CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU TẠI
2.5 Các sản phẩm thông tin của công tác xử lí tài liệu
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lí tài liệu. Xét một cách khái quát hoạt động xử lí tài liệu là một quy trình công nghệ chặt chẽ, bao gồm tập hợp các công đoạn có mối liên hệ hữu cơ nhưng cũng tương đối độc lập với nhau. Mỗi công đoạn tạo ra một sản phẩm phù hợp với mục tiêu và phương pháp đặt ra đối với mỗi loại hình tài liệu, cụ thể các sản phẩm thông tin của Trung tâm hiện nay bao gồm: CSDL thư mục, mục lục truyền thống và thư mục thông báo tài liệu mới.
2.5.1 Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL thư mục chứa các thông tin giúp bạn đọc thông qua đó để tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong CSDL thư mục giúp bạn đọc sơ bộ nhận biết và chọn lựa được tài liệu thông qua các yếu tố thư mục mà nó giới thiệu như tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, tóm tắt…
Trung tâm đã tiếp cận với việc xây dựng CSDL ngay từ những năm 1993, 1994 nhưng cho đến năm 1997, khi đã là thành viên của Trung tâm Thông tin Thư viện - ĐHQGHN, Thư viện trường ĐHSP mới chính thức xây dựng CSDL thư mục cho sách phòng Đọc. Tuy nhiên việc xây dựng CSDL đợt này còn có nhiều bất cập do không được tổ chức, sắp xếp lại kho sách từ đầu, trong suốt gần 50 năm phục vụ, tài liệu của kho đã bị mất mát nhiều, gây ra tình trạng cơ sở dữ liệu thư mục không ổn định, không có tính thống nhất và số ĐKCB không liên tục.
Chính vì vậy sau khi ĐHSPHN tách ra khỏi ĐHQGHN (12/10/1999) Thư viện trung tâm mới thực hiện xây dựng CSDL hồi cố lại theo dự án và CSDL được xây dựng trên phần mềm CDS/ISIS với sự giúp đỡ, đầu tư của ngân sách nhà nước. Đến nay Trung tâm đã xây dựng được một hệ thống các CSDL cụ thể như sau:
CSDL thư mục Sách:
Đây là CSDL thư mục chứa các biểu ghi thư mục cho sách tiếng Việt và tiếng Latinh bao gồm 45.841 biểu ghi.
CSDL thư mục Luận án, Luận văn:
CSDL thư mục chứa các biểu ghi thư mục dạng Luận án, Luận văn từ cấp Thạc sĩ trở lên bao gồm 10.237 biểu ghi.
CSDL thư mục Tạp chí:
CSDL thư mục chứa các biểu ghi thư mục cho Tạp chí tiếng Việt, tiếng Latinh, và tiếng Nga bao gồm 935 biểu ghi.
CSDL thư mục bài trích tạp chí:
Đây là các biểu ghi thư mục cho dạng bài trích tạp chí (chủ yếu được trích từ các tạp chí: Ngôn ngữ, Văn học nước ngoài, Tạp chí văn học, Tạp chí nghiên cứu lịch sử, Tạp chí triết học). Đây là CSDL thư mục được bạn đọc đánh giá rất cao bởi qua đó bạn đọc đã dễ dàng tìm những bài viết có tính chất quan trọng, cập nhật theo một chủ đề nào đó, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu. Hiện tại Trung tâm đã xây dựng được 15.498 biểu ghi.
CSDL thư mục đề tài nghiên cứu khoa học bao gồm 2000 biểu ghi.
2.5.2 Hệ thống mục lục truyền thống
Ngày nay, tại bất kì một cơ quan TT-TV nào, bộ máy tra cứu tìm tin luôn bao gồm cả các công cụ truyền thống và hiện đại. Bộ máy tìm tin truyền thống chính là các hệ thống phích miêu tả, hệ thống này được coi là chìa khóa để truy nhập tới các tài liệu có trong kho của một cơ quan TT-TV, có 2 loại mục lục truyền thống đó là:
- Mục lục chữ cái
Trong mục lục chữ cái được chia thành 2 hệ thống nhỏ đó là mục lục chữ cái theo tên tài liệu và mục lục chữ cái theo tên tác giả của tài liệu. Mục
lục này giúp bạn đọc tra tìm các tài liệu nếu bạn đọc đã biết tên tác giả hay tên sách, và được sắp xếp theo từng vần chữ cái từ A – Z theo quy tắc chung sắp xếp về ngôn ngữ.
- Mục lục phân loại
Sắp xếp theo các môn loại khoa học của bảng phân loại UDK do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn dành cho các Thư viện tổng hợp (sửa đổi 1991). Mục lục này giúp bạn đọc tìm tài liệu theo nội dung được phân chia theo bảng phân loại. Hiện nay kí hiệu phân loại trở thành một công cụ hiệu quả của bộ máy tìm tin hiện đại, kí hiệu phân loại được sử dụng để tạo lập các điểm truy nhập và tìm tin hiệu quả trong các CSDL. Sản phẩm này đặc biệt hữu dụng trong việc tìm tài liệu để phục vụ triển lãm, biên soạn các thư mục giới thiệu sách chuyên đề, phục vụ thông tin theo yêu cầu cho các cấp lãnh đạo, các nhà khoa học, nhà nghiên cứu.
Mục lục phân loại còn là cộng cụ trợ giúp xác định, điều chỉnh kế hoạch bổ sung tài liệu đầu vào của các cơ quan TT-TV. Thông qua mục lục này có thể kiểm tra, đánh giá sự cân đối, tính chính xác và tính đầy đủ của kho tài liệu, đặc biệt là khi tổ chức kho mở. Đồng thời mục lục này cũng hỗ trợ cán bộ trong việc thanh lí những tài liệu đã không còn giá trị sử dụng.
Về cơ bản hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm đã ổn định và sắp xếp khoa học, hợp lí. Từng phích miêu tả được in ấn đẹp, tuân thủ quy tắc miêu tả ISBD và được ép plastic, giới thiệu đầy đủ tất cả tên tài liệu có trong kho. Hơn nữa ở hệ thống mục lục này luôn được kiểm tra, chỉnh sửa thường xuyên nên đã rút ngắn được thời gian tra cứu của bạn đọc.
Tuy nhiên có một vấn đề cần phải giải quyết đó là phải thay đổi hệ thống mục lục phân loại, vì hệ thống phích phân loại sử dụng kí hiệu cũ rất nhiều. Muốn giúp cho bạn đọc dễ dàng trong việc tìm tài liệu thì các hệ thống
cũ sẽ phải bỏ đi và thay vào đó là kí hiệu của BPL mới, điều này sẽ mất rất nhiều công sức và tiền của và thời gian của cán bộ vì số lượng tài liệu ở Trung tâm là tương đối lớn. Bởi vậy công việc này vẫn phải được thực hiện và tiến hành ở các khâu: thay đổi, chỉnh sửa từ ký hiệu cũ thành ký hiệu mới đã được quy định lại trong bảng, in lại bộ phích đã chỉnh sửa đó và xây dựng hợp lí hệ thống tiêu đề cũng như sắp xếp, bố trí khoa học lại phích miêu tả trong từng chuyên ngành nhất định.
2.5.3 Thư mục thông báo tài liệu mới
Do đối tượng bạn đọc phong phú và rải rác ở khắp nơi trong trường, chính vì vậy Thư viện trung tâm thường tổ chức biên soạn Thư mục thông báo sách mới để hỗ trợ cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên các khoa nắm được sâu sát hơn các loại tài liệu mới được nhập về Trung tâm, hỗ trợ cho việc tìm tin của NDT.
Loại Thư mục này được tổ chức biên soạn định kì hàng tháng phản ánh các tài liệu mới được nhập về Trung tâm.
Cấu trúc của Thư mục được chia ra theo các nội dung tương ứng với các đề mục trong bảng phân loại phản ánh tài liệu đó, trong mỗi môn loại lại được sắp xếp theo vấn chữ cái ABC của tên sách. Loại thư mục này được lập theo danh mục đối với các loại sách, còn đối với luận án, luận văn xếp theo tên tác giả và có thêm tóm tắt để giới thiệu cho bạn đọc.
Trên đây là các sản phẩm của Trung tâm, tuy nhiên nhu cầu sử dụng từng loại sản phẩm của các đối tượng NDT là khác nhau.
Dưới đây là bảng tổng hợp về tình hình sử dụng các loại sản phẩm và các hình thức tra cứu tại Trung tâm:
Bảng 8 : Tình hình sử dụng các sản phẩm và các hình thức tra cứu tại Trung tâm
Nhóm
Sản phẩm
Tổng số phiếu
Cán bộ Quản lý
Cán bộ
Giảng dạy Học viên
SL % SL % SL % SL %
Mục lục truyền thống 122 42,7 32 26,2 18 14,8 72 59,0 CSDL 124 43,4 25 20,2 32 25,8 67 54,0 Thư mục thông báo
tài liệu mới 61 21,3 12 19,7 11 18,0 38 62,3 Tra tìm trên mạng
Internet 205 71,7 36 17,6 25 12,2 144 70,2 Theo kết quả điều tra cho thấy, bạn đọc tra cứu trực tiếp trên cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông qua các máy tính có sẵn ở mỗi phòng với tỉ lệ 43,4%. Bên cạnh đó, mục lục truyền thống cũng được sử dụng thường xuyên với tỉ lệ 42,7%, bạn đọc tìm tài liệu qua thư mục thông báo tài liệu mới có tỉ lệ thấp nhất 21,3%. Đặc biệt hình thức tra tìm tài liệu trên Internet là khá phổ biến ở mọi đối tượng bạn đọc với tỉ khá cao với 71,7%.
Nhóm NDT là CBQL sử dụng các hình thức tra cứu tương đối thấp.
Với việc sử dụng mục lục truyền thống là 26,2%, tìm trên CSDL 20,2%, thư mục báo tài liệu mới 19,7%. Trong khi đó, nhóm cán bộ CBGD họ sử dụng các hình thức tra cứu trên các thư mục thông báo tài liệu mới với tỉ lệ 18,0%.
Và đặc biệt, nhóm này lại sử dụng hình thức tra tìm trên CSDL là cao nhất chiếm 25,8%.
Trong khi đó nhóm học viên có nhu cầu sử dụng các hình thức tra cứu đa dạng và tương đối đồng đều. Với phương thức tra cứu trên các CSDL với tỉ lệ 54,0%, tra tìm trên thư mục thông báo tài liệu mới vẫn được đối tượng này
sử dụng nhiều nhất chiếm 62,3% và hình thức tra cứu trên các mục lục truyền thống có tỉ lệ thấp hơn là 59,0%. Cách tra tìm tài liệu trên Internet vẫn được nhóm NDT này quan tâm nhiều nhất với tỉ lệ rất cao là 70,2%.
Như vậy có thể nhận thấy các sản phẩm thông tin ở Trung tâm được tạo lập nhờ ứng dụng CNTT là tương đối đa dạng và phù hợp với mọi đối tượng NDT của Trường ĐHSP Hà Nội. Thiết nghĩ việc làm thế nào để nâng cao được chất lượng và đa dạng hóa các loại hình sản phẩm thông tin tại Trung tâm là điều cần thiết, làm được điều đó sẽ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của NDT và thực hiện được nhiệm vụ phục vụ đào tạo mà nhà trường đã giao.