. 75
2.5.2.Quy trình nghiệp vụ L/C nhập khẩu 8 3-
a. Sơ đồ quy trình thanh toán thư tín dụng hàng nhập.
Hình 2.7. Quy trình thah toán thư tín dụng hàng nhập.
b. Quy trình phát hành L/C.
b.1. Tiếp nhận hồ sơ phát hành L/C.
Nhân viên thanh toán quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn đầy đủ, chi tiết các điều kiện, hồ sơ, thủ tục phát hành L/C theo quy định.
Khách hàng yêu cầu Techcombank phát hành L/C phải xuất trình các giấy tờ sau:
/C
/C /C
+ Giấy đề nghị phát hành L/C theo mẫu của Techcombank (có thể tham khảo mẫu này ở phần phụ lục tham khảo).
+ Hợp đồng nhập khẩu.
+ Nếu phát hành L/C nhập khẩu ủy thác cần có hợp đồng ủy thác nhập khẩu và biên bản thỏa thuận.
+ Giấy phép nhập khẩu.
+ Các giấy tờ chứng minh tư cách khách hàng nếu là lần đầu giao dịch hoặc chưa có bất cứ giao dịch nào tại ngân hàng.
+ Đối với trường hợp khách hàng phải mua bảo hiểm thì chứng từ bảo hiểm thể hiện nội dung theo theo quy đinh của Techcombank.
+ Đối với L/C trả chậm cần có văn bản xác nhận đăng ký vay, trả nợ nước ngoài của ngân hàng.
+ Các giấy tờ khác theo quy định.
Khi khách hàng xuất trình hồ sơ phát hành L/C, nhân viên thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ thực hiện và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ.
b.2. Phát hành L/C.
Thời gian xét duyệt.
+ Đối với khách hàng đã có giao dịch phát hành L/C hoặc 100% giá trị L/C được đảm bảo bằng ký quỹ, cầm cố sổ tiết kiệm, giấy tờ có giá trị, vàng, hiện vật, ngoại tệ mặt. Thời gian xét duyệt không quá 1 ngày kể từ khi khách hàng nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
+ Đối với khách hàng mới: thời gian xét duyệt hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ khi khách hàng nộp đủ hồ sơ hợp lệ.
Nhập dữ liệu, hạch toán và soạn thảo L/C.
Nhân viên thanh toán quốc tế vào chương trình nhập dữ liệu để soạn MT700/701, ký quỹ, tính phí phát hành L/C, nhập ngoại bảng, thực hiện thao tác trừ vào hạn mức tín dụng nếu có.
In bảng thảo điện, giấy đề nghị trích tiền, phiếu tính phí, phiếu nhập ngoại bảng, phiếu kết nối Masterline.
Chuyển tất cả hồ sơ phát hành L/C đến kiểm soát viên.
Trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền kiểm tra, ký tên trên các chứng từ do nhân viên thanh toán quốc tế in ra và trả lại hồ sơ cho nhân viên thanh toán quốc tế.
Nhân viên thanh toán quốc tế kiểm chứng từ cho Teller hạch toán.
Sau khi hạch toán, nhân viên thanh toán quốc tế chuyển bản thảo điện, hồ sơ phát hành L/C và các chứng từ liên quan đến người có thẩm quyền tại đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát.
Nhân viên thanh toán quốc tế fax/chuyển hồ sơ về phòng thanh toán quốc tế hội sở theo quy định trước giờ quy định (thường là 16h).
Trình ký, giao bản điện gốc cho khách hàng.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vào chương trình in điện sau khi phòng thanh toán quốc tế hội sở phê duyệt điện.
Trình người có thẩm quyền ký tên, đóng dấu trên L/C gốc.
Photocopy L/C gốc đã được ký tên và đóng dấu.
Giao L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận.
b.3. Trường hợp phát sinh tu chỉnh.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện yêu cầu tu chỉnh của khách hàng tối đa là một buổi làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đã được xét duyệt bởi cấp phê duyệt, tài khoản khách hàng phải đủ tiền thu phí và đủ tiền ký quỹ.
b.3.1. Tiếp nhận hồ sơ.
Khách hàng xuất trình các giấy tờ: + Giấy đề nghị tu chỉnh L/C.
+ Phụ kiện hợp đồng hoặc các giấy tờ có liên quan đến đề nghị tu chỉnh L/C của bên thụ hưởng (nếu có).
+ Các chứng từ khác có liên quan.
b.3.2. Trình xét duyệt tu chỉnh.
Nhân viên thanh toán quốc tế trình cấp phê duyệt xét duyệt trực tiếp trên giấy đề nghị tu chỉnh L/C, hoặc
Loan CSR hoặc A/O lập tờ trình tu chỉnh L/C và trình cấp phê duyệt.Nếu Loan CSR hoặc A/O lập tờ trình:
Sau khi tờ trình thẩm định khách hàng đã có đầy đủ chữ ký của cấp phê duyệt, nhân viên có liên quan phải xem xét thực hiện đầy đủ các phê duyệt trước khi chuyển hồ sơ cho nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện tu chỉnh L/C.
Chuyển toàn bộ các giấy tờ khách hàng xuất trình yêu cầu tu chỉnh L/C cùng với tờ trình thẩm định/công văn phúc đáp của ban tín dụng có đầy đủ chữ ký của cấp phê duyệt cho nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện tu chỉnh L/C.
b.3.3. Kiểm tra số dư và cập nhật bìa hồ sơ.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện:
Kiểm tra số dư tài khoản phải đủ tiền thu phí và đủ tiền ký quỹ (nếu tu chỉnh tăng tiền).
Trường hợp tu chỉnh giảm tiền: Chỉ xuất ngoại bảng theo quy định hiện hành và chuyển trả lại số tiền ký quỹ cho khách hàng khi Techcombank nhận được điện xác thực của ngân hàng người thụ hưởng đồng ý chấp nhận tu chỉnh giảm tiền hoặc người thụ hưởng xuất trình chứng từ phù hợp với điện tu chỉnh giảm tiền.
Ghi chi tiết nội dung tu chỉnh L/C trên bìa hồ sơ.
b.3.4. Nhập dữ liệu, hạch toán và soạn thảo tu chỉnh L/C.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện:
Vào chương trình nhập dữ liệu để soạn điện MT707/799, ký quỹ, tính phí tu chỉnh L/C.
Thực hiện thao tác trừ vào hạn mức tín dụng nếu có.
In bản thảo điện, giấy đề nghị trích tiền, phiếu tính phí, phiếu nhập/xuất ngoại bảng.
Chuyển tất cả các hồ sơ tu chỉnh L/C đến trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền, kiểm tra, ký tên và trả lại hồ sơ cho nhân viên thanh toán quốc tế.
Sau khi Teller hạch toán, nhân viên thanh toán quốc tế chuyển bản thảo điện và hồ sơ đến cho trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền duyệt điện.
Nhân viên thanh toán quốc tế fax, chuyển hồ sơ liên quan về phòng thanh toán quốc tế hội sở theo quy định trước 16g00.
Phòng thanh toán quốc tế xử lý điện, hồ sơ từ đơn vị chuyển đến theo quy định.
b.3.5. Trình ký, giao bản điện gốc tu chỉnh L/C cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trình người có thẩm quyền ký, đóng dấu trên bản gốc tu chỉnh L/C.
Giao bản gốc tu chỉnh L/C cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận, ghi rõ tên người nhận, ngày, giờ nhận trên bản sao.
b.4. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ do đơn vị xuất trình gửi đến.
Thời gian thực hiên tối đa là 1 ngày làm việc sau ngày nhận bộ chứng từ công từ công ty chuyển phát nhanh.
b.4.1. Nhận chứng từ.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện:
Ký nhận chứng từ do bộ phận hành chính giao.
Lưu lại biên lai gửi chứng từ (courier receipt) cùng với chứng từ hoặc ghi số biên lai, tên công ty chuyển phát thư ngân hàng (cover letter).
Đóng dấu ghi ngày giờ, người nhận chứng từ trên thư ngân hàng.
Ngày nhận chứng từ tại các đơn vị là ngày Techcombank tiếp nhận từ nhân viên chuyển thư của công ty giao nhận/bưu điện bất kể trong hay ngoài giờ làm việc.
Vào chương trình nhập dữ liệu liên quan chứng từ.
Kiểm tra số lượng, loại chứng từ, số bản sao, bản gốc phù hợp với các thông tin được ghi trên thư ngân hàng. Nếu có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ so với thông tin trên thư ngân hàng, Nhân viên thanh toán quốc tế gởi ngay điện MT799/MT999 hoặc thư thông báo cho đơn vị xuất trình.
b.4.2. Kiểm tra chứng từ.
Nhân viên thanh toán quốc tế kiểm tra:
Sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và các tu chỉnh L/C (nếu có).
Sự phù hợp của chứng từ so với quy định của UCP, ISBP.
Nhân viên thanh toán quốc tế ghi rõ nội dung kiểm tra chứng từ trên biên bản kiểm tra chứng từ.
b.5. Thông báo chứng từ đến và nhận văn bản phản hồi của khách hàng. b.5.1. Thông báo chứng từ đến.
o Trường hợp 1:
Techcombank ký hậu vận đơn/phát hành giấy ủy quyền nhận hàng, phát hành thư bảo lãnh nhận hàng/thư xác nhận trong trường hợp chứng từ gốc chưa về đến Techcombank, Nhân viên thanh toán quốc tế lập thông báo gửi cho khách hàng, nhác nhở khách hàng.
o Trường hợp 2:
Techcombank đã thanh toán theo điện đòi từ ngân hàng được phép. Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ phù hợp thì nhân viên thanh toán quốc tế điện thoại cho khách hàng đến Techcombank nhận chứng từ giao chúng từ cho khách theo quy định và hoàn tất hồ sơ nếu không phù hợp thì soạn điện báo trình người có thẩm quyền ký từ chối thanh toán đến gửi khách hàng:
o Trường hợp 3:
Techcombank đã xử lý điện thông báo chứng từ không phù hợp. Sau khi kiểm tra:
+ Lập thông báo, trình người có thẩm quyền ký để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo sau buổi kiểm tra chứng từ theo quy định.
+ Soạn điện gửi ngân hàng được phép thông báo từ chối thanh toán.
+ Theo dõi, nhắc nhở khách hàng trả lời thông báo và tùy theo ý kiến trả lời của khách hàng mà nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện giao dịch.
o Trường hợp 4:
Sau khi kiểm tra chứng từ nhận được tại Techcombank, nếu chứng từ:
Phù hợp: Nhân viên TTQT lập thông báo, trình người có thẩm quyền ký để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo sau buổi kiểm tra chứng từ theo quy định, nhân viên thanh toán quốc tế theo dõi, nhắc nhở khách hàng trả lời thông báo và thanh toán khi khách hàng nộp tiền theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không phù hợp: Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện:
+ Lập thông báo, trình người có thẩm quyền ký duyệt để gửi cho khách hàng bằng fax trong buổi làm việc tiếp theo sau buổi kiểm tra chứng từ.
+ Soạn điện, thư gửi đơn vị xuất trình thông báo từ chối thanh toán. + Theo dõi, nhắc nhở khách hàng trả lời thông báo.
Lƣu ý: Thời hạn nộp tiền thanh toán chứng từ:
L/C trả ngay: Khách hàng phải nộp tiền trong vòng 1 ngày làm việc ngay sau ngày thông báo.
L/C trả chậm: Chậm nhất là 2 ngày làm việc trước ngày đến hạn thanh toán.
b.5.2. Nhận văn bản phản hồi của khách hàng.
o Trường hợp 1:
Khách hàng chấp nhận các điểm không phù hợp và đồng ý thanh toán: + Nếu Techcombank đã thanh toán theo điện đòi tiền thông báo chứng từ không phù hợp.
+ Nếu chứng từ gửi bằng thư: Nhân viên thanh toán quốc tế yêu cầu khách hàng nộp tiền thanh toán gởi văn bản chấp nhận thanh toán.
o Trường hợp 2:
Khách hàng chấp nhận chứng từ:
+ Nếu Techcombank đã thanh toán theo điện đòi tiền thông báo chứng từ không phù hợp.
+ Ngay khi nhận được thông báo có số tiền nêu trên, nhân viên thanh toán quốc tế lập thư hoàn trả chứng từ trình người có thẩm quyền ký và hoàn trả cho đơn vị xuất trình cùng với chứng từ đã nhận được.
b.6. Từ chối thanh toán chứng từ không phù hợp.
Nhân viên thanh toán quốc tế vào chương trình soạn điện từ chối thanh toán (MT734/799) gửi ngân hàng nước ngoài theo đúng quy định Techcombank.
Nhân viên thanh toán quốc tế chuyển hồ sơ đến kiểm soát viên.
Người có thẩm quyền kiểm tra, ký tên trên các chứng từ, duyệt điện và trả lại hồ sơ cho nhân viên thanh toán quốc tế.
Ngân viên thanh toán quốc tế fax/chuyển thư ngân hàng và bản thảo điện về phòng thanh toán quốc tế hội sở tối đa 1 ngày làm việc sau ngày kiểm tra chứng từ hoặc 2 giờ sau khi nhận kết quả kiểm tra của phòng thanh toán quốc tế hội sở.
Phòng thanh toán quốc tế hội sở xử lý điện, hồ sơ theo quy định.
b.7. Giao chứng từ.
Nhân viên thanh toán quốc tế trình người có thẩm quyền ký hậu vận đơn hoặc ký ủy quyền nhận hàng khi thỏa điều kiện:
o L/C trả ngay: Teller xác nhận trên giấy đề nghị trích tiền tài khoản khách hàng đã đủ tiền thanh toán và thu đủ các phí có liên quan.
o L/C trả chậm: Khách hàng gởi văn bản chấp nhận thanh toán hối phiếu, bộ chứng từ vào ngày đến hạn là Loan CSR/AO đã xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng đủ đảm bảo cho giá trị bảo lãnh hoặc khách hàng đã hoàn tất các thủ tục cầm cố, thế chấp tài sản cho Techcombank để đảm bảo thanh toán L/C trả chậm.
Nhân viên thanh toán quốc tế photocopy bộ chứng từ để lưu và giao bản gốc cho khách hàng có ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận và ngày nhận chứng từ.
Nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện chấp nhận thanh toán.
b.8. Thanh toán.
b.8.1. Khách hàng chuyển tiền thanh toán đúng hạn hoặc Techcombank cho thanh toán.
Đối với L/C trả chậm: 05 ngày làm việc trước ngày đáo hạn, nhân viên thanh toán quốc tế thông báo về việc chuyển tiền thanh toán hối phiếu/bộ chứng từ khi đáo hạn gửi cho khách hàng.
Sau khi khách hàng đã đủ tiền thanh toán L/C và các khoản phí, nhân viên thanh toán quốc tế vào chương trình ký quỹ bổ sung, tính phí. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên thanh toán quốc tế chuyển hồ sơ thanh toán L/C đến người có thẩm quyền.
Nhân viên thanh toán quốc tế chuyển chứng từ cho Teller hạch toán.
Sau khi Teller hạch toán, nhân viên thanh toán quốc tế chuyển bản thảo điện và hồ sơ thanh toán L/C đến người có thẩm quyền duyệt.
Nhân viên thanh toán quốc tế fax/chuyển thư ngân hàng, lệnh chuyển tiền thanh toán về phòng thanh toán quốc tế hội sở trong buổi làm việc nếu khách hàng có đủ ngoại tệ trước 16g00.
Phòng thanh toán quốc tế hội sở xử lý điện, hồ sơ theo quy định.
b.8.2. Khách hàng không chuyển tiền thanh toán đúng hạn (toàn bộ hay một phần giá trị L/C).
Vào ngày làm việc thứ 5 kể từ sau ngày Techcombank nhận chứng từ phù hợp (L/C trả ngay) hoặc ngày đến hạn (L/C) trả chậm mà tài khoản khách hàng không đủ tiền thanh toán, nhân viên lập giấy đề nghị cho vay bắt buộc và chuyển cùng bản photocopy hóa đơn, chứng từ vận tải, L/C cho A/O để thực hiện cho vay bắt buộc.
Việc cho vay bắt buộc thanh toán L/C thực hiện theo quy định phát hành thu tín dụng nhập khẩu trả ngay/trả chậm.
Sau khi tài khoản khách hàng đã đủ tiền thanh toán, nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện việc thanh toán. Ngoài ra, trong quy định L/C nhập khẩu còn có các nghiệp vụ phát sinh như: ký hậu và chiết khấu bộ chứng từ.