CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI
3.1 Cải tiến quá trình xử lí tài liệu
Xét về tổng thể, xử lí tài liệu chỉ là một khâu trong quy trình nghiệp vụ TT-TV, song nó lại có vai trò hết sức quan trọng, bởi đây là nơi nhận tài liệu đầu vào và tạo ra các sản phẩm đầu ra để đưa đến tận tay NDT. Công tác xử lí tài liệu tại Trung tâm hiện nay vẫn còn các bất cập đã nêu ở trên, và vấn đề đặt ra hiện nay là phải thay đổi và hoàn thiện quá trình xử lí mọi loại hình tài liệu để hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm đạt hiệu quả cao nhất.
3.1.1 Xử lí kĩ thuật
Cần chú trọng cho các vấn đề sau:
- Đóng dấu cho tài liệu nên đóng vào chỗ không có chữ, ít làm mất thông tin của tài liệu nhất;
- Mã vạch cần được dán cẩn thận hơn để máy đọc mã vạch có thể đọc được;
- Nhãn gáy sách cần được dán cẩn thận hơn, nên sửa lại những nhãn đã bị mờ ở các kho sách;
- Trước khi giao tài liệu về các kho cần mở khóa tài liệu để có thể phục vụ được bạn đọc;
- Công tác bổ sung chưa thật sự phát huy có hiệu quả, chưa tận dụng hết các tính năng của phần mềm Libol, trong khi đó các tính năng cho phân hệ này là rất lớn và nó giúp ích rất nhiều trong quá trình xử lí tài liệu.
Ví dụ như khâu đánh số ĐKCB tự động (được in từ báo cáo bổ sung), in sổ ĐKCB ở Trung tâm chưa thực hiện được mặc dù phân hệ bổ sung có trợ giúp điều này.
3.1.2 Xử lí hình thức
- Công tác biên mục cần được tiến hành tỉ mỉ, chính xác và cẩn thận hơn, tránh sai sót;
- Công tác xử lí báo, tạp chí hiện nay do cán bộ phòng nghiệp vụ làm thủ công rồi giao lên các phòng. Để đáp ứng nhu cầu của NDT cần phải thực hiện tin học hóa công tác này;
- Chú trọng quá trình chỉnh lí, hiệu đính phần chính tả và nhập dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật. Đồng thời kiểm tra định kì phát hiện các sai sót để hiệu đính cũng như xác định và loại bỏ các biểu ghi trùng lặp;
- Đảm bảo sự thống nhất trong việc xử lí thông tin ở Trung tâm nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lí cũng như đạt hiệu quả cao khi tìm tin;
- Thường xuyên ghi chép lại những vấn đề cần phải thống nhất trong quá trình xử lí hình thức tài liệu;
3.1.3 Xử lí nội dung
- Trong công tác biên mục nhất là việc định từ khóa cho tài liệu,Trung tâm cần hướng tới định từ khóa có kiểm soát nhằm đảm bảo tính nhất quán
trong xử lí nội dung tài liệu;
- Thường xuyên cập nhật những thông tin về các thuật ngữ mới, hiện đại nhằm đảm bảo tính chính xác, khoa học, thông dụng của các từ khóa tạo điều kiện cho việc tìm tin được chính xác hơn;
- Do mới sử dụng BPL DDC 14 nên còn nhiều lúng túng, nhất là việc ghép kí hiệu giữa các bảng và ghép với các bảng phụ. Vì vậy các cán bộ phân loại cần thường xuyên trao đổi và có sự nhất quán trong việc định kí hiệu phân loại. Đồng thời Trung tâm cũng cần tổ chức những cuộc tọa đàm, trao đổi kinh nghiệm giữa các thư viện cùng sử dụng BPL DDC. Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ do Liên hiệp Thư viện các trường đại học tổ chức để có dịp học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, đồng thời tiếp thu những tiến bộ mới trong công tác nghiệp vụ để áp dụng trong cơ quan mình;
- Trong thời gian tới Trung tâm nên làm tóm tắt cho các loại hình tài liệu khác, không nên chỉ dừng lại ở tài liệu luận án, luận văn. Đặc biệt là nên tóm tắt những tài liệu mang tính chất nghiên cứu khoa học như kỉ yếu, đề tài….Nếu những tài liệu này được tóm tắt sẽ hỗ trợ rất nhiều cho NDT trong tra cứu và sử dụng tài liệu;
- Bài tóm tắt cũng cần có sự chỉnh lí trước và sau khi nhập máy để tránh sai sót. Đối với những bài tóm tắt chưa đầy đủ nội dung, không khách quan, không chính xác, quá dài dòng thì nên hiệu đính lại;
- Cán bộ làm tóm tắt cần phân tích kĩ hơn nội dung tài liệu, bám sát trật tự logic tài liệu gốc nhằm đảm bảo mức độ đầy đủ, chính xác của thông tin, hạn chế tối đa những thông tin thừa, không có giá trị trong bài tóm tắt;
Ngoài ra để có thể cải tiến được quá trình xử lí tài liệu, làm cho công tác này ngày càng chất lượng hơn thì một việc làm không thể thiếu đó là phải tổ chức thăm dò ý kiến mọi đối tượng NDT của Trung tâm nhằm thu được
những ý kiến phản ánh về công tác xử lí thông tin, từ đó rút ra được những kinh nghiệm để hoàn thiện hơn công tác này. Đồng thời Trung tâm nên hàng năm tổ chức hội nghị bạn đọc hoặc phát tờ rơi hướng dẫn sử dụng bộ máy tra cứu tìm tin của Trung tâm, tạo điều kiện cho NDT nhanh chóng làm quen với phương pháp tìm tin hiện đại cũng như hiểu được cách tổ chức thông tin trong hệ thống thông tin của Trung tâm, có như vậy công tác xử lí tài liệu mới đem lại hiệu quả cao nhất.
Một việc làm nữa không thể thiếu để công tác xử lí tài liệu đạt kết quả cao nhất đó là nên khai thác tối đa tiện ích sử dụng cổng Z39.50 nhằm dowload các biểu ghi biên mục có sẵn trên mạng như các biểu ghi của Thư viện Quốc hội Mĩ, Thư viện Quốc gia Việt Nam…Thực hiện liên kết và chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện đại học và các cơ quan thông tin khác.