt động của kho tra cứu và để thuận tiện cho công tác phục vụ bạn đọc, BPL được rút gọn còn 64 đề mục, sắp xếp từ số 000 đến 930. Nội dung các đề mục phản ánh hầu hết các lĩnh vực, ngành học, các bộ môn khoa học cơ bản.
BPL bổ sung thêm đề mục 300A- Chủ nghĩa Mác Lênin và sửa đổi một số đề mục cho phù hợp với đặc điểm, tính chất từng ngành như 628-Môi trường vệ sinh đô thị, 650- Các ngành kĩ thuật khác,…
Ngày 18/06/2006, Thư viện Quốc gia Việt Nam chính thức công bố BPL DDC 14 phiên bản tiếng Việt và ngày 01/06/2007 Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch khuyến cáo tất cả các thư viện chuyển sang sử dụng BPL này, điều này có ảnh hưởng đến công tác phân loại tại Trung tâm. Sau một thời gian chuẩn bị, năm 2009 Trung tâm đã chính thức chuyển sang sử dụng BPL DDC ấn bản 14.
BPL DDC 14 là một BPL theo đẳng cấp có 10 lớp chính, có kí hiệu bằng số Ả Rập với 3 con số, có hai số 0 ở cuối, cụ thể các lớp như sau:
Bảng 7: Các lớp chính của BPL DDC
000: Tổng loại 500: Các khoa học tự nhiên
100: Triết học và các khoa học liên quan 600: Các khoa học ứng dụng
200: Tôn giáo 700: Nghệ thuật
300: Các khoa học xã hội 800: Văn học
400: Ngôn ngữ học 900: Địa lí, lịch sử và các khoa học phụ trợ
Ngoài ra còn có 4 bảng trợ kí hiệu, cụ thể như sau:
Bảng 1: Tiểu phân mục chung
Bảng 2: Các khu vực địa lí và con người
Bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể Bảng 4: Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ
2.2.3 Từ khóa
Trong hoạt động TT-TV, công tác mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa (định từ khóa tài liệu) đóng một vai trò quan trọng. Đó là một trong những công đoạn của chu trình xử lí tài liệu và là việc làm thường xuyên của các cơ quan TT-TV khi tiến hành xây dựng CSDL. Đây cũng là một trong những công đoạn phức tạp nhất bởi nó xuất phát từ tính phức tạp của ngôn ngữ và tính đa dạng của nội dung tài liệu. Chất lượng của việc định từ khóa có ảnh hưởng lớn đến việc phản ánh nội dung tài liệu có đầy đủ hay không cũng như ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ thông tin của cơ quan TT-TV.
Từ khóa là một điểm truy nhập hết sức quan trọng đến nguồn tài liệu, bởi vậy nếu làm tốt công tác này sẽ mang lại nhiều ý nghĩa và lợi ích thiết thực, cụ thể là:
- Từ khóa giúp NDT tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác bởi mỗi từ khóa là một điểm truy nhập đến tài liệu gốc được quản trị trong hệ thống. Cho phép NDT tìm kiếm tài liệu theo từ khóa mà không cần phải nhớ chính xác tên tài liệu cần tìm.
- Từ khóa giúp cho các cơ quan TT-TV kiểm soát được thông tin đang được quản trị trong hệ thống, tránh trường hợp mất tin.
- Từ khóa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu, vì vậy từ khóa phải phản ánh đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu của tài liệu. Điều này có tác dụng trợ giúp cho NDT tiếp cận đến nội dung của tài liệu rất hiệu quả và nhanh chóng.
- Tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kĩ năng phân tích thông tin và khả năng sử dụng vốn từ vựng của cán bộ xử lí tài liệu nói riêng và cán bộ TT-TV nói chung.
Có hai loại từ khóa:
- Từ khóa tự do: Là từ khóa được người xử lí thông tin đặt ra theo các nguyên tắc chung nhưng không được kiểm soát theo một phương diện kiểm soát từ được chấp nhận.
- Từ khóa kiểm soát: Là từ khóa tự do được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát từ được chấp nhận.
Khi mới bắt đầu công tác định từ khóa tài liệu, các cán bộ ở Trung tâm tiến hành định từ khóa theo phương pháp kiểm soát với sự trợ giúp của Từ điển từ khóa đa ngành khoa học công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia và bộ Từ khóa quy ước của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Nhưng hiện nay Trung tâm sử dụng ngôn ngữ từ khóa tự do để định từ khóa điều này ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của công tác xử lí tài liệu nói chung và việc định từ khóa nói riêng. Bởi định từ khóa tự do phụ thuộc rất nhiều ý kiến chủ quan của cán bộ xử lí tài liệu. Thiết nghĩ Ban lãnh đạo
Trung tâm cần sớm đưa ra quy định về việc định từ khóa tự do theo hướng có kiểm soát.
2.3 Hạ tầng cơ sở CNTT và nguồn nhân lực đảm bảo ứng dụng CNTT trong công tác xử lí tài liệu
2.3.1 Hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin
Hàng năm Trung tâm được nhà trường đầu tư khoảng 400-600 triệu đồng để bổ sung tài liệu sách, báo, tạp chí, và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị. Trang thiết bị sử dụng tại Trung tâm như bàn ghế, tủ phích mục lục đều được trang bị mới hoàn toàn theo các thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng. Bắt đầu từ đầu năm 2005 Trung tâm đã bước đầu xây dựng thư viện điện tử cụ thể là đã ứng dụng phần mềm Libol trong hoạt động TT-TV và cơ sở hạ tầng ở Trung tâm được thể hiện ở những hạng mục như sau:
Hệ thống mạng
Đường truyền Internet với hệ thống mạng LAN tốc độ cao, băng thông rộng sử dụng cho toàn trường. Thư viện sử dụng phần mềm Libol 5.5 để quản lí tự động hóa toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Hệ thống máy tính
Gồm 4 máy chủ và 175 máy trạm đều được nối mạng nhằm phục vụ cho cán bộ làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu, được bố trí như sau: 95 máy ở phòng Internet, 20 máy ở phòng đa phương tiện, 25 máy dành cho bạn đọc tra cứu tại các phòng phục vụ, 35 máy dành cho cán bộ làm việc.
Các thiết bị ngoại vi
- Hệ thống máy in gồm: 08 máy in HP 4200N, 04 máy in HN 1200PCL, 02 máy in thẻ, 02 máy in mã số, mã vạch
- Hệ thống máy quét gồm: 04 máy quét khổ A4 HP3770, 04 máy quét khổ A3 Microtek
- Hệ thống máy photocopy gồm: 01 máy siêu tốc, 04 máy chất lượng cao
- Hệ thống cổng từ gồm 02 cổng - Máy đọc và máy khử từ gồm 04 máy - Đầu đọc mã số, mã vạch gồm 12 máy - Máy ép plastic gồm 02 máy
- Máy ảnh kĩ thuật số gồm 01 máy
- Bộ lưu điện gồm: 10 bộ, 01 máy phát điện - Hệ thống camera theo dõi: 16 máy
- 01 hệ thống báo trộm Laze, 01 hệ thống báo trộm cảm ứng.
Như đã nói công tác xử lí tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ rất quan trọng của bất kì một cơ quan TT-TV nào. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin. Do vậy, ngay từ những ngày đầu mới thành lập, lãnh đạo Trung tâm đã nhận thức rõ ràng một trong những mắt xích quan trọng của việc tin học hóa công tác TT-TV là quá trình xử lí tài liệu. Chỉ có xử lí tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ mới có thể tạo ra một hệ thống CSDL đảm bảo độ tin cậy, đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc.
Vì vậy phòng nghiệp vụ đã được Ban giám đốc quan tâm đầu tư các trang thiết bị hiện đại, bao gồm: Trang bị hệ thống phần mềm quản trị thư viện. Về phần cứng, phòng nghiệp vụ đã được trang bị 9 máy tính hệ Pentum (R), trong đó tốc độ xử lí là 2,93 MHZ, với 2 bộ vi xử lí, dung lượng ổ cứng là 250 Gigabyte.
Cấu hình máy tính như vậy là tương đối mạnh, có khả năng xử lí tốt và tốc độ tính toán cao cũng như tạo khả năng lưu trữ biểu ghi đủ lớn. Hệ thống máy tính này vừa là nơi ứng dụng các phần mềm xử lí thông tin, lưu trữ CSDL, vừa là mắt xích quan trọng của hệ thống mạng trong Trung tâm.
2.3.2 Nguồn nhân lực đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay đội ngũ cán bộ của Trung tâm là 33 người, đa phần là các cán bộ có trình độ đúng chuyên ngành TT-TV và tin học, trong số đó 08 thạc sĩ và 25 cử nhân (ngoài ra còn có 07 cán bộ làm công tác vệ sinh và bảo vệ).
Trình độ chuyên môn của cán bộ thư viện được thể hiện qua biểu đồ:
Biểu đồ 3: Trình độ chuyên môn của cán bộ tại Trung tâm
20%
44%
18%
18%
Cao học thư viện Đại học thư viện Đại học khác Trung cấp
Thực tế trên cho thấy có tới 1/4 cán bộ thư viện chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về chuyên ngành TT-TV nên khó đáp ứng được yêu cầu của công việc. Do đó, việc bồi dưỡng nâng cao trình độ của cán bộ thư viện, khuyến khích tinh thần học hỏi thực sự là điều cấp bách và cần thiết.
Do thực tế công việc hiện nay là thư viện điện tử đòi hỏi cán bộ Trung tâm phải có trình độ để đáp ứng các nhu cầu công việc, cụ thể như sau:
Cán bộ quản lí
Phải có khả năng quản lí và điều hành một thư viện điện tử, hiện đại, có kiến thức về CNTT và các kĩ năng sử dụng các thiết bị kĩ thuật điện tử phục vụ công tác thư viện.
Cán bộ thông tin thư viện
Cán bộ thư viện phải nắm được sự phát triển của hoạt động thư viện dưới tác động của CNTT, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo hướng hiện đại hóa, có kiến thức và khả năng sử dụng các công cụ tin học cơ bản. Hiện nay phòng xử lí nghiệp vụ của Trung tâm có tổng số 10 cán bộ, trong đó có 07 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ TT-TV, còn lại 03 cán bộ có trình độ ngoại ngữ và tin học. Các cán bộ xử lí đều là những người công tác lâu năm trong ngành thư viện nên đã tích lũy nhiều kinh nghiệm đáp ứng được đòi hỏi của công việc.
Trung tâm cũng thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp học ngắn hạn về lĩnh vực thư viện do các đơn vị lớn tổ chức như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm TT-TV ĐHQG Hà Nội, Vụ thư viện,…Các lớp tập huấn ngắn hạn chủ yếu về phân loại DDC, tổ chức kho mở, bảo quản VTL, an ninh thư viện, biên mục đọc máy MARC 21, AACR2,…
Cán bộ quản trị mạng
Trung tâm có các kĩ sư tin học được trang bị những kiến thức và kĩ năng cần thiết để vận hành hệ thống thông tin một cách có hiệu quả nhất, có khả năng quản lí mạng máy tính và truyền thông dữ liệu. Trung tâm cũng thường xuyên cử cán bộ đi học các khóa đào tạo về hệ thống mạng, các hệ thống máy chủ và phần mềm hệ thống.
Cụ thể nguồn nhân lực của phòng nghiệp vụ được bố trí như sau:
Trong tổng số 10 cán bộ thì có 02 Thạc sĩ chuyên ngành TT-TV, 05 cử nhân TT-TV, 02 cử nhân ngoại ngữ tiếng Anh, 01 cử nhân CNTT. Trong đó có 01 cán bộ làm công tác bổ sung, 06 cán bộ trực tiếp thực hiện xử lí tài liệu ( trong số này có 01 cán bộ phụ trách chung có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trước khi cho in phích), 01 cán bộ làm công tác tiếp bạn đọc (vì trong hệ