CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU TẠI
2.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lí tài liệu
2.4.2 Biên mục chi tiết
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng như mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề [15, tr.28].
Sau khi cán bộ biên mục sơ lược xong, tài liệu được chuyển sang bộ phận phân loại – biên mục để tiến hành xử lí về mặt nội dung như chỉ số phân loại, từ khóa và các yếu tố biên mục chi tiết khác.
Chức năng biên mục cho phép người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm thông qua một hàng đợi từ đó tiến hành biên mục chi tiết cho ấn phẩm đó, ấn phẩm sẽ tiếp tục nằm trong danh sách hàng đợi cho đến khi được đánh dấu và xóa khỏi danh sách.
- Danh mục các ẩn phẩm trong hàng đợi chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược, ngày giờ nhập vào CSDL
- Những biểu ghi nằm trong hàng đợi hiển thị trên màn hình bằng màu đỏ là biểu ghi đã được biên mục sơ lược đang chờ được biên mục chi tiết
- Để biên mục chi tiết cho một ấn phẩm người dùng cần đánh dấu nút lựa chọn tương ứng ở cột “Đánh dấu biên mục” bên trái, sau đó bấm nút
“Biên mục”
- Cán bộ biên mục có thể dùng lại các giá trị ngầm định đang được đặt tại phiên làm việc này
- Trên thanh thực đơn phụ trong phần biên mục chi tiết, ngoài chức năng Cập nhật, Xem, Đặt lại, Hợp lệ, Thêm thẻ còn có các chức năng:
+ Xếp giá (nếu biểu ghi chưa được xếp giá trong phần bổ sung)
+ Nhập đè chỉ được sử dụng đối với những biểu ghi đã được biên mục sơ lược thông qua chức năng Nhập khẩu biểu ghi
- Quá trình biên mục chi tiết có thể được tiến hành nhiều lần bằng cách lặp lại chuỗi thao tác trên
- Để xóa một đầu ấn phẩm ra khỏi hàng đợi, người dùng cần bấm nút xóa ở phía cuối màn hình
- Trong quá trình biên mục người dùng có thể sửa chữa, xóa các biểu ghi nếu thấy có sai sót
Khi tiến hành biên mục chi tiết, một giao diện biên mục phù hợp gồm các trường theo khổ mẫu MARC 21 đã được xây dựng sẵn trong phần mềm Libol.
Đây chính là khả năng tích hợp trong xử lí nghiệp vụ của Libol, dữ liệu chỉ cần xử lí một lần và được sử dụng nhiều lần. Cán bộ phân loại sẽ tận dụng nguồn tài nguyên do cán bộ bổ sung nhập vào. Đặc biệt hữu dụng của việc biên mục sơ lược là có thể kiểm soát được tài liệu trùng bản, điều đó hỗ trợ rất đắc lực cho công tác bổ sung giai đoạn sau.
Cán bộ biên mục sẽ nhập dữ liệu vào các trường có sẵn, MARC 21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị và mã trường con cùng với các dữ liệu thư mục, tuy là như vậy nhưng thực tế công tác biên mục tại trung tâm vẫn thực hiện khâu viết phiếu tiền máy để kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu nhập vào.
Để trợ giúp cán bộ trong quá trình biên mục, phần mềm Libol đã trợ giúp như cán bộ biên mục có thể nháy đúp chuột vào nhãn trường, khi đó sẽ xuất hiện các giao diện gồm mã trường con, tên trường con của trường đó, nhờ vậy tránh được khả năng nhập nhầm, cán bộ biên mục có thể cho hiển thị tên trường hoặc ẩn đi trong quá trình biên mục. Ngoài ra còn có các bảng tra, từ điển tham chiếu, cung cấp đặc điểm về tính lặp của trường nào đó. Sau khi
biên mục xong, cán bộ có thể xem lại toàn bộ biểu ghi để hiệu đính trước khi cập nhật.
Cụ thể các loại hình tài liệu ở Trung tâm khi xử lí về cơ bản đều được thực hiện qua 4 bước sau:
1. Xử lí phiếu tiền máy 2. Nhập dữ liệu
3. Hiệu đính biểu ghi trên máy tính 4. In kết quả dạng phiếu mục lục
Cụ thể công tác xử lí phiếu tiền máy được tiến hành theo 3 vùng chính:
Vùng 1: Xử lí kĩ thuật tài liệu Vùng 2: Xử lí hình thức tài liệu Vùng 3: Xử lí nội dung tài liệu + Vùng 1: Xử lí kĩ thuật tài liệu
Vùng này bao gồm các công việc: đóng dấu, dán nhãn, ghi sổ ĐKCB cho từng tài liệu ( đối với dạng tài liệu là sách, đề tài, kỉ yếu thì khâu này đã được làm ở bộ phận bổ sung, sau khi biên mục sơ lược xong, cán bộ bổ sung sẽ gán cho tài liệu số ĐKCB, sau đó in nhãn và dán cho từng tài liệu), còn đối với tài liệu là luận án, luận văn thì sau khi đóng dấu, dán nhãn xong, tất cả các tài liệu được đưa ra xử lí phiếu tiền máy.
+ Vùng 2: Xử lí hình thức tài liệu
Xác định các thông tin của tài liệu theo chuẩn MARC 21 như nhan đề và thông tin trách nhiệm (tên tài liệu, tên tác giả…), các thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), đặc trưng số lượng (số trang). Tất cả các công việc này cũng đã được thực hiện ở biên mục sơ lược.
+ Vùng 3: Xử lí nội dung tài liệu
Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó dưới những hình thức trình bày mà hệ thống TT-TV sử dụng như định kí hiệu phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt tài liệu.
- Định chỉ số phân loại
Phân loại là quá trình xử lí nội dung tài liệu, được thể hiện bằng kí hiệu phân loại dựa trên một BPL mà thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng.
Phân loại tài liệu là một công đoạn của chu trình xử lí tài liệu nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức kho tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu phục vụ cho việc tìm tin. Không có phân loại tài liệu người cán bộ thư viện sẽ không thể xây dựng và tổ chức thư viện một cách có hệ thống.
Mục đích của phân loại tài liệu:
- Phân loại tài liệu được ứng dụng trong công tác tổ chức và sắp xếp kho tài liệu
- Phân loại tài liệu để tổ chức bộ máy tra cứu
- Phân loại tài liệu để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin
Về cơ bản công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm vẫn làm bằng phương pháp thủ công, và được tiến hành theo quy định chung, bao gồm các bước:
Bước 1: Phân tích chủ đề
Bước 2: Xác định các đặc trưng nội dung (đối tượng và phương diện nghiên cứu)
Bước 3: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ của hệ thống phân loại:
- Quy kết vào nhánh lớn nhất - Tìm vị trí chính xác nhất - Gán kí hiệu của BPL - Gán các trợ kí hiệu
- Định từ khóa
Định từ khóa là quy trình mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một từ hay một cụm từ ổn định, đơn giản được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu. Từ khóa có thể là một danh từ, động từ, cụm danh động từ và có các đặc điểm sau:
- Phản ánh được đặc trưng nội dung tài liệu - Có tính thông dụng, chính xác, khách quan
- Súc tích, ngắn gọn, hàm chứa một lượng thông tin đầy đủ - Hiện đại, phù hợp với các thuật ngữ khoa học
- Phải được quy định đầy đủ về cách viết tắt, quy tắc chính tả
Công việc định từ khóa tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy trình như sau:
Bước 1: Phân tích chủ đề, xác định các đặc trưng nội dung (đối tượng, phương diện nghiên cứu, lĩnh vực áp dụng)
Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khóa tự do bằng phương pháp xử lí từ vựng
Bước 3: Trình bày theo quy định - Làm tóm tắt tài liệu
Trong bối cảnh nguồn tài liệu của nhân loại liên tục phát triển cả về số lượng và thể loại như hiện nay, NDT ngày càng có xu hướng muốn được cung cấp những thông tin sâu hơn, cụ thể hơn về nội dung tài liệu để tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà vẫn đảm bảo chọn đúng những tài liệu phù hợp với yêu cầu.
Đòi hỏi này của NDT được đáp ứng bởi công đoạn xử lí sâu hơn, đầy đủ hơn về nội dung tài liệu. Đó chính là công đoạn làm tóm tắt nội dung tài liệu.
Làm tóm tắt là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, mà ở đó người ta trình bày nội dung tài liệu gốc bằng một bài viết ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu. Sản phẩm của làm tóm tắt là một bài tóm tắt thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Mục đích của việc làm tóm tắt là giới thiệu cho NDT nội dung của tài liệu gốc để họ có cơ sở đánh giá độ phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của mình và sẽ quyết định có sử dụng nó hay không.
Quá trình làm tóm tắt được chia thành các bước sau:
Bước 1: Đọc tài liệu
Đọc tài liệu là việc làm đầu tiên và không thể thiếu khi làm tóm tắt.
Mục tiêu của việc đọc này là nhằm xác định nội dung tài liệu gốc theo trình tự từ khái quát đến chi tiết, từ nông đến sâu. Đọc tài liệu bao gồm có đọc lướt, đọc hiểu, đọc toàn văn
Bước 2: Phân tích nội dung tài liệu gốc
Mục tiêu của việc phân tích nội dung tài liệu là xác định lượng thông tin triển khai chủ đề và những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến.
Bước 3: Viết bài tóm tắt
Đây là công đoạn cuối cùng của quy trình làm tóm tắt tài liệu. Viết tóm tắt nhằm hoàn thiện về mặt cấu trúc và văn phong khoa học của bài tóm tắt.
Khi viết tóm tắt có thể sử dụng phương pháp trích đoạn thông tin tức là chọn những câu, đoạn quan trọng trong tài liệu, sau đó sửa chữa và liên kết câu hoặc dùng phương pháp chỉnh đoạn thông tin nghĩa là lấy cả đoạn thông tin của tài liệu gốc rồi mới chỉnh sửa câu từ và liên kết lại thành bài tóm tắt.
Ngoài ra cũng có thể dùng phương pháp diễn giải thông tin, theo cách thức này người làm tóm tắt chuyển tải những thông tin từ nội dung tài liệu gốc sang bài tóm tắt bằng những kiến thức văn bản của mình.
Như vậy chu trình xử lí tài liệu tại phòng Nghiệp vụ có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau:
Hình 2: Chu trình đường đi của tài
liệu
Để tiện cho việc nghiên cứu công tác biên mục tại Trung tâm, hãy đi sâu tìm hiểu về chu trình xử lí từng loại hình tài liệu khi ứng dụng phần mềm Libol 5.5, các chu trình này bao gồm:
2.4.2.1 Chu trình xử lí sách
Chu trình đường đi của sách là chu trình mô tả lại các quá trình xử lí một cuốn sách từ khi tiếp nhận vào thư viện đến khi đưa lên giá phục vụ bạn đọc.
Công tác xử lí phiếu tiền máy
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình xử lí kĩ thuật để xây dựng nên CSDL. Việc xử lí phiếu tiền máy được tiến hành theo 3 vùng chính, đó là:
- Vùng 1: Xử lí kĩ thuật tài liệu
Xử lí nội dung tài
liệu Xử lí tài
liệu
In phích Dán nhãn
Tóm tắt Phân loại
Định từ khóa
Chuyển lên phòng
phục vụ Nhận tài liệu
từ bộ phận bổ sung
Xử lí hình thức tài
liệu
Sách được nhập vào thư viện bằng nhiều nguồn khác nhau như mua, trao đổi, biếu tặng, nhận lưu chiểu. Tất cả các tài liệu nhập về thư viện đều phải có chứng từ hợp lệ như phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, bàn giao.
Sau khi tiếp nhận phải đóng dấu, dán nhãn, ghi sổ ĐKCB cho từng tài liệu. Đối với những tài liệu mang tính chất tra cứu (đặt tại kho mở) thì xử lí kĩ thuật có thêm một thao tác nữa đó là dán thanh từ cho từng tài liệu.
- Vùng 2: Xử lí hình thức tức là mô tả thư mục tài liệu
Cụ thể công tác xử lí hình thức dạng sách có những trường như sau:
001: Mã số tài liệu, máy tự động gán
041: Mã ngôn ngữ, nếu là tiếng Việt thì sẽ là $aVie 044: Mã nước, nếu là Việt Nam thì sẽ là $aVn 082: Phân loại DDC: $aKí hiệu phân loại
090: $aNhắc lại kí hiệu phân loại DDC$bChỉ số Cutter
100: Tiêu đề mô tả: $a mô tả theo tên tác giả, nếu sách có từ 3 tác giả trở lên thì tiêu đề mô tả là tên sách
245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm: $a-Tên sách chính, $b-Tên sách khác, $c-Thông tin về trách nhiệm
250: Thông tin về lần xuất bản: $aLần xuất bản
260: Thông tin về xuất bản phát hành ($a-Nơi xuất bản, $b-Nhà xuất bản, $c-Năm xuất bản)
300: Mô tả vật lí: $a Số trang
653: Thuật ngữ chỉ mục không kiểm soát 700: Mục từ bổ trợ riêng
900: True
911: Người nhập tin 912: Người kiểm tra 925: Vật mang tin G
926: Mức độ mật 0 927: Dạng tài liệu SH
+ Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình mô tả thư mục tại Trung tâm:
Đó là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, nhờ kiểm soát tính thống nhất và các tham chiếu tạo ra mối liên hệ giữa các tư liệu được biên mục. Nhận thức được điều này, Ban lãnh đạo Trung tâm luôn quan tâm, chú trọng đến việc kiểm soát tính thống nhất trong công tác xử lí tài liệu nói chung và công đoạn mô tả thư mục nói riêng. Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, Trung tâm, cụ thể là phòng Nghiệp vụ đã tuân thủ các quy định nghiệp vụ cụ thể trong quá trình mô tả thư mục tài liệu. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng của công tác mô tả thư mục, tăng cường tính chuẩn hóa và kiểm soát tính thống nhất.
Ví dụ trường 260 - các chi tiết xuất bản quy định việc xử lí và nhập dữ liệu như sau:
- Viết tắt tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà nội = H.; Thành phố Hồ Chí Minh = Tp.HCM
Nếu là các địa danh khác thì viết đầy đủ: Ví dụ nơi xuất bản là Đà Nẵng thì trình bày là Đà Nẵng
Đối với trường 300 (số trang): Nếu là tài liệu tiếng Việt thì số trang được trình bày là tr. Nếu là tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp thì page = p.
Như vậy chính việc có những quy định trên đã giúp xây dựng và hình thành một quy tắc xử lí tài liệu nhất quán, làm tăng cường tính chuẩn hóa và kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lí tài liệu ở Trung tâm. Hiện nay, hàng năm Trung tâm tổ chức hội ý về nghiệp vụ nhằm rà soát lại các vấn đề còn vướng mắc, gây tranh luận trong quá trình xử lí để từ đó đưa ra được một loạt các quy định mà người làm công tác xử lí tài liệu phải tuôn thủ.
- Vùng 3: Xử lí nội dung tài liệu Phân loại tài liệu
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng đồng thời 2 BPL. Đối với tài liệu là sách ( trừ sách tra cứu), luận án, luận văn, đề tài, kỉ yếu Trung tâm sử dụng BPL DDC 14. Riêng đối với kho tài liệu tra cứu Trung tâm sử dụng BPL DDC cấp 1.
Ví dụ cụ thể phân loại tài liệu dựa trên BPL DDC 14:
“Văn hóa dân gian một số dân tộc thiểu số huyện Yên Lập tỉnh Phú Thọ” của tác giả Dương Huy Thiện sẽ có kí hiệu phân loại là: 398.095 972 1 trong đó:
398: Văn hóa dân gian;
09: Liên kết với bảng phụ 2 (con số này do sự chỉ dẫn của bảng);
597 21: Khu vực địa lí tỉnh Phú Thọ
Ví dụ về phân loại tài liệu dựa trên BPL DDC cấp 1: “Bách khoa thư bệnh học” sẽ có kí hiệu phân loại là : 610 (Y học)
Song song cùng với định chỉ số phân loại thì một trong các công việc khá là quan trọng trong chu trình xử lí sách ở Trung tâm đó là việc định chỉ số Cutter cho tài liệu kho mở. Đây là một khâu nghiệp vụ trong chu trình xử lí tài liệu dạng sách, việc định chỉ số Cutter chỉ dùng để sắp xếp tài liệu trong kho mở.
Hiện nay, tổ chức kho mở là xu thế chung của toàn thế giới bởi nó mang lại nhiều lợi ích giúp tiết kiệm được thời gian, công sức cho bạn đọc trong việc tìm kiếm thông tin. Chính chỉ số Cutter là điểm truy nhập giúp tìm tin một cách chính xác nhất, và nó phù hợp với xu thế hiện nay là bạn đọc mong muốn được tự mình tìm tài liệu trên giá.
Việc định chỉ số Cutter ở Trung tâm dựa vào bảng Cutter – Sanborn 3 chữ số do Kate E. Sanborn chỉnh lí từ bảng Cutter 2 chữ số của nhà thư viện học người Mĩ Charles Ammi Cutter.