1.6. Quy trình nhập khẩu hàng hóa chung tại doanh nghiệp
1.6.3. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau giai đoạn nghiên cứu thị trường, hoạch định phương án kinh doanh, bước tiếp theo doanh nghiệp tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp và trao đổi các thông tin về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, quy cách, giá cả,… Để chọn ra nhà cung cấp phù hợp, trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia và tiến đến kí hợp đồng.
Quy trình gồm các bước sau:
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
(Nguồn: Phạm Duy Liên, 2012) Giao dịch:
- Hỏi giá (Inquiry): Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết để mua hàng, từ đó sẽ nhận được những báo giá và trên cơ sở đánh giá các báo giá để chọn ra báo giá thích hợp nhất, từ đó chính thức lựa chọn nhà cung cấp.
- Chào hàng, phát giá (Offer):
+ Chào hàng là một đề nghị ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa được chuyển cho một hoặc nhiều người xác định. Nội dung cơ bản của chào hàng gồm có:
Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, cùng một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu,…
Giao dịch
- Hỏi giá (Inquiry)
- Chào hàng, phát giá (Offer) - Đặt hàng (Order)
- Hoàn giá (Counter offer or order) - Chấp nhận (Acceptance)
- Xác nhận (Confirmation)
Đàm phán Ký kết hợp đồng
17
+ Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra. Nếu của người mua đưa ra gọi là chào mua hàng, nếu của người bán đưa ra gọi là chào bán hàng, báo giá cũng được coi là chào hàng.
+ Khi đưa ra chào hàng, người chào hàng cần căn cứ vào các điều kiện cụ thể liên quan đến các vấn đề như: Gửi cho ai, gửi vào lúc nào, loại chào hàng, thời gian và hiệu lực chào hàng, nội dung cơ bản của chào hàng sao cho thích hợp và tối ưu nhất.
- Đặt hàng (Order): Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại của người mua (người nhập khẩu), nội dung của đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
- Hoàn giá (Counter offer or order): Là bước mặc cả về giá hoặc các điều kiện giao dịch khác, khi có hoàn giá thì đề nghị chào hàng trước đó coi như hết hiệu lực. Trong quá trình giao dịch có thể không có bước hoàn giá, hoặc bước này diễn ra nhiều lần trước khi hai bên đạt được thỏa thuận.
- Chấp nhận (Acceptance): Là sự đồng ý hoàn toàn tất cả điều kiện của chào hàng, mọi chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lý phải đảm bảo được các điều kiện theo luật pháp của Chính phủ quy định đó là: Phải được người nhận chào hàng chấp nhận, phải là sự đồng ý hoàn toàn và vô điều kiện, phải được thực hiện trong thời gian hiệu lực của chào hàng, phải được truyền đạt đến người chào hàng.
- Xác nhận (Confirmation): Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch hai bên ghi lại các kết quả đã đạt được để gửi cho nhau, đây được coi là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, hai bên ký kết và mỗi bên giữ một bản.
Đàm phán:
- Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình không ngừng đáp ứng các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng ngoại thương mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Để đàm phán thành công, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
- Chuẩn bị đàm phán: Bao gồm một số khâu quan trọng như chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, dữ liệu thông tin, nhân sự đàm phán,… Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến đối tác, thị trường và hàng hóa họ muốn vận chuyển. Các thông tin này có thể thu thập được qua điều tra riêng tại các công ty chuyên môn, hoặc qua sách báo, người quen, bạn bè, đồng nghiệp.
- Nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương: Phải tuân thủ theo ba nguyên tắc đó là: Lợi ích chung của cả đôi bên được quan tâm hàng đầu; Đàm phán mang tính công khai và bình đẳng; Người đàm phán phải có khả năng thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán.
Thư viện ĐH Thăng Long
18
- Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả đàm phán hợp đồng ngoại thương: Dựa trên ba tiêu chuẩn bao gồm: Đạt được mục tiêu của các bên; Chi phí phải ở mức thấp nhất; Lợi ích vô hình đó là mối quan hệ bền vững giữa đôi bên.
- Phân loại đàm phán hợp đồng ngoại thương:
+ Theo hình thức: Đàm phán bằng thư từ điện tín (thường bị chậm, mất thời gian, người tham gia phải viết thư từ theo một chuẩn mực nhất định, chặt chẽ, lịch sự);
Đàm phán qua điện thoại (là giao dịch bằng lời nói nên không có bằng chứng khi giải quyết tranh chấp, chi phí đắt); Đàm phán gặp mặt trực tiếp (là hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi người tham gia phải có nghiệp vụ, phản ứng tốt, nhanh nhạy để đàm phán các thương vụ cũng như hợp đồng lớn).
+ Theo thái độ: Đàm phán theo kiểu mềm (là kiểu đàm phán mang tính hữu nghị cao, tránh gây xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ đối phương để đạt được thỏa thuận); Đàm phán theo kiểu cứng (là kiểu đàm phán các bên có lập trường cứng rắn, không chịu nhượng bộ bất cứ trường hợp nào, mong muốn chiến thắng đối phương); Đàm phán kiểu nguyên tắc (là kiểu đàm phán mà lợi ích hai bên được đảm bảo, thái độ của người đàm phán có sự ôn hòa, có nhiều phương án để lựa chọn, thay thế khi cần, kết quả đàm phán dựa trên cơ sở khách quan khoa học).
Ký kết hợp đồng:
- Sau khi doanh nghiệp liên hệ với các nhà cung cấp và trao đổi thông tin về hàng hóa, số lượng chất lượng, quy cách, giá cả để chọn ra nhà cung cấp phù hợp. Khi nhận bảng báo giá của đối tác cũng như đàm phán, nếu nhà cung cấp chấp nhận giá cũng như các điều kiện về phương thức và thời gian vận chuyển công ty đưa ra thì hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng.
- Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên bán (bên xuất khẩu) có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua (bên nhập khẩu), bên mua có nhiệm vụ thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng.
- Việc ký kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Hợp đồng có được tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng. Khi ký kết một hợp đồng phải căn cứ vào các điều kiện sau đây:
+ Các định hướng kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của nhà nước.
+ Nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng, chào hàng của bạn hàng.
+ Hợp đồng hàng hoá bao gồm những nội dung sau: Số hợp đồng; Ngày, tháng, năm và nơi ký kết hợp đồng; Tên và địa chỉ các bên ký kết.
+ Thông thường nội dung của một hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm 14 điều khoản, điều khoản 1 đến 6 là các điều khoản chủ yếu và không thể thiếu đối với một hợp đồng ngoại thương. Chi tiết 14 điều khoản được trình bày tại phụ lục 1.
19
+ Ở phần kết thúc hợp đồng cần nêu rõ số bản hợp đồng, ngôn ngữ sử dụng để ký kết, giá trị pháp lý của bản hợp đồng, thời hạn có hiệu lực của hợp đồng, chữ ký và dấu của các bên tham gia hợp đồng.