CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HẠT GIỐNG CÂY TRỒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH GIỐNG CÂY TRỒNG TAKII VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI
2.2. Thực trạng hoạt động nhập khẩu hạt giống tại Chi nhánh Công ty TNHH giống cây trồng Takii Việt Nam tại Hà Nội
2.2.3. Thực trạng quy trình nhập khẩu hạt giống cây trồng tại Chi nhánh Công
2.2.3.4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong khâu thực hiện hợp đồng nhập khẩu có sự trao đổi, giao dịch giữa hai bên nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, công ty Forwarder, bên vận tải cũng như cơ quan hải quan. Sơ đồ 2.5 dưới đây cho thấy sự liên quan cũng như mối quan hệ chặt chẽ giữa các bên trong suốt quá trình nhập khẩu hàng hóa thành công tại Chi nhánh Công ty TNHH giống cây trồng Takii Việt Nam tại Hà Nội.
Chú thích:
- Công ty Takii Nhật Bản: Bên xuất khẩu.
- Chi nhánh Công ty Takii Việt Nam tại Hà Nội: Bên nhập khẩu.
53
- Nissin Logistics: Là công ty Forwarder quốc tế - Có trụ sở tại cả Việt Nam, Nhật Bản và các nước khác trên thế giới. Tại mỗi trụ sở của công ty ở từng quốc gia sẽ phụ trách các hoạt động xuất nhập khẩu trên quốc gia đó.
- Hankyu Hanshin: Là công ty Forwarder có vốn đầu tư Nhật Bản, chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ thủ tục ở khâu nhập khẩu hàng hóa.
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên trong quy trình giao nhận hạt giống tại Chi nhánh
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán) Chi tiết mối quan hệ giữa các bên qua từng bước từ 1 đến 9:
(1) Bên xuất khẩu: Công ty Takii Nhật Bản liên lạc với bên NK là Chi nhánh Công ty Takii tại Hà Nội để thống nhất về các thỏa thuận trước khi thực hiện xuất khẩu.
(2) Công ty Nissin Logistics tại Nhật Bản làm toàn bộ thủ tục xuất khẩu về xuất khẩu hàng cho Công ty Takii Nhật Bản.
(3) Sau khi hãng hàng không Vietnam Airlines thực hiện giao hàng thì lập Vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB) và gửi cho Nissin Logistics tại Việt Nam.
(4) Công ty Nissin Logistics tại Việt Nam gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice), kèm Vận đơn hàng không (AWB) lô hàng cho Chi nhánh Công ty Takii Việt Nam tại Hà Nội đến để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
(5) Chi nhánh Công ty Takii Việt Nam tại Hà Nội thuê công ty Hankyu Hanshin hỗ trợ thực hiện thủ tục nhập khẩu, thủ tục thông quan thông quan hàng hoá và nhận hàng giúp bằng một hợp đồng dịch vụ nhập khẩu.
(6) + (7) Công ty Hankyu Hanshin sau khi nhận đầy đủ Bộ chứng từ thì mang đến hãng hàng không làm thủ tục kiểm định hàng hoá.
Hãng hàng không Vietnam Airlines
Forwarder Nissin Logistics
Forwarder Hankyu Hanshin
Bên xuất khẩu Takii Nhật Bản
Bên nhập khẩu Chi nhánh Takii Việt
Nam tại Hà Nội
Chi cục hải quan Hãng hàng không
Vietnam Airlines
(1)
(9) (2)
(3)
(4)
(6) (7)
(5)
(8)
Thư viện ĐH Thăng Long
54
(8) Công ty Hankyu Hanshin khai báo hải quan và hoàn tất chứng từ hải quan tại chi cục hải quan sân bay Quốc tế Nội Bài để nhận hàng tại kho hàng NCTS của hãng hàng không Vietnam Airlines.
(9) Sau khi nhận được hàng, Công ty Hankyu Hanshin tiến hành giao hàng cho khách hàng là Chi nhánh Công ty Takii Việt Nam tại Hà Nội.
Về nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải: Đối với mặt hàng hạt giống dưa hấu, theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, công ty nhập khẩu theo điều khoản FCA (Free Carrier – Giao hàng cho người chuyên chở). Do đó, theo Incoterms 2020 FCA, nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải thuộc về bên nhà nhập khẩu, phương thức này yêu cầu người bán làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu. Tuy nhiên họ không có nghĩa vụ thông quan hàng hóa nhập khẩu, trả bất cứ thuế nhập khẩu nào hoặc thực hiện bất cứ thủ tục hải quan nhập khẩu nào. Việc thuê phương tiện vận tải là máy bay được Chi nhánh thuê phương tiện thuộc Cảng hàng không quốc tế Nội Bài, Hà Nội.
Sau khi ký hợp đồng giao nhận (được trình bày tại mục 2.2.3.3) sẽ tới khâu thực hiện thủ tục nhập khẩu. Để thực hiện thủ tục nhập khẩu, trước tiên chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có chức năng riêng biệt nhưng chúng có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Trong khâu này, nhân viên phụ trách nhập hàng của công ty sẽ phụ trách tiếp nhận thông tin lô hàng. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra các loại chứng từ sau bao gồm:
+ Hóa đơn – Invoice (Xem phụ lục 8)
+ Phiếu đóng gói – Packing List (Xem phụ lục 9)
+ Chứng nhận kiểm dịch thực vật xuất khẩu – Phytosanitary Certificate (Xem phụ lục 10)
+ Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu (Xem phụ lục 11) + Vận đơn hàng không – Airway Bill (Xem phụ lục 12) + Giấy báo hàng đến – Arrival Notice (Xem phụ lục 13) + Lệnh giao hàng – Delivery Order (Xem phụ lục 14)
55
Sơ đồ 2.6. Trình tự thủ tục khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Chi nhánh
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh) - Bước 1: Nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin về lô hàng nhập khẩu từ bộ phận
mua hàng.
- Bước 2: Sau tiến hành tiếp nhận thông tin về lô hàng là nhiệm vụ kiểm tra chứng từ nhập khẩu, nhân viên chứng từ đã kiểm tra tính hợp lệ và tính đồng nhất của những chứng từ trên để khâu làm thủ tục hải quan nhanh chóng và thuận lợi.
+ Trong bộ chứng từ, có những nội dung của từng chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng và chú ý: Hóa đơn – Invoice (Xem phụ lục 8); Phiếu đóng gói - Packing-list (Xem phụ lục 9). Nhân viên chứng từ sẽ phải đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại so với hợp đồng có trùng khớp không. Để không gây khó khăn hay không lấy được hàng nếu có sai ảnh hưởng tới việc nhận hàng thì sẽ yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chữa kịp thời.
1. Tiếp nhận thông tin lô hàng
2. Chuẩn bị và kiểm tra Hóa đơn, Phiếu đóng gói và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật từ Nhật Bản cấp tới Việt Nam
3. Xin mẫu kiểm dịch thực vật nhập khẩu cho hạt giống dưa hấu
4. Chuẩn bị Vận đơn hàng không
5. Chuẩn bị nhận hàng (Nhận Thông báo hàng đến từ hãng hàng không và Lệnh giao hàng từ đơn vị vận chuyển)
6. Tạo đơn đề nghị kiểm dịch thực vật gửi tới Chi cục kiểm dịch thực vật sân bay để đề nghị kiểm dịch
7. Thực hiện thông quan hàng hóa (Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Tờ khai kết quả phân luồng)
8. Tiến hành nhận hàng hóa (Nhận giấy giao hàng, Giấy ghi nợ và tiếp nhận hàng hóa về kho)
Thư viện ĐH Thăng Long
56
+ Về Chứng nhận kiểm dịch thực vật xuất khẩu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra loại giấy chứng nhận này. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật là chứng nhận hàng hóa đủ điều kiện được xuất khẩu của bên bán (Takii Nhật Bản) và đủ điều kiện nhập khẩu của bên mua (Chi nhánh Takii tại Hà Nội) do Bộ Nông nghiệp, Lâm Nghiệp và Thủy sản thuộc Chính phủ Nhật Bản cấp tới Cục Bảo vệ thực vật Việt Nam. Chi tiết Chứng nhận kiểm dịch thực vật - Phytosanitary Certificate (Xem phụ lục 10)
- Bước 3: Khi hoàn thành việc chuẩn bị và kiểm tra xong các loại chứng từ: Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói, muốn nhập được lô hàng này thì trước khi nhập hàng, Chi nhánh sẽ phải đi xin mẫu kiểm dịch thực vật nhập khẩu - số 3016 theo trình tự sau:
+ Ngày 06/06/2022, Chi nhánh mang mẫu hạt giống tới Chi Cục kiểm dịch thực vật vùng V (Số 7A, Lê Văn Hiến, phường Đức Thắng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội) để Chi Cục kiểm dịch thực vật kiểm tra mẫu hạt giống này có đủ điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam hay không, mẫu hạt giống này phải không bao gồm nấm mốc hay các loại vi sinh vật nào gây hại cho môi trường ở Việt Nam,… (Nếu mẫu hạt giống đạt tiêu chuẩn, Chi Cục kiểm dịch thực vật sẽ cấp cho Chi nhánh Công ty Takii tại Hà Nội Giấy phép kiểm dịch thực vật Nhập khẩu. Nếu mẫu hạt giống không đạt tiêu chuẩn, Chi Cục kiểm dịch thực vật sẽ từ chối, không cấp Giấy phép kiểm dịch thực vật Nhập Khẩu. Đồng nghĩa với việc hàng hóa không đủ điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam).
+ Kết quả: Với mẫu hạt giống dưa hấu Chi nhánh lần này xin phép đã đạt tiêu chuẩn, đủ điều kiện nhập khẩu và được cấp phép giấy kiểm dịch thực vật nhập khẩu. Trong giấy phép này, Chi nhánh đã xin 3200 kg hạt giống dưa hấu. Tuy nhiên trong lô hàng nhập hạt giống dưa hấu tháng 04 chỉ nhập 57,24 kg. Vì vậy mẫu kiểm dịch này đã xin cho nhiều lần để nhập khẩu nhiều đơn hàng khác nhau, sử dụng được trong 01 năm có hiệu lực từ ngày 06/06/2022 đến ngày 06/06/2023.
Mẫu Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu (Xem phụ lục 11)
- Bước 4: Về vận đơn hàng không, nhân viên chứng từ cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng hay không. Để xem xét có sai sót gì không và sớm sửa chữa nhằm có thể nhận được hàng và đúng thời hạn. Một số thông tin trong vận đơn như: Hàng được vận chuyển qua: Đường hàng không, từ Osaka – Japa đến Hà Nội - Việt Nam, qua hãng hàng không Vietnam Airlines. Các nội dung cần kiểm tra, đối chiếu các thông tin như:
+ Thông tin nhà nhập - xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại) có trùng khớp không.
+ Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không, có được cho phép không.
57
+ Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối lượng, kiểu cách đóng gói) có phù hợp, giống nhau không.
Vận đơn hàng không - AirWay Bill (Xem phụ lục 12)
- Bước 5: Khi lô hàng được vận chuyển về đến sân bay Quốc tế Nội Bài, Công ty Nissin tại Việt Nam sẽ nhận được thông báo của hãng hàng không Vietnam Airlines và Công ty Nissin sẽ có trách nhiệm gửi thông báo hàng đến cho Chi nhánh. Giấy báo hàng đến - Arrival Notice (Xem phụ lục 13). Trong thông báo hàng đến, Công ty Nissin Logistics còn yêu cầu Chi nhánh đến lấy Lệnh giao hàng (D/O) và thanh toán các phí phụ thu là 25 đô la Mỹ. Lệnh giao hàng - Delivery Order – D/O (Xem phụ lục 14)
- Bước 6: Do hàng hạt giống thuộc loại hàng hóa cần kiểm dịch thực vật tại Chi cục Kiểm dịch thực vật Nội Bài trước khi thông quan, nên bộ phận mua hàng của Chi nhánh sẽ tạo đơn đề nghị kiểm dịch thực vật và gửi hồ sơ online qua cổng một cửa trên trang website của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam.
+ Sau khi nhận đơn đề nghị qua hệ thống một cửa online, nhân viên tại Chi cục Kiểm dịch thực vật Nội Bài gửi phản hồi thông báo xác nhận đơn đề nghị kiểm dịch đã hợp lệ cho Chi nhánh qua website. Nhân viên Chi nhánh thông báo cho nhân viên ủy quyền thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa của Công ty Hankyu Hanshin tiến hành thủ tục kiểm dịch hàng hóa trực tiếp tại kho NCTS sân bay Nội Bài.
+ Sau khi hàng hóa đã được kiểm dịch đạt yêu cầu và đủ điều kiện trước khi thực hiện thông quan hàng hóa. Nhân viên tại tại Chi cục Kiểm dịch thực vật Nội Bài gửi kết quả kiểm dịch thực vật cho Chi nhánh qua website của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. Kết quả kiểm dịch thực vật do Chi cục Kiểm dịch thực vật sân bay Nội Bài cấp cho Chi nhánh được trình bày tại phụ lục 15.
- Bước 7: Nhà nhập khẩu tiến hành thực hiện quy trình thông quan hàng hóa
+ Thứ nhất, sau khi nhận được kết quả kiểm dịch thực vật hàng hóa đúng với quy định hàng hóa nhập khẩu cũng như kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan tới lô hàng nhập khẩu đầy đủ và chính xác. Nhân viên thuộc bộ phận hải quan của Công ty Hankyu Hanshin được ủy quyền tiến hành thủ tục thông quan hàng hóa cho Chi nhánh. Công ty Hankyu Hanshin hoàn thành thủ tục hải quan sau đó cử người mang tờ khai hải quan, hồ sơ chứng từ đầy đủ đến phòng hải quan kèm theo lệnh D/O để nhận hàng tại kho NCTS Nội Bài.
+ Các thông tin trên tờ khai hải quan nói chung và tiêu thức trong tờ khai hải quan nói riêng phải được kê khai chính xác, trung thực tuyệt đối để đảm bảo được tính thống nhất, đồng bộ theo thông tư số 15/2012/TT-BTC của bộ tài chính được ban hành vào ngày 08/02/2012. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu của Chi nhánh Công
Thư viện ĐH Thăng Long
58
ty TNHH giống cây trồng Takii Việt Nam tại Hà Nội cho lô hàng nhập khẩu hạt giống dưa hấu lai F1 (Queen 02) ngày 05/04/2023 được trình bày tại phụ lục 16.
Trong phần đầu tờ khai cần có các loại thông tin của tờ khai như: Số tờ khai, mã loại tờ khai, cơ quan tiếp nhận. Tiếp theo là các thông tin cần có như thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, thông tin về hàng hóa nhập khẩu.
+ Thứ hai, khi nhập đầy đủ các thông tin của lô hàng, nhân viên công ty phải lấy kết quả phân luồng. Để có được kết quả phân luồng hải quan kiểm hóa phải xuống kho kiểm tra đối chiếu với tờ khai đã khai báo. Nhân viên hải quan sẽ nhập những thông tin sau khi kiểm tra như: Hàng nhập đúng như khai báo không, kiểm tra bao nhiêu phần trăm đơn hàng,… Sau đó in ra 2 phiếu “Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa” để cho nhân viên giao nhận Công ty Hankyu Hanshin – là công ty được Chi nhánh ủy quyền nhập khẩu ký. Nhân viên nhận hàng đến bộ phận trả tờ khai, đóng lệ phí hải quan và lấy tờ khai hàng nhập khẩu. Lúc này tờ khai bao gồm: 1 tờ khai và mục lục, 1 phiếu kiểm tra hồ sơ giấy, 1 phiếu kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Sau khi hồ sơ Hải quan giấy được Hải quan xem xong và chấp nhận cho thông quan sẽ chuyển qua cho lãnh đạo xem xét, kiểm tra lại các thông tin có hợp lí chưa, nếu thiếu sót gì lãnh đạo sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện. Còn nếu tất cả thông tin theo hồ sơ Hải quan đã chính xác thì lãnh đạo sẽ xác định cho thông quan. Tờ khai kết quả phân luồng của lô hàng nhập khẩu hạt giống dưa hấu lai F1 (Queen 02) tháng 04/2023 được trình bày tại phụ lục 17.
- Bước 8: Nhân viên của Công ty Forwarder là Công ty Hankyu Hanshin tiến hành chuẩn bị nhận hàng tại sân bay Nội Bài. Cụ thể như sau:
+ Thứ nhất, nhân viên công ty cần chuẩn bị các chứng từ: Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai: 01 bản chính; Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice: 01 bản chính; Phiếu đóng gói – Packing List: Bản sao y; Vận đơn hàng không – Airway Bill: Bản sao y.
+ Thứ hai, nhân viên nhận hàng của công ty Hankyu Hanshin làm thủ tục nhận hàng tại kho 01B1A02 của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Nội Bài (NCTS).
Họ cần phải làm thủ tục cấp thẻ tại cổng bảo vệ yêu cầu phải có CCCD và giấy giới thiệu xác nhận là nhân viên của công ty Hankyu Hanshin đến nhận hàng.
o Sau khi vào cổng nhân viên nhận hàng cần phải vào phòng thường vụ để đóng tiền phí lưu kho và các loại phí khác, bốc số thứ tự( kèm theo vận đơn hàng không).
o Sau khi đóng phí xong nhân viên giao nhận sẽ nhận được hóa đơn của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hóa Nội Bài. Nhân viên nhận hàng đến phòng Giám sát hải quan để đối chiếu với vận đơn hàng không, tờ khai hàng hóa
59
nhập khẩu, danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan và hóa đơn phí đã đóng. Từ đó đóng dấu lên tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát.
o Nhân viên giao nhận đến quầy nhập khẩu để bốc số thứ tự chờ nhận hàng. Khi nhận hàng thì nhân viên cần quét mã vạch để có số tự lấy hàng ở kho lưu trữ chờ lấy hàng tại phòng chờ. Tại cổng hải quan, nhân viên cần xuất trình tờ khai và mã vạch để hải quan cổng kiểm tra số lượng hàng, và số hiệu trên tờ khai có khớp không. Và sau đó khi kiểm tra hoàn tất nhân viên nhận hàng cho hàng lên xe và mang về.
+ Thứ ba, khi nhận hàng tại kho 01B1A02 của sân bay Nội Bài xong, nhân viên sẽ tiến hành giao hàng về địa chỉ Chi nhánh Công ty Takii Việt Nam tại Hà Nội.
Giấy giao hàng của Công ty Hankyu Hanshin (Xem phụ lục 18). Khi tới Chi nhánh Công ty TNHH giống cây trồng Takii Việt Nam tại Hà Nội. Nhân viên tại kho của Chi nhánh tiến hành lập phiếu nhập kho cho hàng vừa nhập khẩu. Phiếu nhập kho cần có số hiệu ngày tháng nhập kho, thông tin của người giao và địa điểm nhập kho. Thông tin về phiếu nhập kho cần có các thông tin: Tên hàng hóa, Số lượng, Ghi chú, Thành tiền. Phiếu nhập kho cũng cần phải có chứ ký của người giao hàng người lập phiếu và kế toán trưởng để tiến hành nhập kho.
+ Cuối cùng, Chi nhánh sẽ tiến hành thực hiện thanh toán các chi phí liên quan tới hoạt động nhập khẩu lô hàng cho Forwarder là Công ty Hankyu Hanshin dựa vào Debit Note (Giấy ghi nợ) của Công ty Hankyu Hanshin. Giấy ghi nợ - Debit Note (Xem phụ lục 19).