CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC XỬ LÍ TÀI LIỆU TẠI
2.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lí tài liệu
2.4.1 Biên mục sơ lược
Trước hết để hiểu được vấn đề này ta phải hiểu khái niệm biên mục tự động. Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu ghi cho một CSDL thư mục và tạo ra các mục lục thích hợp. Trong biên mục tự động việc tạo lập biểu ghi thường là xử lí tiền máy và nhập dữ liệu và do con người thực hiện.
Nhập dữ liệu qua các khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lí văn bản. Còn việc tổ chức và sắp xếp biểu ghi và biên soạn các mục lục thì do máy tính thực hiện. Máy tính có thể in các phiếu mục lục và chế bản các ẩn phẩm thư mục. Đó là sản phẩm đầu ra của CSDL thư mục [17, tr.135].
Việc biên mục tài liệu tại Trung tâm đều do phòng Nghiệp vụ đảm nhiệm, tài liệu từ khi nhập về phải được tiến hành biên mục sơ lược một số thông tin liên quan đến ấn phẩm đó, còn các thông tin chi tiết của tài liệu sẽ được biên mục tiếp trong phân hệ biên mục.
Hiện tại Trung tâm đang tiến hành biên mục sơ lược cho các tài liệu dạng sách, đề tài, kỉ yếu, riêng đối với các tài liệu là luận án, luận văn thì Trung tâm tiến hành xử lí phiếu tiền máy.
Các trường cần biên mục sơ lược là:
- Trường 100: Tên tác giả
- Trường 245: Tên tài liệu, số tập, tên tập, nhan đề song song, phụ đề, thông tin trách nhiệm nếu có
- Trường 260: Chi tiết xuất bản (nhà xuất bản, nơi xuất bản và năm xuất bản)
- Trường 300: Đặc trưng vùng số lượng, tài liệu đi kèm nếu có Dưới đây là giao diện chính của việc biên mục sơ lược
Trong chức năng này Libol cung cấp cho người dùng 2 cách biên mục sơ lược:
+ Cách 1:
Đối với những tài liệu mua về theo đơn đặt hàng, người dùng có thể chọn tên tài liệu trong hộp lựa chọn. Những thông tin về cuốn sách trong hợp đồng sẽ được hiển thị trong giao diện (nhan đề chính, thông tin trách nhiệm…), lúc này chỉ việc hoàn thiện thêm những thông tin cần thiết khác cho tài liệu .
+ Cách 2:
Đối với những tài liệu được bổ sung không theo hợp đồng mua, người dùng sẽ phải nhập đầy đủ thông tin về cuốn sách đó. Sau khi đã cập nhật những thông tin cần thiết cho sách, cán bộ bổ sung nhấn nút “cập nhật” để tiếp tục quá trình biên mục sơ lược (đối với những ô có kí hiệu * là yêu cầu phải nhập đầy đủ).
Những thông tin về tài liệu vừa nhập sẽ được hiển thị trên giao diện này, bước này cung cấp cho cán bộ 2 lựa chọn đó là : nếu tiếp tục quá trình biên mục cho tài liệu khác, nhấn nút “biên mục cho ấn phẩm khác”, lúc này cán bộ sẽ quay trở lại thao tác ban đầu; nếu muốn cập nhật dữ liệu về mã xếp giá, nhấn nút “tiếp tục cập nhật dữ liệu xếp giá”, lúc này cán bộ sẽ tiếp tục quá trình biên mục sơ lược.
Sau khi biên mục sơ lược xong thì tài liệu sẽ được chia kho và cho số ĐKCB. Là một thư viện đa ngành, đa lĩnh vực nên tài liệu sau khi bổ sung về thư viện cũng được chia kho một cách hợp lí, và mỗi kho có một kí hiệu khác nhau, cụ thể là:
- Theo dấu hiệu ngôn ngữ, có các kí hiệu:
V: Tài liệu tiếng Việt A: Tài liệu tiếng Anh P: Tài liệu tiếng Pháp
- Theo đặc trưng của từng kho tài liệu có các loại kí hiệu:
D: Kí hiệu cho tài liệu của phòng Đọc M: Kí hiệu cho tài liệu của phòng Mượn G: Kí hiệu cho tài liệu phòng Giáo trình - Theo khổ cỡ tài liệu có các loại kí hiệu:
L: Khổ lớn V: Khổ vừa N: Khổ nhỏ
Như vậy khi kết hợp các dấu hiệu lại với nhau có các loại kí hiệu như sau:
- Kí hiệu hệ thống phòng Đọc:
VV-D, VV-D1, VV-D2, VV-D3, VD-TL, AL-D, AV-D, AN-D, PV-D, PL-D, V-LC, V-TK, A-TK, L-T, V-T, V-DT, V-LA, V-LA1
- Kí hiệu cho hệ thống phòng Mượn:
VV-M1, VV-M2, VV-M3, VV-M4, VN-M, VL-M, VM-TK, AV-M, AN- M, AL-M, PN-M, PV-M, PL-M.
- Kí hiệu cho hệ thống phòng Giáo trình: Có kí hiệu từ 000G đến 930G Có thể nói biên mục sơ lược là một sự thay đổi đáng kể từ khi áp dụng phần mềm Libol 5.5, chính công việc này đã giúp ích rất nhiều cho công đoạn biên mục chi tiết sau này, các thông tin ở đây sẽ được dùng lại ở công đoạn biên mục chi tiết nên sẽ rút ngắn được thời gian và công sức của cán bộ khi tham gia xử lí tài liệu.